考点11 数据的管理（排序、筛选与分类汇总）《Office 2007案例教程》内蒙古（对口招生）计算机类 知识点讲解

内蒙古自治区（计算机类）对口招生 《Office 2007案例教程》复习讲义 模块 7 计算和管理电子表格数据 考点 11 数据的管理（排序、筛选与分类汇总） 【考纲要求】 1. 掌握分析彩电各季度销售数量。 【知识网络】 【知识和技能要点】 一、数据清单与排序 1. 数据清单的规范要求 数据清单是工作表中按一定结构组织的数据表格，也称数据列表。建立数据清单时应满足以下要求：清单的第一行是各列的标题即字段名，标题行之下每一行是一条记录，每列存放同一类型的数据；清单内部不留空行与空列，也不使用合并单元格；一张工作表中最好只放一个数据清单，以免排序、筛选和分类汇总时误选相邻数据。规范的清单是各项数据管理操作的前提。 2. 单关键字与多关键字排序 排序把数据按某列内容的大小重新排列。把插入点置于数据清单中，在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“升序”或“降序”按钮，即可按当前列排序。若需按多个关键字排序，可单击“排序”按钮打开“排序”对话框，在其中依次添加主要关键字、次要关键字和第三关键字，并分别指定排序依据与次序；勾选“数据包含标题”可使标题行不参与排序。 3. 自定义序列排序 除按数值大小或字母顺序排序外，Excel 还允许按自定义序列排序。单击“Office 按钮”，在“Excel 选项”的“常用”选项卡中单击“编辑自定义列表”按钮，即可添加如“优、良、中、及格、不及格”之类的序列；随后在“排序”对话框的“次序”列表中选择“自定义序列”，数据便会按该序列规定的先后顺序排列，适用于等级、月份等有固定次序的数据。 二、数据的筛选 1. 自动筛选 筛选把满足条件的记录显示出来，其余记录暂时隐藏。把插入点置于数据清单中，在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“筛选”按钮，各字段名右侧即出现下拉箭头；单击某个箭头，在列表中勾选需要的项目即可完成筛选。筛选中被隐藏的行并没有被删除，数据仍完整保留，再次单击“筛选”按钮或在下拉列表中选择“清除”即可恢复显示全部记录。 2. 自定义筛选条件 当筛选条件比较复杂时，可使用自定义筛选。单击字段名右侧的下拉箭头，选择“文本筛选”或“数字筛选”下的“自定义筛选”命令，即可在对话框中设置条件；其中提供“等于”“不等于”“大于”“小于”“介于”等关系运算符，并可用“与”“或”连接两个条件。例如把两个条件分别设为“大于 100”和“小于 200”并用“与”连接，即可筛选出介于两者之间的记录。 3. 高级筛选与条件区域 高级筛选适合条件较多或需要把结果复制到其他位置的场合。使用前要在工作表空白区域建立条件区域，其首行必须是与数据清单一致的字段名，下方各行填写具体条件；同一行内的条件之间是“与”的关系，不同行之间是“或”的关系。随后在“数据”选项卡中单击“高级”按钮，指定列表区域与条件区域，并选择在原区域显示还是复制到其他位置。 三、分类汇总 1. 分类汇总的前提与建立步骤 分类汇总按某一字段把数据分类并分别统计。建立分类汇总前必须先把数据按该分类字段排序，使同类记录集中在一起，否则同一类别会被多次汇总，结果不正确。操作步骤是：先按分类字段排序，再把插入点置于数据清单中，在“数据”选项卡的“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮，在对话框中指定分类字段、汇总方式与汇总项，确定后即生成汇总结果。 2. 汇总方式、汇总项与分级显示 在“分类汇总”对话框中，分类字段用于选择作为分类依据的列；汇总方式可选择求和、计数、平均值、最大值、最小值等；汇总项则指定对哪些列进行汇总，一次可以选择多项。汇总完成后，工作表左侧会出现分级显示符号，单击 1、2、3 级按钮或加减号，可以分级查看汇总结果与明细数据，便于对照分析。 3. 取消分类汇总与合并计算 若汇总结果不再需要，可再次打开“分类汇总”对话框并单击“全部删除”按钮，原有的汇总行即被清除，数据恢复原样；虽然也可以选定汇总区域后按 Delete 键清除内容，但这样会破坏分级显示结构，因此推荐使用“全部删除”。此外，“数据”选项卡中的“合并计算”命令可以把多张工作表中结构相同的同类数据合并汇总到一张工作表，适合汇总多张报表。 【真题】 2023年真题｜判断题第116题 在Excel中，数据分类汇总前不必对数据进行排序。（ ） 【答案】× 【解析】本题考查分类汇总的前提条件。分类汇总按指定字段把同类记录集中起来分别统计，因此必须先按该分类字段排序，使同一类别的记录连续排列；若不排序直接汇总，同一类别会被分成若干段而多次汇总，结果不正确。因此题干说法错误。 2024年真题｜判断题第118题 在Excel中，数据汇总前，必须先按分类的字段进行排序。（ ） 【答案】√ 【解析】本题考查分类汇总的操作步骤。分类汇总只能对连续排列的同类记录进行统计，所以在建立汇总之前必须按分类字段排序。完整步骤为：按分类字段排序，把插入点置于数据清单中，在“数据”选项卡的“分级显示”组中单击“分类汇总”，再指定分类字段、汇总方式与汇总项。因此题干说法正确。 2026年真题｜判断题第117题 在Excel中，数据筛选后，隐藏的行将被永久删除。（ ） 【答案】× 【解析】本题考查筛选的效果。筛选只是把不符合条件的记录暂时隐藏起来，数据本身完整保留在工作表中，既不删除也不改变顺序；在下拉列表中选择“清除”或再次单击“筛选”按钮，被隐藏的行即恢复显示。因此题干说法错误。 2025年真题｜填空题第153题 在Excel中，进行分类汇总的操作，首先按照________进行排序，选中数据区域任意单元格，选择“________”选项卡，在“分级显示”功能组中单击“________”按钮即可打开对话框进行设置。 【答案】分类字段；数据；分类汇总 【解析】本题考查分类汇总的操作步骤。第一步必须按分类字段排序，使同类记录集中排列；第二步把插入点置于数据清单中，切换到“数据”选项卡；第三步在“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮，在对话框中指定分类字段、汇总方式与汇总项后确定即可。排序是分类汇总不可省略的前提。 2025年真题｜填空题第154题 在Excel中最常用的数据管理功能有________、________、分类汇总。 【答案】排序；筛选 【解析】本题考查数据管理功能的组成。排序把数据按指定列的次序重新排列，筛选把满足条件的记录显示出来而隐藏其余记录，分类汇总则按某一字段分类并分别统计。三者都要求数据以规范的清单形式组织，即首行为字段名、每行一条记录且不留空行空列。 【练习题】 一、单项选择题 1. 在Excel中，数据清单的第一行通常用于存放（ ） A. 字段名（列标题） B. 第一条记录 C. 合计行 D. 空白行 【答案】A 【解析】规范的数据清单以第一行作为各列的标题即字段名，标题行之下每一行才是一条记录。排序、筛选与分类汇总都以字段名作为识别的依据，因此这一行必须完整、不重名，并且不与数据行混同。 2. 在Excel的“排序”对话框中，为避免标题行参与排序，应勾选（ ） A. 区分大小写 B. 数据包含标题 C. 按列排序 D. 方向为按行排序 【答案】B 【解析】勾选“数据包含标题”后，Excel 会把首行识别为字段名而不把它当作数据参与排序，排序依据列表中也会显示字段名而不是“列 A”“列 B”。若数据清单没有标题行，则应取消该勾选并按列标选择排序依据。 3. 在Excel中，要按“部门”排序、部门相同时再按“销售额”排序，应在“排序”对话框中（ ） A. 只设置主要关键字 B. 勾选“区分大小写” C. 添加次要关键字 D. 使用自定义序列 【答案】C 【解析】按多个关键字排序时，应先设置主要关键字“部门”，再单击“添加条件”按钮增加次要关键字“销售额”。排序时先按部门排列，部门相同的记录再按销售额排列，从而得到层次清晰的结果。 4. 在Excel中对数据清单执行筛选后，不符合条件的记录（ ） A. 被永久删除 B. 被移到其他工作表 C. 只是暂时隐藏，数据仍然保留 D. 被标记为红色 【答案】C 【解析】筛选的作用是把不符合条件的行暂时隐藏起来，数据本身完整保留在工作表中，既不会删除也不会改动顺序。在下拉列表中选择“清除”，或再次单击“筛选”按钮，被隐藏的行即可恢复显示。 5. 在Excel中，要取消自动筛选并显示全部记录，正确的做法是（ ） A. 按Delete键 B. 再次单击“筛选”按钮或在下拉列表中选择“清除” C. 重新打开工作簿 D. 删除数据清单的标题行 【答案】B 【解析】再次单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮可退出筛选状态，各字段名右侧的下拉箭头随之消失，全部记录恢复显示；若只想清除某一列的筛选条件，可在该列的下拉列表中选择“清除”。按 Delete 键会删除数据，切不可使用。 6. 在Excel中，建立分类汇总之前必须先（ ） A. 按分类字段排序 B. 设置单元格边框 C. 为数据添加图表 D. 冻结首行 【答案】A 【解析】分类汇总只能对连续排列的同类记录进行统计，因此必须先把数据按分类字段排序，使同类记录集中在一起。若不排序就直接汇总，同一类别会被分成若干段而重复汇总，得出的结果不正确。 7. 在Excel中，“分类汇总”按钮位于“数据”选项卡的（ ）功能组中。 A. “分级显示”组 B. “排序和筛选”组 C. “数据工具”组 D. “获取外部数据”组 【答案】A 【解析】“分级显示”组中包含“组合”“取消组合”“分类汇总”和“隐藏明细数据”等按钮，其中“分类汇总”按钮用于打开分类汇总对话框；排序与筛选按钮位于“排序和筛选”组中，数据有效性等命令位于“数据工具”组。 8. 在Excel的分类汇总中，选择“计数”作为汇总方式，其作用是统计（ ） A. 各分类中数值的总和 B. 各分类中数值的平均值 C. 各分类中记录的条数 D. 各分类中最大值 【答案】C 【解析】“计数”统计的是各分类中包含数据的记录条数，与数值的大小无关；求和、平均值、最大值、最小值则都是对数值型汇总项进行计算。因此要统计各部门的人数、各地区的订单数，应选择“计数”。 9. 在Excel高级筛选的条件区域中，写在同一行内的多个条件之间的关系是（ ） A. “或”的关系，即满足其一即可 B. 没有关系 C. 由用户自行指定 D. “与”的关系，即同时满足 【答案】D 【解析】高级筛选的条件区域中，写在同一行内的多个条件是“与”的关系，必须同时满足；写在不同行中的条件则是“或”的关系，满足其中任意一行即可。条件区域的首行必须是与数据清单一致的字段名。 10. 在Excel中执行分类汇总后，工作表左侧出现的1、2、3按钮的作用是（ ） A. 调整行高 B. 切换工作表 C. 设置打印区域 D. 分级显示汇总结果与明细数据 【答案】D 【解析】汇总完成后工作表左侧出现分级显示符号，单击 1 级按钮只显示总的汇总结果，2 级按钮显示分类汇总结果，3 级按钮则显示全部明细数据；单击各级前的加减号也可折叠或展开相应内容，便于分级查看数据。 11. 在Excel中，若要删除已经建立的分类汇总，应在“分类汇总”对话框中单击（ ） A. 替换当前分类汇总 B. 全部删除 C. 每组数据分页 D. 选定汇总项 【答案】B 【解析】再次打开“分类汇总”对话框并单击“全部删除”按钮，即可清除所有汇总行，数据恢复为原始状态，分级显示符号也随之消失。若改用 Delete 键清除汇总区域的内容，虽能去掉数值，但会破坏分级显示结构，故不推荐。 12. 在Excel中，自定义序列排序适用于（ ） A. 任意数值型数据 B. 任意文本型数据 C. 日期型数据 D. 等级、月份等有固定先后次序的数据 【答案】D 【解析】自定义序列用于按用户规定的次序排列数据。对于“优、良、中、及格、不及格”这样的等级，或“一月、二月……”这样的月份，按字母或笔画排序都不符合实际次序，此时把该次序定义为自定义序列再排序，即可得到符合习惯的排列结果。 二、判断题 1. 在Excel中对数据清单排序时，标题行也会随数据一起重新排列。（ ） 【答案】× 【解析】在“排序”对话框中勾选“数据包含标题”后，Excel 会把首行识别为字段名，不把它当作数据参与排序；只有在清单没有标题行、需要按列标排序时才应取消该勾选。因此标题行通常不会随数据重排。 2. 在Excel中，单击“筛选”按钮后，各字段名右侧都会出现一个下拉箭头。（ ） 【答案】√ 【解析】进入筛选状态后，数据清单中每个字段名的右侧都会出现下拉箭头，单击它可以打开项目列表勾选所需项目，也可以选择“文本筛选”或“数字筛选”下的自定义条件，从而按条件显示记录。 3. 在Excel的“分类汇总”对话框中，汇总项只能选择一列。（ ） 【答案】× 【解析】“分类汇总”对话框中的汇总项可以同时选择多列。例如对销售数据分类汇总时，可以同时勾选“销售数量”与“销售金额”，分别对两者求和。分类字段只能选择一个，而汇总项则不受此限制。 4. 在Excel中对数据清单排序时，只能按一列关键字进行。（ ） 【答案】× 【解析】排序可以同时设置多个关键字。在“排序”对话框中先指定主要关键字，再单击“添加条件”逐级添加次要关键字和第三关键字，最多可设置 64 个关键字；先按主要关键字排列，相同时再按次要关键字排列。 5. 在Excel中，使用“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮可以清除已建立的分类汇总。（ ） 【答案】√ 【解析】再次打开“分类汇总”对话框并单击“全部删除”，即可清除全部汇总行并取消分级显示，数据恢复为原始状态。这比选定汇总区域后按 Delete 键清除内容更稳妥，后者会破坏分级显示的结构。 6. 在Excel中，分类汇总的结果不能进行分级显示。（ ） 【答案】× 【解析】分类汇总完成后，工作表左侧会出现分级显示符号，通过 1、2、3 级按钮与加减号可以分别查看总汇总结果、分类汇总结果和明细数据，这正是分级显示功能。若要取消分级显示，可在“分级显示”组中选择“清除分级显示”。 7. 在Excel高级筛选的条件区域中，写在不同行中的条件之间是“或”的关系。（ ） 【答案】√ 【解析】高级筛选的条件区域中，同一行内的条件为“与”的关系，必须同时满足；不同行之间的条件为“或”的关系，满足其中任意一行即可被筛选出来。利用这一规则可以组合出较为复杂的筛选条件。 8. 在Excel中，自定义序列排序可以按“优、良、中、及格”的先后顺序排列数据。（ ） 【答案】√ 【解析】把“优、良、中、及格、不及格”定义为自定义序列后，在“排序”对话框的“次序”列表中选择该序列，数据即按这一规定次序排列。对等级、月份、职务等有固定先后关系的数据，按字母或笔画排序都不符合实际需要。 三、填空题 1. 在Excel中，数据清单的第一行用于存放各列的________。 【答案】字段名 【解析】数据清单的第一行为各列的标题，即字段名，例如“姓名”“部门”“销售额”等。排序、筛选与分类汇总都以字段名作为识别依据，因此这一行必须完整、不重名，且不能与数据行混同。 2. 在Excel的“排序”对话框中，为使标题行不参与排序，应勾选“________”复选框。 【答案】数据包含标题 【解析】勾选“数据包含标题”后，Excel 把首行视为字段名，排序依据列表中会显示字段名而不是“列 A”“列 B”。若数据清单本身没有标题行，则应取消该勾选，并按列标指定排序依据。 3. 在Excel中，要使数据按“优、良、中、及格”的次序排列，应使用________排序。 【答案】自定义序列 【解析】自定义序列用于按用户规定的次序排列数据。可在“Excel 选项”的“常用”选项卡中单击“编辑自定义列表”添加序列，再在“排序”对话框的“次序”列表中选择“自定义序列”，即可按该次序排列。 4. 在Excel中，筛选只是把不符合条件的记录________起来，并未将其删除。 【答案】隐藏 【解析】筛选把满足条件的记录显示出来，把其余记录暂时隐藏，数据本身完整保留在工作表中。在下拉列表中选择“清除”或再次单击“筛选”按钮，被隐藏的行即可恢复显示，因此筛选不会造成数据丢失。 5. 在Excel中，建立分类汇总前必须先按分类字段进行________。 【答案】排序 【解析】分类汇总只能对连续排列的同类记录进行统计，若不排序就直接汇总，同一类别会被分成若干段而重复汇总，结果不正确。因此排序是分类汇总不可省略的步骤，也是本考点最常考查的操作前提。 6. 在Excel中，“分类汇总”按钮位于“数据”选项卡的“________”功能组中。 【答案】分级显示 【解析】“数据”选项卡的“分级显示”组中包含“组合”“取消组合”“分类汇总”与“隐藏明细数据”等按钮。其中“分类汇总”按钮用于打开对话框，设置分类字段、汇总方式与汇总项；排序和筛选按钮则在“排序和筛选”组中。 7. 在Excel的“分类汇总”对话框中，汇总方式包括求和、计数、________、最大值和最小值等。 【答案】平均值 【解析】汇总方式决定对汇总项进行何种计算，常用的有求和、计数、平均值、最大值和最小值等。例如要统计各部门的平均销售额，应把汇总方式设为“平均值”并把汇总项设为“销售额”列。 8. 在Excel中执行分类汇总后，工作表左侧会出现________显示符号，用于分级查看汇总结果与明细数据。 【答案】分级 【解析】汇总完成后，工作表左侧出现分级显示符号，单击 1 级按钮只显示总体汇总结果，2 级显示分类汇总结果，3 级显示全部明细数据；单击各级前的加减号也可折叠或展开相应内容，便于分级查看。 9. 在Excel中，要删除已建立的分类汇总，应在“分类汇总”对话框中单击“________”按钮。 【答案】全部删除 【解析】再次打开“分类汇总”对话框并单击“全部删除”，即可清除全部汇总行并取消分级显示，数据恢复原样。若改用 Delete 键清除汇总区域的内容，虽能去掉数值，但会破坏分级显示结构。 10. 在Excel高级筛选的条件区域中，写在同一行内的多个条件之间是“________”的关系。 【答案】与 【解析】高级筛选的条件区域中，同一行内的多个条件为“与”的关系，必须同时满足；不同行之间的条件为“或”的关系，满足任意一行即可。条件区域的首行必须是与数据清单一致的字段名。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究 学科网（北京）股份有限公司 $