《文书拟写与档案管理》（高教版）期末复习卷（五）湖南省

《文书拟写与档案管理》（高教版） 期末复习卷（五） 时间：60分钟 总分：100分 班级＿＿＿＿　姓名＿＿＿＿　学号＿＿＿＿　成绩＿＿＿＿ 一、单项选择题（本大题共20小题，每题2分，共40分） 1. 文书复核中，对于文书的用词，以下哪项做法是正确的（ ） A. 使用专业术语以提高文书的权威性 B. 使用口语化表达以增加亲切感 C. 确保用词准确、简洁、规范 D. 使用生僻字以显示文化水平 2. 在照片档案中，关于照片拍摄日期的记录为什么重要？（ ） A. 有助于了解拍摄者的行程 B. 有助于确定档案的年代 C. 有助于了解照片拍摄地点 D. 有助于确定照片的尺寸 3. 下列关于科技档案文件排列的表述，不正确的一项是（ ） A. 要尊重文件之间的自然联系和有机联系，以保持文件材料的历史面貌 B. 设备档案按照设备依据性材料、外购设备开箱验收、安装调试、运行维护进行排列 C. 图文混合材料的排列，图样材料在前，文字材料在后 D. 文字材料的排列，按重要程度、时间、逻辑关系等方法排列，译文在前、原文在后 4. 科技档案归档时，应如何进行档案分类（ ） A. 按档案形成时间 B. 按档案大小 C. 按档案内容性质 D. 按档案数量 5. 下列属于纸质档案安全保管工作步骤的是（ ）​ A. 办理档案借阅手续​ B. 定期检查档案库房的温湿度并记录​ C. 对档案进行分类整理​ D. 统计档案的接收数量​ 6. 新闻稿的写作结构通常包括以下哪些部分？（ ） A. 标题、正文、结尾 B. 标题、导语、正文、结尾 C. 导语、正文、结尾 D. 标题、导语、正文 7. 贺信特殊形式是（ ） A. 书法卷轴 B. 短信通知 C. 口头传达 D. 公告张贴 8. 申请书的结尾通常使用以下哪种表达方式？（ ） A. 期待您的光临 B. 特此证明 C. 此致 敬礼 D. 特此申请 9. 数字档案管理中，以下哪项不是数字档案的特点（ ） A. 存储方便 B. 检索快捷 C. 无法篡改 D. 节省空间 10. 机关在平时归卷工作中，首先应当（ ） A. 按文件密级确定归卷范围 B. 建立平时归卷的制度 C. 按文件字数确定归卷顺序 D. 待年度结束集中收集文件 11. 在新型载体文书档案的保管中，为什么需要定期备份（ ） A. 防止数据丢失 B. 节省存储空间 C. 增加美观性 D. 提高处理速度 12. 归档文件接收时，移交清单应（ ） A. 保存备查 B. 随意处理 C. 立即销毁 D. 无需保存 13. 请示的问题必须是（ ） A. 工作中一般的问题 B. 工作中不重要的问题 C. 工作中亟待解决的重要问题 D. 工作中所有的问题 14. 档案利用登记的主要作用是（ ） A. 记录档案利用情况 B. 改变档案保管期限 C. 替代档案鉴定工作 D. 减少档案整理环节 15. 以下哪种行文方式适用于向上级机关请求指示或批准？（ ） A. 报告 B. 请示 C. 通知 D. 函 16. 下列哪项函可以不加盖公章？（ ） A. 政府办公厅便函 B. 人事任免函 C. 项目审批函 D. 资金拨付函 17. 某县公安局向县财政局申请经费，应使用的文种是（ ） A. 请示 B. 报告 C. 批复 D. 函 18. 一般应标识签发人姓名的文件是（ ） A. 上行文 B. 平行文 C. 下行文 D. 越级行文 19. 报告属于（ ） A. 下行文 B. 平行文 C. 泛行文 D. 上行文 20. 以下关于公文的说法，错误的是（ ） A. 公文通常应有主送机关 B. 公文不一定有附件 C. 公文不一定加盖印章 D. 公文必须有主题词 二、多项选择题（本大题共10小题，每题3分，共30分） 21. 撰写贺信时，通常应当注意（ ） A. 感情真挚，表达祝贺 B. 全面罗列对方所有经历 C. 内容简洁，重点突出 D. 语言庄重，符合对象身份 22. 关于档案销毁工作的做法，正确的有（ ） A. 编制档案销毁清册，报经批准后方可销毁 B. 