单元1 任务6 使用邮件合并（课件）-《办公应用基础》（高教版）【上好课】

办公应用基础 高等教育出版社2021版 任务6 | 2课时 单元1 文字处理 任务6 使用邮件合并 本节课是单元1文字处理的第一个任务，重点学习Word 2010的工作界面和文档录入编辑的基本操作。 理解邮件合并的功能与两个必备元素（主文档、数据源） 能创建主文档与数据源，会插入合并域、预览并批量生成邀请函 体会自动化批量处理的效率价值，养成规范命名与归档的习惯 知识目标 能力目标 素养目标 01 01 01 学习目标 本课目标分三个维度：知识上要认识工作界面、视图和快捷键，能力上要会录入编辑，素养上要养成规范习惯。 教学导入 批量制作营销会邀请函 通过前面任务的学习，同学们已经完成了北极小屋营销策划书的制作。 任务情境 本课任务：为每位被邀请者批量制作一份邀请函。 “光速队”即将按照策划进行销售实践，邀请家长代表、老师、同学参加营销会。 学校要举办校园销售活动，光速队把活动取名北极小屋，需要用Word编写营销策划书。这就是本课的真实任务。 第一部分 字符与段落格式 知识讲授 第一部分先打基础，认识Word 2010的工作界面、视图模式、快捷键和文本选取。 认识邮件合并 Word 的高级应用 • “邮件合并”是 Word 的高级应用，其功能是批量生成（打印、发送）文档。 • 公司、企业、学校、政府部门等经常要发大量通知、商品广告、录取通知、成绩单、会议邀请函等。 • 使用“邮件合并”功能可以大大提高工作效率。 先认识Word 2010，它简化了菜单命令，用选项卡和功能区集成功能按钮。 邮件合并的元素 • 要实现邮件合并功能，必须具备主文档和数据源两个文件。 • 主文档：包含每个分类文档所共有的标准文字和图形，即固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封的版式等。 • 数据源：包含合并到文档中需要变化的信息的文件，也就是数据记录表。数据源可以是 Word 表格，也可以是 Excel 表格。 工作界面共有8个组成部分，逐一认识。 主文档与数据源对比 对比项 主文档 数据源 作用 包含每个分类文档所共有的标准文字和图形 包含要合并到文档中需要变化的信息 内容性质 邮件合并内容中固定不变的部分 数据记录表（一条记录对应一份文档） 举例 信函中的通用部分、信封的版式 姓名、参会时段、参会区域等字段 文件形式 Word 文档（.docx） Word 表格 或 Excel 表格 缺一不可：没有主文档就没有“通用内容”，没有数据源就无法“批量变化”。 对比五种视图模式的显示特点与适用场景。 课堂问答 1. 邮件合并的功能是什么？ 答案 答案：批量生成（打印、发送）文档，大大提高工作效率 2. 邮件合并必须具备哪两个文件？ 答案 答案：主文档和数据源 3. 主文档的作用是什么？ 答案 答案：包含共有标准文字和图形，即固定不变的部分 4. 数据源可以采用什么形式？ 答案 答案：Word 表格或 Excel 表格 课堂练习 1. 公司批量寄发会议邀请函，可使用 Word 的______功能。 答案 答案：邮件合并 2. 信函中的通用部分、信封版式属于______。 答案 答案：主文档 3. 姓名、参会时段等需要变化的信息放在______中。 答案 答案：数据源 4. 数据源是一条记录对应______份文档的数据记录表。 答案 答案：一 第二部分 文档格式设置实施 知识讲授 第二部分进入实操，完成文档的启动、创建、保存、录入、复制、插入符号和退出。 邮件合并主要步骤 创建主文档 创建数据源 合并文档 保存合并结果 选择信函 选择数据域 插入合并域 预览结果 完成并合并 邮件合并通常可以采用Word2010中的“邮件”选项卡中的各项功能来完成，“光速队”要使用邮件合并完成邀请函的批量制作，可通过以上步骤实施。 录入编辑共8个主要步骤，先看总览。 创建数据源 • 创建“邀请函--数据源.docx”文档。 • 内容为“光速队”校园展销会邀请家长参会时段区域安排表。 • 包含字段：姓名、参会时段、参会区域等，是标准的二维数据表。 学会启动Word和创建文档。 创建主文档 • 创建“邀请函--主文档.docx”文档。 • 主文档中写好信函的固定内容：称呼、致谢语、活动时间地点、结束语、落款等。 • 需要变化的位置（姓名、入场时间、参会区域）留空，稍后插入合并域。 录入文本及段落标记。 选择“信函” • 单击“邮件”选项卡。 • 单击“开始邮件合并”按钮。 • 在下拉菜单中单击“信函”命令。 复制文本的方法。 选择收件人 • 单击“选择收件人”按钮，在下拉列表中单击“使用现有列表”命令。 • 在弹出的“选取数据源”对话框中选中数据源文档（邀请函--数据源.docx）。 • 单击“打开”按钮，即可将数据源与主文档关联。 插入符号的方法。 插入合并域 • 将光标定位到需要插入信息的位置。 • 单击“插入合并域”按钮，在下拉列表中选择对应项目（姓名、参会时段、参会区域）。 • 插入后，主文档中出现形如《姓名》《参会时段》《参会区域》的合并域。 退出文档的方法。 预览结果 • 单击“预览结果”按钮。 • 主文档中的合并域即被数据源第一条记录的实际内容替换显示。 • 可通过预览记录按钮逐条查看每位收件人的信函效果。 技能拓展：插入/改写状态。 完成并合并 • 单击“完成并合并”按钮，在下拉菜单中单击“编辑单个文档”命令。 • 在“合并到新文档”对话框中根据需要选择合并全部记录还是部分记录。 • 单击“确定”按钮，生成一个新文档。 技能拓展：调整显示比例。 保存合并结果 • 完成邮件合并后，生成的新文档 包含了所有发给家长的邀请函。 • 将生成的邮件合并新文档另存为“邮件合并--结果.docx”。 工作界面共有8个组成部分，逐一认识。 课堂问答 1. 邮件合并的四步主要步骤是什么？ 答案 答案：创建主文档、创建数据源、合并文档、保存合并结果 2. 关联数据源用哪个命令？ 答案 答案：选择收件人 → 使用现有列表 3. “完成并合并”中“编辑单个文档”生成的新文档叫什么？ 答案 答案：信函1 4. 如何只合并部分记录？ 答案 答案：在“合并到新文档”对话框中选择部分记录 课堂练习 1. 合并文档前需先选择文档类型为______。 答案 答案：信函 2. 插入姓名、参会区域等信息应使用______功能。 答案 答案：插入合并域 3. 修改数据源后需要做什么？ 答案 答案：在主文档中重新合并数据到新文档 4. 为什么要给合并域设置格式？ 答案 答案：使生成的新文档每一页都按设置的格式显示 修改数据源、设置显示格式 修改数据源：在 Word 2010 中，可以修改进行邮件合并时所用的数据源，修改数据源后进行保存并关闭，接下来需要在主文档中重新合并数据到新文档。 设置显示格式：在 Word 2010 中进行邮件合并时，可以在主文档中统一设置格式，插入的合并域也可以设置格式，这样生成的新文档中的每一页都会按设置的相应格式显示。 Word 2010提供5种视图模式，各有用途。 提示与技巧 命令 执行结果 编辑单个文档 生成一个名为“信函1”的新文档，包含所有合并结果 打印文档 直接将合并的结果打印出来 发送电子邮件 直接将合并结果发送给别人 可使用“邮件合并分步向导”：单击“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”命令，根据提示一步步完成。 在“合并到新文档”对话框中，可以根据需要选择合并全部记录还是部分记录。 编辑前先要会选取对象，掌握7种选取方法。 师生互动 • 题目：两人一组，为“营销会邀请函”完成邮件合并，批量生成每位被邀请者的邀请函。 • 角色：一人负责创建数据源与主文档，一人负责选择收件人与插入合并域。 • 时限：10 分钟。 • 评价：两个文件齐备、合并域插入正确、预览无误、结果文档命名规范。 分组任务：用Word创建并编辑一份营销策划书片段。 课堂小结 邮件合并 功能与用途 批量生成（打印、发送）文档；适用于通知、邀请函、成绩单等 ★ 需背诵 两个必备元素 主文档（固定不变部分）＋ 数据源（需要变化的数据记录表） ★ 需背诵 主文档 包含共有的标准文字和图形，如信函通用部分、信封版式 数据源 数据记录表，可以是 Word 表格或 Excel 表格 任务实施 4 步 创建主文档→创建数据源→合并文档→保存合并结果 ★ 需背诵 合并文档要点 选择信函 → 使用现有列表选收件人 → 插入合并域 → 预览 → 完成并合并 用知识地图小结本课全部内容。 课后任务 • “光速队”准备向消费额超过 100 元的人发一份“获奖通知单”。 • 参照教材图1-109 的主文档与图1-110 的数据源，完成邮件合并。 • 要求：生成每位获奖人员的新文档并打印（主文档也可以自行设计）。 • 提交：结果文档保存并上交；评价：数据源完整、合并域正确、结果无误。 课后任务：创建职业生涯规划文档并保存。 谢谢观看 THANKS 本课到此结束，谢谢观看。 $