专题15 归档文件整理的基本原则 2027版山东省《公共服务与管理类（文书拟写与档案管理） 45分钟训练卷》（原卷版+解析版）

2027版山东省（春季高考）公共服务与管理类《文书拟写与档案管理》45分钟专题训练卷，试卷命题与山东省春季高考紧密相关，精选具有代表性和典型性的高考常考题。旨在帮助学生系统地复习和巩固公共服务与管理类理论知识，熟悉考试题型和命题规律，提高解题能力和应试技巧，为春季高考取得优异成绩打下坚实的基础，本训练卷适用于即将参加山东省春季高考公共服务与管理类的学生。欢迎同学和老师们下载使用。 《文书拟写与档案管理》 四、归档文件整理 专题15 归档文件整理的基本原则 时间：45分钟 总分：100分 班级___________姓名__________学号__________成绩________ 一、单项选择题（本大题共25小题，每题2分，共50分） 1. 在照片档案数字化过程中，以下哪项操作是不推荐的（ ） A. 对照片进行裁剪以去除多余背景 B. 使用专业的扫描设备对照片进行扫描 C. 将数字化后的照片转换为JPEG格式 D. 在数字化过程中不对照片进行任何修改 2. 立卷程序的第一步通常是什么？（ ） A. 收集文件 B. 分类文件 C. 编写卷宗目录 D. 确定卷宗标题 3. 下列文件材料应该归档的是（ ） A. 某校收到的市教育局对其他学校校长的任免文件 B. 某校更改校名报上级机关的请示及上级机关的批复 C. 某机关领导兼任其他单位领导职务产生的与本机关无关文件材料 D. 下级机关上报供参阅的简报 4. 现行机关的归档文件整理工作，是按______分开进行的。（ ） A. 机构 B. 问题 C. 年度 D. 保管期限 5. 归档文件目录设置的项目不包括（ ） A. 密级 B. 文号 C. 页数 D. 金额 6. 文件归档时，哪些文件应作为重点归档对象？（ ） A. 临时性通知 B. 公司规章制度 C. 个人工作日志 D. 办公用品采购清单 7. 在文件整理和归档过程中，以下哪项做法是不正确的？（ ） A. 对文件进行仔细分类，确保每类文件都有明确的标签 B. 将不相关或已过期的文件直接丢弃，不记录任何信息 C. 使用文件夹和文件夹标签来区分不同类别的文件 D. 对文件进行编号，方便后续查找和管理 8. 纸质文件整理的关键步骤是（ ） A. 装订 B. 分类 C. 编号 D. 组件 9. ______分类法，适用于总预算会计。（ ） A. “年度—名称” B. “年度—机构—名称” C. “年度—会计类型—名称” D. “年度—问题—名称” 10. 以下哪项不属于立卷时应考虑的因素？（ ） A. 文件的形成时间和顺序 B. 文件的内容和性质 C. 文件的外观和格式 D. 文件之间的关联性 11. 立卷完成后，应如何进行验收？（ ） A. 随意检查几份文件即可 B. 由档案部门、专人负责验收 C. 不需要验收直接存档 D. 只检查卷宗的装订情况 12. 永久保管的归档文件宜采取______装订。（ ） A. 线装法 B. 不锈钢订书钉 C. 浆糊 D. 不锈钢夹 13. 关于归档文件保管期限的规定，以下哪种说法是正确的？（ ） A. 所有文件的保管期限都是永久 B. 文件的保管期限与文件的重要性无关 C. 文件的保管期限由档案管理部门单独决定 D. 文件的保管期限应根据文件的不同类型和重要程度来确定 14. 文书与档案工作人员在处理机密文件时，以下哪项行为符合职业道德？（ ） A. 将机密文件随意放置在办公室 B. 将机密文件内容透露给无关人员 C. 严格遵守保密规定，确保文件安全 D. 将机密文件带回家处理私人事务 15. 以下关于归档文件整理的说法正确的是（ ） A. 无需符合自然形成规律 B. 可以随意整理 C. 必须经过科学整理，准确反映各项活动真实内容、历史过程 D. 只要整理就行，不要求反映真实情况 16. 归档文件整理时，对破损文件应当（ ） A. 先进行修整，再装订装盒 B. 不作处理直接装订 C. 将破损文件剔除销毁 D. 用复印件代替原件 17. 归档文件在同一类目内排列时，一般应（ ） A. 按事由结合时间、重要程度等排列 B. 按文件厚度从薄到厚排列 C. 按责任者姓氏笔画排列 D. 按收文先后随意排列 18. 以下哪项不属于会计档案的归档范围（ ） A. 原始凭证 B. 记账凭证 C. 银行存款余额调节表 D. 公司员工的个人简历 19. ______是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。（ ） A. 资料 B. 文书 C. 档案 D. 情报 20. 一般档案库房温度应控制在（ ） A. 14～24℃ B. 18～20℃ C. 20～26℃ D. 8～20℃ 21. 以下关于档案库房管理的说法，错误的是（ ） A. 档案工作用房应满足档案的安全保存、查阅、整理这三方面工作的需要 B. 档案柜架的摆放要避免阳光直射，不妨碍通风 C. 档案的进出库要加强管理 D. 库房潮湿有利于档案的保存 22. 关于归档文件与档案的关系，以下说法正确的是（ ） A. 归档文件就是档案 B. 归档文件经过一定时间的保存后成为档案 C. 归档文件与档案没有关系 D. 归档文件是档案的一部分 23. 档案卷盒分类的首要依据是（ ） A. 保管期限 B. 载体类型 C. 机构（问题） D. 年度 24. 在提供纸质档案利用服务时，必须履行相应的手续，这主要是为了（ ） A. 提高管理效率 B. 便于统计与考核 C. 方便利用者 D. 保护档案的安全 25. ______是档案统计工作的基础，完整的、持续积累的记录能够为档案统计提供准确、全面、真实的数据。（ ） A. 档案整理 B. 档案登记 C. 档案利用 D. 档案保管 二、简答题（本大题共2小题，每题8分，共16分） 26. 请简述文件整理归档的基本步骤。 三、分析题（本大题共1小题，每题14分，共14分） 28. 某单位在归档文件编号时，采用了年度编号法，但在实际操作中发现，部分跨年度项目的文件难以归类，导致文件检索效率低下。请分析该单位在编号方法选择上可能存在的问题，并提出改进建议。 四、写作题（本大题共1小题，每题20分，共20分） 29. 你是某中职学校教务处的档案专员，学期末需要对本学期的教学相关文件进行归档整理。文件包括教师教案、学生考试成绩册、教学督导报告、课程调整通知等。请撰写一份教学文件归档分类与排列计划，明确分类标准与排列规则。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $ 2027版山东省（春季高考）公共服务与管理类《文书拟写与档案管理》45分钟专题训练卷，试卷命题与山东省春季高考紧密相关，精选具有代表性和典型性的高考常考题。旨在帮助学生系统地复习和巩固公共服务与管理类理论知识，熟悉考试题型和命题规律，提高解题能力和应试技巧，为春季高考取得优异成绩打下坚实的基础，本训练卷适用于即将参加山东省春季高考公共服务与管理类的学生。欢迎同学和老师们下载使用。 《文书拟写与档案管理》 四、归档文件整理 专题15 归档文件整理的基本原则 时间：45分钟 总分：100分 班级___________姓名__________学号__________成绩________ 一、单项选择题（本大题共25小题，每题2分，共50分） 1. 在照片档案数字化过程中，以下哪项操作是不推荐的（ ） A. 对照片进行裁剪以去除多余背景 B. 使用专业的扫描设备对照片进行扫描 C. 将数字化后的照片转换为JPEG格式 D. 在数字化过程中不对照片进行任何修改 【答案】A 【解析】在照片档案数字化过程中，不推荐对照片进行裁剪以去除多余背景，因为这可能会破坏照片的原始信息和完整性。使用专业扫描设备、转换为JPEG格式以及在数字化过程中不做修改都是可以接受的做法。 2. 立卷程序的第一步通常是什么？（ ） A. 收集文件 B. 分类文件 C. 编写卷宗目录 D. 确定卷宗标题 【答案】A 【解析】立卷程序的第一步是收集文件，将需要立卷的文件收集齐全，这是后续步骤的基础。 3. 下列文件材料应该归档的是（ ） A. 某校收到的市教育局对其他学校校长的任免文件 B. 某校更改校名报上级机关的请示及上级机关的批复 C. 某机关领导兼任其他单位领导职务产生的与本机关无关文件材料 D. 下级机关上报供参阅的简报 【答案】B 【解析】应归档的文件材料应当反映本机关、本单位主要职能活动和基本历史面貌。更改校名的请示及上级批复属于本校重要管理活动形成的文件材料，应归档。 4. 现行机关的归档文件整理工作，是按______分开进行的。（ ） A. 机构 B. 问题 C. 年度 D. 保管期限 【答案】C 【解析】现行机关的归档文件整理通常按年度分开进行，以保持文件形成时间的连续性，便于分类、整理和查找。 5. 归档文件目录设置的项目不包括（ ） A. 密级 B. 文号 C. 页数 D. 金额 【答案】D 【解析】归档文件目录一般设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、密级等项目，金额不属于归档文件目录的常规设置项目。 6. 文件归档时，哪些文件应作为重点归档对象？（ ） A. 临时性通知 B. 公司规章制度 C. 个人工作日志 D. 办公用品采购清单 【答案】B 【解析】公司规章制度因其具有长期性和稳定性，是组织管理和员工行为的依据，应作为重点归档对象。而临时性通知、个人工作日志、办公用品采购清单等文件则通常不具备长期保存的价值。 7. 在文件整理和归档过程中，以下哪项做法是不正确的？（ ） A. 对文件进行仔细分类，确保每类文件都有明确的标签 B. 将不相关或已过期的文件直接丢弃，不记录任何信息 C. 使用文件夹和文件夹标签来区分不同类别的文件 D. 对文件进行编号，方便后续查找和管理 【答案】B 【解析】在文件整理和归档的过程中，所有文件，包括不相关或已过期的文件，都需要得到妥善处理，而不是直接丢弃。对于不相关或已过期的文件，应该根据公司的规定进行处理，如移交、存档或销毁，并且应保留相关记录。A选项提到的仔细分类和标签化是文件整理的基本步骤，C选项提到的使用文件夹和标签以及D选项提到的文件编号都是有效的文件管理方法。因此，B选项是不正确的做法。 8. 纸质文件整理的关键步骤是（ ） A. 装订 B. 分类 C. 编号 D. 组件 【答案】B 【解析】纸质文件整理的关键步骤是分类。分类能够确定文件归属和排列基础，是后续装订、编号、编目等工作的前提。 9. ______分类法，适用于总预算会计。（ ） A. “年度—名称” B. “年度—机构—名称” C. “年度—会计类型—名称” D. “年度—问题—名称” 【答案】C 【解析】“年度—会计类型—名称”分类法适用于总预算会计。该方法通常先按年度区分会计档案，再按会计类型进行分类，最后按报表、账簿、凭证等名称分别组成保管单位。因此，正确答案为C。 10. 以下哪项不属于立卷时应考虑的因素？（ ） A. 文件的形成时间和顺序 B. 文件的内容和性质 C. 文件的外观和格式 D. 文件之间的关联性 【答案】C 【解析】立卷时应主要考虑文件的形成时间、顺序、内容和性质以及文件之间的关联性，而文件的外观和格式通常不是立卷的主要考虑因素。 11. 立卷完成后，应如何进行验收？（ ） A. 随意检查几份文件即可 B. 由档案部门、专人负责验收 C. 不需要验收直接存档 D. 只检查卷宗的装订情况 【答案】B 【解析】立卷完成后，应由档案部门或专人负责进行验收，确保立卷工作的准确性和规范性。随意检查或只检查部分文件无法保证立卷的质量。因此，正确答案是B。 12. 永久保管的归档文件宜采取______装订。（ ） A. 线装法 B. 不锈钢订书钉 C. 浆糊 D. 不锈钢夹 【答案】A 【解析】永久保管的归档文件保存期限长，装订方式应牢固、耐久且不易损害文件，宜采用线装法。 13. 关于归档文件保管期限的规定，以下哪种说法是正确的？（ ） A. 所有文件的保管期限都是永久 B. 文件的保管期限与文件的重要性无关 C. 文件的保管期限由档案管理部门单独决定 D. 文件的保管期限应根据文件的不同类型和重要程度来确定 【答案】D 【解析】文件的保管期限应根据文件的不同类型和重要程度来确定，而不是所有文件都是永久保管或仅由档案管理部门单独决定。 14. 文书与档案工作人员在处理机密文件时，以下哪项行为符合职业道德？（ ） A. 将机密文件随意放置在办公室 B. 将机密文件内容透露给无关人员 C. 严格遵守保密规定，确保文件安全 D. 将机密文件带回家处理私人事务 【答案】C 【解析】处理机密文件时，文书与档案工作人员必须严格遵守保密规定，确保文件安全。将文件随意放置、透露给无关人员或将文件用于私人事务都是不道德且违法的行为。因此，正确答案是C。 15. 以下关于归档文件整理的说法正确的是（ ） A. 无需符合自然形成规律 B. 可以随意整理 C. 必须经过科学整理，准确反映各项活动真实内容、历史过程 D. 只要整理就行，不要求反映真实情况 【答案】C 【解析】归档的文件材料必须经过科学整理，准确地反映各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。 16. 归档文件整理时，对破损文件应当（ ） A. 先进行修整，再装订装盒 B. 不作处理直接装订 C. 将破损文件剔除销毁 D. 用复印件代替原件 【答案】A 【解析】按照归档文件整理规则，对破损的归档文件应先进行修整（如修补、托裱），再装订装盒，以保证档案的完整和长久保存。直接装订、剔除销毁或复印件代替原件，都会破坏档案的完整性和凭证价值。故A正确。 17. 归档文件在同一类目内排列时，一般应（ ） A. 按事由结合时间、重要程度等排列 B. 按文件厚度从薄到厚排列 C. 按责任者姓氏笔画排列 D. 按收文先后随意排列 【答案】A 【解析】按照归档文件整理规则，归档文件应在分类方案最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，使文件排列有规律、便于检索。按厚度、姓氏或随意排列，不能反映文件之间的有机联系。故A正确。 18. 以下哪项不属于会计档案的归档范围（ ） A. 原始凭证 B. 记账凭证 C. 银行存款余额调节表 D. 公司员工的个人简历 【答案】D 【解析】会计档案主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及银行存款余额调节表、银行对账单等其他会计资料。原始凭证、记账凭证和银行存款余额调节表均属于会计档案的归档范围；公司员工的个人简历属于人事档案或人事管理材料，不属于会计档案的归档范围。因此，正确答案是D。 19. ______是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。（ ） A. 资料 B. 文书 C. 档案 D. 情报 【答案】C 【解析】根据题干描述，档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。 20. 一般档案库房温度应控制在（ ） A. 14～24℃ B. 18～20℃ C. 20～26℃ D. 8～20℃ 【答案】A 【解析】一般档案库房应保持适宜且相对稳定的温湿度，温度通常控制在14～24℃，以利于档案安全保管。 21. 以下关于档案库房管理的说法，错误的是（ ） A. 档案工作用房应满足档案的安全保存、查阅、整理这三方面工作的需要 B. 档案柜架的摆放要避免阳光直射，不妨碍通风 C. 档案的进出库要加强管理 D. 库房潮湿有利于档案的保存 【答案】D 【解析】档案库房应保持适宜的温湿度，潮湿环境容易造成档案霉变、字迹褪色和纸张损坏，不利于档案保存。选项D“库房潮湿有利于档案的保存”说法错误。因此，答案为D。 22. 关于归档文件与档案的关系，以下说法正确的是（ ） A. 归档文件就是档案 B. 归档文件经过一定时间的保存后成为档案 C. 归档文件与档案没有关系 D. 归档文件是档案的一部分 【答案】D 【解析】归档文件是办理完毕、具有保存价值，并按规定整理归档的文件材料，是档案的重要组成部分。归档文件并不等同于全部档案，也不是单纯经过一定时间保存后才成为档案；其与档案也不是没有关系。因此，正确说法是“归档文件是档案的一部分”，答案为D。 23. 档案卷盒分类的首要依据是（ ） A. 保管期限 B. 载体类型 C. 机构（问题） D. 年度 【答案】A 【解析】分类步骤中，首先按保管期限分为永久、30年、10年。 24. 在提供纸质档案利用服务时，必须履行相应的手续，这主要是为了（ ） A. 提高管理效率 B. 便于统计与考核 C. 方便利用者 D. 保护档案的安全 【答案】D 【解析】提供纸质档案利用服务时履行登记、审批等手续，主要目的是明确利用责任，防止档案丢失、损毁或泄密，保障档案安全。 25. ______是档案统计工作的基础，完整的、持续积累的记录能够为档案统计提供准确、全面、真实的数据。（ ） A. 档案整理 B. 档案登记 C. 档案利用 D. 档案保管 【答案】B 【解析】档案登记是档案统计工作的基础。完整、持续的登记记录能够为统计工作提供准确、全面、真实的数据来源。 二、简答题（本大题共2小题，每题8分，共16分） 26. 请简述文件整理归档的基本步骤。 【答案】文件整理归档的基本步骤包括： （1）收集：收集应归档的纸质文件、电子文件及相关材料，核查文件是否齐全、完整。 （2）鉴定：判断文件是否具有保存价值，确定归档范围和保管期限。 （3）分类：按照年度、机构（问题）、保管期限、文件类型等标准进行分类。 （4）排列：在同一类别内，按形成时间、办理顺序、重要程度或文件之间的逻辑联系进行排列。 （5）编号：为归档文件编制档号或件号，保证编号唯一、连续、便于检索。 （6）编目：编制归档文件目录，记录题名、责任者、日期、页数、保管期限、档号等信息。 （7）装订或装盒：对纸质文件进行必要修整、装订或装盒，电子文件按规范整理元数据并存储。 （8）归档移交与保管：将整理完成的文件按规定移交档案部门或存入档案库房，并做好后续保管、检查和利用服务。 【解析】文件整理归档是将办理完毕且具有保存价值的文件转化为可长期保存、可检索利用的档案的过程。首先要收集和核查文件，确保归档材料齐全；其次要进行鉴定，确定归档范围和保管期限；然后按年度、机构（问题）、保管期限或文件类型等标准分类，并在类内按时间、办理顺序或逻辑关系排列；之后通过编号和编目建立检索标识；最后进行装订、装盒、移交入库和后续保管维护。上述步骤能够保证归档文件来源清楚、分类科学、排列有序、检索方便。 27. 简述归档文件整理的基本原则。 【答案】（1）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。（2）区分不同价值，确定保管期限，便于保管和利用。（3）归档文件应齐全完整、真实有效，不得随意抽换、涂改。（4）分类科学、排列有序、编号唯一、编目清楚，便于检索和利用。 【解析】归档文件整理应遵循文件自然形成规律，按照文件的来源、时间、内容和形式特征进行整理；要区分文件的保存价值，合理确定保管期限，便于保管和利用；要保证归档文件齐全完整、内容真实，防止随意抽换、涂改；整理结果应做到分类科学、排列有序、编号唯一、编目清楚。答题时围绕“形成规律、有机联系、区分价值、便于保管利用”四个方面展开即可。 三、分析题（本大题共1小题，每题14分，共14分） 28. 某单位在归档文件编号时，采用了年度编号法，但在实际操作中发现，部分跨年度项目的文件难以归类，导致文件检索效率低下。请分析该单位在编号方法选择上可能存在的问题，并提出改进建议。 【答案】该单位在编号方法选择上可能存在以下问题：编号方法单一：仅采用年度编号法，未考虑跨年度项目文件的特殊性，导致文件归类困难。缺乏灵活性：未结合其他编号方法（如分类编号法或混合编号法）以适应不同文件的管理需求。改进建议：引入混合编号法：对于跨年度项目文件，可以采用“年度+项目类别”的混合编号方法，确保文件归类清晰。细化编号规则：在年度编号的基础上，增加项目编号或类别编号，提高文件检索效率。加强编目管理：在编目时明确标注跨年度文件的关联信息，便于后续查找和利用。总结：归档文件编号方法的选择应结合实际需求，单一方法可能无法满足复杂文件的管理要求。通过引入混合编号法和细化规则，可以提高文件管理的科学性和效率。 【解析】案例中的问题在于该单位只采用年度编号法，编号依据过于单一。年度编号法适合按年度界限清楚的文件，但跨年度项目文件往往在多个年度连续形成，如果只按年度切分，容易造成同一项目文件分散存放、前后联系被割裂，检索时需要跨多个年度查找，降低效率。因此，改进时应结合项目管理特点，采用“年度+项目类别”“年度+项目编号+件号”或“项目类别+年度+件号”等混合编号方式，并在目录中标明跨年度文件的项目名称、起止年度和关联档号。这样既能保留年度管理的规范性，又能反映项目文件之间的内在联系，提高归类和检索效率。 四、写作题（本大题共1小题，每题20分，共20分） 29. 你是某中职学校教务处的档案专员，学期末需要对本学期的教学相关文件进行归档整理。文件包括教师教案、学生考试成绩册、教学督导报告、课程调整通知等。请撰写一份教学文件归档分类与排列计划，明确分类标准与排列规则。 【答案】中职学校教务处教学文件归档分类与排列计划 为规范本学期教学文件归档工作，保证教学档案齐全完整、便于检索利用，现制定本学期教学文件归档分类与排列计划如下： 一、分类方法 （一）年度—学期分类法：首先按年度分类，归入“2024—2025学年”，再细分到“第二学期”。以学年和学期为单位，契合学校教学工作周期，便于对各学期教学情况进行对比分析。 （二）文件类型分类法：在学期类别下，按文件类型划分。教师教案归入“教案类”，学生考试成绩册归入“成绩类”，教学督导报告归入“督导类”，课程调整通知归入“通知类”。这种分类使同类型文件集中，方便查找与管理。 二、排列方式 （一）教师教案排列：按学科、年级顺序排列。如先排语文教案，再排数学教案等；同一学科内，按一年级、二年级、三年级顺序排列。在每个年级学科教案中，按教师姓名拼音首字母排序，方便快速定位某教师的教案。 （二）学生考试成绩册排列：按年级、班级顺序排列，如一年级1班、一年级2班……二年级1班等。同一班级的成绩册，按考试时间先后排列，方便查看该班级不同阶段学习成果。 （三）教学督导报告排列：按督导时间先后排列，先进行的督导报告在前，后进行的在后，能清晰呈现教学督导工作进程与变化。 （四）课程调整通知排列：按通知发布时间先后排列，便于及时了解课程调整的时间顺序与背景。 各教研组应于学期结束前将上述材料整理齐全后移交教务处，分类归档过程中如有问题，请及时与教务处联系。 教务处 2026年7月10日 【解析】计划是考纲常见事务文书，一般由标题、正文（目的依据、任务事项、措施步骤、要求）和落款（单位、成文日期）组成。本题分类方法（年度—学期、文件类型）和排列规则（学科、年级、班级、时间先后）本身符合归档文件整理原则，补全开头目的、结尾要求和落款日期后，即成为一份格式完整的归档分类与排列计划。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $