第七章 公文处理 安徽省（分类考试和对口招生） 《秘书基础》（高教版第二版）单元过关卷（原卷版+解析版）

安徽省（分类考试和对口招生）公共管理与服务大类 《秘书基础》（高教版第二版） 第七章 公文处理 单元过关卷 考试时间：60分钟 满分：100分 班级________ 姓名________ 学号________ 成绩________ 一、单项选择题（本题共15道小题，每题2分，共30分） 1. 公文，是国家机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在____中，为行使法定职权所制作的文件。（ ） A. 公务活动 B. 日常交往 C. 经营活动 D. 文化娱乐 2. 关于行政公文，下列说法正确的是（ ） A. 行政公文泛指一切在公务活动中形成的手写或打印的材料 B. 行政公文指行政机关之间往来的普通信函和便笺 C. 行政公文指领导在公务活动中的讲话稿和会议记录 D. 行政公文是行政机关在行政管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书 3. 关于公文的制定者，下列说法正确的是（ ） A. 任何能够独立承担民事责任的个人，只要具备相应的写作能力，都可以以自己的名义制发公文 B. 公文只能由国家机关制发，社会团体和企事业单位不能制发 C. 公文的制定者是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务责任的国家机构或其他社会组织，而不是任何个人、家庭、宗族 D. 家庭、宗族经登记后也可以依法制发公文 4. 公文从交拟、议拟、撰拟、审核、签发、印制到用印，才能生效使用。其中，公文形成过程的第一道程序是（ ） A. 议拟 B. 撰拟 C. 审核 D. 交拟 5. 某单位需向上级机关行文，领导向秘书交代任务时只强调“必须在三天内完成”，此外再未说明行文目的、对象和指导思想。秘书小刘据此直接动笔。这种做法不符合交拟的要求，因为交拟的重点在于交代（ ） A. 时限要求 B. 写作意图 C. 公文份数 D. 发送范围 6. 公文形成的准备阶段，由领导和具体承办的秘书人员一起进行公文写作的酝酿与准备。这一环节是（ ） A. 交拟 B. 撰拟 C. 议拟 D. 签发 7. 公文的撰拟是秘书个人劳动。即使是重要文件，组织写作班子，经过撰拟的准备阶段后，也要由几位秘书分工，各自完成初稿。这说明（ ） A. 公文撰拟可以由领导代劳 B. 公文撰拟是秘书个人劳动，秘书要刻苦学习、不断实践，提高撰拟能力 C. 公文撰拟主要依靠写作班子集体讨论成文 D. 公文撰拟不需要领会领导意图 8. 某机关一份文稿审核人员发现：文稿所反映的情况完全可以采用电话或当面谈清的方式解决，没有必要单独行文。此时，审核人员正确的做法是（ ） A. 文稿已经领导交拟，撰拟者又花费了许多精力时间，必须坚持行文 B. 对文稿不作处理，直接退回撰拟人 C. 修改润色后照常送领导签发 D. 认定无须另行行文，及时向交办领导说明情况，请其收回成命 9. 下列关于公文签发权限的说法，正确的是（ ） A. 凡属重要的、涉及面较广、对全局工作有普遍指导性的文件，要经机关领导集体研究决定，或由有关领导依次审阅后，由机关正职领导人签发 B. 机关所有文件，不论其内容重要与否、涉及面宽窄，都必须由秘书部门负责人代行签发，机关领导人无须亲自审签 C. 一般业务、事务性文件也必须经机关正职领导人签发，由机关分管此项工作的领导人签发不合规定 D. 签发权限并无定规，可以随领导个人意愿随意确定，文件照样具有法定效力 10. 有人认为“签收是收文阶段最重要的一环”。下列关于收文阶段各环节的说法，正确的是（ ） A. 签收是收文阶段最重要的一环，登记只是例行记录，有无登记对文件办理没有影响 B. 启封应先于签收，否则收文会失去凭据，无法确认文件已经收到 C. 收文登记是收文阶段最重要的一环，它既是文件接收办理的一个总记载，又是此阶段各项工作统计的一个主要依据 D. 拟办意见一经提出，签收和登记便无足轻重，文件可以直接进入批办、承办程序 11. 对某些收件如何办理和交于何人办理等提出初步意见，并在“文件办理笺”上写明，以供领导思考定夺的办文环节是（ ） A. 拟办 B. 批办 C. 承办 D. 催办 12. 有关部门或人员根据领导人对某一文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作等进行具体处理。公文处理的核心部分是（ ） A. 拟办 B. 承办 C. 注办 D. 催办 13. 秘书部门按照公文办理的时限对承办部门和人员及时检查和催促，防止公文积压，加快公文运转。下列关于催办的说法，正确的是（ ） A. 催办是收文阶段的一个独立环节，只在收文结束后进行 B. 催办不是公文运转的一个环节，它存在于公文办理的全过程中，是提高公文运转效率的重要手段 C. 催办只在发文阶段进行，只对收文单位作查询督促 D. 催办就是承办人员对本职工作的自我检查 14. 某单位收到一份需要多位领导传阅的重要文件。秘书应按下列哪种次序安排传阅（ ） A. 先送主要领导人，次送主管领导人及其他副职领导人，再送有关业务负责人，最后送有关人员 B. 先送与文件关系最密切的业务人员阅看，最后送主要领导人传阅 C. 先送各副职领导人阅看，由他们汇总意见后再送正职领导人批阅 D. 按领导到岗先后顺序安排传阅，先到先阅 15. 公文运转周期由两部分的时间量组成。其构成是（ ） A. 拟办时间和批办时间 B. 收文时间和发文时间 C. 传递时间和办理时间 D. 办文时间和归档时间 二、多项选择题（本题共10道小题，每题3分，共30分） 16. 公文的主要特点包括（ ） A. 它的制定者是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务责任的国家机构或其他社会组织，而不是任何个人、家庭、宗族 B. 它直接形成并作用于其所反映的公务活动中，对解决各种公共性事务具有应用价值，即主要用于公务活动 C. 它的文体、结构、格式大都由国家有关机构以法律法规或规章的形式加以严格规范；在形成过程中，它必须履行严格的法定生效程序 D. 公文的文体、结构、格式可由发文单位自行确定，没有统一规定；内容必须生动形象、通俗易懂 17. 收文登记并非有文必录。秘书人员判断一份来文是否应予登记，可以从下列哪些方面考虑（ ） A. 来文是否加盖了发文机关的公章 B. 对本机关、单位的工作是否有指导或参考作用 C. 对本机关、单位的总体或部分形象的树立和宣传，是否有直接的或间接的作用 D. 对本机关、单位人员的培养、教育是否有作用 18. 下列关于办文、办复、注办的说法，正确的有（ ） A. 根据来文和本机关单位领导人的指示或要求，将来文加以翻印、转发，或者另行起草一份文件的收文办理工作叫办文 B. 来文系“问文”，承办人员以公文的形式，对来文的询问、要求或请求作出的答复和说明的办理，叫做办复，也叫复文 C. 注办，就是秘书部门按照公文办理的时限对承办部门和人员及时检查和催促，防止公文积压，加快公文运转 D. 承办人员将文件办理方式和结果在“公文办理笺”上作简要说明，如“已办”等，以备日后查考的做法叫注办 19. 拟办应遵循的原则包括（ ） A. 类同性原则 B. 完整性原则 C. 规范性原则 D. 相关性原则 20. 下列关于对内催办与对外催办的说法，正确的有（ ） A. 对本部门承办人员的工作督促帮助是对内催办 B. 发文后对收文单位的查询督促是对外催办 C. 对内催办是指秘书部门对本机关以外单位办文工作的检查催促 D. 对外催办是指上级机关对下级机关办文工作的督促检查 21. 审核是对文稿进行“把关”，其“六查”包括下列各项中的（ ） A. 查有无矛盾抵触 B. 查保密等级设置 C. 查政策界限 D. 查文字表达 22. 发文阶段，文件发出前要先进行登记。发文登记的方式有（ ） A. 按流水次序，分年度登记 B. 以文件为中心登记 C. 以单位为中心登记 D. 按承办人姓名为中心登记 23. 提高公文处理效率要讲究时效。讲究时效包括（ ） A. 强化责任观念 B. 强化时间观念 C. 缩短运转周期 D. 简化办文程序 24. 办公自动化建设的基本原则包括（ ） A. 必要配备原则 B. 设备自动化程度越高越好的原则 C. 效率原则 D. 人机结合 25. 注办可以使承办工作有头有尾、善始善终。下列属于注办内容的有（ ） A. 传阅的文件，阅毕后注明阅毕的日期 B. 需回复的文件办完后注明“已复文”，并注明复文的日期或文号 C. 注办的文字只能在“文件处理簿”上注明，不能在文件首页上方的文件传阅单上注明 D. 不需要复文的文件，要注明“已阅”“存查”等字样 三、综合题（本题共5道小题，每题8分，共40分） 26. （简答题）什么是公文办理？公文办理由哪三个阶段构成？ 27. （简答题）简述公文形成的基本过程。 28. （简答题）影响公文处理效率的不利因素有哪些？ 29. （案例分析题）阅读材料，回答问题。 某中等职业学校要投资新建一座微机房，为加强管理，需要制定有关微机使用与管理的规章制度。分管领导刘校长把此项公文撰拟任务交给秘书小王。小王根据领导交代的撰拟意图进行调查研究，从兄弟学校和科研单位收集了各种不同标准的微机使用和管理制度，也参阅了化学实验室、物理实验室的使用与管理制度，形成写作提纲，经分管领导认可后写成初稿。小王将初稿交微机房管理员以及教务处、总务处征求意见后，送学校办公室审核。办公室张主任刚从市教育局开会回来，带回一份市教育局统一制定的中学微机房使用及管理制度，认为本校没有必要再单独行文，便把这一情况向刘校长作了汇报。刘校长认为，市教育局制定的文件更注重原则性，对中等职业学校兼有社会培训类的微机教学的使用与管理缺乏具体的针对性，实践中不便于操作，不完全适用，学校仍有必要单独行文。张主任遵照刘校长的意见，将初稿送往具有法定职权的王校长处签发定稿，印制盖印后生效。 （1）张主任认为“没有必要再单独行文”，体现了公文审核工作的哪个重点？正确作出这一判断有什么意义？ （2）这份规章制度最终为什么仍然单独行文？结合材料，说明该公文形成经过了哪些程序？ 30. （案例分析题）阅读材料，回答问题。 某机关办公室秘书小任收到一份急需领导传阅的文件。他找出一份文件传阅单贴在文件首页上，就急忙出去找领导传阅签字。小任先碰上刘副局长，他把情况报告后，请刘副局长阅读文件，并在文件传阅单上签字。刘副局长看完文件，边夸小任办事利索，边在传阅单上签了字，并叮嘱小任：王局长现在财会科听取年度财务工作汇报，要小任请王局长看完后再找孙副局长看。小任见刘副局长的签字是在第二行，第一行留给王局长了，也很高兴，还夸刘副局长细心。一把手王局长看过文件签字后，小任又找到兼任机关副书记的二把手孙副局长。孙副局长看完文件后却不肯在文件传阅单上签字，说这份传阅单不合规定，要重制。 （1）孙副局长为什么不肯签字？小任在安排文件传阅上错在哪里？ （2）秘书在组织文件传阅时，应按照怎样的次序安排阅看？从本例中可以吸取什么教训？ 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $ 安徽省（分类考试和对口招生）公共管理与服务大类 《秘书基础》（高教版第二版） 第七章 公文处理 单元过关卷 考试时间：60分钟 满分：100分 班级________ 姓名________ 学号________ 成绩________ 一、单项选择题（本题共15道小题，每题2分，共30分） 1. 公文，是国家机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在____中，为行使法定职权所制作的文件。（ ） A. 公务活动 B. 日常交往 C. 经营活动 D. 文化娱乐 【答案】A 【解析】公文是国家机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使法定职权所制作的文件。 2. 关于行政公文，下列说法正确的是（ ） A. 行政公文泛指一切在公务活动中形成的手写或打印的材料 B. 行政公文指行政机关之间往来的普通信函和便笺 C. 行政公文指领导在公务活动中的讲话稿和会议记录 D. 行政公文是行政机关在行政管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书 【答案】D 【解析】所谓行政公文，就是行政机关在行政管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。 3. 关于公文的制定者，下列说法正确的是（ ） A. 任何能够独立承担民事责任的个人，只要具备相应的写作能力，都可以以自己的名义制发公文 B. 公文只能由国家机关制发，社会团体和企事业单位不能制发 C. 公文的制定者是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务责任的国家机构或其他社会组织，而不是任何个人、家庭、宗族 D. 家庭、宗族经登记后也可以依法制发公文 【答案】C 【解析】公文的制定者是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务责任的国家机构或其他社会组织，而不是任何个人、家庭、宗族。这是公文的重要特点之一。 4. 公文从交拟、议拟、撰拟、审核、签发、印制到用印，才能生效使用。其中，公文形成过程的第一道程序是（ ） A. 议拟 B. 撰拟 C. 审核 D. 交拟 【答案】D 【解析】交拟也叫交办，是公文形成的第一个程序，它是指组织的领导人或秘书部门的负责人向承担撰拟任务的秘书人员交代任务。 5. 某单位需向上级机关行文，领导向秘书交代任务时只强调“必须在三天内完成”，此外再未说明行文目的、对象和指导思想。秘书小刘据此直接动笔。这种做法不符合交拟的要求，因为交拟的重点在于交代（ ） A. 时限要求 B. 写作意图 C. 公文份数 D. 发送范围 【答案】B 【解析】交拟的重点在交代写作意图上，即行文目的、对象和指导思想等方面，而不只是个时限要求。 6. 公文形成的准备阶段，由领导和具体承办的秘书人员一起进行公文写作的酝酿与准备。这一环节是（ ） A. 交拟 B. 撰拟 C. 议拟 D. 签发 【答案】C 【解析】议拟是公文形成的准备阶段，由领导和具体承办的秘书人员一起进行公文写作的酝酿与准备。这一阶段可分为三个步骤：认真领会领导意图、收集材料、拟写提纲。 7. 公文的撰拟是秘书个人劳动。即使是重要文件，组织写作班子，经过撰拟的准备阶段后，也要由几位秘书分工，各自完成初稿。这说明（ ） A. 公文撰拟可以由领导代劳 B. 公文撰拟是秘书个人劳动，秘书要刻苦学习、不断实践，提高撰拟能力 C. 公文撰拟主要依靠写作班子集体讨论成文 D. 公文撰拟不需要领会领导意图 【答案】B 【解析】公文的撰拟是秘书个人劳动。公文的文种繁多，体式各异，要掌握各种文书起草的具体规律，需要刻苦学习，不断实践，在实践中提高自己的撰拟能力，以达到提笔成章、运用自如的程度。 8. 某机关一份文稿审核人员发现：文稿所反映的情况完全可以采用电话或当面谈清的方式解决，没有必要单独行文。此时，审核人员正确的做法是（ ） A. 文稿已经领导交拟，撰拟者又花费了许多精力时间，必须坚持行文 B. 对文稿不作处理，直接退回撰拟人 C. 修改润色后照常送领导签发 D. 认定无须另行行文，及时向交办领导说明情况，请其收回成命 【答案】D 【解析】审核的重点首先是“是否需要行文”，这是一个先决条件，即如不需行文，其他的就不必再审了。如不必要单独行文，秘书部门负责人可及时向交办领导说明情况，请交办领导收回成命。能采用电话或当面谈清，就不必再行文。 9. 下列关于公文签发权限的说法，正确的是（ ） A. 凡属重要的、涉及面较广、对全局工作有普遍指导性的文件，要经机关领导集体研究决定，或由有关领导依次审阅后，由机关正职领导人签发 B. 机关所有文件，不论其内容重要与否、涉及面宽窄，都必须由秘书部门负责人代行签发，机关领导人无须亲自审签 C. 一般业务、事务性文件也必须经机关正职领导人签发，由机关分管此项工作的领导人签发不合规定 D. 签发权限并无定规，可以随领导个人意愿随意确定，文件照样具有法定效力 【答案】A 【解析】签发要有权限。凡属重要的、涉及面较广、对全局工作有普遍指导性的文件，要经机关领导集体研究决定，或由有关领导依次审阅后，由机关正职领导人签发；凡属一般业务、事务性文件，由机关分管此项工作的领导人签发。 10. 有人认为“签收是收文阶段最重要的一环”。下列关于收文阶段各环节的说法，正确的是（ ） A. 签收是收文阶段最重要的一环，登记只是例行记录，有无登记对文件办理没有影响 B. 启封应先于签收，否则收文会失去凭据，无法确认文件已经收到 C. 收文登记是收文阶段最重要的一环，它既是文件接收办理的一个总记载，又是此阶段各项工作统计的一个主要依据 D. 拟办意见一经提出，签收和登记便无足轻重，文件可以直接进入批办、承办程序 【答案】C 【解析】收文登记是收文阶段最重要的一环，它既是文件接收办理的一个总记载，又是此阶段各项工作统计的一个主要依据。签收只是收文阶段最初的接收确认环节。 11. 对某些收件如何办理和交于何人办理等提出初步意见，并在“文件办理笺”上写明，以供领导思考定夺的办文环节是（ ） A. 拟办 B. 批办 C. 承办 D. 催办 【答案】A 【解析】对某些收件如何办理和交于何人办理等提出初步意见，并在“文件办理笺”上写明，以供领导思考定夺的办文环节叫拟办。拟办意见为领导批办提供参考。 12. 有关部门或人员根据领导人对某一文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作等进行具体处理。公文处理的核心部分是（ ） A. 拟办 B. 承办 C. 注办 D. 催办 【答案】B 【解析】承办是公文处理的核心部分。承办包括对上级指示精神的贯彻执行，平行机关的办文联系，下级机关的请示、报告的答复与处理。 13. 秘书部门按照公文办理的时限对承办部门和人员及时检查和催促，防止公文积压，加快公文运转。下列关于催办的说法，正确的是（ ） A. 催办是收文阶段的一个独立环节，只在收文结束后进行 B. 催办不是公文运转的一个环节，它存在于公文办理的全过程中，是提高公文运转效率的重要手段 C. 催办只在发文阶段进行，只对收文单位作查询督促 D. 催办就是承办人员对本职工作的自我检查 【答案】B 【解析】催办不是公文运转的一个环节，它存在于公文办理的全过程中，是提高公文运转效率的重要手段。秘书部门按照公文办理的时限对承办部门和人员及时检查和催促，防止公文积压，加快公文运转。 14. 某单位收到一份需要多位领导传阅的重要文件。秘书应按下列哪种次序安排传阅（ ） A. 先送主要领导人，次送主管领导人及其他副职领导人，再送有关业务负责人，最后送有关人员 B. 先送与文件关系最密切的业务人员阅看，最后送主要领导人传阅 C. 先送各副职领导人阅看，由他们汇总意见后再送正职领导人批阅 D. 按领导到岗先后顺序安排传阅，先到先阅 【答案】A 【解析】文件传阅的次序一般是先送主要领导人，次送主管领导人及其他副职领导人，再送有关业务负责人，最后送有关人员。如副职领导人和部门负责人较多，就应事先排出次序，照章办事。 15. 公文运转周期由两部分的时间量组成。其构成是（ ） A. 拟办时间和批办时间 B. 收文时间和发文时间 C. 传递时间和办理时间 D. 办文时间和归档时间 【答案】C 【解析】公文运转周期由两部分的时间量组成：一是公文在办理过程中各个环节之间的传递时间之和，简称为传递时间；二是公文在办理过程中各个环节上办理时间之和，简称为办理时间。用公式表示为：公文运转周期＝传递时间＋办理时间。 二、多项选择题（本题共10道小题，每题3分，共30分） 16. 公文的主要特点包括（ ） A. 它的制定者是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务责任的国家机构或其他社会组织，而不是任何个人、家庭、宗族 B. 它直接形成并作用于其所反映的公务活动中，对解决各种公共性事务具有应用价值，即主要用于公务活动 C. 它的文体、结构、格式大都由国家有关机构以法律法规或规章的形式加以严格规范；在形成过程中，它必须履行严格的法定生效程序 D. 公文的文体、结构、格式可由发文单位自行确定，没有统一规定；内容必须生动形象、通俗易懂 【答案】ABC 【解析】公文的主要特点是：它的制定者是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务责任的国家机构或其他社会组织，而不是任何个人、家庭、宗族；它直接形成并作用于其所反映的公务活动中，对解决各种公共性事务具有应用价值，即主要用于公务活动；它的文体、结构、格式大都由国家有关机构以法律法规或规章的形式加以严格规范，在形成过程中必须履行严格的法定生效程序。 17. 收文登记并非有文必录。秘书人员判断一份来文是否应予登记，可以从下列哪些方面考虑（ ） A. 来文是否加盖了发文机关的公章 B. 对本机关、单位的工作是否有指导或参考作用 C. 对本机关、单位的总体或部分形象的树立和宣传，是否有直接的或间接的作用 D. 对本机关、单位人员的培养、教育是否有作用 【答案】BCD 【解析】来文不必有文必录，应从三个方面考虑：对本机关、单位的工作是否有指导或参考作用；对本机关、单位的总体或部分形象的树立和宣传，是否有直接的或间接的作用；对本机关、单位人员的培养、教育是否有作用。 18. 下列关于办文、办复、注办的说法，正确的有（ ） A. 根据来文和本机关单位领导人的指示或要求，将来文加以翻印、转发，或者另行起草一份文件的收文办理工作叫办文 B. 来文系“问文”，承办人员以公文的形式，对来文的询问、要求或请求作出的答复和说明的办理，叫做办复，也叫复文 C. 注办，就是秘书部门按照公文办理的时限对承办部门和人员及时检查和催促，防止公文积压，加快公文运转 D. 承办人员将文件办理方式和结果在“公文办理笺”上作简要说明，如“已办”等，以备日后查考的做法叫注办 【答案】ABD 【解析】办文，是根据来文和本机关单位领导人的指示或要求，将来文加以翻印、转发，或者另行起草一份文件的收文办理工作。办复，是来文系“问文”，承办人员以公文的形式，对来文的询问、要求或请求作出的答复和说明的办理，也叫复文。注办，是承办人员将文件办理方式和结果在“公文办理笺”上作简要说明，以备日后查考的做法。C项所述是催办，不是注办。 19. 拟办应遵循的原则包括（ ） A. 类同性原则 B. 完整性原则 C. 规范性原则 D. 相关性原则 【答案】ABCD 【解析】拟办应遵循的原则有：类同性原则，即同类文件的拟办方法应大体一致，使拟办规范化、秩序化；完整性原则，即拟办要求要项齐全、完整，为批办提供参考；规范性原则，即拟办写作合乎规范，如请领导阅后指示用“阅示”，需请领导决定用“阅定”，请有关部门或人员办理用“阅办”等；相关性原则，即该由哪个部门办就请哪个部门办，该请哪位领导批示就请哪位领导批示。 20. 下列关于对内催办与对外催办的说法，正确的有（ ） A. 对本部门承办人员的工作督促帮助是对内催办 B. 发文后对收文单位的查询督促是对外催办 C. 对内催办是指秘书部门对本机关以外单位办文工作的检查催促 D. 对外催办是指上级机关对下级机关办文工作的督促检查 【答案】AB 【解析】对本部门承办人员的工作督促帮助是对内催办；发文后对收文单位的查询督促是对外催办。C、D两项所述与对内、对外催办的含义不符。 21. 审核是对文稿进行“把关”，其“六查”包括下列各项中的（ ） A. 查有无矛盾抵触 B. 查保密等级设置 C. 查政策界限 D. 查文字表达 【答案】ACD 【解析】审核的重点有公文的内容、文字表达、文种使用等六个方面，即“六查”：查有无矛盾抵触、查政策界限、查措施落实、查程序和手续、查文字表达、查文件体式。密级只是在查文件体式时核查的项目之一，并不单列为“一查”。 22. 发文阶段，文件发出前要先进行登记。发文登记的方式有（ ） A. 按流水次序，分年度登记 B. 以文件为中心登记 C. 以单位为中心登记 D. 按承办人姓名为中心登记 【答案】ABC 【解析】发文登记的方式有三种：按流水次序、分年度登记，适用于发文数量不多、种类较单纯的机关单位；以文件为中心登记，即同一文种无论多少收文单位都登记在一起，便于了解某种文件的所有去向；以单位为中心登记，即把发往某一单位的所有文件都登记在一起，便于收文单位查询。 23. 提高公文处理效率要讲究时效。讲究时效包括（ ） A. 强化责任观念 B. 强化时间观念 C. 缩短运转周期 D. 简化办文程序 【答案】BCD 【解析】讲究时效包括：强化时间观念，公文办理人员要养成说办就办、雷厉风行、办就办妥的优良习惯和作风；缩短运转周期，加快公文传递和办理速度，杜绝人为的滞留、积压现象；简化办文程序，消除办文程序中已被实践证明是多余的、重复的、低功能的环节。 24. 办公自动化建设的基本原则包括（ ） A. 必要配备原则 B. 设备自动化程度越高越好的原则 C. 效率原则 D. 人机结合 【答案】ACD 【解析】办公自动化建设的基本原则有：必要配备原则，要从单位实际情况出发，既不要过分夸大办公自动化的作用，也不能排斥办公自动化设备的运用；效率原则，办公自动化设备要注重实效性、可靠性、先进性；人机结合，办公自动化的关键是人，办公室管理人员既懂管理业务，又要熟练掌握办公自动化技术。 25. 注办可以使承办工作有头有尾、善始善终。下列属于注办内容的有（ ） A. 传阅的文件，阅毕后注明阅毕的日期 B. 需回复的文件办完后注明“已复文”，并注明复文的日期或文号 C. 注办的文字只能在“文件处理簿”上注明，不能在文件首页上方的文件传阅单上注明 D. 不需要复文的文件，要注明“已阅”“存查”等字样 【答案】ABD 【解析】注办的内容包括：传阅的文件，阅毕后注明阅毕的日期；需回复的文件办完后注明“已复文”，并注明复文的日期或文号；不需要复文的文件，要注明“已阅”“存查”等字样。注办的文字除在“文件处理簿”上注明，也可以在文件首页上方的文件传阅单上注明。 三、综合题（本题共5道小题，每题8分，共40分） 26. （简答题）什么是公文办理？公文办理由哪三个阶段构成？ 【答案】公文从拟稿写作到使用完毕转化为档案的过程，就是公文办理的过程。公文办理一般由三个阶段构成：一是办文阶段，即公文的形成；二是发文阶段；三是收文阶段。办文、发文、收文，构成了公文办理的流程。 27. （简答题）简述公文形成的基本过程。 【答案】公文产生于组织管理活动的客观需要，领导者据此向秘书人员下达草拟公文的任务，并交代写作意图，由秘书人员完成公文的撰拟。公文形成中间经过交拟、议拟、撰拟、审核、签发、印制、用印七个环节：①交拟，也叫交办，是公文形成的第一个程序，指组织的领导人或秘书部门的负责人向承担撰拟任务的秘书人员交代任务，重点在交代写作意图；②议拟，是公文形成的准备阶段，可分为认真领会领导意图、收集材料、拟写提纲三个步骤；③撰拟，秘书人员调查研究、形成提纲并执笔写作初稿，公文的撰拟是秘书个人劳动；④审核，由秘书部门负责人对初稿作全面审查核实和修改，重点首先是“是否需要行文”，并作“六查”；⑤签发，机关领导人对审核过的文稿进行审定并签署发印，文件据此生效，公文签发包括会签、签发和注发；⑥印制，文稿定稿签发后印制成正式文本，包括缮印和校对；⑦用印，凡公文用印均需有关领导人批准，按批准的份数盖印。经过以上程序，公文形成并生效。 28. （简答题）影响公文处理效率的不利因素有哪些？ 【答案】公文处理效率的高低，主要取决于公文办理各环节上公文运转周期是否恰当。造成公文运转周期过长、公文处理效率低下的因素主要有：一是传递环节上的因素，包括各环节之间传递不及时、传递环节过多、传递程序过于烦琐甚至是不必要的重复；二是办理环节上的因素，包括来文质量不高、拟办质量不高（如未明确批示人，或承办要求不具体、不明确）、催办不严格、办文分工不科学。此外，来文交办事务难度较大、必要的办理程序较多，也会增加办理时间，使公文办理周期相对延长。 29. （案例分析题）阅读材料，回答问题。 某中等职业学校要投资新建一座微机房，为加强管理，需要制定有关微机使用与管理的规章制度。分管领导刘校长把此项公文撰拟任务交给秘书小王。小王根据领导交代的撰拟意图进行调查研究，从兄弟学校和科研单位收集了各种不同标准的微机使用和管理制度，也参阅了化学实验室、物理实验室的使用与管理制度，形成写作提纲，经分管领导认可后写成初稿。小王将初稿交微机房管理员以及教务处、总务处征求意见后，送学校办公室审核。办公室张主任刚从市教育局开会回来，带回一份市教育局统一制定的中学微机房使用及管理制度，认为本校没有必要再单独行文，便把这一情况向刘校长作了汇报。刘校长认为，市教育局制定的文件更注重原则性，对中等职业学校兼有社会培训类的微机教学的使用与管理缺乏具体的针对性，实践中不便于操作，不完全适用，学校仍有必要单独行文。张主任遵照刘校长的意见，将初稿送往具有法定职权的王校长处签发定稿，印制盖印后生效。 （1）张主任认为“没有必要再单独行文”，体现了公文审核工作的哪个重点？正确作出这一判断有什么意义？ （2）这份规章制度最终为什么仍然单独行文？结合材料，说明该公文形成经过了哪些程序？ 【答案】（1）体现了审核的重点首先是“是否需要行文”。这是一个先决条件，即如不需行文，其他的就不必再审了。正确作出这一判断，不仅能节省文件办理的人力、物力和时间，也能减少“文山”，提高机关工作效率。能采用电话或当面谈清，就不必再行文；不能认为文稿已经由领导交拟、撰拟者又花费了许多精力时间，就非要行文不可。 （2）刘校长认为，市教育局制定的文件更注重原则性，对本校这类兼有社会培训的微机教学的使用与管理缺乏具体的针对性，实践中不便于操作，不完全适用，学校仍有单独行文的必要。从材料看，这份规章制度的形成经过了交拟（刘校长把撰拟任务交给秘书小王）、议拟（小王调查研究、收集材料、形成提纲，经领导认可）、撰拟（写成初稿）、会稿（将初稿交微机房管理员及教务处、总务处征求意见）、审核（送学校办公室，张主任核稿并作出是否行文的判断）、签发（送具有法定职权的王校长签发定稿）、印制、用印，此后公文形成并生效。 30. （案例分析题）阅读材料，回答问题。 某机关办公室秘书小任收到一份急需领导传阅的文件。他找出一份文件传阅单贴在文件首页上，就急忙出去找领导传阅签字。小任先碰上刘副局长，他把情况报告后，请刘副局长阅读文件，并在文件传阅单上签字。刘副局长看完文件，边夸小任办事利索，边在传阅单上签了字，并叮嘱小任：王局长现在财会科听取年度财务工作汇报，要小任请王局长看完后再找孙副局长看。小任见刘副局长的签字是在第二行，第一行留给王局长了，也很高兴，还夸刘副局长细心。一把手王局长看过文件签字后，小任又找到兼任机关副书记的二把手孙副局长。孙副局长看完文件后却不肯在文件传阅单上签字，说这份传阅单不合规定，要重制。 （1）孙副局长为什么不肯签字？小任在安排文件传阅上错在哪里？ （2）秘书在组织文件传阅时，应按照怎样的次序安排阅看？从本例中可以吸取什么教训？ 【答案】（1）文件传阅的次序一般是先送主要领导人，次送主管领导人及其他副职领导人，再送有关业务负责人，最后送有关人员。就本例而言，应先送一把手王局长，再依次送孙副局长、刘副局长。小任先让刘副局长阅签，没有严格按照文件传阅的次序安排领导阅看，这是失误之一；领导因事不能按顺序阅看时，也应在文件传阅单上先排好次序，方便领导阅后对号签字，而小任没有预先排好阅看顺序。刘副局长的“夸奖”和孙副局长的“不肯”，说明两位副局长对谁排第二的位置很计较，秘书更应小心处理，不能火上浇油。 （2）文件传阅应按“先送主要领导人，次送主管领导人及其他副职领导人，再送有关业务负责人，最后送有关人员”的次序安排；如副职领导人和部门负责人较多，就应事先排出次序，照章办事。教训是：秘书工作中要严格按程序办文，注意细节，妥善安排好文件传阅的次序和位次；秘书工作中不注意细节，会加大领导之间的不团结，甚至会影响大局。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $