《文书拟写与档案管理》（高教版） 公共管理与服务类 期末复习卷（二）四川省（原卷版+解析版）

《文书拟写与档案管理》（高教版） 期末复习卷（二） 时间：90分钟 总分：100分 班级＿＿＿＿　姓名＿＿＿＿　学号＿＿＿＿　成绩＿＿＿＿ 一、单项选择题（本大题共20小题，每题2分，共40分） 1. 文书印制过程中，校对的主要目的是（ ） A. 检查文书是否美观 B. 确保文书内容无误 C. 确定印刷数量 D. 选择合适的纸张 2. 电子文件与纸质文件整理比较，不同点不包括（ ） A. 整理的前处理不同 B. 整理的环境不同 C. 整理的对象不同 D. 整理的人员不同 3. 在文书处理工作中，哪项原则体现了确保文书处理流程的正规化、程序化（ ） A. 安全保密原则 B. 准确高效原则 C. 规范运作原则 D. 服务至上原则 4. ______是确立主题、整理思路的过程。（ ） A. 拟写提纲 B. 调查研究 C. 起草初稿 D. 领会意图 5. 贺信的正文应交代清楚（ ） A. 祝贺之事 B. 祝贺时间 C. 祝贺之情 D. 祝贺礼物 6. 简报具有 “简” 的特点，以下不符合这一特点的是（ ） A. 用简洁的语言概括核心内容 B. 篇幅短小，控制在一定字数内 C. 内容集中，不赘述无关信息 D. 使用大量专业术语以显专业 7. 电子公文的拟办环节应录入或选择的数据项目不包括（ ） A. 拟办人 B. 拟办意见 C. 拟办时间 D. 承办部门 8. 邀请信中的“RSVP”表示（ ） A. 注意事项 B. 请予回复 C. 着装要求 D. 禁止条款 9. 感谢信的落款应包含（ ） A. 单位名称或个人姓名、成文日期 B. 单位地址和联系电话 C. 活动负责人姓名 D. 感谢金额 10. 在电子文件归档前，对文件进行怎样的处理可以提高其检索效率？（ ） A. 增加文件数量 B. 减少文件大小 C. 添加关键词、标签 D. 改变文件存储位置 11. 电子文件归档前，为什么要进行质量审核（ ） A. 为了确保文件的可读性 B. 为了节省审核时间 C. 为了提高文件的存储量 D. 为了随意修改文件内容 12. 在文书初审中，如果发现文书的签名不真实，应如何处理？（ ） A. 直接退回重写 B. 在初审报告中注明签名不真实，要求发件人核实 C. 忽略签名真实性，继续初审 D. 上报给上级领导，等待进一步处理 13. 以下哪种情况最适合使用贺信（ ） A. 公司内部批评员工错误行为 B. 向合作伙伴表达对合作项目进展顺利的祝贺 C. 向上级汇报工作进度 D. 通知员工参加公司会议 14. 在新型载体档案管理中，为何需要采用数据加密技术？（ ） A. 提高数据访问速度 B. 保障数据安全 C. 增加数据存储容量 D. 便于数据复制 15. 在数字档案封包过程中，以下哪项操作不是必须的（ ） A. 验证档案内容 B. 选择合适的封包格式 C. 加密档案文件 D. 打印档案封面 16. 数字档案的查找途径不包括（ ） A. 单项查找 B. 组合查找 C. 随机查找 D. 全文查找 17. 某单位拟发《关于2023年度先进工作者的____》，应选（ ） A. 通知 B. 通报 C. 决定 D. 公告 18. 重要公文和上行文应由______签发。（ ） A. 机关主要负责人 B. 机关副职领导 C. 办公厅（室）主任 D. 起草部门负责人 19. 会计档案整理的错误会导致什么后果（ ） A. 档案丢失 B. 档案管理混乱 C. 财务信息不准确 D. 以上都可能 20. 档案分类编号中，二级分类的依据是（ ） A. 档案密级 B. 档案内容细分类别 C. 档案存放位置 D. 档案形成时间 二、多项选择题（本大题共5小题，每题4分，共20分） 21. 档案一般利用方法包括（ ） A. 借阅 B. 档案网络查询 C. 制发复本 D. 函查 22. 下列属于电子文件预归档工作内容的有（ ） A. 预归档管理 B. 在线指导/检查 C. 文件退回 D. 全文数字化扫描 23. 公文传阅时一般应先送给______阅读。（ ） A. 单位主要领导 B. 主管负责人 C. 主管业务部门 D. 承办单位 24. 撰写涉外感谢信时需注意（ ） A. 使用中英文对照格式 B. 尊重对方文化习俗 C. 符合国际书信规范 D. 仅使用中文书写 25. 根据条例，以下关于发文办理程序的说法正确的是（ ） A. 每个环节都有其特定的任务、要求 B. 环节之间相互衔接，共同保证公文质量 C. 任何一个环节出现问题都可能影响公文的最终效果 D. 可以根据实际情况跳过某些环节 三、判断题（本大题共10小题，每题1分，共10分） 26. 文书销毁后，相关责任部门应当及时更新文书管理台账。（ ） 27. 文书中的日期应统一使用阿拉伯数字书写。（ ） 28. 公文的承办是指由相关部门或人员对公文内容进行审核、处理和执行的过程。（ ） 29. 任何格式的电子文件都可以直接归档保存，不需要进行格式转换。（ ） 30. 电子文件的传输速度比传统纸质文件快得多。（ ） 31. 电子文件整理与归档时，应确保文件的命名一致性和规范性。（ ） 32. 对于归档的全部电子文件，系统一般按照“全宗号–档案门类代码·年度–保管期限–机构（问题）代码–件号”，自动合成分配给每份归档文件作为档号。（ ） 33. 在公文传阅过程中，每个传阅者都需要签署传阅单，以证明公文已经被阅读。（ ） 34. 请示应当在事前行文，得到上级机关批准后才能实施。（ ） 35. 决定与通告在发布范围和目的上有所不同，但它们的结构和写作要求基本一致。（ ） 四、简答题（本大题共5小题，每题6分，共30分） 36. 简述照片档案卷内目录。 37. 企事业单位档案实体分类原则是什么？ 38. 简述修改公文草稿，应从哪几个方面入手。 39. 向下级单位行文，应当遵循哪些规则？ 40. 在《文书处理与档案管理》中，照片档案整理的基本步骤是什么？ 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $ 《文书拟写与档案管理》（高教版） 期末复习卷（二） 时间：90分钟 总分：100分 班级＿＿＿＿　姓名＿＿＿＿　学号＿＿＿＿　成绩＿＿＿＿ 一、单项选择题（本大题共20小题，每题2分，共40分） 1. 文书印制过程中，校对的主要目的是（ ） A. 检查文书是否美观 B. 确保文书内容无误 C. 确定印刷数量 D. 选择合适的纸张 【答案】B 【解析】校对的主要目的是确保文书内容无误，包括文字、数字、标点等。 2. 电子文件与纸质文件整理比较，不同点不包括（ ） A. 整理的前处理不同 B. 整理的环境不同 C. 整理的对象不同 D. 整理的人员不同 【答案】D 【解析】电子文件与纸质文件在整理的前处理、整理环境和整理对象等方面存在差异，而整理人员并非二者整理工作的必然不同点。因此，不包括的是整理的人员，选D。 3. 在文书处理工作中，哪项原则体现了确保文书处理流程的正规化、程序化（ ） A. 安全保密原则 B. 准确高效原则 C. 规范运作原则 D. 服务至上原则 【答案】C 【解析】规范运作原则要求文书处理流程正规化、程序化，确保文书的处理符合规定和标准。 4. ______是确立主题、整理思路的过程。（ ） A. 拟写提纲 B. 调查研究 C. 起草初稿 D. 领会意图 【答案】A 【解析】拟写提纲是确立主题、整理思路的过程。提纲是公文写作的框架,也是对公文内容的基本构思。 所以选A。 5. 贺信的正文应交代清楚（ ） A. 祝贺之事 B. 祝贺时间 C. 祝贺之情 D. 祝贺礼物 【答案】C 【解析】贺信正文的主要作用是表达祝贺和喜悦之情，通常还会说明祝贺事由并提出希望或要求。就题目所给选项而言，最能体现贺信正文核心内容的是祝贺之情，选C。 6. 简报具有 “简” 的特点，以下不符合这一特点的是（ ） A. 用简洁的语言概括核心内容 B. 篇幅短小，控制在一定字数内 C. 内容集中，不赘述无关信息 D. 使用大量专业术语以显专业 【答案】D 【解析】“简” 要求语言简洁、篇幅短小、内容集中，使用大量专业术语可能会影响读者理解，不符合 “简” 的特点。 7. 电子公文的拟办环节应录入或选择的数据项目不包括（ ） A. 拟办人 B. 拟办意见 C. 拟办时间 D. 承办部门 【答案】D 【解析】电子公文拟办环节通常需要录入或选择拟办人、拟办意见和拟办时间等信息。承办部门属于后续承办环节的相关信息，不是拟办环节必须录入或选择的数据项目。因此选D。 8. 邀请信中的“RSVP”表示（ ） A. 注意事项 B. 请予回复 C. 着装要求 D. 禁止条款 【答案】B 【解析】源自法语“请回复”（Répondez s'il vous plaît）。 9. 感谢信的落款应包含（ ） A. 单位名称或个人姓名、成文日期 B. 单位地址和联系电话 C. 活动负责人姓名 D. 感谢金额 【答案】A 【解析】落款需注明发文单位或个人及日期，B、C、D 通常不在落款中体现，B 可在正文或附件中说明，C 在邀请函中常见，D 不符合礼仪规范。 10. 在电子文件归档前，对文件进行怎样的处理可以提高其检索效率？（ ） A. 增加文件数量 B. 减少文件大小 C. 添加关键词、标签 D. 改变文件存储位置 【答案】C 【解析】在电子文件归档前，为文件添加准确的关键词和标签，有助于对文件进行分类、标引和快速检索。增加文件数量、减少文件大小或改变存储位置，不能直接提高文件的检索效率。因此选C。 11. 电子文件归档前，为什么要进行质量审核（ ） A. 为了确保文件的可读性 B. 为了节省审核时间 C. 为了提高文件的存储量 D. 为了随意修改文件内容 【答案】A 【解析】电子文件归档前进行质量审核，可以检查文件是否完整、真实、可读，确保文件能够正常打开和长期利用。其中，确保文件的可读性是质量审核的重要目的。因此选A。 12. 在文书初审中，如果发现文书的签名不真实，应如何处理？（ ） A. 直接退回重写 B. 在初审报告中注明签名不真实，要求发件人核实 C. 忽略签名真实性，继续初审 D. 上报给上级领导，等待进一步处理 【答案】B 【解析】签名真实性是文书有效性的一部分，需要在初审中核实。 13. 以下哪种情况最适合使用贺信（ ） A. 公司内部批评员工错误行为 B. 向合作伙伴表达对合作项目进展顺利的祝贺 C. 向上级汇报工作进度 D. 通知员工参加公司会议 【答案】B 【解析】贺信用于对取得成绩、有喜事等情况表示祝贺。A选项是批评，应用批评通报等；C选项汇报工作用工作报告等；D选项通知会议用会议通知。向合作伙伴祝贺项目进展顺利符合贺信使用场景。 14. 在新型载体档案管理中，为何需要采用数据加密技术？（ ） A. 提高数据访问速度 B. 保障数据安全 C. 增加数据存储容量 D. 便于数据复制 【答案】B 【解析】数据加密技术能够保障新型载体档案在存储和传输过程中的安全性，防止数据被非法访问或篡改。 15. 在数字档案封包过程中，以下哪项操作不是必须的（ ） A. 验证档案内容 B. 选择合适的封包格式 C. 加密档案文件 D. 打印档案封面 【答案】D 【解析】数字档案封包通常需要验证档案内容、选择合适的封包格式，并根据安全管理要求采取相应的保护措施。打印档案封面属于纸质档案管理中的操作，不是数字档案封包的必需步骤。因此选D。 16. 数字档案的查找途径不包括（ ） A. 单项查找 B. 组合查找 C. 随机查找 D. 全文查找 【答案】C 【解析】数字档案常用的查找途径包括单项查找、组合查找和全文查找。随机查找不是数字档案检索的规范查找途径，因此本题应选C。 17. 某单位拟发《关于2023年度先进工作者的____》，应选（ ） A. 通知 B. 通报 C. 决定 D. 公告 【答案】B 【解析】表彰先进工作者属于通报的适用范围。 18. 重要公文和上行文应由______签发。（ ） A. 机关主要负责人 B. 机关副职领导 C. 办公厅（室）主任 D. 起草部门负责人 【答案】A 【解析】“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”，所以 A 选项正确。 19. 会计档案整理的错误会导致什么后果（ ） A. 档案丢失 B. 档案管理混乱 C. 财务信息不准确 D. 以上都可能 【答案】D 【解析】会计档案整理的错误可能导致档案丢失、管理混乱和财务信息不准确等多种后果。 20. 档案分类编号中，二级分类的依据是（ ） A. 档案密级 B. 档案内容细分类别 C. 档案存放位置 D. 档案形成时间 【答案】B 【解析】二级分类的依据是档案内容的细分类别，如人事档案中的员工信息、培训记录等。 二、多项选择题（本大题共5小题，每题4分，共20分） 21. 档案一般利用方法包括（ ） A. 借阅 B. 档案网络查询 C. 制发复本 D. 函查 【答案】ABD 【解析】一般利用方法包括借阅、借出、函查、电话查询、网络查询，制发复本属于服务形式。 22. 下列属于电子文件预归档工作内容的有（ ） A. 预归档管理 B. 在线指导/检查 C. 文件退回 D. 全文数字化扫描 【答案】ABC 【解析】预归档工作包括预归档管理、在线指导与检查、文件退回等；全文数字化扫描属于档案数字化工作。 23. 公文传阅时一般应先送给______阅读。（ ） A. 单位主要领导 B. 主管负责人 C. 主管业务部门 D. 承办单位 【答案】ABC 【解析】公文传阅应根据公文内容、办理要求和领导分工合理确定传阅顺序。一般先送单位主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，以便掌握情况、提出意见或作出批示，再根据需要送承办单位办理。因此A、B、C正确。 24. 撰写涉外感谢信时需注意（ ） A. 使用中英文对照格式 B. 尊重对方文化习俗 C. 符合国际书信规范 D. 仅使用中文书写 【答案】BC 【解析】涉外感谢信需尊重文化差异并遵循国际格式，是否中英文对照视对象而定。 25. 根据条例，以下关于发文办理程序的说法正确的是（ ） A. 每个环节都有其特定的任务、要求 B. 环节之间相互衔接，共同保证公文质量 C. 任何一个环节出现问题都可能影响公文的最终效果 D. 可以根据实际情况跳过某些环节 【答案】ABC 【解析】发文办理程序的各个环节都有明确的任务和要求，从起草到核发，环环相扣，相互衔接，共同保障公文的质量和规范性。任何一个环节出现问题，如起草不准确、审核不严格、签发不规范等，都可能导致公文出现瑕疵甚至错误，影响其最终的执行效果。但发文办理程序必须严格按照规定执行，不能跳过任何环节，以确保公文处理的严谨性和合法性。 三、判断题（本大题共10小题，每题1分，共10分） 26. 文书销毁后，相关责任部门应当及时更新文书管理台账。（ ） 【答案】正确 【解析】文书销毁后，应及时在文书管理台账中登记销毁情况，更新相关记录，确保台账与文书实际状态一致。因此，相关责任部门应当及时更新文书管理台账，本题说法正确。 27. 文书中的日期应统一使用阿拉伯数字书写。（ ） 【答案】错误 【解析】文书中的日期书写方式可以根据具体的文书类型和格式要求来确定。在某些正式公文中，可能需要使用阿拉伯数字书写日期；而在其他类型的文书中，可能会使用中文数字或其他形式来表示日期。因此，不能一概而论地认为所有文书中的日期都应统一使用阿拉伯数字书写。 28. 公文的承办是指由相关部门或人员对公文内容进行审核、处理和执行的过程。（ ） 【答案】正确 【解析】公文承办是公文处理的重要环节，通常由相关部门或人员依据公文内容、领导批示或办理要求，对公文进行审核、具体处理并组织执行，确保公文事项得到落实。因此，本题说法正确。 29. 任何格式的电子文件都可以直接归档保存，不需要进行格式转换。（ ） 【答案】错误 【解析】电子文件归档保存应符合真实性、完整性、可用性和安全性等要求，并满足档案管理对文件格式的规范要求。对于不符合归档要求的格式，通常需要进行格式转换或采取相应的长期保存措施，不能任何格式都直接归档保存。因此，本题说法错误。 30. 电子文件的传输速度比传统纸质文件快得多。（ ） 【答案】正确 【解析】电子文件以数字化形式存储和传输，借助计算机网络可以快速完成发送、接收和转发；传统纸质文件通常需要人工递送或邮寄，传输耗时较长。因此，电子文件的传输速度通常比传统纸质文件快得多，题干表述正确。 31. 电子文件整理与归档时，应确保文件的命名一致性和规范性。（ ） 【答案】正确 【解析】电子文件整理与归档时，文件的命名应一致、规范，以便于检索和识别，减少因命名混乱而导致的查找困难。 32. 对于归档的全部电子文件，系统一般按照“全宗号–档案门类代码·年度–保管期限–机构（问题）代码–件号”，自动合成分配给每份归档文件作为档号。（ ） 【答案】正确 【解析】在电子文件归档管理中，系统通常会按照 “全宗号 - 档案门类代码・年度 - 保管期限 - 机构（问题）代码 - 件号” 这样的规则，自动合成并分配档号给每份归档的电子文件，以此来规范电子文件的标识与管理，方便后续的检索、利用等工作。 33. 在公文传阅过程中，每个传阅者都需要签署传阅单，以证明公文已经被阅读。（ ） 【答案】正确 【解析】在公文传阅过程中，传阅者阅后一般应在传阅单上签名，并根据管理要求注明日期，以便掌握公文的传阅去向、阅读情况和办理责任。因此，题干所述做法正确。 34. 请示应当在事前行文，得到上级机关批准后才能实施。（ ） 【答案】正确 【解析】请示适用于向上级机关请求指示、批准，具有事前行文的特点。请示事项未经上级机关批准，原则上不得擅自实施。因此，题干表述正确。 35. 决定与通告在发布范围和目的上有所不同，但它们的结构和写作要求基本一致。（ ） 【答案】错误 【解析】决定主要用于对重要事项作出决策和部署，通告主要用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。二者在发布范围、适用目的、内容侧重点以及写作要求等方面均存在明显差异，不能笼统地说其结构和写作要求基本一致。因此，题干表述错误。 四、简答题（本大题共5小题，每题6分，共30分） 36. 简述照片档案卷内目录。 【答案】照片档案卷内目录应以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写。照片档案卷内目录内容包括照片/底片号、题名、拍摄时间和备注。 【解析】本题考查照片档案卷内目录。 37. 企事业单位档案实体分类原则是什么？ 【答案】（1）以全部档案为对象。 （2）依据企业管理职能。 （3）结合档案内容及其形成特点。 （4）保持档案之间的有机联系。 （5）便于科学管理和开发利用。 【解析】企事业单位档案实体分类应遵循以下原则：一是以单位的全部档案为对象，保证分类范围完整；二是依据单位的管理职能进行分类，使档案分类与单位职能及业务活动相适应；三是结合档案内容及其形成特点，反映档案的实际属性；四是保持档案之间的有机联系，避免割裂文件之间的内在关系；五是便于档案的科学管理和开发利用。 38. 简述修改公文草稿，应从哪几个方面入手。 【答案】①要从内容入手，检查观点是否正确；②其次进行语言文字的加工锤炼；③审查文稿格式。 【解析】本题考查公文起草步骤的第四步起草初稿，认真修改。 39. 向下级单位行文，应当遵循哪些规则？ 【答案】向下级单位行文，应当遵循以下规则：①主送受理单位，根据需要抄送相关单位，重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位；②党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意；③党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文；④涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文，擅自行文的，上级单位应当责令其纠正或者撤销；⑤上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。 【解析】向下级单位行文，应当遵循以下规则：一是主送受理单位，根据需要抄送相关单位，重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位；二是党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求，需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，并在文中注明已经政府同意；三是党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文；四是涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文，擅自行文的，上级单位应当责令其纠正或者撤销；五是上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。 40. 在《文书处理与档案管理》中，照片档案整理的基本步骤是什么？ 【答案】在《文书处理与档案管理》中，照片档案整理的基本步骤包括： 1. 收集：确保所有应归档的照片都已收集齐全，包括底片和正片。 2. 分类：根据照片的主题、内容或事件进行分类，确保同类照片归在一起。 3. 编号：为每一张照片分配一个唯一的档案编号，确保便于检索和引用。 4. 描述：为每张照片添加描述性文字，包括拍摄时间、地点、人物、事件等关键信息。 5. 制作目录：创建一个详细的照片档案目录，包括照片编号、描述、拍摄日期等。 6. 存储：按照规定的存储方式，如按编号顺序存放或按主题分类存放，确保照片档案的完整性和安全性。 【解析】照片档案整理通常包括收集、分类、编号、描述、编目和保管等基本环节。首先，应收集齐全需要归档的照片及其底片、正片等相关材料；其次，依据照片反映的主题、内容、事件或形成时间等进行分类；然后，为照片编制具有唯一性的档案编号，便于管理和检索；接着，对照片的拍摄时间、地点、人物、事件、摄影者等信息进行著录或文字说明；在此基础上编制照片档案目录，记录照片编号、题名或内容说明、拍摄日期等信息；最后，按照规范要求进行装具存放和安全保管，防止照片受潮、受光、受污染或损坏，确保照片档案的完整与安全。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $