《文书拟写与档案管理》（高教版） 公共管理与服务类 期末复习卷（六）四川省（原卷版+解析版）

《文书拟写与档案管理》（高教版） 期末复习卷（六） 时间：90分钟 总分：100分 班级＿＿＿＿　姓名＿＿＿＿　学号＿＿＿＿　成绩＿＿＿＿ 一、单项选择题（本大题共20小题，每题2分，共40分） 1. 预归档的电子文件需要进行安全处理的原因不包括哪一项？（ ） A. 防止数据丢失 B. 保证文件内容的机密性 C. 提高文件打开速度 D. 防止病毒感染 【答案】C 【解析】安全处理旨在防数据丢失、保机密、防病毒，与文件打开速度无关，故选C。 2. 总结是对过去工作进行______的事务文书（ ） A. 回顾、分析、评估 B. 规划、部署、安排 C. 宣传、推广、表彰 D. 预测、决策、执行 【答案】A 【解析】总结的核心是回顾经验教训，需包含基本情况、成绩问题等要素。 3. 对于新型载体文书档案的保管，以下哪项是不正确的观点（ ） A. 应保持存储环境的清洁 B. 可随意更改档案内容 C. 应定期检查档案完整性 D. 应控制存储环境的温湿度 【答案】B 【解析】新型载体文书档案的保管应确保档案内容的真实性和完整性，不应随意更改档案内容。保持存储环境的清洁、定期检查档案完整性和控制存储环境的温湿度都是正确的保管措施。 4. 关于科技档案案卷的销毁，以下哪项说法是错误的（ ） A. 销毁前需进行审批 B. 销毁过程中应有监督 C. 销毁后无需记录 D. 销毁应遵守安全保密规定 【答案】C 【解析】科技档案案卷的销毁过程中和销毁后都需要有相应的记录，以便追踪和审计。销毁后无需记录是不正确的做法。 5. 文秘小陈在立卷归档时，应将公文的原件与哪个部分一同保存（ ） A. 草稿 B. 定稿 C. 复印件 D. 电子稿 【答案】B 【解析】归档时应保存公文的定稿和正本（《条例》第二十七条）。 6. 在借阅统计中，以下哪项数据通常不需要记录（ ） A. 借阅人姓名 B. 借阅书籍ISBN C. 借阅日期 D. 借阅人身高 【答案】D 【解析】借阅统计记录借阅人、文献及借阅日期等业务数据，身高与借阅无关，无需记录。 7. 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，收集积累要求采取的措施是（ ） A. 登记 B. 催办 C. 传阅 D. 捕获 【答案】D 【解析】《电子文件归档与管理规范》规定:“6.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。” 8. 以下哪项不是请柬的正文部分通常包含的内容？（ ） A. 邀请的理由 B. 活动的时间、地点 C. 邀请人的联系方式 D. 对被邀请人的感谢词 【答案】C 【解析】请柬正文一般包括邀请理由、活动时间地点及致谢用语等，不包含邀请人的联系方式，故选C。 9. 推荐归档使用的载体按优先顺序首选的是（ ） A. 硬磁盘 B. 可擦写光盘 C. 只读光盘 D. 一次写光盘 【答案】C 【解析】只读光盘不可改写、稳定性高，适合长期安全保存归档数据，故为推荐归档载体首选。 10. 计划是为了实现某个目标或完成某项任务而预先制定的（ ） A. 行动方案 B. 意见参考 C. 工作安排 D. 时间表 【答案】A 【解析】计划是对未来行动预先作出的安排与方案，用以实现目标或完成任务，因此其本质是行动方案。故选A。 11. 本机关工作会议文件材料的保管期限为30年的是（ ） A. 请示 B. 批复 C. 通知 D. 典型材料 【答案】D 【解析】典型材料属于本机关工作会议文件材料中需定期保存的重要材料，按规定保管期限为30年。 12. 电子文件归档前除对元数据进行鉴定外，还需要进行真实性、完整性和______检验。（ ） A. 有效性 B. 原始性 C. 科学性 D. 正确性 【答案】A 【解析】在电子文件归档管理中，真实性确保电子文件内容等与形成时一致；完整性要求电子文件及其相关元数据等齐全、无缺失；有效性则关乎电子文件在归档后，能在规定的时间、场合等正常地被访问、使用，发挥其应有的作用。原始性更多强调文件的最初形成状态，科学性并非电子文件归档前检验的核心维度，正确性表述相对宽泛，没有 “有效性” 精准契合电子文件归档后可正常利用的要求，所以这里应选A有效性。 13. 反映情况报告的主体需将______表述清楚。（ ） A. 各方面工作所取得的成绩、经验与问题 B. 突发情况或某事项的原委、经过、结果，性质与建议 C. 答复上级机关所询问的事项或情况 D. 今后的工作打算或安排 【答案】B 【解析】“反映情况报告的主体是报告情况，需将突发情况或某事项的原委、经过、结果，性质与建议表述清楚”，答案为 B。 14. 公文的种类中，用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况时，一般使用哪种公文（ ） A. 通告 B. 通知 C. 通报 D. 报告 【答案】C 【解析】通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通告主要用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项；通知主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，以及批转、转发公文；报告主要用于向上级机关汇报工作、反映情况和答复询问。因此，本题应选C。 15. 法定公文不包括（ ） A. 计划 B. 决定 C. 命令 D. 公告 【答案】A 【解析】法定公文是党政机关依法定程序和规范格式制发的公文，决定、命令、公告均属于法定公文文种。计划属于事务文书，不属于法定公文。因此，本题应选A。 16. 装盒时，不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件______装入同一个档案盒（ ） A. 能 B. 不能 C. 视情况而定 D. 不同单位要求不一 【答案】B 【解析】归档文件装盒应遵循分类、排列和装盒规则。不同年度、机构（问题）或保管期限的归档文件，不能装入同一个档案盒，以便保持全宗内文件分类、排列和保管期限的一致性，便于保管和利用。因此，本题应选B。 17. 传达重要精神或情况的通报属于（ ） A. 表彰性通报 B. 批评性通报 C. 情况通报 D. 事务性通报 【答案】C 【解析】情况通报专用于传达重要精神或全局性事项。 18. 在发文复核过程中，以下哪项是确保文件内容准确的关键步骤（ ） A. 核对文件标题与内容是否一致 B. 检查文件页码是否连续 C. 确认主送机关是否明确 D. 检查文件装订是否整齐 【答案】A 【解析】核对文件标题与内容是否一致是确保文件内容准确的关键步骤，避免文不对题的情况发生。 19. 将复核登记后的定稿，按一定的格式制成正式文件是指（ ） A. 复核文书 B. 登记文书 C. 印制文书 D. 校对文书 【答案】C 【解析】定稿经过复核、登记后，需要按照规定的格式制作成可以正式发出的文件，这一环节称为印制文书。复核、登记和校对分别是不同的文书处理环节，不能代替将定稿制成正式文件的印制工作。因此，本题应选C。 20. 归档文件装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的应（ ） A. 重新装订 B. 维持不变 C. 适当调整 D. 更换装订方式 【答案】B 【解析】归档文件装订应遵循保护文件原貌、减少对文件本身影响的原则。原装订方式符合保管和利用要求的，应维持不变；只有原装订方式不符合要求或不利于长期保存时，才需要进行适当调整或更换。因此，本题应选B。 二、多项选择题（本大题共5小题，每题4分，共20分） 21. 启事的附启部分要写明_____等。（ ） A. 单位地址 B. 成文日期 C. 具体要求 D. 有效时间 【答案】AD 【解析】启事通常由标题、正文和附启部分组成。附启部分主要用于说明联系单位或联系地址、联系人、联系电话、有效时间等事项。单位地址和有效时间属于附启部分的常见内容；成文日期和具体要求通常分别属于日期事项或正文内容。因此，本题应选A、D。 22. 下列属于公文处理工作基本原则的有（ ） A. 坚持实事求是，确保公文内容真实准确 B. 坚持准确规范，严格按法定权限和程序办理 C. 坚持精简高效，减少公文数量和运转环节 D. 坚持安全保密，可根据交流需要扩大涉密公文知悉范围 【答案】ABC 【解析】公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则；D项扩大涉密公文知悉范围违反安全保密要求。 23. 不利于光盘保存的因素有（ ） A. 高温 B. 高湿 C. 强光直射 D. 低温干燥 【答案】ABC 【解析】高温、高湿和强光直射会加速光盘老化、变形或数据损坏；低温干燥有利于光盘保存，不属于不利因素。 24. 下列属于公文格式主体部分要素的有（ ） A. 标题 B. 主送机关 C. 发文字号 D. 正文 【答案】ABD 【解析】公文格式主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名等；发文字号属版头部分，故不选C。 25. 装订的工作步骤包括（ ） A. 修整 B. 装订 C. 编号 D. 编页 【答案】AB 【解析】装订工作的基本步骤包括对归档文件进行修整以及实施装订。编号和编页属于归档文件整理、编目的相关工作，不属于本题所指的装订工作步骤。因此答案为AB。 三、判断题（本大题共10小题，每题1分，共10分） 26. 文书与档案工作人员在处理涉密文件时，可以将文件内容随意透露给无关人员。（ ） 【答案】错误 【解析】文书与档案工作人员在处理涉密文件时，必须严格遵守保密规定，确保文件内容不被无关人员知悉。随意透露涉密文件内容是对职业责任的严重违背，可能导致信息泄露和安全隐患。 27. 启事的主要目的是告知公众某种信息或情况，因此不需要特别强调与读者的互动和沟通。（ ） 【答案】错误 【解析】启事虽然主要用于向公众告知某种信息或情况，但其发布目的还包括引起读者关注、获得回应或促成相关事项办理。因此，启事应当重视信息表达的明确性以及与读者的互动和沟通，题干说法错误，答案为错误。 28. 新型载体档案的安全管理主要包括数据加密和访问控制。（ ） 【答案】正确 【解析】新型载体档案以数字信息或其他技术载体形式保存，容易受到非法访问、数据窃取和篡改等安全威胁。数据加密可以提高档案内容的保密性，访问控制可以限制未经授权的人员接触或操作档案，二者都是新型载体档案安全管理的重要措施。因此题干说法正确，答案为正确。 29. 纪要中引用会议发言时，要详细记录发言人的原话。（ ） 【答案】错误 【解析】纪要引用发言时，可概括提炼要点，不必全记原话。 30. 档案室的档案整理，是文书处理过程中对归档件整理及目录编制工作的继续和延伸。（ ） 【答案】正确 【解析】文书处理过程中，归档文件需要进行整理并编制相关目录；档案室接收归档文件后，还要在此基础上继续进行档案整理、排列、编号、编目和保管等工作。因此，档案室的档案整理是文书处理过程中归档文件整理及目录编制工作的继续和延伸，题干说法正确，答案为正确。 31. 一份公文只能起一方面的作用。（ ） 【答案】错误 【解析】错误。一份公文可以同时发挥多方面的作用，如传达贯彻方针政策、发布法规和规章、请示报告工作、联系和协调公务、记录和凭证等。因此，不能认为一份公文只能起一方面的作用。 32. 公文印制完成后，可以直接交给收件人，无需进行核发程序。（ ） 【答案】错误 【解析】错误。公文印制完成后，还应按照发文办理程序进行核发，确认印制质量、份数、发送范围和发送方式等符合要求后，才能正式发出，不能直接交给收件人而省略核发程序。 33. 公文印制应该按照公文的紧急程度和发送范围来确定印制数量和方式。（ ） 【答案】正确 【解析】正确。公文印制应根据公文的紧急程度和发送范围，合理确定印制的数量、时间和方式，以保证公文及时、准确、有效地传递，同时避免浪费和失密。 34. 公文装订时，装订线应该留在文件外，以便日后翻阅。