档案保管期限届满后即可由保管人员直接销毁 C. 销毁时应有两人以上负责监销，并做好销毁记录 D. 销毁完成后无需留存销毁清册 23. 下列文种属于事务文书的有（ ） A. 计划 B. 总结 C. 调查报告 D. 请示 24. 接收涉密电子文件时，正确的处理方式有（ ）​ A. 为方便查阅，复制到个人 U 盘随身携带​ B. 接收后存储到涉密计算机，断开网络连接​ C. 未经批准，不得转发给任何外部人员​ D. 使用单位内部加密邮件系统接收​ 25. 纸质档案整理上架的任务分析中，核心要求有（ ） A. 所有档案采用统一规格的档案盒 B. 档案标识清晰、档号题名易识别 C. 上架后预留一定空间，方便后续补充档案 D. 按档案分类体系有序排列 26. 用印的规范要求有（ ） A. 加盖印章要经过批准 B. 可以在公文的任意位置加盖印章 C. 盖印应盖在正文之后的落款与年月日上，用印要端正、清晰 D. 按签发的份数盖印，任何人不得私自盖印 27. 按照年度分类法对归档文件进行分类时，应遵循的原则是（ ） A. 同一年度的文件集中在一起 B. 不同年度的文件不得混杂 C. 跨年度文件按形成时间归入最早年度 D. 跨年度文件按办结时间归入最晚年度 28. 某市教育局起草一份关于规范校园实习管理的通知，以下做法符合公文起草要求的有（ ） A. 为体现工作创新，自行创设文种并调整公文格式 B. 围绕发文意图谋篇布局，做到主题突出、表述准确 C. 涉及其他部门职权范围的事项，征求相关部门意见 D. 深入开展调查研究，提出切实可行的管理措施 29. 传递涉密公文时，符合保密要求的做法有（ ） A. 严格控制知悉范围 B. 履行清点、签收手续 C. 通过普通社交软件发送 D. 按规定标明密级和保密期限 30. 关于公文格式中发文机关署名的编排，正确的有（ ） A. 加盖印章的公文，发文机关署名编排在成文日期之上 B. 联合行文时，各发文机关署名按机关名称首字笔画排序 C. 加盖签发人签名章的公文，签名章在正文下空二行、右空四字编排 D. 不加盖印章的公文，发文机关署名编排在正文下空一行、右空二字 三、改错题（本大题共2小题，每题5分，共10分） 31. 某公司在电子文件管理工作中出现了以下问题，请结合这些问题提出改进措施。 （1）部分电子文件存在数据缺失和错误，导致后续使用时信息不准确。 （2）员工在查找和使用电子文件时，操作流程复杂，耗费大量时间。 （3）公司的电子文件存储设备多次损坏，部分文件丢失。 （4）由于网络漏洞，一些重要电子文件的信息被泄露。 （5）部分早期的电子文件因格式问题，现在无法正常读取。 32.指出这份请示有哪些地方不对，并提出修改意见。 ×××职业技术学校的请示 市教育局 我校今年扩招学生100人，学校原有的宿舍已经不能满足学生住宿的需要。为了解决学 生住宿困难的问题，我校打算再建一栋宿舍楼。另外，我校原有的部分教学楼也比较破旧 了，我校打算再建一栋新的教学楼。希望上级部门能给予资金上的支持。 ×××职业技术学校 ××××年××月××日 四、分析题（本大题共2小题，每题5分，共10分） 33. 某公司的秘书小李在处理一份重要文件时，没有遵循文书工作的相关原则和要求，导致了一系列问题。文件内容涉及公司的一项重大投资决策，但在拟写过程中，小李没有充分调查和研究相关信息，使得文件中的数据和分析不准确。在文件传递过程中，没有注意保密，导致部分敏感信息泄露。在文件归档时，没有按照规定的分类和编号进行，给后续的查询和使用带来了困难。 请结合文书工作的含义、性质、特点、原则、作用和任务，分析小李的错误之处，并提出改进措施。 34.某单位出现以下发文错误： 用“通报”任命办公室主任 用“通知”批评员工违纪 用“公告”传达内部会议决议 请： （1）分析错误原因及影响 （2）给出正确文种及修改建议 （3）提出预防措施 五、综合应用题（本大题共1小题，每题10分，共10分） 35. 某职业学校档案室拟向主管部门申请档案数字化专项经费。现有待数字化档案215卷，平均每卷18页；扫描服务费为0.35元/页，目录著录费为2.4元/卷，系统存储与安全检测费为1200元。纸质档案每盒可装10卷，学校计划按实际数量另增加15%的备用容量，档案盒按整盒配置。 请完成下列任务：（1）计算数字化项目预算总额，并计算应配置的档案盒数量； （2） 判断应选用“请示”还是“报告”行文，并说明理由； （3）拟写公文标题、主送机关和结语，并列出正文应说明的主要内容。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $ 《文书拟写与档案管理》（高教版） 期末复习卷（五） 时间：60分钟 总分：100分 班级＿＿＿＿　姓名＿＿＿＿　学号＿＿＿＿　成绩＿＿＿＿ 一、单项选择题（本大题共20小题，每题2分，共40分） 1. 文书复核中，对于文书的用词，以下哪项做法是正确的（ ） A. 使用专业术语以提高文书的权威性 B. 使用口语化表达以增加亲切感 C. 确保用词准确、简洁、规范 D. 使用生僻字以显示文化水平 【答案】C 【解析】文书复核时应确保用词准确、简洁、规范，避免使用生僻字或过于口语化的表达。 2. 在照片档案中，关于照片拍摄日期的记录为什么重要？（ ） A. 有助于了解拍摄者的行程 B. 有助于确定档案的年代 C. 有助于了解照片拍摄地点 D. 有助于确定照片的尺寸 【答案】B 【解析】在照片档案中，记录照片拍摄日期的重要性在于它有助于确定档案的年代和排序。 3. 下列关于科技档案文件排列的表述，不正确的一项是（ ） A. 要尊重文件之间的自然联系和有机联系，以保持文件材料的历史面貌 B. 设备档案按照设备依据性材料、外购设备开箱验收、安装调试、运行维护进行排列 C. 图文混合材料的排列，图样材料在前，文字材料在后 D. 文字材料的排列，按重要程度、时间、逻辑关系等方法排列，译文在前、原文在后 【答案】C 【解析】本题考查科技档案的文件排列要求，图文混合材料的排列，文字材料在前，图样材料在后。 4. 科技档案归档时，应如何进行档案分类（ ） A. 按档案形成时间 B. 按档案大小 C. 按档案内容性质 D. 按档案数量 【答案】C 【解析】科技档案归档时，应按照档案的内容性质进行分类，以便后续的管理和检索。 5. 下列属于纸质档案安全保管工作步骤的是（ ）​ A. 办理档案借阅手续​ B. 定期检查档案库房的温湿度并记录​ C. 对档案进行分类整理​ D. 统计档案的接收数量​ 【答案】B 【解析】安全保管需要定期检查库房环境（如温湿度），并采取措施维持适宜条件，B 正确。A 项属于提供利用环节；C 项属于整理上架环节；D 项属于登记统计环节，均排除。​ 6. 新闻稿的写作结构通常包括以下哪些部分？（ ） A. 标题、正文、结尾 B. 标题、导语、正文、结尾 C. 导语、正文、结尾 D. 标题、导语、正文 【答案】B 【解析】新闻稿的写作结构通常包括标题、导语、正文和结尾。 7. 贺信特殊形式是（ ） A. 书法卷轴 B. 短信通知 C. 口头传达 D. 公告张贴 【答案】A 【解析】重要场合可用艺术形式。 8. 申请书的结尾通常使用以下哪种表达方式？（ ） A. 期待您的光临 B. 特此证明 C. 此致 敬礼 D. 特此申请 【答案】D 【解析】申请书的结尾通常使用“特此申请”等表达方式。 9. 数字档案管理中，以下哪项不是数字档案的特点（ ） A. 存储方便 B. 检索快捷 C. 无法篡改 D. 节省空间 【答案】C 【解析】数字档案具有存储方便、检索快捷、节省空间等特点，但并非无法篡改，仍需通过权限控制、技术防护和管理制度保障其真实性与完整性。因此，C项不是数字档案的特点。 10. 机关在平时归卷工作中，首先应当（ ） A. 按文件密级确定归卷范围 B. 建立平时归卷的制度 C. 按文件字数确定归卷顺序 D. 待年度结束集中收集文件 【答案】B 【解析】平时归卷应及时进行，建立健全制度是开展工作的基础。 11. 在新型载体文书档案的保管中，为什么需要定期备份（ ） A. 防止数据丢失 B. 节省存储空间 C. 增加美观性 D. 提高处理速度 【答案】A 【解析】定期备份新型载体文书档案是为了防止数据丢失，确保档案内容的完整性和安全性。备份不是为了节省存储空间、增加美观性或提高处理速度。 12. 归档文件接收时，移交清单应（ ） A. 保存备查 B. 随意处理 C. 立即销毁 D. 无需保存 【答案】A 【解析】移交清单是归档文件接收的重要凭证，应保存备查，确保文件管理的规范性。 13. 请示的问题必须是（ ） A. 工作中一般的问题 B. 工作中不重要的问题 C. 工作中亟待解决的重要问题 D. 工作中所有的问题 【答案】C 【解析】请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的公文，所请示的问题应当是工作中亟待解决的重要问题，而不是一般性、不重要或所有问题。因此，C项正确。 14. 档案利用登记的主要作用是（ ） A. 记录档案利用情况 B. 改变档案保管期限 C. 替代档案鉴定工作 D. 减少档案整理环节 【答案】A 【解析】利用登记能够记录利用者、档案内容和利用效果，为管理与统计提供依据。 15. 以下哪种行文方式适用于向上级机关请求指示或批准？（ ） A. 报告 B. 请示 C. 通知 D. 函 【答案】B 【解析】请示是向上级机关请求指示或批准的公文。报告主要用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议等，但不包含请求指示或批准的功能。通知是向有关单位或个人告知事项或安排工作的公文。函则主要用于平行机关或不相隶属机关之间的行文。 16. 下列哪项函可以不加盖公章？（ ） A. 政府办公厅便函 B. 人事任免函 C. 项目审批函 D. 资金拨付函 【答案】A 【解析】特定版头的机关便函可不盖章。 17. 某县公安局向县财政局申请经费，应使用的文种是（ ） A. 请示 B. 报告 C. 批复 D. 函 【答案】D 【解析】公安局与财政局为同级部门，应使用函请求批准（《条例》第八条第十四项）。 18. 一般应标识签发人姓名的文件是（ ） A. 上行文 B. 平行文 C. 下行文 D. 越级行文 【答案】A 【解析】签发人姓名通常标注在上行文中，用于表明公文的签发责任。因此，一般应标识签发人姓名的文件是上行文，A项正确。 19. 报告属于（ ） A. 下行文 B. 平行文 C. 泛行文 D. 上行文 【答案】D 【解析】报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问或提出建议的上行文。因此，报告属于上行文，D项正确。 20. 以下关于公文的说法，错误的是（ ） A. 公文通常应有主送机关 B. 公文不一定有附件 C. 公文不一定加盖印章 D. 公文必须有主题词 【答案】D 【解析】公文通常应标明主送机关，但并非所有公文都必须有附件，也并非所有公文都必须加盖印章；主题词已不再作为现行公文格式的必备要素。因此，“公文必须有主题词”的说法错误，D项正确。 二、多项选择题（本大题共10小题，每题3分，共30分） 21. 撰写贺信时，通常应当注意（ ） A. 感情真挚，表达祝贺 B. 全面罗列对方所有经历 C. 内容简洁，重点突出 D. 语言庄重，符合对象身份 【答案】ACD 【解析】贺信应围绕祝贺事项行文，做到感情真挚、重点突出、语言得体。 22. 关于档案销毁工作的做法，正确的有（ ） A. 编制档案销毁清册，报经批准后方可销毁 B. 档案保管期限届满后即可由保管人员直接销毁 C. 销毁时应有两人以上负责监销，并做好销毁记录 D. 销毁完成后无需留存销毁清册 【答案】AC 【解析】档案销毁须编制清册并履行审批手续，销毁时实行两人以上监销并做好记录。保管期限届满不等于可直接销毁，销毁清册应留存。 23. 下列文种属于事务文书的有（ ） A. 计划 B. 总结 C. 调查报告 D. 请示 【答案】ABC 【解析】计划、总结和调查报告用于安排工作、总结经验或反映调查情况，均属事务文书；请示属于法定公文。 24. 接收涉密电子文件时，正确的处理方式有（ ）​ A. 为方便查阅，复制到个人 U 盘随身携带​ B. 接收后存储到涉密计算机，断开网络连接​ C. 未经批准，不得转发给任何外部人员​ D. 使用单位内部加密邮件系统接收​ 【答案】BCD 【解析】涉密电子文件应通过单位内部加密邮件系统等安全渠道接收，接收后存储于涉密计算机，并按要求断开网络连接；未经批准，不得向任何外部人员转发。复制到个人U盘随身携带容易造成涉密信息泄露，不符合保密要求。因此，B、C、D项正确，A项错误。 25. 纸质档案整理上架的任务分析中，核心要求有（ ） A. 所有档案采用统一规格的档案盒 B. 档案标识清晰、档号题名易识别 C. 上架后预留一定空间，方便后续补充档案 D. 按档案分类体系有序排列 【答案】BCD 【解析】纸质档案整理上架应按档案分类体系有序排列，确保档案标识清晰、档号和题名易于识别，并在上架后预留一定空间，便于后续补充档案。档案盒规格可以根据档案厚度等实际情况选择，不要求所有档案统一使用同一规格的档案盒。因此，B、C、D项正确，A项错误。 26. 用印的规范要求有（ ） A. 加盖印章要经过批准 B. 可以在公文的任意位置加盖印章 C. 盖印应盖在正文之后的落款与年月日上，用印要端正、清晰 D. 按签发的份数盖印，任何人不得私自盖印 【答案】ACD 【解析】加盖印章应经过批准，按签发份数盖印，任何人不得私自盖印。印章应盖在正文之后的落款与成文日期上，用印要端正、清晰。公文不得在任意位置加盖印章。因此，A、C、D项正确，B项错误。 27. 按照年度分类法对归档文件进行分类时，应遵循的原则是（ ） A. 同一年度的文件集中在一起 B. 不同年度的文件不得混杂 C. 跨年度文件按形成时间归入最早年度 D. 跨年度文件按办结时间归入最晚年度 【答案】ABD 【解析】年度分类法要求同一年度的文件集中在一起，不同年度的文件不得混杂。跨年度文件一般按办结时间归入最晚年度。 28. 某市教育局起草一份关于规范校园实习管理的通知，以下做法符合公文起草要求的有（ ） A. 为体现工作创新，自行创设文种并调整公文格式 B. 围绕发文意图谋篇布局，做到主题突出、表述准确 C. 涉及其他部门职权范围的事项，征求相关部门意见 D. 深入开展调查研究，提出切实可行的管理措施 【答案】BCD 【解析】公文起草应实事求是、内容简洁、主题突出、表述准确；涉及其他部门职权事项应征求意见。文种和格式不得自行创设、调整。 29. 传递涉密公文时，符合保密要求的做法有（ ） A. 严格控制知悉范围 B. 履行清点、签收手续 C. 通过普通社交软件发送 D. 按规定标明密级和保密期限 【答案】ABD 【解析】涉密公文传递须控制范围、办理签收并标注密级等信息，不得使用不安全渠道。 30. 关于公文格式中发文机关署名的编排，正确的有（ ） A. 加盖印章的公文，发文机关署名编排在成文日期之上 B. 联合行文时，各发文机关署名按机关名称首字笔画排序 C. 加盖签发人签名章的公文，签名章在正文下空二行、右空四字编排 D. 不加盖印章的公文，发文机关署名编排在正文下空一行、右空二字 【答案】ACD 【解析】加盖印章时署名在成文日期之上；无印章时署名右空二字；签名章正文下空二行右空四字。联合行文署名不按首字笔画排序。 三、改错题（本大题共2小题，每题5分，共10分） 31. 某公司在电子文件管理工作中出现了以下问题，请结合这些问题提出改进措施。 （1）部分电子文件存在数据缺失和错误，导致后续使用时信息不准确。 （2）员工在查找和使用电子文件时，操作流程复杂，耗费大量时间。 （3）公司的电子文件存储设备多次损坏，部分文件丢失。 （4）由于网络漏洞，一些重要电子文件的信息被泄露。 （5）部分早期的电子文件因格式问题，现在无法正常读取。 【答案】（1）建立电子文件的审核和校验机制，确保文件准确完整，定期对已有文件进行检查和修复。 （2）优化电子文件的管理系统，简化操作流程，提高查找和使用的效率和便利性。 （3）加强对电子文件存储设备的维护和管理，定期备份重要文件，采用可靠的存储介质。 （4）完善网络安全防护措施，加强对文件访问权限的管理，防止信息泄露。 （5）对重要的电子文件进行格式转换或保存多种格式副本，以确保长期可读性。 【解析】针对问题（1），应建立电子文件审核、校验和定期检查机制，对数据和内容进行核对、补充、修复，确保电子文件真实、完整、准确。针对问题（2），应优化电子文件管理系统，完善分类、著录、检索和权限设置，简化操作流程，提高文件查找和使用效率。针对问题（3），应加强存储设备的维护管理，采用稳定可靠的存储介质，并对重要电子文件进行定期、异地或多介质备份，防止设备损坏造成文件丢失。针对问题（4），应完善网络安全防护措施，设置合理的访问权限，落实身份认证、传输加密、病毒防护和操作审计等措施，防止敏感信息泄露。针对问题（5），应对早期电子文件进行格式迁移或转换，并保留必要的多格式副本，同时做好格式、软件和读取环境记录，以保证电子文件长期可读。 32. 指出这份请示有哪些地方不对，并提出修改意见。 ×××职业技术学校的请示 市教育局 我校今年扩招学生100人，学校原有的宿舍已经不能满足学生住宿的需要。为了解决学 生住宿困难的问题，我校打算再建一栋宿舍楼。另外，我校原有的部分教学楼也比较破旧 了，我校打算再建一栋新的教学楼。希望上级部门能给予资金上的支持。 ×××职业技术学校 ××××年××月××日 【答案】（1）标题“×××职业技术学校的请示”表述不规范，缺少请示事项。可改为“×××职业技术学校关于兴建学生宿舍楼的请示”。 （2）主送机关应写全称或规范简称，如“××市教育局”，并在公文格式中顶格书写，后加冒号。 （3）正文同时提出兴建学生宿舍楼和教学楼两项事项，不符合请示一文一事的要求。应删除兴建教学楼的内容；同时应补充现有宿舍容量、学生住宿需求、建设条件、经费来源及资金缺口等情况，使请示理由充分、依据清楚。 （4）“希望上级部门能给予资金上的支持”表述不具体，应明确请求事项和所需资金数额，必要时说明资金用途及测算依据。 （5）落款成文日期应填写完整的年、月、日，并用阿拉伯数字书写，如“20××年×月×日”，不得使用汉字数字或不规范的日期简写。 【解析】本题应从标题、主送机关、行文内容、请示事项和落款日期等方面检查。标题应由发文机关、事由和文种组成，“的请示”没有准确概括请示事项，宜改为“关于兴建学生宿舍楼的请示”。主送机关应使用规范名称，并按公文格式顶格书写、后加冒号。正文同时请求建设宿舍楼和教学楼，属于一文多事，应保留一个主要请示事项，并补充现状、困难、依据、经费测算和资金缺口等理由。请示应明确请求上级批准或解决的具体事项，不能只笼统请求资金支持。落款成文日期应填写准确完整的年、月、日，并使用阿拉伯数字书写，不得使用汉字数字或不规范的日期简写。 四、分析题（本大题共2小题，每题5分，共10分） 33. 某公司的秘书小李在处理一份重要文件时，没有遵循文书工作的相关原则和要求，导致了一系列问题。文件内容涉及公司的一项重大投资决策，但在拟写过程中，小李没有充分调查和研究相关信息，使得文件中的数据和分析不准确。在文件传递过程中，没有注意保密，导致部分敏感信息泄露。在文件归档时，没有按照规定的分类和编号进行，给后续的查询和使用带来了困难。 请结合文书工作的含义、性质、特点、原则、作用和任务，分析小李的错误之处，并提出改进措施。 【答案】（1）小李的错误之处分析如下： ①未遵循文书工作准确性原则。在拟写文件时，没有充分调查和研究，导致数据和分析不准确，违背了文书工作为决策提供准确信息的任务。 ②违反了文书工作的保密性原则。文件传递中未注意保密导致敏感信息泄露，没有认识到文书工作在保护公司机密方面的重要作用。 ③没有按照文书工作的规范化特点和原则进行归档。未按规定分类和编号，影响了文件的后续查询和使用，没有完成文书工作妥善保存和便于利用文件的任务。 （2）改进措施： ①提高责任心，在拟写重要文件前，充分收集和分析相关信息，确保内容准确、可靠，以符合文书工作支持决策的性质和任务。 ②加强保密意识培训，严格遵守保密规定，在文件传递的各个环节采取必要的保密措施，保障文书工作的保密性原则。 ③熟悉并严格执行文件归档的规范和流程，按照规定进行分类、编号，保证文书管理的规范化，实现文书工作有效保存和利用文件的作用和任务。 【解析】小李的错误主要有三方面。第一，拟写文件前未充分调查研究，导致数据和分析不准确，违反了文书工作准确、真实、可靠的要求，也削弱了文书为经营管理和决策提供依据的作用。改进时应在成文前充分收集资料、核实数据、分析情况，并履行审核校对程序。第二，文件传递时未采取保密措施，造成敏感信息泄露，违反了文书工作的保密要求，也可能给公司的投资决策和经营安全带来风险。改进时应进行保密教育，明确文件密级和知悉范围，严格执行传递、复制、借阅、存储和销毁规定，并采用必要的身份认证、权限控制和安全传输措施。第三，文件归档时未按规定分类、编号，违反了文书工作规范化、制度化的要求，影响文件的保存、检索和利用。改进时应按照档案分类方案和编号规则整理归档，完整记录文件信息，履行归档审核手续，确保文件能够长期保存和快速查找。 34. 某单位出现以下发文错误： 用“通报”任命办公室主任 用“通知”批评员工违纪 用“公告”传达内部会议决议 请： （1）分析错误原因及影响 （2）给出正确文种及修改建议 （3）提出预防措施 【答案】（1）错误分析： 任免错用通报：降低人事任免严肃性 批评错用通知：弱化惩戒警示效果 决议错用公告：违反内部事项公开原则 （2）整改方案： 任免改用通知：《关于XX同志任职的通知》 批评改用通报：《关于XX违纪问题的通报》 决议改用通知：《关于XX会议决议的通知》 （3）预防措施： 建立“三查”机制：拟稿人自查、办公室核查、领导审查 制作《文种速查手册》标注易错点 开展季度拟文质量评查 【解析】文种应根据发文目的、内容性质和适用范围选择。任免办公室主任属于人事任免事项，通常应使用通知，不宜使用通报，否则会降低人事任免的规范性和严肃性。批评员工违纪属于对典型错误或违纪事实进行批评教育、警示和公布，应使用通报，不宜使用通知，否则难以体现警示和教育作用。传达内部会议决定属于内部工作部署和事项告知，宜使用通知；公告主要用于向国内外宣布重要事项或法定事项，不适合传达单位内部会议决议。修改时，可分别改为《关于××同志任职的通知》《关于××违纪问题的通报》和《关于××会议决议的通知》，并根据实际内容补充规范的主送机关、正文和落款。为防止类似错误，应建立拟稿人自查、办公室核查、领导审查的“三查”机制，编制文种使用速查手册，并定期开展公文拟写和文种适用性培训、质量评查。 五、综合应用题（本大题共1小题，每题10分，共10分） 35. 某职业学校档案室拟向主管部门申请档案数字化专项经费。现有待数字化档案215卷，平均每卷18页；扫描服务费为0.35元/页，目录著录费为2.4元/卷，系统存储与安全检测费为1200元。纸质档案每盒可装10卷，学校计划按实际数量另增加15%的备用容量，档案盒按整盒配置。请完成下列任务：（1）计算数字化项目预算总额，并计算应配置的档案盒数量；（2）判断应选用“请示”还是“报告”行文，并说明理由；（3）拟写公文标题、主送机关和结语，并列出正文应说明的主要内容。 【答案】（1）扫描页数：215×18＝3870页；扫描费：3870×0.35＝1354.5元；著录费：215×2.4＝516元；预算总额：1354.5＋516＋1200＝3070.5元。档案盒数：215÷10×1.15＝24.725，按整盒配置需25盒。（2）选用请示，因需事前请求主管部门批准经费。（3）标题：关于申请档案数字化专项经费的请示；主送机关：××市教育局；结语：妥否，请批示。正文说明数字化背景、档案数量、技术服务内容、预算及资金来源、实施计划和请示事项。 【解析】先计算页数和两项服务费，再加固定费用得3070.5元；档案盒按含备用容量后的数量向上取整为25盒。该事项需上级事前批准经费，应使用请示。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $