《文书拟写与档案管理》(高教版) 公共管理与服务类 期末复习卷(八)四川省(原卷版+解析版)
2026-09-07
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内容正文:
《文书拟写与档案管理》(高教版)
期末复习卷(八)
时间:90分钟 总分:100分
班级____ 姓名____ 学号____ 成绩____
一、单项选择题(本大题共20小题,每题2分,共40分)
1. 文秘小钱在拟制一份纪要时,应使用的特定格式是( )
A. 信函格式
B. 命令格式
C. 通知格式
D. 纪要格式
【答案】D
【解析】纪要采用特定格式,不标注主送机关和印章(《格式》10.3)。
2. 照片档案整理完成后,应当( )
A. 随意堆放
B. 定期检查维护
C. 仅供特定人员查阅
D. 不再进行任何管理
【答案】B
【解析】照片档案整理完成后,应当进行定期的检查和维护,以确保档案的完整性和可查阅性。
3. 简易立卷后,如何确保文件的安全?( )
A. 加密存储
B. 定期备份
C. 限制访问权限
D. 存放于干燥通风处
【答案】D
【解析】简易立卷主要针对文件的整理和存放,而非高级的安全措施。因此,选项D“存放于干燥通风处”是确保文件安全的基本方法,符合简易立卷的要求。加密存储、定期备份和限制访问权限是更高层次的安全措施,可能不适用于所有简易立卷的场景。
4. 在科技档案整理归档过程中,首先应进行的工作是( )
A. 组件
B. 装订
C. 编号
D. 立卷
【答案】A
【解析】科技档案整理归档的第一步是组件。
5. 公文签发是发文办理中的关键环节,其主要工作步骤是( )
A. 起草人校对公文后直接印发
B. 审核人员修改公文后交印制部门
C. 机关负责人对审核通过的公文进行审定并签署意见
D. 登记人员记录公文信息后存档
【答案】C
【解析】签发的核心是机关负责人对审核后的公文进行最终审定并签署意见,C 正确。A、B、D 均不属于签发的工作步骤,故排除。
6. 文书处理工作中,准确高效原则与哪项原则相辅相成( )
A. 规范运作原则
B. 安全保密原则
C. 公平公正原则
D. 服务至上原则
【答案】A
【解析】准确高效原则与规范运作原则相辅相成,规范运作是准确高效的前提和基础。
7. 简报的主体部分一般由______组成。( )
A. 标题、正文
B. 标题、导语、正文
C. 标题、正文、结尾
D. 标题、导语、正文、结尾
【答案】D
【解析】简报的主体部分通常包括标题、导语、正文和结尾。标题用于概括简报内容,导语说明简报的主要事实或核心内容,正文对具体情况进行展开,结尾用于总结、提出要求或说明后续事项。因此应选D。
8. 哪种档案形式是利用光学成像原理记录信息且属于新型非纸质文书档案的( )
A. 胶片档案
B. 磁盘档案
C. 光盘档案
D. 简牍档案
【答案】C
【解析】胶片档案和光盘档案都利用了光学成像原理来记录信息。然而,在选项中,只有光盘档案明确属于新型非纸质文书档案。因此,正确答案是C。
9. 下列不属于电子文件归档工作步骤的是( )
A. 对预归档的电子文件进行最终审核,确认完整性、合规性
B. 按照档案管理系统的要求上传电子文件及元数据
C. 与档案管理部门办理交接手续,记录归档信息
D. 对电子文件进行病毒扫描后直接删除
【答案】D
【解析】电子文件归档步骤包括审核(A)、上传(B)、交接登记(C)等,D 项直接删除电子文件与归档工作相悖,故正确答案为 D。
10. 公文签发是指( )
A. 公文经审核后,由主管领导签署意见,同意正式发出的过程
B. 公文起草完成后的第一个环节
C. 公文发出后的登记过程
D. 公文缮印的过程
【答案】A
【解析】公文签发是公文经审核后,由主管领导签署意见,同意公文正式发出的过程。签发是公文办理流程中的重要环节,表明主管领导对公文内容和发出具有审核认可权。因此应选A。
11. 若文书在启封过程中发现损坏,应如何处理?( )
A. 立即丢弃
B. 报告给上级并保留证据
C. 尝试修复后继续处理
D. 忽略损坏部分,继续处理
【答案】B
【解析】若文书在启封过程中发现损坏,应立即报告给上级并保留证据,以便采取适当的措施,确保文书的完整性和机密性。
12. 经______不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由。( )
A. 初审
B. 审核
C. 复核
D. 核发
【答案】B
【解析】公文文稿完成起草后,需经过审核。经审核发现内容、格式或行文规则等不符合要求、不宜发文的,应退回起草部门并说明理由。因此应选B。
13. 根据《电子文件归档与管理规范》,电子文件的密级分为( )
A. 绝密、机密、秘密
B. 高级、中级、低级
C. 重要、一般、次要
D. 内部、外部、公开
【答案】A
【解析】与传统档案密级划分一致,《电子文件归档与管理规范》规定电子文件密级分为绝密、机密、秘密,用于区分文件的保密程度,所以选 A。其他选项划分方式不符合档案管理密级规范。
14. 数字档案提供利用时,需优先保障的是( )
A. 利用效率
B. 利用便捷性
C. 信息安全
D. 访问速度
【答案】C
【解析】根据《电子档案管理办法》,利用过程中需严格保障档案信息安全,防止泄露。
15. 以下哪项不属于档案的日常维护工作( )
A. 防潮防霉
B. 防火防盗
C. 随意涂改
D. 防鼠防虫
【答案】C
【解析】档案的日常维护工作包括防潮防霉、防火防盗、防鼠防虫等,但不包括随意涂改档案。
16. 会计档案利用的主要目的是什么( )
A. 提供信息支持
B. 进行学术研究
C. 满足公众需求
D. 满足社会公众的文化娱乐需求
【答案】A
【解析】会计档案利用的主要目的是为会计信息使用者提供信息支持,为经济决策和管理监督服务;学术研究、公众需求等不是其主要目的。故正确答案为A。
17. _____的工作目标是电子化办公。( )
A. TIMM系统
B. OA系统
C. EDMS系统
D. ERMS系统
【答案】B
【解析】OA是Office Automation的缩写,指办公自动化系统,其主要工作目标是实现办公业务电子化、流程化和协同化。因此应选B。TIMM、EDMS和ERMS分别侧重于其他管理或档案管理功能,不是以电子化办公为主要工作目标的通用办公自动化系统。
18. ______工作是档案工作的根本目的之一。( )
A. 档案保管
B. 档案利用
C. 档案整理
D. 档案统计
【答案】B
【解析】档案工作的根本目的是为了利用
19. 卷盒排列时,按问题进行归类的,应______排列( )
A. 从重大问题到一般问题
B. 从综合部门到专门部门
C. 从行政管理部门到业务部门
D. 从次要问题到主要问题
【答案】A
【解析】卷盒排列应遵循一定的逻辑顺序。按问题进行归类时,通常按照问题的重要程度排列,即从重大问题到一般问题,以便于查找、利用和管理档案。因此应选A。
20. 关于文书与档案的关系,下列说法不正确的是( )
A. 文书是档案的基础,档案是文书的精华
B. 文书是档案的精华,档案是文书的基础
C. 文书是档案的前身,档案是文书的归宿
D. 文书是档案构成的要素,档案是文书的组合
【答案】B
【解析】档案来源于文书,但不是所有的文书都能转化成档案,仅仅是其中对国家和社会有保存价值的那部分文书才能实现这种转化。因此,文书是档案的基础,档案是文书的精华。文书转化为档案必须有个过程,即立卷归档,因为文书是零散的,只有经过系统的组合才能成为档案,因此,文书是档案构成的要素,档案是文书的组合。所以选B。
二、多项选择题(本大题共5小题,每题4分,共20分)
21. 根据《电子文件归档与管理规范》,电子文件归档时元数据应( )
A. 定期更新以反映电子文件最新状态
B. 与电子文件建立准确关联
C. 按照规定格式进行存储
D. 完整收集,涵盖文件的创建、修改、传输等信息
【答案】BCD
【解析】规范要求归档时元数据完整收集、准确关联文件且按规定格式存储,元数据主要记录文件历史状态,并非定期更新以反映最新状态,所以选 BCD。
22. 电子收文登记时通常需要登记的内容包括( )
A. 公文标题
B. 公文承办人
C. 发文机关
D. 发文字号
【答案】ACD
【解析】电子收文登记通常需要记录能够识别和追踪来文的基本信息,包括公文标题、发文字号和发文机关等。因此A、C、D正确。公文承办人一般属于后续分办、办理环节的信息,不属于电子收文登记时通常登记的基本内容,故不选B。
23. 电子文件的基本特征包括( )
A. 电子文件属于数字文件
B. 电子文件以二进制代码形式存在
C. 电子文件具有文件的基本属性
D. 电子文件内容与载体不可分离
【答案】ABC
【解析】电子文件是数字文件,以二进制代码形式存在,具有文件的基本属性;其内容与载体可以分离,D项说法错误。
24. 公文催办的范围包括( )
A. 上级单位来文要求及时回复的
B. 平级单位与本单位联系工作、商洽事务需要复文的
C. 下级单位送本单位的请示需要批复的
D. 本单位内部一般事务性通知的下发
【答案】ABC
【解析】催办是对需办理、答复的公文进行督促检查;上级要求回复、平级商洽需复文、下级请示需批复均属催办范围,内部一般事务性通知无需催办。
25. 通知按内容和用途划分,常见的类型有( )
A. 发布性通知
B. 指示性通知
C. 呈请性通知
D. 会议通知
【答案】ABD
【解析】发布性、指示性、会议通知均属通知常见类型;呈请性不是通知类型,呈请事项应使用请示、报告等文种。
三、判断题(本大题共10小题,每题1分,共10分)
26. 数字档案网上库房的建设,只能提高档案的利用效率,不能提高档案的安全性。( )
【答案】错误
【解析】数字档案网上库房通过信息化手段实现档案的集中存储、权限控制、备份和远程管理,既能提高档案检索、调阅和利用效率,也能通过身份认证、访问控制、数据备份和安全监控等措施提高档案的安全性。因此,题干说法错误。
27. 新闻稿的标题应简洁明了,概括新闻的核心内容。( )
【答案】正确
【解析】新闻稿的标题应简洁明了,概括新闻的核心内容,吸引读者注意。
28. 公文签发人必须是单位的法定代表人或主要负责人。( )
【答案】错误
【解析】公文签发人通常是机关、单位的主要负责人或者主持工作的负责人,具体还应符合发文机关的授权和公文处理规定,并非必须是单位的法定代表人或主要负责人。因此,题干中的“必须”表述错误。
29. 感谢信必须手写才能体现诚意。( )
【答案】错误
【解析】正式感谢信可打印,但需亲笔签名。
30. 电子发文时,必须确保文件的机密性和完整性。( )
【答案】正确
【解析】电子发文在传输、交换和存储过程中,应采取加密、权限控制、数字签名、校验和等安全措施,防止文件内容被未授权人员获取、篡改或破坏,确保文件的机密性和完整性。因此,题干说法正确。
31. 档案室不需要安装防盗门窗,因为纸质档案无法被盗取。( )
【答案】错误
【解析】纸质档案具有实体形态,可能因盗窃、遗失或非法转移而受到损失。档案室应根据安全管理要求安装防盗门窗,并结合门禁、监控、值守等措施加强防盗管理。因此,题干说法错误。
32. 请示的标题通常包括发文机关、事由和文种。( )
【答案】正确
【解析】请示的标题通常包括发文机关、事由和文种。
33. 公文编号中的发文顺序号用阿拉伯数字标注,每年从“001”开始编排。( )
【答案】错误
【解析】该说法错误。发文顺序号应使用阿拉伯数字标注,但不编虚位,即“1”不写成“001”,也不加“第”字。发文顺序号一般按年度从1开始连续编排。
34. 在公文编目过程中,文件的装订质量不会影响其归档效果。( )
【答案】错误
【解析】该说法错误。文件装订质量会直接影响档案的完整性、牢固性、查阅利用和长期保管效果。装订不牢、散页、错页或装订不符合要求,可能造成文件损坏、丢失或难以正常利用,因此归档时应保证装订规范、牢固、整齐。
35. 只有正式发文才需要归档,临时性文件不需要归档。( )
【答案】错误
【解析】该说法错误。是否需要归档,主要取决于文件是否具有保存价值以及是否属于归档范围,而不取决于文件是否为正式发文。临时性文件中如果包含重要信息、工作依据、过程记录或具有查考价值,也可能需要归档;没有保存价值的文件才可按规定不归档或销毁。
四、简答题(本大题共5小题,每题6分,共30分)
36. 简述档案开发利用的主要方式。
【答案】档案开发利用的主要方式有:①史料编研。档案室及其档案人员根据单位工作的实际需要,充分利用室藏档案或资料,将有关档案资料信息编印成册,主动提供档案信息服务的一种形式。其主要形式包括文件汇编、参考资料、专题目录等。②专题信息服务。档案室及时根据单位工作的实际需要,充分利用室藏档案或资料,定期或不定期地将有关档案资料信息编印成刊,主动提供档案信息服务的一种档案利用形式。其主要形式包括档案资料信息摘报、期刊等。③参与性研究。档案室或档案人员直接参与单位中心工作或科研、设计、业务等工作,利用档案及其信息进行研究工作的一种方式。
【解析】档案开发利用的主要方式包括:①史料编研。档案室及其档案人员根据单位工作的实际需要,利用室藏档案或资料,将有关档案资料及其信息编印成册,主动提供档案信息服务,主要形式有文件汇编、参考资料、专题目录等。②专题信息服务。档案室根据单位工作的实际需要,利用室藏档案或资料,定期或不定期地将有关档案资料信息编印成刊物或形成专题信息材料,主动提供档案信息服务,主要形式有档案资料信息摘报、专题资料等。③参与性研究。档案室或档案人员直接参与单位中心工作以及科研、设计、业务等工作,利用档案及其信息开展调查、分析和研究,为实际工作提供参考和支持。
37. 简述如何合理确定照片档案的保管期限?
【答案】确定照片档案的保管期限时,需要综合考虑照片的历史价值、文化价值、社会价值以及所反映事件的重要程度等因素。对于具有重要历史意义、文化意义和社会价值的照片,应设定较长的保管期限,如永久保存。对于一般性的照片,可设定较短的保管期限,如定期保存一定年限后销毁。同时,应根据单位的规定和档案管理的要求,合理确定各类照片的保管期限。
【解析】确定照片档案的保管期限,应以照片档案的保存价值为主要依据,综合考虑照片所反映事件、人物和活动的重要程度,以及其历史价值、文化价值、社会价值、凭证价值和利用价值等因素。反映重大事件、重要人物、重大活动或具有重要历史、文化、社会价值的照片,应列为永久保管或确定较长的保管期限;一般性、阶段性且利用价值较低的照片,可按规定确定为定期保管。确定期限时还应结合本单位档案管理制度、归档范围和保管期限表执行,期满后按规定进行鉴定,不能未经鉴定擅自销毁。
38. 计划的特点
【答案】(1)前瞻性。订计划应以国家的法律政策为指导,以上级的指示为依据,还要搞调查研究,走群众路线。 (2)明确性。计划中的任务能否顺利完成,常常取决于措施步骤是否恰当有力。因此,计划的目的、任务、指标、要求等一定要写得具体明确,执行计划的措施步骤更要明确切实。 (3)可行性。在制订指标、任务时,要从实际出发、量力而行。这里所说的可行性,应该包含着积极的因素,要体现一定的先进性。
【解析】计划的主要特点包括:①前瞻性。计划是对未来一定时期工作的预先安排,制订计划应以国家法律政策为指导,以上级指示为依据,并通过调查研究、走群众路线,科学预测工作发展。②明确性。计划中的目的、任务、指标、要求、措施和步骤等应具体明确,使执行人员有清晰的工作目标和行动依据。③可行性。制订计划要从实际出发、量力而行,使任务、指标和措施符合客观条件,同时具有一定的先进性,通过努力能够实现。
39. 简述纸质档案保管中常见的损坏因素及其防范措施。
【答案】(1)纸质档案在保管过程中常见的损坏因素包括温湿度不适宜、光照、虫害、霉菌等。温湿度不适宜可能导致纸张变形、霉变;长时间的光照会使纸张变黄、字迹褪色;虫害和霉菌则可能侵蚀纸张,造成档案损坏。 (2)防范措施包括控制档案室的温湿度、采取遮阳措施、定期清扫和消毒、使用防虫防霉剂等。
【解析】纸质档案的损坏因素主要包括温湿度、光照、生物和污染等因素。温湿度过高或波动过大,容易使纸张变形、发霉;光照会使纸张老化、变黄,并导致字迹褪色;虫害会蛀蚀纸张,霉菌会造成霉斑和纸张分解。防范时,应根据档案保管要求控制档案库房的温湿度,避免阳光直射,保持库房清洁、通风,定期检查档案,及时发现并处理虫害和霉变,必要时采取安全的防虫、防霉措施。同时,应减少不当搬运和接触,防止档案受到机械损伤和污染。
40. 永久保管的文书档案有哪些?
【答案】永久保管的文书档案主要包括:①本单位制定的政策性文件材料;②本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;③本单位职能活动中形成的重要业务文件材料;④本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表 等;⑤本单位机构演变、人事任免等文件材料;⑥本单位房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;⑦上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料 ⑧同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。
【解析】永久保管的文书档案,是指对本单位、本地区或国家具有长远查考、凭证和研究价值,必须长期保存的文件材料。主要包括:本单位制定的政策性文件;重要会议、重大活动形成的主要文件;职能活动中形成的重要业务文件;重要问题的请示、批复、批示以及重要报告、总结和综合统计报表;机构演变、人事任免等文件;房屋买卖、土地征用、重要合同协议、资产登记等凭证性文件;上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件;同级或下级单位关于重要业务问题的来函、请示以及本单位的复函、批复等。这些文件能够反映本单位的重要职能活动、机构沿革、业务开展和资产状况,具有重要的历史、凭证和查考价值,因此应永久保存。
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《文书拟写与档案管理》(高教版)
期末复习卷(八)
时间:90分钟 总分:100分
班级____ 姓名____ 学号____ 成绩____
一、单项选择题(本大题共20小题,每题2分,共40分)
1. 文秘小钱在拟制一份纪要时,应使用的特定格式是( )
A. 信函格式
B. 命令格式
C. 通知格式
D. 纪要格式
2. 照片档案整理完成后,应当( )
A. 随意堆放
B. 定期检查维护
C. 仅供特定人员查阅
D. 不再进行任何管理
3. 简易立卷后,如何确保文件的安全?( )
A. 加密存储
B. 定期备份
C. 限制访问权限
D. 存放于干燥通风处
4. 在科技档案整理归档过程中,首先应进行的工作是( )
A. 组件
B. 装订
C. 编号
D. 立卷
5. 公文签发是发文办理中的关键环节,其主要工作步骤是( )
A. 起草人校对公文后直接印发
B. 审核人员修改公文后交印制部门
C. 机关负责人对审核通过的公文进行审定并签署意见
D. 登记人员记录公文信息后存档
6. 文书处理工作中,准确高效原则与哪项原则相辅相成( )
A. 规范运作原则
B. 安全保密原则
C. 公平公正原则
D. 服务至上原则
7. 简报的主体部分一般由______组成。( )
A. 标题、正文
B. 标题、导语、正文
C. 标题、正文、结尾
D. 标题、导语、正文、结尾
8. 哪种档案形式是利用光学成像原理记录信息且属于新型非纸质文书档案的( )
A. 胶片档案
B. 磁盘档案
C. 光盘档案
D. 简牍档案
9. 下列不属于电子文件归档工作步骤的是( )
A. 对预归档的电子文件进行最终审核,确认完整性、合规性
B. 按照档案管理系统的要求上传电子文件及元数据
C. 与档案管理部门办理交接手续,记录归档信息
D. 对电子文件进行病毒扫描后直接删除
10. 公文签发是指( )
A. 公文经审核后,由主管领导签署意见,同意正式发出的过程
B. 公文起草完成后的第一个环节
C. 公文发出后的登记过程
D. 公文缮印的过程
11. 若文书在启封过程中发现损坏,应如何处理?( )
A. 立即丢弃
B. 报告给上级并保留证据
C. 尝试修复后继续处理
D. 忽略损坏部分,继续处理
12. 经______不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由。( )
A. 初审
B. 审核
C. 复核
D. 核发
13. 根据《电子文件归档与管理规范》,电子文件的密级分为( )
A. 绝密、机密、秘密
B. 高级、中级、低级
C. 重要、一般、次要
D. 内部、外部、公开
14. 数字档案提供利用时,需优先保障的是( )
A. 利用效率
B. 利用便捷性
C. 信息安全
D. 访问速度
15. 以下哪项不属于档案的日常维护工作( )
A. 防潮防霉
B. 防火防盗
C. 随意涂改
D. 防鼠防虫
16. 会计档案利用的主要目的是什么( )
A. 提供信息支持
B. 进行学术研究
C. 满足公众需求
D. 满足社会公众的文化娱乐需求
17. _____的工作目标是电子化办公。( )
A. TIMM系统
B. OA系统
C. EDMS系统
D. ERMS系统
18. ______工作是档案工作的根本目的之一。( )
A. 档案保管
B. 档案利用
C. 档案整理
D. 档案统计
19. 卷盒排列时,按问题进行归类的,应______排列( )
A. 从重大问题到一般问题
B. 从综合部门到专门部门
C. 从行政管理部门到业务部门
D. 从次要问题到主要问题
20. 关于文书与档案的关系,下列说法不正确的是( )
A. 文书是档案的基础,档案是文书的精华
B. 文书是档案的精华,档案是文书的基础
C. 文书是档案的前身,档案是文书的归宿
D. 文书是档案构成的要素,档案是文书的组合
二、多项选择题(本大题共5小题,每题4分,共20分)
21. 根据《电子文件归档与管理规范》,电子文件归档时元数据应( )
A. 定期更新以反映电子文件最新状态
B. 与电子文件建立准确关联
C. 按照规定格式进行存储
D. 完整收集,涵盖文件的创建、修改、传输等信息
22. 电子收文登记时通常需要登记的内容包括( )
A. 公文标题
B. 公文承办人
C. 发文机关
D. 发文字号
23. 电子文件的基本特征包括( )
A. 电子文件属于数字文件
B. 电子文件以二进制代码形式存在
C. 电子文件具有文件的基本属性
D. 电子文件内容与载体不可分离
24. 公文催办的范围包括( )
A. 上级单位来文要求及时回复的
B. 平级单位与本单位联系工作、商洽事务需要复文的
C. 下级单位送本单位的请示需要批复的
D. 本单位内部一般事务性通知的下发
25. 通知按内容和用途划分,常见的类型有( )
A. 发布性通知
B. 指示性通知
C. 呈请性通知
D. 会议通知
三、判断题(本大题共10小题,每题1分,共10分)
26. 数字档案网上库房的建设,只能提高档案的利用效率,不能提高档案的安全性。( )
27. 新闻稿的标题应简洁明了,概括新闻的核心内容。( )
28. 公文签发人必须是单位的法定代表人或主要负责人。( )
29. 感谢信必须手写才能体现诚意。( )
30. 电子发文时,必须确保文件的机密性和完整性。( )
31. 档案室不需要安装防盗门窗,因为纸质档案无法被盗取。( )
32. 请示的标题通常包括发文机关、事由和文种。( )
33. 公文编号中的发文顺序号用阿拉伯数字标注,每年从“001”开始编排。( )
34. 在公文编目过程中,文件的装订质量不会影响其归档效果。( )
35. 只有正式发文才需要归档,临时性文件不需要归档。( )
四、简答题(本大题共5小题,每题6分,共30分)
36. 简述档案开发利用的主要方式。
37. 简述如何合理确定照片档案的保管期限?
38. 计划的特点
39. 简述纸质档案保管中常见的损坏因素及其防范措施。
40. 永久保管的文书档案有哪些?
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