（ ） 【答案】错误 【解析】正确答案为“错误”。公文装订时，装订线应留在文件内侧或左侧装订部位，不能留在文件外，以免影响文件的整齐、保管和翻阅，也可防止文件散页、脱落。 35. 文件的装订是指将文件按照一定的顺序和格式进行装订成册。（ ） 【答案】正确 【解析】装订有助于文件的保存和查阅，提高文件的可读性。 四、简答题（本大题共5小题，每题6分，共30分） 36. 简述电子文件的含义。 【答案】电子文件是机关、团体、企事业单位及其他组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，利用计算机等设备阅读、处理，并可以在通信网络上传递的文件。简单讲，就是在电子环境中形成、存储、处理和传递，并可被读取和利用的文件，不仅限于公文。 【解析】电子文件的核心特征包括：一是在数字设备及环境中形成；二是以数字形式存储；三是能够借助计算机等设备进行阅读、处理和利用；四是可以通过通信网络传递。电子文件的范围不限于公文，还包括在事务处理、业务活动和日常工作中形成的其他数字化文件。 37. 简述纸质档案管理的主要步骤。 【答案】纸质档案管理的主要步骤包括收集、整理、鉴定、归档、保管和利用等。收集是按照规定将形成和办理过程中具有保存价值的文件材料集中起来；整理是对档案材料进行分类、排列、编号、编目、装订等，使其系统有序；鉴定是鉴别档案的保存价值，确定保管期限和开放、保密要求；归档是将办理完毕并具有保存价值的文件材料按规定整理后移交或保存为档案；保管是采取适当措施，维护档案的完整、准确和安全；利用是通过查阅、借阅、复制等方式，为工作、研究和其他合法需要提供档案服务。 【解析】纸质档案管理是对档案从形成、收集到利用的全过程管理。收集是基础，整理通过分类、排列、编号、编目和装订等方法保证档案有序；鉴定用于确定档案的保存价值、保管期限及相关管理要求；归档不是简单存放，而是将符合条件的文件材料按规定移交或保存为档案；保管重在防止档案损毁、丢失和泄密；利用则是在符合规定的前提下提供查阅、借阅、复制等服务。 38. 报告与请示的区别 【答案】一是行文目的不同。报告的目的是下情上达、陈述情况，不要求答复；而请示是要求上级对请示事项给予指示、批准或答复。 二是行文时机不同。报告所涉及的事项大都是过去的或正在进行中的，可以事后行文，也可以事中行文；而请示必须在事前行文，在得到上级的批准、指示后方能行事，不允许“先斩后奏”。 三是内容“宽窄”不同。报告一文一事、数事皆可；而请示必须坚持“一文一事”的原则。 四是办理要求不同。报告多是汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问，报请上级阅知，是“阅件”；而请示多是就有待解决的问题，请求上级答复办理，是“办件”。 【解析】报告与请示的主要区别包括：第一，行文目的不同。报告主要用于向上级汇报工作、反映情况、答复询问，供上级了解情况，一般不要求上级答复；请示主要用于向上级请求指示、批准或解决问题，需要上级答复。第二，行文时机不同。报告可在事前、事中或事后行文，常用于反映已经发生或正在进行的工作；请示通常必须事前行文，未经上级批准或指示，不得擅自办理请示事项。第三，内容范围不同。报告可以一文一事，也可以一文数事；请示必须坚持一文一事，且不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。第四，办理要求不同。报告通常属于阅件，请示属于办件，需要上级研究并作出明确答复。 39. 简述在进行电子文件归档时，需要注意的关键要素。 【答案】在进行电子文件归档时，需要注意以下几个关键要素：首先是文件的鉴定和筛选，确定哪些文件具有归档价值；其次是文件的元数据收集，确保文件的背景信息完整；然后是文件的格式转换和标准化处理，确保文件的可读性和兼容性；最后是文件的存储和备份，确保文件的安全性和长期保存。 【解析】电子文件归档时，首先要进行鉴定和筛选，确定文件是否具有保存价值，并保证归档范围准确；其次要收集并记录完整的元数据，以保留文件的形成背景、办理过程、责任者和时间等信息；还要按照规定进行格式转换和标准化处理，保证文件的真实性、完整性、可读性和长期兼容性；最后应选择安全、可靠的存储介质和存储环境，做好备份、权限控制和安全防护，并根据需要实施迁移、检测和定期维护，以保障电子文件的长期保存和有效利用。 40. 请按照《文书处理与档案管理》的要求，简述文件整理归档的基本步骤。 【答案】按照《文书处理与档案管理》的要求，文件整理归档的基本步骤包括： （1）收集：将需要归档的文件从各个来源收集齐全，确保文件不遗漏。 （2）鉴别：对收集来的文件进行鉴别，区分出正式文件、草稿、修改稿等，并确定文件的真实性和保存价值。 （3）分类：根据文件的性质、内容或形成过程进行分类，确保同一类别的文件放在一起。 （4）编号：为每个文件或文件组分配一个唯一的编号，便于管理和检索。 （5）装订：将同一类别的文件装订成册，方便保存和查阅。 （6）编目：制作归档文件目录，记录文件的标题、编号、日期、页数等信息，方便快速查找。 （7）入库：将整理好的归档文件放入专门的档案室或档案柜中，确保文件的安全保存。 （8）维护：定期对归档文件进行检查和维护，确保文件的完整性和可读性。 这些步骤是文件整理归档的基本流程，需要按照规定的程序和要求进行。 【解析】文件整理归档是将办理完毕、具有保存价值的文件，按照一定的原则和方法进行收集、鉴别、分类、编号、装订、编目，并完成归档和保管的过程。具体来说：首先，要将各来源形成的、需要归档的文件收集齐全；其次，对文件进行鉴别，区分正式文件、草稿、修改稿等，确定其真实性和保存价值；再次，按照文件的性质、内容或形成过程进行分类，并进行编号；然后，将相关文件按规定装订或整理成册，编制归档文件目录，记录文件标题、编号、日期、页数等信息；最后，将整理好的归档文件入库保管，并定期检查维护，以保证档案的完整、安全和可利用性。上述步骤相互衔接，共同构成文件整理归档的基本流程。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $ 《文书拟写与档案管理》（高教版） 期末复习卷（六） 时间：90分钟 总分：100分 班级＿＿＿＿　姓名＿＿＿＿　学号＿＿＿＿　成绩＿＿＿＿ 一、单项选择题（本大题共20小题，每题2分，共40分） 1. 预归档的电子文件需要进行安全处理的原因不包括哪一项？（ ） A. 防止数据丢失 B. 保证文件内容的机密性 C. 提高文件打开速度 D. 防止病毒感染 2. 总结是对过去工作进行______的事务文书（ ） A. 回顾、分析、评估 B. 规划、部署、安排 C. 宣传、推广、表彰 D. 预测、决策、执行 3. 对于新型载体文书档案的保管，以下哪项是不正确的观点（ ） A. 应保持存储环境的清洁 B. 可随意更改档案内容 C. 应定期检查档案完整性 D. 应控制存储环境的温湿度 4. 关于科技档案案卷的销毁，以下哪项说法是错误的（ ） A. 销毁前需进行审批 B. 销毁过程中应有监督 C. 销毁后无需记录 D. 销毁应遵守安全保密规定 5. 文秘小陈在立卷归档时，应将公文的原件与哪个部分一同保存（ ） A. 草稿 B. 定稿 C. 复印件 D. 电子稿 6. 在借阅统计中，以下哪项数据通常不需要记录（ ） A. 借阅人姓名 B. 借阅书籍ISBN C. 借阅日期 D. 借阅人身高 7. 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，收集积累要求采取的措施是（ ） A. 登记 B. 催办 C. 传阅 D. 捕获 8. 以下哪项不是请柬的正文部分通常包含的内容？（ ） A. 邀请的理由 B. 活动的时间、地点 C. 邀请人的联系方式 D. 对被邀请人的感谢词 9. 推荐归档使用的载体按优先顺序首选的是（ ） A. 硬磁盘 B. 可擦写光盘 C. 只读光盘 D. 一次写光盘 10. 计划是为了实现某个目标或完成某项任务而预先制定的（ ） A. 行动方案 B. 意见参考 C. 工作安排 D. 时间表 11. 本机关工作会议文件材料的保管期限为30年的是（ ） A. 请示 B. 批复 C. 通知 D. 典型材料 12. 电子文件归档前除对元数据进行鉴定外，还需要进行真实性、完整性和______检验。（ ） A. 有效性 B. 原始性 C. 科学性 D. 正确性 13. 反映情况报告的主体需将______表述清楚。（ ） A. 各方面工作所取得的成绩、经验与问题 B. 突发情况或某事项的原委、经过、结果，性质与建议 C. 答复上级机关所询问的事项或情况 D. 今后的工作打算或安排 14. 公文的种类中，用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况时，一般使用哪种公文（ ） A. 通告 B. 通知 C. 通报 D. 报告 15. 法定公文不包括（ ） A. 计划 B. 决定 C. 命令 D. 公告 16. 装盒时，不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件______装入同一个档案盒（ ） A. 能 B. 不能 C. 视情况而定 D. 不同单位要求不一 17. 传达重要精神或情况的通报属于（ ） A. 表彰性通报 B. 批评性通报 C. 情况通报 D. 事务性通报 18. 在发文复核过程中，以下哪项是确保文件内容准确的关键步骤（ ） A. 核对文件标题与内容是否一致 B. 检查文件页码是否连续 C. 确认主送机关是否明确 D. 检查文件装订是否整齐 19. 将复核登记后的定稿，按一定的格式制成正式文件是指（ ） A. 复核文书 B. 登记文书 C. 印制文书 D. 校对文书 20. 归档文件装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的应（ ） A. 重新装订 B. 维持不变 C. 适当调整 D. 更换装订方式 二、多项选择题（本大题共5小题，每题4分，共20分） 21. 启事的附启部分要写明_____等。（ ） A. 单位地址 B. 成文日期 C. 具体要求 D. 有效时间 22. 下列属于公文处理工作基本原则的有（ ） A. 坚持实事求是，确保公文内容真实准确 B. 坚持准确规范，严格按法定权限和程序办理 C. 坚持精简高效，减少公文数量和运转环节 D. 坚持安全保密，可根据交流需要扩大涉密公文知悉范围 23. 不利于光盘保存的因素有（ ） A. 高温 B. 高湿 C. 强光直射 D. 低温干燥 24. 下列属于公文格式主体部分要素的有（ ） A. 标题 B. 主送机关 C. 发文字号 D. 正文 25. 装订的工作步骤包括（ ） A. 修整 B. 装订 C. 编号 D. 编页 三、判断题（本大题共10小题，每题1分，共10分） 26. 文书与档案工作人员在处理涉密文件时，可以将文件内容随意透露给无关人员。（ ） 27. 启事的主要目的是告知公众某种信息或情况，因此不需要特别强调与读者的互动和沟通。（ ） 28. 新型载体档案的安全管理主要包括数据加密和访问控制。（ ） 29. 纪要中引用会议发言时，要详细记录发言人的原话。（ ） 30. 档案室的档案整理，是文书处理过程中对归档件整理及目录编制工作的继续和延伸。（ ） 31. 一份公文只能起一方面的作用。（ ） 32. 公文印制完成后，可以直接交给收件人，无需进行核发程序。（ ） 33. 公文印制应该按照公文的紧急程度和发送范围来确定印制数量和方式。（ ） 34. 公文装订时，装订线应该留在文件外，以便日后翻阅。（ ） 35. 文件的装订是指将文件按照一定的顺序和格式进行装订成册。（ ） 四、简答题（本大题共5小题，每题6分，共30分） 36. 简述电子文件的含义。 37. 简述纸质档案管理的主要步骤。 38. 报告与请示的区别 39. 简述在进行电子文件归档时，需要注意的关键要素。 40. 请按照《文书处理与档案管理》的要求，简述文件整理归档的基本步骤。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $