考点6 文档的制作和排版《Office 2007案例教程》内蒙古（对口招生）计算机类 知识点讲解

内蒙古自治区（计算机类）对口招生 《Office 2007案例教程》复习讲义 模块 4 文档排版的高级操作 考点 6 文档的制作和排版 【考纲要求】 1. 掌握排版文档； 2. 掌握查看和修订文档； 3. 掌握制作批量邀请函。 【知识网络】 【知识和技能要点】 一、排版文档 1. 样式与样式集的应用 样式是一组已命名的格式设置，其中既包含字体、字号、颜色等字符格式，也包含对齐、缩进、行距等段落格式。把插入点置于段落中，在“开始”选项卡的“样式”组中单击所需样式名称，即可一次性套用其中的全部格式；单击样式库右下角的箭头可展开全部样式。样式既可用于整个段落，也可只作用于选定的文字，从而使长文档的格式保持统一。 2. 模板的创建与使用 模板是预先设置好样式、页面版式和固定内容的文档框架，扩展名为 .dotx。新建文档时可在“新建文档”对话框的“我的模板”或“已安装的模板”中选择一种模板作为起点；若要把自己排版好的文档存为模板，可单击“Office 按钮”，选择“另存为”，在保存类型中选“Word 模板”即可。使用模板可以免去重复设置格式的工作。 3. 目录与题注 目录由文档中各级标题的文字与页码自动生成。为标题设置好样式后，把插入点置于要放目录的位置，在“引用”选项卡的“目录”组中单击“目录”按钮，选择“自动目录”样式即可插入；正文修改后单击“更新目录”可同步刷新。题注则是为图片、表格编号的说明文字，由“引用”选项卡中的“插入题注”命令添加。 二、查看和修订文档 1. 修订文档与接受、拒绝修订 修订功能用于记录对文档所作的每一处修改。在“审阅”选项卡的“修订”组中单击“修订”按钮，按钮呈按下状态后即进入修订状态，此后插入的文字带有下划线、删除的文字带有删除线，并在页边距显示修改者与修改时间。审阅时可在“更改”组中逐条单击“接受”或“拒绝”；单击其下拉箭头，还可以一次接受或拒绝全部修订。 2. 批注的新建与答复 批注用于在不改动正文的前提下提出意见。选定要评论的文字，在“审阅”选项卡的“批注”组中单击“新建批注”按钮，页边距处即出现批注框，在其中输入意见即可。若文档由多人审阅，还可以在批注框中单击“答复”继续讨论。审阅结束后单击“删除”按钮可将单条批注删除，或选择“删除文档中的所有批注”一次清除。 3. 字数统计与文档摘要 字数统计用于了解文档的篇幅。切换到“审阅”选项卡，在“校对”组中单击“字数统计”按钮，弹出的对话框会列出页数、字数、字符数、段落数和行数等统计结果，并可勾选“包括文本框、脚注和尾注”。若只需粗略了解，可直接查看状态栏左端显示的字数；选中部分文字后再统计，则只统计该部分内容。 4. 并排比较与拆分窗口 需要对照两份文档时，可在“审阅”选项卡的“比较”组中单击“并排查看”按钮，两份文档会同时显示在屏幕上，滚动其中一份时另一份同步滚动，便于逐段比对；单击“同步滚动”可关闭或恢复这一联动。若只是同一文档的不同部分需要对照，可使用“视图”选项卡中的“拆分”命令或“全部重排”，把窗口分为上下两个窗格。 三、制作批量邀请函 1. 邮件合并的概念与主文档 邮件合并把一份内容相同、仅个别信息不同（如姓名、单位）的文档批量生成多份成品，邀请函、通知书和成绩单都适合用它制作。合并前先建立主文档并输入固定不变的内容，再准备好存放可变信息的数据源；随后在“邮件”选项卡中依次执行“开始邮件合并”“选择收件人”“插入合并域”等步骤，最后完成合并生成新文档。 2. 数据源与合并域 数据源是保存可变信息的表格，既可以是 Excel 工作表或 Access 数据表，也可以是 Word 表格，其首行必须是字段名，每一行对应一位收件人。在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中单击“选择收件人”按钮，选“使用现有列表”并指定数据文件后，“插入合并域”按钮变为可用，单击它即可把字段名以合并域的形式插入主文档的相应位置。 3. 预览结果与完成合并 插入合并域后，单击“预览结果”按钮，主文档中的合并域会替换为数据源第一条记录的实际内容，借助“上一记录”“下一记录”按钮可逐条检查。确认无误后，单击“完成并合并”按钮，可选择“编辑单个文档”生成包含全部信函的新文档，也可选择“打印文档”直接送交打印，或选择“发送电子邮件”按记录逐份发送。 【真题】 2023年真题｜第80题 在Word中打开文档，选择（ ）功能选项卡，可以进行字数统计。 A. 审阅 B. 开始 C. 邮件 D. 插入 【答案】A 【解析】本题考查各功能选项卡的分工。“审阅”选项卡的“校对”组中设有“字数统计”按钮，单击后可查看页数、字数、字符数、段落数与行数；“开始”选项卡主要用于格式设置，“邮件”选项卡用于邮件合并，“插入”选项卡用于插入各类元素，因此本题选 A。 2025年真题｜第82题 Word中统计文档字数，应使用的功能选项卡是（ ） A. 开始 B. 插入 C. 引用 D. 审阅 【答案】D 【解析】本题考查字数统计命令的位置。字数统计属于校对功能，位于“审阅”选项卡的“校对”组中；此外，选中部分文字后再执行字数统计，可以只统计所选内容的字数，状态栏左端也会随时显示全文字数，因此本题选 D。 2026年真题｜判断题第113题 在Word中，样式只能应用于段落，不能应用于文字。（ ） 【答案】× 【解析】本题考查样式的作用范围。Word 中的样式分为段落样式、字符样式、链接样式和表格样式等：段落样式作用于整个段落，字符样式则只作用于选定的文字。把插入点置于段落中套用段落样式即可改变整段格式，选中文字后套用字符样式则只改变这些文字的格式，因此题干说法错误。 【练习题】 一、单项选择题 1. 在Word中，样式所包含的格式设置是（ ） A. 既有字符格式又有段落格式 B. 只有字符格式 C. 只有段落格式 D. 只有页面格式 【答案】A 【解析】样式是一组已命名的格式集合，其中既包含字体、字号、颜色等字符格式，也包含对齐方式、缩进、行距等段落格式。套用样式后其中的各项格式会一次生效，因而使用样式可以保证长文档的格式统一。 2. 在Word中，把插入点置于某一段落中并单击“样式”组中的样式名称，该样式将应用于（ ） A. 当前行 B. 整篇文档 C. 插入点之后的文字 D. 整个段落 【答案】D 【解析】段落样式作用于整个段落。把插入点置于段落中任意位置后套用段落样式，该段落的全部文字都会采用样式中的格式；若只想改变部分文字的格式，应先选中这些文字再套用字符样式。 3. 在Word中，文档模板的文件扩展名是（ ） A. .docx B. .dotx C. .rtf D. .txt 【答案】B 【解析】模板文件使用 .dotx 扩展名，其中保存着预设的样式、页面版式和固定内容；.docx 是普通文档的扩展名，.rtf 为丰富文本格式，.txt 为纯文本格式。新建文档时可以在模板列表中选择模板作为起点。 4. 在Word中，为文档插入自动目录后，若正文标题有改动，应执行的操作是（ ） A. 在“引用”选项卡中单击“更新目录” B. 重新插入一次目录 C. 逐条手工修改目录文字 D. 删除目录后重新键入 【答案】A 【解析】自动目录由各级标题的文字与页码生成。正文修改后，在“引用”选项卡的“目录”组中单击“更新目录”按钮，并在弹出的对话框中选择“更新整个目录”或“只更新页码”，即可使目录与正文保持一致。 5. 在Word中，进入修订状态后，删除的文字在文档中（ ） A. 立即消失 B. 以下划线显示 C. 以删除线显示并保留在页边距标注 D. 变为红色加粗 【答案】C 【解析】修订状态下的每一处修改都会被记录下来：插入的文字带下划线，删除的文字带删除线，并在页边距处显示修改者与修改时间。审阅者可以逐条接受或拒绝，也可以一次接受全部修订。 6. 在Word中，要对某段文字提出意见但不改动正文，应使用的功能是（ ） A. 修订 B. 批注 C. 脚注 D. 题注 【答案】B 【解析】批注用于在不修改正文的前提下提出意见。选定文字后在“审阅”选项卡的“批注”组中单击“新建批注”按钮，页边距处即出现批注框，可在其中输入意见；其他人还能在同一批注下单击“答复”继续讨论。 7. 在Word的“字数统计”对话框中，可以查看到的统计结果不包括（ ） A. 页数 B. 段落数 C. 图片张数 D. 行数 【答案】C 【解析】“字数统计”对话框列出页数、字数、字符数（不计空格与计空格）、段落数和行数，并可勾选“包括文本框、脚注和尾注”把其中的文字一并统计；图片张数不在统计范围之内。 8. 在Word中，要把两份文档同时显示在屏幕上并同步滚动以便逐段比对，应使用的命令是（ ） A. 拆分 B. 新建窗口 C. 全部重排 D. 并排查看 【答案】D 【解析】“并排查看”命令位于“审阅”选项卡的“比较”组中，执行后两份文档左右并列显示，滚动其中一份时另一份同步滚动，便于逐段比对；“拆分”用于把同一文档的窗口分为上下两个窗格。 9. 在Word中制作批量邀请函所使用的功能是（ ） A. 主控文档 B. 插入域 C. 文档部件 D. 邮件合并 【答案】D 【解析】邮件合并把内容基本相同的文档批量生成为多份成品，邀请函、通知书、成绩单等都可借助它制作。其基本步骤是建立主文档、准备数据源、插入合并域、预览结果，最后完成并合并生成新文档。 10. 在Word邮件合并中，数据源表格的首行应当是（ ） A. 第一位收件人的信息 B. 空行 C. 字段名 D. 文档标题 【答案】C 【解析】数据源既可以是 Excel 工作表、Access 数据表，也可以是 Word 表格，其首行必须是字段名，如“姓名”“单位”“地址”等，每一行则对应一位收件人。插入合并域时出现的可选域名称就来自这一行的字段名。 11. 在Word邮件合并中，把可变信息插入主文档的正确操作是（ ） A. 使用“插入合并域”命令 B. 直接手工键入收件人的姓名 C. 使用“插入题注”命令 D. 使用“插入书签”命令 【答案】A 【解析】在“邮件”选项卡中单击“插入合并域”按钮，可以从数据源的字段名列表中选择所需字段，把它以合并域的形式插入主文档。合并时每个合并域都会被相应记录中的实际内容替换，因而无须手工逐个键入。 12. 在Word邮件合并的最后一步“完成并合并”中，若选择“编辑单个文档”，其结果是（ ） A. 直接打印邮件 B. 生成包含全部记录的新文档 C. 只为第一条记录生成文档 D. 把主文档另存为模板 【答案】B 【解析】“完成并合并”提供“编辑单个文档”“打印文档”和“发送电子邮件”三种方式。选择“编辑单个文档”并指定合并全部记录后，系统会生成一份包含所有记录对应内容的新文档，可继续编辑或保存。 二、判断题 1. 在Word中，一个文档只能使用一种样式。（ ） 【答案】× 【解析】一个文档可以使用多种样式。标题用“标题 1”“标题 2”等段落样式，正文用“正文”样式，需要强调的文字还可用字符样式。单击样式库右下角的箭头即可展开全部样式，也可以新建或修改样式。 2. 在Word中，样式既可以应用于整个段落，也可以只应用于选定的文字。（ ） 【答案】√ 【解析】样式分为段落样式与字符样式等类型。段落样式作用于整个段落，把插入点置于段内即可套用；字符样式只作用于选定的文字，用于单独改变某些字的字体或颜色，因此题干说法正确。 3. 在Word中，为文档中的标题套用样式后，就可以由系统自动生成目录。（ ） 【答案】√ 【解析】自动目录依据标题所套用的样式来识别层级。为各级标题设置“标题 1”“标题 2”等样式后，在“引用”选项卡中单击“目录”按钮并选择一种自动目录样式，即可生成带页码的目录，正文修改后可随时更新。 4. 在Word中，批注会直接修改正文内容。（ ） 【答案】× 【解析】批注只是显示在页边距处的意见，不会改动正文内容。提出意见时选定文字后单击“新建批注”，在页边距的批注框中输入内容即可；删除批注也只删除意见，正文保持原样。 5. 在Word中，只能统计整篇文档的字数，不能只统计部分文字的字数。（ ） 【答案】× 【解析】字数统计既可以针对整篇文档，也可以针对部分内容。先选定一段文字，再在“审阅”选项卡中单击“字数统计”按钮，弹出的对话框就只统计所选部分；状态栏左端显示的字数则为全文字数。 6. 在Word中，修订状态下插入的文字会带有下划线，删除的文字会带有删除线。（ ） 【答案】√ 【解析】修订功能会记录每一处改动，并用不同的标记加以区分：插入的文字带下划线，删除的文字带删除线，格式的更改也会标注出来。这样审阅者可以逐条接受或拒绝，原作者也能看清改动前后的差别。 7. 在Word邮件合并中，主文档中的所有内容都必须用合并域表示。（ ） 【答案】× 【解析】邮件合并中只有因人而异的信息才用合并域表示，如姓名、单位、地址等；称呼、正文、落款等固定不变的内容应当直接在主文档中键入。合并时系统用数据源中各条记录的实际内容逐一替换合并域，从而生成多份成品。 8. 在Word中，执行“并排查看”后，滚动其中一份文档时另一份会同步滚动。（ ） 【答案】√ 【解析】“并排查看”把两份文档左右并列显示，并默认开启同步滚动，滚动其中一份时另一份随之滚动到相应位置，便于逐段对照；若不需要这一联动，可在“审阅”选项卡中单击“同步滚动”按钮关闭。 三、填空题 1. 在Word中，样式所包含的格式既有字体、字号等字符格式，也有对齐、缩进等________格式。 【答案】段落 【解析】样式是格式的集合，其中既包含字符格式，也包含段落格式。套用样式后这些格式会一次全部生效，因此使用样式既能提高排版效率，又能保证文档中各部分格式前后一致。 2. 在Word中，把排版好的文档保存为模板，应在“另存为”对话框的保存类型中选择“________”。 【答案】Word 模板 【解析】模板是预先设置好样式、页面版式和固定内容的文档框架，保存类型选择“Word 模板”后文件扩展名为 .dotx。以后新建文档时即可在模板列表中选择它作为起点，免去重复设置格式的工作。 3. 在Word中，为标题设置样式后，可在“引用”选项卡中单击“________”按钮自动生成目录；正文修改后可单击“________”按钮使之同步更新。 【答案】目录；更新目录 【解析】自动目录由标题的文字与页码生成。在“引用”选项卡的“目录”组中单击“目录”按钮，从下拉列表中选择一种自动目录样式即可插入；正文修改后单击“更新目录”按钮，并在对话框中选择更新方式即可与正文保持一致。 4. 在Word中，单击“审阅”选项卡“修订”组中的“________”按钮后，文档即进入修订状态。 【答案】修订 【解析】“修订”按钮呈按下状态时，文档进入修订状态，此后的插入、删除和格式更改都会被记录下来。审阅者可在“更改”组中逐条接受或拒绝修订，也可一次接受或拒绝全部修订。 5. 在Word中，要针对某段文字提出意见而不改动正文，应在“审阅”选项卡中单击“________”按钮。 【答案】新建批注 【解析】“新建批注”按钮位于“审阅”选项卡的“批注”组中。单击后页边距处出现批注框，输入意见即可；多人审阅时还可以在批注框中单击“答复”继续讨论，审阅结束后可逐条删除或一次全部删除。 6. 在Word中，查看文档页数、字数、段落数与行数，应使用“审阅”选项卡“校对”组中的“________”按钮。 【答案】字数统计 【解析】单击“字数统计”按钮后弹出的对话框会列出页数、字数、字符数、段落数和行数。若先选定部分文字再执行该命令，则只统计所选内容；状态栏左端还会随时显示整篇文档的字数。 7. 在Word中，要把两份文档并排显示并同步滚动以便比对，应使用“审阅”选项卡“比较”组中的“________”命令。 【答案】并排查看 【解析】“并排查看”命令把两份文档左右并列显示，并默认开启同步滚动，滚动其中一份时另一份随之滚动到相应位置。若要对照同一文档的不同部分，可使用“视图”选项卡中的“拆分”命令。 8. 在Word中制作批量邀请函所使用的功能是________。 【答案】邮件合并 【解析】邮件合并把内容基本相同、只有个别信息不同的文档批量生成为多份成品。其步骤为：建立主文档、选择收件人（数据源）、插入合并域、预览结果，最后“完成并合并”生成新文档或直接打印。 9. 在Word邮件合并中，用来保存姓名、单位等可变信息的数据源，其首行应当是________。 【答案】字段名 【解析】数据源可以选用 Excel 工作表、Access 数据表或 Word 表格，其首行必须是字段名，如“姓名”“单位”“地址”等，每一行对应一位收件人。插入合并域时可选用的域名称就来自这一行。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究 学科网（北京）股份有限公司 $