模块四 项目一 整理电子档案《文书处理与档案管理》（高教版）单元过关卷 浙江省（原卷版+解析版）

《文书处理与档案管理》（高教版） 模块四 项目一 整理电子档案 考试时间：60分钟 满分：100分 班级________ 姓名________ 学号________ 成绩________ 一、单选题（本题共20道小题，每题3分，共60分） 1. 电子文件是以哪一类材料为载体的文字材料（ ） A. 无机矿物材料 B. 化学磁性材料 C. 有机纤维材料 D. 金属合金材料 【答案】B 【解析】电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。 2. 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，其利用不再受下列哪组因素的影响（ ） A. 时间、距离和利用人数 B. 文件格式与存储介质 C. 撰写人与审核人 D. 载体材料与装订方式 【答案】A 【解析】电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用，可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，它的利用是可共享的，也不再受时间、距离和利用人数的影响。 3. 电子文件按载体划分，可分为（ ） A. 程序文件与数据文件 B. 文本、超文本与纯文本文件 C. 光盘、硬盘、软盘与磁带文件 D. 字符、表格、图形与声音文件 【答案】C 【解析】电子文件存在的形式很多，按载体划分，可分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。 4. 电子文件按文件的用途划分，可分为（ ） A. 光盘文件与磁带文件 B. 文本文件与超文本文件 C. 字符文件与声音文件 D. 程序文件和数据文件 【答案】D 【解析】按文件的用途划分，电子文件可分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件；数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合，它又可分为数据库文件和非数据库文件。 5. 按属性划分电子文件时，集文、像、声于一体的多媒体文件是（ ） A. 超文本文件 B. 文本文件 C. 纯文本文件 D. 数据文件 【答案】A 【解析】按属性划分，电子文件可分为文本文件（带有一定格式文件）、超文本文件（集文、像、声于一体的多媒体文件）、纯文本文件（不带格式文件）。 6. 动态影像文件、声音文件等电子文件，是按下列哪一标准划分出的类型（ ） A. 按载体划分 B. 按数据的表现形式划分 C. 按文件的用途划分 D. 按依存的环境划分 【答案】B 【解析】按数据的表现形式划分，电子文件可分为字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件。 7. 下列电子文件中，通常需要以手工方式收集的是（ ） A. 经办公自动化系统直接起草拟制的电子文件 B. 经业务系统交换并导入业务系统的电子文件 C. 经数字摄录设备录制、拍摄的声像类电子文件 D. 在业务系统中直接办理发布的电子文件 【答案】C 【解析】手工收集的电子文件主要包括两类：一类是经数字摄录设备录制、拍摄的声像类电子文件，如照片、录音、录像类电子文件，需以手工方式从数字摄录设备中导出、转码并存储；另一类是单台计算机上用办公软件或绘图软件等形成的电子文件。 8. 手工收集应归档电子文件时，必须使用的专用存储介质是（ ） A. 普通家用U盘 B. 个人网络云盘 C. 普通可擦写光盘 D. 专用移动硬盘 【答案】D 【解析】手工收集应归档电子文件时必须使用专用存储介质，包括专用一次性写入光盘、专用移动硬盘、专用U盘、专用电子政务网盘等。 9. 电子文件主要应以哪一形式为单位进行整理，也可根据实际以“卷”为单位整理（ ） A. 以“件”为单位 B. 以“盒”为单位 C. 以“本”为单位 D. 以“册”为单位 【答案】A 【解析】电子文件主要应以“件”为单位进行整理，也可根据实际以“卷”为单位进行整理，但整理活动应保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。 10. 电子文件的整理包括下列哪两个过程（ ） A. 鉴定与销毁、移交进馆 B. 分类与排序、建立数据库 C. 收集与登记、统计利用 D. 著录与标引、装订成卷 【答案】B 【解析】电子文件的整理包括分类与排序、建立数据库两个过程。分类与排序是将原本分散、凌乱的电子文件通过分类、标引、组合达到有序化；建立数据库则是在分类编号方案的指引下完成分类编号和系统登记。 11. 归档电子文件是指下列哪种电子文件（ ） A. 把电子文件打印成纸质文件后归档保存的电子文件 B. 把电子文件刻录成光盘分发给各部门的电子文件 C. 归档至电子档案管理系统并基于系统完成后续管理的电子文件 D. 把电子文件删除以释放存储空间的电子文件 【答案】C 【解析】归档电子文件即把各门类电子文件归档至电子档案管理系统，并基于电子档案管理系统完成后续电子档案管理工作。 12. 将电子文件划入归档范围的基本依据是（ ） A. 文件篇幅长短与制作精美程度 B. 是否由单位主要负责人签发 C. 载体新旧程度与存储位置 D. 反映单位主要活动并具有查考利用价值 【答案】D 【解析】应将反映单位主要活动、具有查考利用价值的电子文件划入归档范围内，并应注意包含相应的支持软件和相关数据。 13. 电子文件归档程序的首要环节是（ ） A. 清点 B. 鉴定 C. 登记 D. 填写登记表 【答案】A 【解析】电子文件归档程序包括清点、鉴定、登记和填写登记表。清点的目的是统计、确认拟归档电子文件及其元数据的数量，是归档程序的首要环节。 14. 电子文件归档程序中，只有当鉴定对象合格率达到多少时，才可以进入下一程序（ ） A. 90% B. 100% C. 95% D. 98% 【答案】B 【解析】鉴定的目的是确认电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性，只有当鉴定对象合格率达100%才可以进入下一程序。 15. 将带有归档标识的电子文件制成归档数据集后，应拷贝至耐久性强的载体上，至少一式几套（ ） A. 一套 B. 三套 C. 两套 D. 四套 【答案】C 【解析】把带有归档标识的电子文件集中制成归档数据集，拷贝至耐久性强的载体上，至少一式两套，一套封存保管，另一套供查阅使用。必要时复制第三套，异地保存。 16. 归档电子文件推荐采用的载体按优先顺序排列，排在首位的是（ ） A. 一次写入光盘 B. 可擦写光盘 C. 磁带 D. 只读光盘 【答案】D 【解析】推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 17. 各类电子文件归档时间最迟不能超过其形成后的（ ） A. 第2年6月底 B. 当年12月底 C. 第1年6月底 D. 第3年6月底 【答案】A 【解析】电子文件形成或办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案部门提交归档，各类电子文件归档时间最迟不能超过其形成后的第2年6月底。 18. 采用离线归档方式时，必须使用专用离线存储介质，下列各项中不属于专用离线存储介质的是（ ） A. 一次写入光盘 B. 普通U盘 C. 专用移动硬盘 D. 专用U盘 【答案】B 【解析】离线归档方式是指采用专用离线存储介质，在线下将电子文件及其元数据向档案管理部门归档的过程，必须使用一次写入光盘、专用移动硬盘或专用U盘等专用离线存储介质。 19. 电子文件归档格式应具备多种性能，下列各项中不属于归档格式应具备性能的是（ ） A. 格式开放 B. 显示一致性 C. 只供特定软件读取 D. 易于利用 【答案】C 【解析】电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能；电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式后归档。 20. 电子文件、纸质文件转化为档案时一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，其含义是（ ） A. 将电子文件与纸质文件分开保存在两个不同地区 B. 把同一文件制成两套纸质副本分别归档保管 C. 把同一文件制作两套电子拷贝并全部封存保管 D. 纸质与磁性光性两种介质一起归档，形成内容相同的两套档案 【答案】D 【解析】归档内容形成“两套制”，即纸质介质与磁性、光性介质两种形式的文件一起归档，形成内容相同的两套档案。档案部门应在每一件纸质档案的备考表或件内目录的备注栏中注明相应电子文件的编码及存址。 二、多选题（本题共5道小题，每题4分，共20分） 21. 关于电子文件的收集要求，下列说法正确的有（ ） A. 同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整 B. 电子公文的正本、定稿或修改稿、正文与附件、公文处理单等应齐全、完整 C. 网页、邮件、社交媒体类电子文件的文字信息、动画、图像、音视频文件等应齐全、完整 D. 以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，无须收集专用软件 【答案】ABC 【解析】电子文件的收集应齐全、完整，包括但不限于以下要求：同一业务活动形成的电子文件应齐全完整；电子公文的正本、定稿或修改稿、正文与附件、公文处理单等应齐全完整；网页、邮件、社交媒体类电子文件的文字信息、动画、图像、音视频文件等应齐全完整；以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。 22. 电子文件内在的联系，也称历史联系，主要包括下列各项中的（ ） A. 来源联系 B. 标题联系 C. 内容联系 D. 形式联系 【答案】ACD 【解析】电子文件内在的联系，也称历史联系，主要包括来源联系、时间联系、内容联系和形式联系等。 23. 关于电子文件的归档时间与归档方式，下列说法正确的有（ ） A. 一般按照1个月、3个月、半年等固定周期定时启动业务系统归档程序，提交归档 B. 各类电子文件归档时间最迟不能超过其形成后的第2年6月底 C. 采用离线归档方式时，可以使用普通移动硬盘作为存储介质 D. 使用在线归档方式时，须保证电子档案管理系统可长期或定期与业务系统处于同一安全网络环境 【答案】ABD 【解析】电子文件形成或办理部门应定期将电子文件及其元数据向档案部门提交归档，一般按照1个月、3个月、半年等固定周期定时启动业务系统归档程序；各类电子文件归档时间最迟不能超过其形成后的第2年6月底。在线归档须保证系统处于同一安全网络环境或经安全网关连通；离线归档必须使用专用离线存储介质，如一次写入光盘、专用移动硬盘或专用U盘等。 24. 归档时应达到的各项要求很多，下列说法正确的有（ ） A. 带有归档标识的电子文件制成归档数据集后，拷贝一份保存即可 B. 推荐采用的载体按优先顺序包括只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、磁带等，禁用软磁盘作为长期保存载体 C. 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境 D. 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少为1年 【答案】BCD 【解析】归档数据集应拷贝至耐久性强的载体上，至少一式两套，一套封存保管，另一套供查阅使用，必要时复制第三套异地保存；推荐采用只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、磁带等载体，禁用软磁盘作为长期保存载体；载体或包装盒应贴标签并填写相关项目；原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少为1年。 25. 关于电子文件归档的“两套制”和“三部门”结合管理，下列说法正确的有（ ） A. “两套制”指纸质介质与磁性、光性介质两种形式的文件一起归档，形成内容相同的两套档案 B. 档案部门应在纸质档案的备考表或件内目录备注栏注明相应电子文件的编码及存址 C. 电子文件应采取形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门结合管理的方法 D. 电子文件只需由档案管理部门单独管理即可 【答案】ABC 【解析】电子文件、纸质文件转化为档案时归档内容形成“两套制”，即纸质介质与磁性、光性介质两种形式的文件一起归档；档案部门应在纸质档案备考表或件内目录备注栏注明相应电子文件的编码及存址，在电子文件归档目录备注栏注明纸质文件的档号及存址。电子文件还应采取形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门结合管理的方法。 三、判断题（本题共10道小题，每题2分，共20分） 26. 电子文件必须借助专用的大型计算机设备才能阅读利用，普通办公设备无法直接处理。（ ） 【答案】× 【解析】电子文件需要借助现代办公设备就可以阅读利用，可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。 27. 按文件的用途划分，电子文件可分为程序文件和数据文件两大类。（ ） 【答案】√ 【解析】按文件的用途划分，电子文件可分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件；数据文件又可分为数据库文件和非数据库文件。 28. 手工收集应归档电子文件时，可以使用普通U盘等日常存储介质。（ ） 【答案】× 【解析】手工收集应归档电子文件时必须使用专用存储介质，包括专用一次性写入光盘、专用移动硬盘、专用U盘、专用电子政务网盘等。 29. 电子文件的内容信息与其形成时应保持一致，同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整。（ ） 【答案】√ 【解析】电子文件的收集应齐全、完整，电子文件的内容信息与其形成时应保持一致，其中就包括同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整。 30. 电子文件整理的主要内容包括保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等活动。（ ） 【答案】√ 【解析】电子文件整理的主要内容包括保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等活动。 31. 电子文件的归档范围只包括作为归档主体的电子文件本身，无须考虑支持软件和相关数据。（ ） 【答案】× 【解析】应将反映单位主要活动、具有查考利用价值的电子文件划入归档范围，并注意包含相应的支持软件和相关数据；在电子文件生成、运行过程中对其有支持作用的各种命令文件和操作系统文件也应一同归档。 32. 电子文件的形成或办理部门是提交归档的责任方，档案部门是接收归档的责任方。（ ） 【答案】√ 【解析】电子文件的形成或办理部门是提交归档的责任方，档案部门是接收归档的责任方，电子文件归档程序须由相关责任人与业务系统、归档接口、电子档案管理系统共同完成。 33. 永久保存的电子文件归档时，只制作一套归档数据集拷贝即可满足要求。（ ） 【答案】× 【解析】把带有归档标识的电子文件制成归档数据集后，应拷贝至耐久性强的载体上，至少一式两套，一套封存保管，另一套供查阅使用；必要时复制第三套，异地保存。 34. 需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上。（ ） 【答案】√ 【解析】需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上；如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。 35. 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，无须再完成物理归档。（ ） 【答案】× 【解析】在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $ 《文书处理与档案管理》（高教版） 模块四 项目一 整理电子档案 考试时间：60分钟 满分：100分 班级________ 姓名________ 学号________ 成绩________ 一、单选题（本题共20道小题，每题3分，共60分） 1. 电子文件是以哪一类材料为载体的文字材料（ ） A. 无机矿物材料 B. 化学磁性材料 C. 有机纤维材料 D. 金属合金材料 2. 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，其利用不再受下列哪组因素的影响（ ） A. 时间、距离和利用人数 B. 文件格式与存储介质 C. 撰写人与审核人 D. 载体材料与装订方式 3. 电子文件按载体划分，可分为（ ） A. 程序文件与数据文件 B. 文本、超文本与纯文本文件 C. 光盘、硬盘、软盘与磁带文件 D. 字符、表格、图形与声音文件 4. 电子文件按文件的用途划分，可分为（ ） A. 光盘文件与磁带文件 B. 文本文件与超文本文件 C. 字符文件与声音文件 D. 程序文件和数据文件 5. 按属性划分电子文件时，集文、像、声于一体的多媒体文件是（ ） A. 超文本文件 B. 文本文件 C. 纯文本文件 D. 数据文件 6. 动态影像文件、声音文件等电子文件，是按下列哪一标准划分出的类型（ ） A. 按载体划分 B. 按数据的表现形式划分 C. 按文件的用途划分 D. 按依存的环境划分 7. 下列电子文件中，通常需要以手工方式收集的是（ ） A. 经办公自动化系统直接起草拟制的电子文件 B. 经业务系统交换并导入业务系统的电子文件 C. 经数字摄录设备录制、拍摄的声像类电子文件 D. 在业务系统中直接办理发布的电子文件 8. 手工收集应归档电子文件时，必须使用的专用存储介质是（ ） A. 普通家用U盘 B. 个人网络云盘 C. 普通可擦写光盘 D. 专用移动硬盘 9. 电子文件主要应以哪一形式为单位进行整理，也可根据实际以“卷”为单位整理（ ） A. 以“件”为单位 B. 以“盒”为单位 C. 以“本”为单位 D. 以“册”为单位 10. 电子文件的整理包括下列哪两个过程（ ） A. 鉴定与销毁、移交进馆 B. 分类与排序、建立数据库 C. 收集与登记、统计利用 D. 著录与标引、装订成卷 11. 归档电子文件是指下列哪种电子文件（ ） A. 把电子文件打印成纸质文件后归档保存的电子文件 B. 把电子文件刻录成光盘分发给各部门的电子文件 C. 归档至电子档案管理系统并基于系统完成后续管理的电子文件 D. 把电子文件删除以释放存储空间的电子文件 12. 将电子文件划入归档范围的基本依据是（ ） A. 文件篇幅长短与制作精美程度 B. 是否由单位主要负责人签发 C. 载体新旧程度与存储位置 D. 反映单位主要活动并具有查考利用价值 13. 电子文件归档程序的首要环节是（ ） A. 清点 B. 鉴定 C. 登记 D. 填写登记表 14. 电子文件归档程序中，只有当鉴定对象合格率达到多少时，才可以进入下一程序（ ） A. 90% B. 100% C. 95% D. 98% 15. 将带有归档标识的电子文件制成归档数据集后，应拷贝至耐久性强的载体上，至少一式几套（ ） A. 一套 B. 三套 C. 两套 D. 四套 16. 归档电子文件推荐采用的载体按优先顺序排列，排在首位的是（ ） A. 一次写入光盘 B. 可擦写光盘 C. 磁带 D. 只读光盘 17. 各类电子文件归档时间最迟不能超过其形成后的（ ） A. 第2年6月底 B. 当年12月底 C. 第1年6月底 D. 第3年6月底 18. 采用离线归档方式时，必须使用专用离线存储介质，下列各项中不属于专用离线存储介质的是（ ） A. 一次写入光盘 B. 普通U盘 C. 专用移动硬盘 D. 专用U盘 19. 电子文件归档格式应具备多种性能，下列各项中不属于归档格式应具备性能的是（ ） A. 格式开放 B. 显示一致性 C. 只供特定软件读取 D. 易于利用 20. 电子文件、纸质文件转化为档案时一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，其含义是（ ） A. 将电子文件与纸质文件分开保存在两个不同地区 B. 把同一文件制成两套纸质副本分别归档保管 C. 把同一文件制作两套电子拷贝并全部封存保管 D. 纸质与磁性光性两种介质一起归档，形成内容相同的两套档案 二、多选题（本题共5道小题，每题4分，共20分） 21. 关于电子文件的收集要求，下列说法正确的有（ ） A. 同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整 B. 电子公文的正本、定稿或修改稿、正文与附件、公文处理单等应齐全、完整 C. 网页、邮件、社交媒体类电子文件的文字信息、动画、图像、音视频文件等应齐全、完整 D. 以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，无须收集专用软件 22. 电子文件内在的联系，也称历史联系，主要包括下列各项中的（ ） A. 来源联系 B. 标题联系 C. 内容联系 D. 形式联系 23. 关于电子文件的归档时间与归档方式，下列说法正确的有（ ） A. 一般按照1个月、3个月、半年等固定周期定时启动业务系统归档程序，提交归档 B. 各类电子文件归档时间最迟不能超过其形成后的第2年6月底 C. 采用离线归档方式时，可以使用普通移动硬盘作为存储介质 D. 使用在线归档方式时，须保证电子档案管理系统可长期或定期与业务系统处于同一安全网络环境 24. 归档时应达到的各项要求很多，下列说法正确的有（ ） A. 带有归档标识的电子文件制成归档数据集后，拷贝一份保存即可 B. 推荐采用的载体按优先顺序包括只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、磁带等，禁用软磁盘作为长期保存载体 C. 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境 D. 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少为1年 25. 关于电子文件归档的“两套制”和“三部门”结合管理，下列说法正确的有（ ） A. “两套制”指纸质介质与磁性、光性介质两种形式的文件一起归档，形成内容相同的两套档案 B. 档案部门应在纸质档案的备考表或件内目录备注栏注明相应电子文件的编码及存址 C. 电子文件应采取形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门结合管理的方法 D. 电子文件只需由档案管理部门单独管理即可 三、判断题（本题共10道小题，每题2分，共20分） 26. 电子文件必须借助专用的大型计算机设备才能阅读利用，普通办公设备无法直接处理。（ ） 27. 按文件的用途划分，电子文件可分为程序文件和数据文件两大类。（ ） 28. 手工收集应归档电子文件时，可以使用普通U盘等日常存储介质。（ ） 29. 电子文件的内容信息与其形成时应保持一致，同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整。（ ） 30. 电子文件整理的主要内容包括保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等活动。（ ） 31. 电子文件的归档范围只包括作为归档主体的电子文件本身，无须考虑支持软件和相关数据。（ ） 32. 电子文件的形成或办理部门是提交归档的责任方，档案部门是接收归档的责任方。（ ） 33. 永久保存的电子文件归档时，只制作一套归档数据集拷贝即可满足要求。（ ） 34. 需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上。（ ） 35. 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，无须再完成物理归档。（ ） 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $