《文书拟写与档案管理》（高教版）期末复习卷（二）湖南省

《文书拟写与档案管理》（高教版） 期末复习卷（二） 时间：60分钟 总分：100分 班级＿＿＿＿　姓名＿＿＿＿　学号＿＿＿＿　成绩＿＿＿＿ 一、单项选择题（本大题共20小题，每题2分，共40分） 1. 秘书编发信息简报来传递信息属于（ ） A. 文字传递 B. 电讯传递 C. 语言传递 D. 可视化辅助物传递 【答案】A 【解析】编发信息简报是通过文字形式传递信息，属于文字传递，故选A。 2. 在档案分类编号中，归档号的编制通常基于什么因素（ ） A. 档案的价值 B. 档案的形成时间 C. 档案的类型 D. 档案的管理需求 【答案】D 【解析】归档号的编制通常基于档案的管理需求，以便于档案的归档、检索和管理。 3. 企事业单位档案按照其内容性质可分为哪几类（ ） A. 文书档案、科技档案、专门档案 B. 永久档案、长期档案、短期档案 C. 电子档案、纸质档案 D. 内部档案、外部档案 【答案】A 【解析】企事业单位档案按照其内容性质可分为文书档案、科技档案和专门档案。 4. 在照片档案整理中，编号的目的是（ ） A. 便于存储 B. 便于检索 C. 便于保护 D. 便于分类 【答案】B 【解析】照片档案的编号是为了便于后续的检索和查询。 5. 数字档案具有保存价值，它需要（ ） A. 随意放置 B. 按一定方法进行整理，并集中统一管理 C. 分散管理 D. 不用整理 【答案】B 【解析】文中表明 “数字档案需要按一定方法进行整理，并集中统一管理”，B 选项符合，A、C、D 选项不符合数字档案管理要求。 6. 公文清退时，若文件涉及司法诉讼，（ ） A. 立即销毁 B. 封存并移交司法机关 C. 自行保管 D. 报告发文机关后处理 【答案】B 【解析】涉诉文件需封存并移交司法机关（《档案管理实务》）。 7. 新型载体文书档案在保管过程中，以下哪项不是正确的措施（ ） A. 防尘 B. 防水 C. 随意放置 D. 防潮 【答案】C 【解析】新型载体文书档案在保管过程中需要防尘、防水和防潮，以确保档案不受损害。随意放置可能导致档案受损或丢失，因此不是正确的措施。 8. 演讲稿写作中，开场白的主要作用是（ ） A. 详细阐述主题内容 B. 吸引听众注意力，引入主题 C. 总结演讲的核心观点 D. 介绍演讲者的个人背景 【答案】B 【解析】演讲稿的开场白应简洁有力，吸引听众注意力，并自然引入演讲主题，为后续内容做好铺垫。 9. 文书处理工作中，哪项措施是确保安全保密原则的有效手段（ ） A. 提高文书处理速度 B. 简化文书处理流程 C. 对涉密文书进行加密处理 D. 减少文书传递环节 【答案】C 【解析】对涉密文书进行加密处理是确保安全保密原则的有效手段，能够防止信息泄露。 10. 一组若干张密切联系的照片，对其拟写的文字说明应是（ ） A. 符号说明 B. 文字说明 C. 总说明 D. 分说明 【答案】C 【解析】一组若干张联系密切的照片按顺序排列后，应拟写照片总说明。总说明应置于本组照片的首张或首张照片的上方，并在说明中写明所含照片的起止张号和数量。因此，正确选项为C。 11. 下列保存电子档案的载体，优先顺序是（ ） ①只读光盘；②一次写光盘；③可擦写光盘；④硬磁盘 A. ①②③④ B. ①③④② C. ②③①④ D. ①④②③ 【答案】A 【解析】电子档案载体应优先选择稳定性和安全性较高、便于长期保存的介质，其优先顺序为只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬磁盘，故选A。 12. 以下哪项不是机关文书档案保管过程中应注意的安全问题？（ ） A. 防火防盗 B. 防潮防霉 C. 随意放置档案 D. 防鼠防虫 【答案】C 【解析】机关文书档案保管过程中应注意的安全问题包括防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防虫等，以确保档案的安全和完整。随意放置档案可能导致档案丢失或损坏，因此不是正确的做法。 13. 关于归档文件排列，下列说法正确的是（ ） A. 归档文件应在分类方案的最高一级类目内进行排列 B. 按事由结合时间排列 C. 同一事由中的文件，按文件形成重要程度排列 D. 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列 【答案】D 【解析】归档文件排列应在分类方案的最低一级类目内进行，通常按事由结合时间排列，同一事由中的文件一般按形成时间顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列，故选D。 14. 文件归档时，以下哪种做法不正确？（ ） A. 按照文件类型进行分类 B. 保留文件的原始格式 C. 不记录归档文件的详细信息 D. 定期对归档文件进行检查 【答案】C 【解析】不记录归档文件的详细信息会导致后续查找和管理困难，因此不正确。 15. 下列不属于归档文件组件工作步骤的是（ ） A. 收集与同一事项相关的文件材料 B. 剔除重复材料、无需归档材料 C. 按顺序排列文件材料的页码 D. 对文件进行年度分类 【答案】D 【解析】组件的步骤包括收集相关材料（A）、剔除无用材料（B）、排列页码（C）等，D 项对文件进行年度分类属于 “分类” 环节的工作，不属于组件步骤，故正确答案为 D。 16. 归档文件整理的基本原则不包括（ ） A. 遵循文件的形成规律 B. 保持文件之间的有机联系 C. 区分归档文件的不同载体 D. 便于保管、利用 【答案】C 【解析】归档文件整理的基本原则包括遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系以及便于保管和利用。区分归档文件的不同载体不属于基本原则，故选C。 17. 某市政府为表彰见义勇为的英雄群体并授予称号，适宜使用的公文文种是（ ） A. 通报 B. 通知 C. 决定 D. 公告 【答案】C 【解析】决定可用于奖惩有关单位和人员，表彰见义勇为群体属于对突出事迹的奖励，用决定合适；通报侧重于表扬先进、批评错误、传达重要精神，表彰力度不如决定；通知用于日常事务安排；公告用于向国内外宣布重大事项，C 正确。 18. 发文处理的第一步是（ ） A. 拟稿 B. 会签 C. 核稿 D. 签发 【答案】A 【解析】发文处理的第一步是拟稿，即起草公文。其他选项如会签、核稿、签发都是发文处理流程中的后续步骤。 19. 下列单位中属于平行关系的是（ ） A. 省政府与省教育厅 B. 市政府与市司法局 C. 省教育厅与省财政厅 D. 省公安厅与市交管局 【答案】C 【解析】省政府与省教育厅之间存在隶属关系，市政府与市司法局之间存在隶属关系，省公安厅与市交管局之间存在领导或业务指导关系，均不属于平行关系。省教育厅与省财政厅均为省级政府组成部门，二者不存在隶属关系，属于平行关系，故选C。 20. 下列关于通告的说法，错误的是（ ） A. 通告具有权威性和约束力 B. 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 C. 通告只能由政府部门使用 D. 通告可以向公众告知有关规定和政策 【答案】C 【解析】通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，具有权威性和约束力，政府部门及其他有关机关均可依法使用通告，并可用于向公众告知有关规定和政策。“通告只能由政府部门使用”的说法错误，故选C。 二、多项选择题（本大题共10小题，每题3分，共30分） 21. 数字档案与电子文件的区别在于（ ）​ A. 数字档案经过规范化整理，具备归档属性​ B. 电子文件是形成中的记录，未必具有保存价值​ C. 数字档案需符合长期保存的格式标准​ D. 电子文件无需管理，可直接作为档案使用​ 【答案】ABC 【解析】数字档案是规范化的归档电子文件，电子文件需经鉴定、整理后才能成为档案，故排除 D。​ 22. 电子发文前，审核的内容应包括（ ）​ A. 文件的字体、字号是否统一美观​ B. 电子签章的有效期和授权范围​ C. 附件是否齐全，格式是否兼容​ D. 文件内容是否符合法律法规和单位规定​ 【答案】BCD 【解析】审核重点是内容合规、签章有效、附件完整，字体字号属于格式细节，非核心审核内容。​ 23. 企业收到客户感谢信后，正确的处理方式有（ ） A. 在内部通报表扬相关部门 B. 忽略不处理 C. 将感谢信公开展示 D. 回赠小礼品表达感谢 【答案】ACD 【解析】忽略处理会影响客户关系，ACD 选项均为积极维护客户关系的做法。 24. 撰写一则活动新闻稿时，正文通常应交代的内容有（ ） A. 新闻事实发生的时间和地点 B. 撰稿人的个人抒情和评论 C. 新闻事件的基本经过及结果 D. 参与或涉及新闻的主要人物 【答案】ACD 【解析】新闻稿正文应客观、完整地交代时间、地点、人物及事件经过和结果，通常不写撰稿人的个人抒情和评论。 25. 计划的特点包括（ ） A. 灵活性 B. 可行性 C. 约束性 D. 预见性 【答案】BCD 【解析】计划是对未来工作的预先安排，具有预见性；计划内容应符合实际并能够实施，具有可行性；计划对执行者和执行过程具有一定的约束作用，具有约束性。灵活性不是计划的基本特点。 26. 公文的附件格式要求包括（ ） A. 附件与正文一起装订时，页码应当连续编排 B. 附件名称后不加标点符号 C. 附件的字体字号与正文一致 D. 附件如有图表，其大小应与公文版心相适配 【答案】ABD 【解析】《党政机关公文格式》规定，附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。附件名称后不加标点符号。附件如有图表等，其大小应与公文版心相适配。附件格式要求同正文，但字体字号不一定完全一致，如附件标题一般用 3 号黑体字。所以 ABD 正确，C 错误。出处：《党政机关公文格式》。 27. 归档文件编号中的“年度编号法”适用于（ ） A. 按年度归档的文件 B. 跨年度连续归档的文件 C. 按类别归档的文件 D. 按保管期限归档的文件 【答案】AB 【解析】年度编号法适用于按年度归档的文件或跨年度连续归档的文件，不适用于按类别或保管期限归档的文件。 28. 纪要的特点有（ ） A. 灵活性 B. 概括性 C. 指导性 D. 纪实性 【答案】BCD 【解析】纪要具有纪实性，如实记载会议情况；概括性，提炼主要内容；指导性，对工作有指导作用。灵活性不是纪要的主要特点。 29. 通知的适用范围包括（ ） A. 发布、传达要求下级机关执行的事项 B. 传达重要精神和情况 C. 表彰先进、批评错误 D. 有关单位周知或者执行的事项 【答案】AD 【解析】通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项。 30. 行政公文的主要作用包括（ ） A. 领导指导作用，上级机关可通过公文部署工作、传达指令 B. 联系协调作用，机关之间可借助公文沟通信息、商洽事务 C. 凭证依据作用，公文可作为处理公务的依据、凭证 D. 行政公文主要用于对外宣传，不承担机关内部的领导指导作用 【答案】ABC 【解析】行政公文具有领导指导、联系协调和凭证依据等作用，具体作用因文种和内容而异，并非仅用于对外宣传。 三、改错题（本大题共2小题，每题5分，共10分） 31. 下面这则公文有多处错误，请你分析并加以改正。 ×县税务局重建税务所办公楼的请示报告 ××地区税务所、城建局、国土局、物资局： 我局所属××区、××区、×××三个税务所因受灾被洪水淹毁。现决定重建三个区税务所办公楼三幢，建筑面积500平方米，用作办公室和职工宿舍，共需资金50万，扩征土地3亩，钢材×吨、水泥×吨。 特此报告。 ××县税务局（公章） 二○××年×月×日 【答案】（1）标题错误：文种混用，不能把“请示”“报告”并列；事由应清楚、直接。应改为“××县税务局关于重建税务所办公楼的请示”（或“××县税务局关于解决税务所办公楼基建经费的请示”）。（2）主送机关格式错误：应居左顶格；请示只能主送一个直接上级机关，不应多头主送。应改为“××地区税务局：”。（3）正文错误：①请示缘由过于简单，应把受灾和重建的具体情况写清楚；②请求事项应明确资金、土地、建材等数额及解决渠道；③应遵守“一文一事”，办公楼、职工宿舍、扩征土地等事项应分别行文；④语气不当，“决定重建”不符合请示的请求语气，应改为“拟重建”或“急需重建”。（4）结语错误：“特此报告”是报告的结语，应改为“以上请示当否，请批复”。（5）落款错误：成文日期应使用阿拉伯数字，如“202×年×月×日”，不应使用中文数字。 【解析】本题考查请示与报告的区分及请示撰写规范。原文标题将“请示”与“报告”混用，应统一使用“请示”。主送机关应当顶格写且只能有一个直接上级机关，不能多头主送机关；“××地区税务所”不是县税务局的直接上级领导机关。请示正文必须理由充分、事项明确、一文一事，且语气应是请求批示，不能使用“决定”等命令性表述。结语“特此报告”是报告用语，请示应使用“以上请示当否，请批复”。成文日期按现行公文格式要求用阿拉伯数字书写。 32. 星期五下午刚上班，办公室刘主任就把一个函件的定稿交给刘秘书，要她用今年第6号文件的文号把函件制成正式文件，赶在下班之前邮寄给湖海公司。接过函件，刘秘书立即开机准备录入，投递员就提着一捆邮件走了进来，很熟悉地把邮件放进刘秘书办公桌旁的收纳箱，同时顺手把文件签收单递给她。刘秘书在签收单上签字后，又埋头输入文稿。输入完毕，选好发文格式，打印，加盖印章，文件正式制成。刘秘书将定稿放入文件夹，关掉电脑，带上湖海公司的地址信息，骑上小电摩去了邮政快递公司。回来时已是下班时间，刘秘书就将办公桌整理了一下，下班回家了。 请指出并改正材料中刘秘书工作中的4个不当之处。 【答案】（1）不当之处：签收程序错误。 正确做法：检查清点无误后再签收。 （2）不当之处：没对收到的邮寄件及时进行处理。 正确做法：先分类，将非公文或个人信件放指定位置，再将公文按收文办理的程序和要求及时办理。 （3）不当之处：印制前缺少必要程序。 正确做法：拿到定稿后，先要进行复核和登记。 （4）不当之处：用印发文前缺少必要程序。 正确做法：先打印清样进行校对，将正式文稿装订好。 【解析】本题考核收文办理和发文办理程序。①收文时应当面清点、检查邮件，确认无误后再在签收单上签字，不能不看就签。②收文后应及时处理，先对邮件进行分类，公文按签收、登记、初审、承办等收文办理程序及时办理，不能因手头工作拖延。③发文印制前应完成复核和发文登记，不能拿定稿直接录入印制。④印制完成后、用印或发出前要校对清样，确认文字、格式无误并装订规范。材料中刘秘书直接打印、盖章、寄出，缺少这些必要环节。 四、分析题（本大题共2小题，每题5分，共10分） 33. 阅读材料，回答问题。 背景： 某医院 2023 年的病历档案（含门诊病历、住院病历、检查报告等）需进行登记统计、提供利用，且要符合档案管理规范。 （1）对这些病历档案进行登记统计时，任务分析的核心指标有哪些？ （2）登记统计的工作步骤是什么？ （3）提供利用这些档案时，任务分析需平衡哪些关系？ （4）结合案例，说明档案利用工作的意义与目的。 【答案】（1）统计年度接收档案总件数（如 2023 年共接收 300 件）；计算不同保管期限档案的数量占比，其中疑难病症病历为永久保管，普通住院病历为 30 年保管，门诊病历为 15 年保管；记录档案利用次数（如 2024 年 1-6 月被查阅 35 次）；统计档案完好率（如 300 件中 297 件完好，完好率 99%）。 （2）①档案管理员每月末整理档案接收、利用记录，填写《档案登记统计报表》；②每季度汇总统计数据，计算不同保管期限档案占比、利用频率；③年末形成《2023 年病历档案统计报告》，报医院办公室备案；④将统计数据录入档案管理系统，生成保管期限占比柱状图。 （3）平衡保密与开放的关系，如涉及患者隐私的病历仅限医护人员查阅；平衡利用需求与保护原件的关系，对频繁查阅的病历提供复印件；平衡利用效率与手续规范的关系，紧急查阅需经科室主任签字，确保流程合规。 （4）意义：为患者复诊提供历史病历依据；满足医疗质量检查对病历的审核需求；为医学研究提供病例数据参考。目的：通过合理利用档案资源，发挥其在医疗服务、管理和研究中的作用，服务医院医疗工作的开展和发展。 【解析】本题围绕病历档案的登记统计与提供利用展开。（1）核心指标应能反映档案“收、存、用、护”状况：接收数量、保管期限构成、利用次数、完好率；题干未给实际数据，回答时可用示例说明。（2）登记统计要有固定周期和流程：日常记录→定期汇总→形成报表→统计分析，做到账目与实物相符、统计口径统一。（3）提供利用要在遵守保密规定和保护原件的前提下方便利用者，所以需兼顾保密与开放、利用与保护、效率与规范三对关系。（4）档案利用工作的意义在于把静态档案转化为服务资源，目的是为患者复诊、医疗质量检查、医学研究及医院管理提供凭证和信息支撑。 34. 某单位在归档文件编目时，发现部分文件的编号重复，导致文件检索时出现混淆。请分析造成这一问题的可能原因，并提出解决措施。 【答案】造成编号重复的可能原因包括： 编号规则不明确：未制定清晰的编号规则，导致工作人员在编号时随意性较大。 缺乏唯一性检查：在编目过程中未对编号的唯一性进行严格检查，导致重复编号未被及时发现。 管理流程不规范：文件归档和编号流程缺乏监督和审核，容易出现疏漏。 解决措施： 制定明确的编号规则：根据文件特点和管理需求，制定科学、清晰的编号规则，并确保所有工作人员严格执行。 引入唯一性检查机制：在编目过程中，通过档案管理软件或电子表格对编号进行唯一性检查，避免重复。 加强流程监督：在文件归档和编号过程中，增加审核环节，确保编号的准确性和唯一性。 总结： 编号的唯一性是归档文件管理的基本原则，必须通过明确的规则和严格的流程来保障。通过完善编号规则和加强管理监督，可以有效避免编号重复问题，提高文件管理的规范性。 【解析】本题考查归档文件编目中档号或编号的唯一性问题。编号重复的根源主要在规则、检查和流程三个方面：没有统一编号规则、没有唯一性校验、登记审核环节缺失，都会造成重复。解决要从制度和操作双管齐下：先制定科学、清晰的编号规则，再通过档案管理软件或人工方式对编号进行查重，最后在归档和编目流程中增加审核监督。这样才能保证文件编号唯一，检索准确，提高档案管理的规范性。 五、综合应用题（本大题共1小题，每题10分，共10分） 35. 某职业学校档案室拟将年度电子档案集中存储。全年形成PDF文书档案4800件，每件平均2.5 MB；另有会议录像300个文件，每个平均120 MB。按照“保存1份主存储、保留2份备份”的要求，并预留15%的容量增长空间。现有存储设备可用容量为150 GB。请完成下列任务：（1）计算全部电子档案原始数据量，并计算满足备份和容量增长要求所需的最小存储容量。按1 GB等于1000 MB计算。（2）判断现有150 GB存储设备是否满足要求，并说明依据。（3）说明电子档案归档时应采取的管理措施，至少写出三项。 【答案】（1）PDF档案数据量为4800×2.5，等于12000 MB；录像数据量为300×120，等于36000 MB；原始数据量为12000＋36000，等于48000 MB，即48 GB。三份存储容量为48×3，等于144 GB；预留增长空间后为144×1.15，等于165.6 GB。因此所需最小容量为165.6 GB。（2）现有150 GB不足，容量缺口为165.6－150，等于15.6 GB，至少应更换或扩充至不低于165.6 GB的存储空间。（3）建立电子档案归档范围和元数据目录；实行主存储与异地备份相结合的策略；进行文件完整性校验和定期恢复测试；设置分级访问权限并记录操作日志；保证文件格式、命名和著录信息统一。 【解析】（1）PDF数据量为4800×2.5=12000MB，录像数据量为300×120=36000MB，原始数据共48000MB=48GB。主存储及2份备份需48×3=144GB，预留15%后为144×1.15=165.6GB。（2）150GB小于165.6GB，不满足要求，需扩充或更换至不低于165.6GB。（3）应建立归档范围和元数据目录，实行主存储与异地备份，开展完整性校验及恢复测试，并统一格式、命名和权限管理。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $ 《文书拟写与档案管理》（高教版） 期末复习卷（二） 时间：60分钟 总分：100分 班级＿＿＿＿　姓名＿＿＿＿　学号＿＿＿＿　成绩＿＿＿＿ 一、单项选择题（本大题共20小题，每题2分，共40分） 1. 秘书编发信息简报来传递信息属于（ ） A. 文字传递 B. 电讯传递 C. 语言传递 D. 可视化辅助物传递 2. 在档案分类编号中，归档号的编制通常基于什么因素（ ） A. 档案的价值 B. 档案的形成时间 C. 档案的类型 D. 档案的管理需求 3. 企事业单位档案按照其内容性质可分为哪几类（ ） A. 文书档案、科技档案、专门档案 B. 永久档案、长期档案、短期档案 C. 电子档案、纸质档案 D. 内部档案、外部档案 4. 在照片档案整理中，编号的目的是（ ） A. 便于存储 B. 便于检索 C. 便于保护 D. 便于分类 5. 数字档案具有保存价值，它需要（ ） A. 随意放置 B. 按一定方法进行整理，并集中统一管理 C. 分散管理 D. 不用整理 6. 公文清退时，若文件涉及司法诉讼，（ ） A. 立即销毁 B. 封存并移交司法机关 C. 自行保管 D. 报告发文机关后处理 7. 新型载体文书档案在保管过程中，以下哪项不是正确的措施（ ） A. 防尘 B. 防水 C. 随意放置 D. 防潮 8. 演讲稿写作中，开场白的主要作用是（ ） A. 详细阐述主题内容 B. 吸引听众注意力，引入主题 C. 总结演讲的核心观点 D. 介绍演讲者的个人背景 9. 文书处理工作中，哪项措施是确保安全保密原则的有效手段（ ） A. 提高文书处理速度 B. 简化文书处理流程 C. 对涉密文书进行加密处理 D. 减少文书传递环节 10. 一组若干张密切联系的照片，对其拟写的文字说明应是（ ） A. 符号说明 B. 文字说明 C. 总说明 D. 分说明 11. 下列保存电子档案的载体，优先顺序是（ ） ①只读光盘；②一次写光盘；③可擦写光盘；④硬磁盘 A. ①②③④ B. ①③④② C. ②③①④ D. ①④②③ 12. 以下哪项不是机关文书档案保管过程中应注意的安全问题？（ ） A. 防火防盗 B. 防潮防霉 C. 随意放置档案 D. 防鼠防虫 13. 关于归档文件排列，下列说法正确的是（ ） A. 归档文件应在分类方案的最高一级类目内进行排列 B. 按事由结合时间排列 C. 同一事由中的文件，按文件形成重要程度排列 D. 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列 14. 文件归档时，以下哪种做法不正确？（ ） A. 按照文件类型进行分类 B. 保留文件的原始格式 C. 不记录归档文件的详细信息 D. 定期对归档文件进行检查 15. 下列不属于归档文件组件工作步骤的是（ ） A. 收集与同一事项相关的文件材料 B. 剔除重复材料、无需归档材料 C. 按顺序排列文件材料的页码 D. 对文件进行年度分类 16. 归档文件整理的基本原则不包括（ ） A. 遵循文件的形成规律 B. 保持文件之间的有机联系 C. 区分归档文件的不同载体 D. 便于保管、利用 17. 某市政府为表彰见义勇为的英雄群体并授予称号，适宜使用的公文文种是（ ） A. 通报 B. 通知 C. 决定 D. 公告 18. 发文处理的第一步是（ ） A. 拟稿 B. 会签 C. 核稿 D. 签发 19. 下列单位中属于平行关系的是（ ） A. 省政府与省教育厅 B. 市政府与市司法局 C. 省教育厅与省财政厅 D. 省公安厅与市交管局 20. 下列关于通告的说法，错误的是（ ） A. 通告具有权威性和约束力 B. 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 C. 通告只能由政府部门使用 D. 通告可以向公众告知有关规定和政策 二、多项选择题（本大题共10小题，每题3分，共30分） 21. 数字档案与电子文件的区别在于（ ）​ A. 数字档案经过规范化整理，具备归档属性​ B. 电子文件是形成中的记录，未必具有保存价值​ C. 数字档案需符合长期保存的格式标准​ D. 电子文件无需管理，可直接作为档案使用​ 22. 电子发文前，审核的内容应包括（ ）​ A. 文件的字体、字号是否统一美观​ B. 电子签章的有效期和授权范围​ C. 附件是否齐全，格式是否兼容​ D. 文件内容是否符合法律法规和单位规定​ 23. 企业收到客户感谢信后，正确的处理方式有（ ） A. 在内部通报表扬相关部门 B. 忽略不处理 C. 将感谢信公开展示 D. 回赠小礼品表达感谢 24. 撰写一则活动新闻稿时，正文通常应交代的内容有（ ） A. 新闻事实发生的时间和地点 B. 撰稿人的个人抒情和评论 C. 新闻事件的基本经过及结果 D. 参与或涉及新闻的主要人物 25. 计划的特点包括（ ） A. 灵活性 B. 可行性 C. 约束性 D. 预见性 26. 公文的附件格式要求包括（ ） A. 附件与正文一起装订时，页码应当连续编排 B. 附件名称后不加标点符号 C. 附件的字体字号与正文一致 D. 附件如有图表，其大小应与公文版心相适配 27. 归档文件编号中的“年度编号法”适用于（ ） A. 按年度归档的文件 B. 跨年度连续归档的文件 C. 按类别归档的文件 D. 按保管期限归档的文件 28. 纪要的特点有（ ） A. 灵活性 B. 概括性 C. 指导性 D. 纪实性 29. 通知的适用范围包括（ ） A. 发布、传达要求下级机关执行的事项 B. 传达重要精神和情况 C. 表彰先进、批评错误 D. 有关单位周知或者执行的事项 30. 行政公文的主要作用包括（ ） A. 领导指导作用，上级机关可通过公文部署工作、传达指令 B. 联系协调作用，机关之间可借助公文沟通信息、商洽事务 C. 凭证依据作用，公文可作为处理公务的依据、凭证 D. 行政公文主要用于对外宣传，不承担机关内部的领导指导作用 三、改错题（本大题共2小题，每题5分，共10分） 31. 下面这则公文有多处错误，请你分析并加以改正。 ×县税务局重建税务所办公楼的请示报告 ××地区税务所、城建局、国土局、物资局： 我局所属××区、××区、×××三个税务所因受灾被洪水淹毁。现决定重建三个区税务所办公楼三幢，建筑面积500平方米，用作办公室和职工宿舍，共需资金50万，扩征土地3亩，钢材×吨、水泥×吨。 特此报告。 ××县税务局（公章） 二○××年×月×日 32.星期五下午刚上班，办公室刘主任就把一个函件的定稿交给刘秘书，要她用今年第6号文件的文号把函件制成正式文件，赶在下班之前邮寄给湖海公司。接过函件，刘秘书立即开机准备录入，投递员就提着一捆邮件走了进来，很熟悉地把邮件放进刘秘书办公桌旁的收纳箱，同时顺手把文件签收单递给她。刘秘书在签收单上签字后，又埋头输入文稿。输入完毕，选好发文格式，打印，加盖印章，文件正式制成。刘秘书将定稿放入文件夹，关掉电脑，带上湖海公司的地址信息，骑上小电摩去了邮政快递公司。回来时已是下班时间，刘秘书就将办公桌整理了一下，下班回家了。 请指出并改正材料中刘秘书工作中的4个不当之处。 四、分析题（本大题共2小题，每题5分，共10分） 33. 阅读材料，回答问题。 背景： 某医院 2023 年的病历档案（含门诊病历、住院病历、检查报告等）需进行登记统计、提供利用，且要符合档案管理规范。 （1）对这些病历档案进行登记统计时，任务分析的核心指标有哪些？ （2）登记统计的工作步骤是什么？ （3）提供利用这些档案时，任务分析需平衡哪些关系？ （4）结合案例，说明档案利用工作的意义与目的。 34.某单位在归档文件编目时，发现部分文件的编号重复，导致文件检索时出现混淆。请分析造成这一问题的可能原因，并提出解决措施。 五、综合应用题（本大题共1小题，每题10分，共10分） 35. 某职业学校档案室拟将年度电子档案集中存储。全年形成PDF文书档案4800件，每件平均2.5 MB；另有会议录像300个文件，每个平均120 MB。按照“保存1份主存储、保留2份备份”的要求，并预留15%的容量增长空间。现有存储设备可用容量为150 GB。请完成下列任务：（1）计算全部电子档案原始数据量，并计算满足备份和容量增长要求所需的最小存储容量。按1 GB等于1000 MB计算。（2）判断现有150 GB存储设备是否满足要求，并说明依据。（3）说明电子档案归档时应采取的管理措施，至少写出三项。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $