《秘书实务》（高教版） 公共管理与服务类 期末复习卷（五）四川省（原卷版+解析版）

《秘书实务》（高教版） 期末复习卷（五） 时间：90分钟 总分：100分 班级＿＿＿＿　姓名＿＿＿＿　学号＿＿＿＿　成绩＿＿＿＿ 一、单项选择题（本大题共20小题，每题2分，共40分） 1. 拼音速记的特点是（ ） A. 对汉字进行草书快写 B. 同一个速记符号代表标四声调的同音汉字 C. 通过 “记形” 达到 “记意” 目的 D. 同一个速记符号代表不标四声调的所有同音汉字 2. 对于重要、紧急的决定和决议，领导部门常采用的催办方式是（ ） A. 派员催办 B. 电话催办 C. 发文催办 D. 约请承办部门来人汇报 3. 下列不属于秘书信息工作的特点的是（ ） A. 针对性 B. 辅助性 C. 综合性 D. 时效性 4. 国内企事业单位公章的中心部位刊有（ ）图案。 A. 五角星 B. 党徽 C. 国徽 D. 单位标志 5. 在商务庆典活动中，为渲染气氛可采取的措施不包括（ ） A. 在来宾席提供零食 B. 放置彩虹门 C. 悬挂彩灯、彩带 D. 播放喜庆乐曲 6. 对于两个或两个以上部门会办的公文，批办时应（ ） A. 只指定主办单位 B. 只指定协办单位 C. 批明主办单位、协办单位及承办要求 D. 无需明确主协办单位 7. 在文化交流活动的赠礼环节，适合赠送的礼物是（ ） A. 高端电子产品 B. 具有地域文化特色的手工艺品 C. 大量现金 D. 普通的日用品 8. 下列关于文字记录方法的说法，错误的是（ ） A. 要点记录法多用于说话内容简单或无关紧要的记录 B. 详细记录法要求记录详尽完整、言出字随、准确无误 C. 特殊标志法就是运用各种特殊的符号、图形做记录 D. 笔记与录音并用法中以录音为主，笔记仅作为补充 9. 突发事件报告的核心内容是（ ） A. 详细分析原因 B. 主要情况和拟办意见 C. 无关细节描述 D. 个人情绪表达 10. 拨打电话时，通话时间一般应尽量控制在______内。（ ） A. 2 分钟 B. 10 分钟 C. 5 分钟 D. 3 分钟 11. 下列关于会议催办工作的说法，错误的是（ ） A. 业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办 B. 综合性、交叉性的工作由办公室或综合部门负责催办 C. 催办人员只能采用书面汇报的方式向领导汇报催办事项的落实情况 D. 要建立催办登记簿，逐项列出催办的事项 12. 处理值班电话时，值班人员要保持 “四心”，以下不属于 “四心” 的是（ ） A. 高度的责任心 B. 满腔的热心 C. 不厌其烦的耐心 D. 细致的细心 13. 确定接待规格时，以下哪种情况属于高规格接待（ ） A. 陪客比来宾职务高 B. 陪客比来宾职务低 C. 陪客与来宾的职务、级别大体相同 D. 基层单位接待上级单位人员 14. 关于“涉密文件印制”，正确的是（ ） A. 可在普通打印店印制，只需专人陪同 B. 需在符合保密要求的内部场所印制 C. 印制后剩余的校样可随意丢弃 D. 无需登记印制份数，按需印制即可 15. 某省人民政府向其下属的市人民政府行文，应使用______文种。（ ） A. 函 B. 报告 C. 批复 D. 议案 16. 下列关于护照的说法，正确的是（ ） A. 我国的特区护照只有香港特别行政区护照 B. 电子护照中不会储存持照人的指纹信息 C. 护照是证明国籍和身份的证件 D. 普通护照不包括因公普通护照 17. 秘书工作 “保密原则” 主要是为了（ ）​ A. 防止公司内部信息和商业秘密泄露​ B. 隐瞒领导的工作失误​ C. 限制员工之间的信息交流​ D. 增加工作神秘感​ 18. 在解决因数据传递问题产生的部门矛盾时，秘书了解情况后应（ ） A. 直接判定责任方 B. 搭建沟通平台，组织双方交流 C. 向领导告状 D. 置之不理 19. 办公室事务管理将对单位整体作用的发挥起（ ） A. 延续作用 B. 特殊作用 C. 协调作用 D. 推动作用 20. 下列属于秘书正式沟通方式的是（ ）​ A. 私下闲聊​ B. 微信朋友圈留言​ C. 会议传达、正式文件和汇报​ D. 未经证实的小道消息传播​ 二、多项选择题（本大题共5小题，每题4分，共20分） 21. ______属于文件处理内容。（ ） A. 打印讲话记录 B. 起草合同文本 C. 文件收发、登记 D. 档案存储、分类 22. 对展览会而言，先要确定______，而后向参展单位发出正式邀请。（ ） A. 主题 B. 时间 C. 地点 D. 主持人 23. 以下关于电子印章的说法，错误的是（ ） A. 电子印章可以随意复制使用 B. 电子印章客户端系统只能安装在一台电脑上 C. 电子印章比实物印章安全性低 D. 电子印章不需要管理 24. 在接待活动中，秘书陪同客人的正确做法有（ ） A. 在上下楼梯时，提醒客人注意安全 B. 行走过程中与客人保持适当距离 C. 遇到台阶时，自己先快速通过 D. 随时留意客人的需求 25. 在邮件分发环节，呈交领导邮件时需特别注意的事项有（ ） A. 若发现手头上的邮件与历史档案中的某份邮件在业务数据上存在关联，但领导尚未要求，可不做处理 B. 对于领导的亲笔信，主动询问是否需要扫描存档或打印多份副本 C. 当有多份紧急邮件时，依据邮件发件人的职位高低确定呈交顺序 D. 结合领导日常工作习惯和偏好，建议合适的邮件分类管理方式（如颜色文件夹分类） 三、判断题（本大题共10小题，每题1分，共10分） 26. 撰写文字材料时，重复以往的内容可以保证不出错，是值得提倡的做法。（ ） 27. 庆典活动一般安排在上午的 9:30—11:30，时间一般控制在1~2 小时。 28. 会议记录只需记录会议的具体内容。（ ） 29. 详细记录法要求秘书记录迅速，反应敏捷，做到记录详尽完整、言出字随、准确无误。 30. 报销差旅费用时，只要将报销单交给财务部门即可，无需领导审批。（ ） 31. 文稿审核中，初审的负责人是企业办公室主任。（ ） 32. 2012 年 5 月 15 日起，我国正式使用电子护照，其内置电子芯片储存个人信息。 33. 会议的主持人或会议主席的位置应置于靠近入口处、背对门的位置。（ ） 34. “内外有别” 原则在任何情况下都不需要公开信息。（ ） 35. 岗位训练是秘书人员知识和能力培养的重要方式之一。（ ） 四、简答题（本大题共5小题，每题6分，共30分） 36. 简述文字记录中事后对原始记录进行补充、整理和修改的要点。 37. 请简述会商（审）这种文稿审核方法的含义、适用范围及特点与注意事项。​ 38. 接听同时打来的几个电话，应该如何处理？ 39. 简述差旅费报销的流程。 40. 归档文书整理的含义是什么？ 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $ 《秘书实务》（高教版） 期末复习卷（五） 时间：90分钟 总分：100分 班级＿＿＿＿　姓名＿＿＿＿　学号＿＿＿＿　成绩＿＿＿＿ 一、单项选择题（本大题共20小题，每题2分，共40分） 1. 拼音速记的特点是（ ） A. 对汉字进行草书快写 B. 同一个速记符号代表标四声调的同音汉字 C. 通过 “记形” 达到 “记意” 目的 D. 同一个速记符号代表不标四声调的所有同音汉字 【答案】D 【解析】拼音速记通过 “记音” 达到 “记意” 目的，其特点是同一个速记符号可代表不标四声调的所有同音汉字、词语，D 选项正确。A 选项是汉字速记特点；B 选项中 “标四声调” 错误；C 选项 “记形” 错误。 2. 对于重要、紧急的决定和决议，领导部门常采用的催办方式是（ ） A. 派员催办 B. 电话催办 C. 发文催办 D. 约请承办部门来人汇报 【答案】A 【解析】教材提到 “重要、紧急的决定和决议下达之后，领导部门往往委派专人（通常是文员或秘书）催办”，这种方式是派员催办，所以选A。 3. 下列不属于秘书信息工作的特点的是（ ） A. 针对性 B. 辅助性 C. 综合性 D. 时效性 【答案】B 【解析】秘书信息工作的主要特点包括针对性、综合性和时效性等。辅助性主要是秘书工作的职能作用，而不是秘书信息工作的典型特点。因此，不属于秘书信息工作特点的是辅助性，选B。 4. 国内企事业单位公章的中心部位刊有（ ）图案。 A. 五角星 B. 党徽 C. 国徽 D. 单位标志 【答案】A 【解析】国内企事业单位使用的公章，其中心部位通常刊有五角星图案，印章边缘刊刻单位名称。因此，正确答案是A。国徽主要用于国家机关等特定印章，党徽用于党的组织印章，单位标志不是公章中心部位的通用图案。 5. 在商务庆典活动中，为渲染气氛可采取的措施不包括（ ） A. 在来宾席提供零食 B. 放置彩虹门 C. 悬挂彩灯、彩带 D. 播放喜庆乐曲 【答案】A 【解析】“可在活动现场放置易拉宝、彩虹门、花卉植物、红地毯等，也可以悬挂彩灯、彩带、条幅等”“在活动之前务必要把音响准备好，也可以在庆典举行前后播放喜庆、欢快的乐曲，烘托氛围”，在来宾席提供零食属于规划布局内容，不属于渲染气氛的措施，答案选 A。 6. 对于两个或两个以上部门会办的公文，批办时应（ ） A. 只指定主办单位 B. 只指定协办单位 C. 批明主办单位、协办单位及承办要求 D. 无需明确主协办单位 【答案】C 【解析】对于两个或两个以上部门会办的公文，批办时应批明主办单位、协办单位及承办要求，C 选项正确；不能只指定主办单位或协办单位，A、B 选项错误；必须明确主协办单位，D 选项错误。所以答案选 C。 7. 在文化交流活动的赠礼环节，适合赠送的礼物是（ ） A. 高端电子产品 B. 具有地域文化特色的手工艺品 C. 大量现金 D. 普通的日用品 【答案】B 【解析】根据 “如果是文化交流活动，可以赠送具有地域文化特色的手工艺品，如精美的刺绣、古朴的陶瓷等”，答案选 B，高端电子产品、大量现金、普通日用品不适合文化交流活动赠礼。 8. 下列关于文字记录方法的说法，错误的是（ ） A. 要点记录法多用于说话内容简单或无关紧要的记录 B. 详细记录法要求记录详尽完整、言出字随、准确无误 C. 特殊标志法就是运用各种特殊的符号、图形做记录 D. 笔记与录音并用法中以录音为主，笔记仅作为补充 【答案】D 【解析】要点记录法多用于简单或无关紧要内容记录，A 选项正确；详细记录法要求详尽完整等，B 选项正确；特殊标志法运用特殊符号、图形记录，C 选项正确；笔记与录音并用法一般以笔记为主，录音仅作为补充，D 选项错误。 9. 突发事件报告的核心内容是（ ） A. 详细分析原因 B. 主要情况和拟办意见 C. 无关细节描述 D. 个人情绪表达 【答案】B 【解析】报告需简明说明“主要情况和拟办意见”，A、C、D无需详述，故选B。 10. 拨打电话时，通话时间一般应尽量控制在______内。（ ） A. 2 分钟 B. 10 分钟 C. 5 分钟 D. 3 分钟 【答案】D 【解析】教材中明确提到 “通话时间尽量控制在3分钟内，不是十分重要、紧急、烦琐的事务一般不宜通话时间过长”，所以答案是 D。 11. 下列关于会议催办工作的说法，错误的是（ ） A. 业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办 B. 综合性、交叉性的工作由办公室或综合部门负责催办 C. 催办人员只能采用书面汇报的方式向领导汇报催办事项的落实情况 D. 要建立催办登记簿，逐项列出催办的事项 【答案】C 【解析】催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报催办事项的落实情况，C 选项说法错误，A、B、D 选项正确。 12. 处理值班电话时，值班人员要保持 “四心”，以下不属于 “四心” 的是（ ） A. 高度的责任心 B. 满腔的热心 C. 不厌其烦的耐心 D. 细致的细心 【答案】D 【解析】教材明确提到处理值班电话要做到保持 “四心”，即高度的责任心、不厌其烦的耐心、满腔的热心、坚韧不拔的恒心，不包括细致的细心。 13. 确定接待规格时，以下哪种情况属于高规格接待（ ） A. 陪客比来宾职务高 B. 陪客比来宾职务低 C. 陪客与来宾的职务、级别大体相同 D. 基层单位接待上级单位人员 【答案】A 【解析】高规格接待是陪客比来宾职务高，A 选项正确；C 选项是对等接待；B 选项是低规格接待；D 选项基层单位接待上级单位人员不一定就是高规格接待，需看具体陪客与来宾职务对比，所以选 A。 14. 关于“涉密文件印制”，正确的是（ ） A. 可在普通打印店印制，只需专人陪同 B. 需在符合保密要求的内部场所印制 C. 印制后剩余的校样可随意丢弃 D. 无需登记印制份数，按需印制即可 【答案】B 【解析】涉密文件需在内部保密场所印制，防止泄密。A违反保密规定，C剩余校样需按涉密要求销毁，D需登记印制份数，故B正确。 15. 某省人民政府向其下属的市人民政府行文，应使用______文种。（ ） A. 函 B. 报告 C. 批复 D. 议案 【答案】C 【解析】省人民政府向市人民政府行文属于下行文，“批复” 是下行文文种，用于上级答复下级请示事项，C 选项正确；“函” 是平行文文种，A 选项错误；“报告” 是上行文文种，B 选项错误；“议案” 用于人民政府向同级人大或其常委会提请审议事项，D 选项错误。所以答案选 C。 16. 下列关于护照的说法，正确的是（ ） A. 我国的特区护照只有香港特别行政区护照 B. 电子护照中不会储存持照人的指纹信息 C. 护照是证明国籍和身份的证件 D. 普通护照不包括因公普通护照 【答案】C 【解析】我国的特区护照包括香港特别行政区护照和澳门特别行政区护照，A 项错误；电子护照会储存持照人的指纹信息等个人信息，B 项错误；普通护照包括因公普通护照和因私普通护照，D 项错误；根据教材，护照是中国政府发给中国公民用以出入国（境）和在国（境）外旅行或居留时证明其国籍和身份的证件，C 项正确。 17. 秘书工作 “保密原则” 主要是为了（ ）​ A. 防止公司内部信息和商业秘密泄露​ B. 隐瞒领导的工作失误​ C. 限制员工之间的信息交流​ D. 增加工作神秘感​ 【答案】A 【解析】保密原则是秘书职业道德的核心，目的是保护公司机密和工作信息安全。B、C、D 选项对保密原则的理解均不正确，因此 A 选项正确。​ 18. 在解决因数据传递问题产生的部门矛盾时，秘书了解情况后应（ ） A. 直接判定责任方 B. 搭建沟通平台，组织双方交流 C. 向领导告状 D. 置之不理 【答案】B 【解析】在解决因数据传递问题产生的部门矛盾时，秘书全面了解情况后，应积极搭建沟通平台，组织双方进行面对面交流，引导双方客观陈述事实，补充缺失信息，消除误解，而不是直接判定责任方、向领导告状或置之不理，所以选 B。 19. 办公室事务管理将对单位整体作用的发挥起（ ） A. 延续作用 B. 特殊作用 C. 协调作用 D. 推动作用 【答案】D 【解析】办公室事务管理通过组织协调、服务保障和日常运行管理，为单位各项工作的开展创造条件，能够促进单位整体效能的发挥，因而对单位整体作用的发挥起推动作用。因此，正确答案是D。 20. 下列属于秘书正式沟通方式的是（ ）​ A. 私下闲聊​ B. 微信朋友圈留言​ C. 会议传达、正式文件和汇报​ D. 未经证实的小道消息传播​ 【答案】C 【解析】正式沟通通过规范的渠道进行，如会议、文件等，确保信息准确权威。A、B、D 选项属于非正式沟通，可能导致信息失真，因此 C 选项正确。​ 二、多项选择题（本大题共5小题，每题4分，共20分） 21. ______属于文件处理内容。（ ） A. 打印讲话记录 B. 起草合同文本 C. 文件收发、登记 D. 档案存储、分类 【答案】CD 【解析】文件处理是对文件进行收发、登记以及后续管理的一系列工作。文件收发、登记属于文件处理的基本内容；档案存储、分类属于文件归档和管理环节，也可纳入文件处理的后续管理内容。打印讲话记录属于一般文字处理，起草合同文本属于文书拟写，不属于本题所指的文件处理内容。因此，正确答案是CD。 22. 对展览会而言，先要确定______，而后向参展单位发出正式邀请。（ ） A. 主题 B. 时间 C. 地点 D. 主持人 【答案】ABC 【解析】举办展览会前，应先明确展览主题，确定举办时间和地点，以便参展单位了解展览的基本情况并作出参展安排。在这些事项确定后，才能向参展单位发出正式邀请。主持人不是发出参展邀请前必须确定的基本事项。因此，正确答案是ABC。 23. 以下关于电子印章的说法，错误的是（ ） A. 电子印章可以随意复制使用 B. 电子印章客户端系统只能安装在一台电脑上 C. 电子印章比实物印章安全性低 D. 电子印章不需要管理 【答案】ACD 【解析】电子印章基于数字签名技术，难以假冒，不能随意复制使用，A 选项错误；电子印章安全性高于实物印章，C 选项错误；电子印章需要进行规范管理，包括存储、使用、验证等环节，D 选项错误；电子印章客户端系统应安装在电子印章保管者所使用的终端电脑中，一台电脑可安装，并非只能安装在一台电脑上，B 选项说法不准确，但相比其他选项，ACD 错误更明显。 24. 在接待活动中，秘书陪同客人的正确做法有（ ） A. 在上下楼梯时，提醒客人注意安全 B. 行走过程中与客人保持适当距离 C. 遇到台阶时，自己先快速通过 D. 随时留意客人的需求 【答案】ABD 【解析】陪同客人时，上下楼梯要提醒注意安全，A选项正确；行走保持适当距离，随时留意客人需求，B、D选项正确；遇到台阶应照顾客人，而不是自己先快速通过，C选项错误。 25. 在邮件分发环节，呈交领导邮件时需特别注意的事项有（ ） A. 若发现手头上的邮件与历史档案中的某份邮件在业务数据上存在关联，但领导尚未要求，可不做处理 B. 对于领导的亲笔信，主动询问是否需要扫描存档或打印多份副本 C. 当有多份紧急邮件时，依据邮件发件人的职位高低确定呈交顺序 D. 结合领导日常工作习惯和偏好，建议合适的邮件分类管理方式（如颜色文件夹分类） 【答案】BD 【解析】如果以前保存在档案中的邮件与手头上的邮件有很大关系，应把两者放在一起，A选项错误；要询问领导是否要把收到的亲笔信打印几份或扫描存档，B选项正确；呈交领导邮件应根据重要程度整理，而非发件人职位高低，C选项错误；应征询领导的意见是否使用不同颜色的文件夹放不同种类的邮件，结合领导习惯建议分类方式，D选项正确。 三、判断题（本大题共10小题，每题1分，共10分） 26. 撰写文字材料时，重复以往的内容可以保证不出错，是值得提倡的做法。（ ） 【答案】错误 【解析】撰写文字材料要写出新意，重复以往内容无法体现创新性，不能满足工作需求，不是值得提倡的做法，该说法错误。 27. 庆典活动一般安排在上午的 9:30—11:30，时间一般控制在1~2 小时。 【答案】正确 【解析】庆典活动通常安排在上午举行，上午9:30—11:30属于较为合适的时段；活动时间一般控制在1—2小时，以保证仪式完整、气氛庄重，同时避免时间过长使参加人员疲劳。因此，题干表述正确。 28. 会议记录只需记录会议的具体内容。（ ） 【答案】错误 【解析】会议记录一般分为会议的一般情况（包括会议名称、时间、出席人等）和会议的具体内容（包括议程、决议等）两部分，并非只记录具体内容，该说法错误。 29. 详细记录法要求秘书记录迅速，反应敏捷，做到记录详尽完整、言出字随、准确无误。 【答案】正确 【解析】详细记录法要求秘书记录迅速，反应敏捷，做到记录详尽完整、言出字随、准确无误。 30. 报销差旅费用时，只要将报销单交给财务部门即可，无需领导审批。（ ） 【答案】错误 【解析】报销差旅费用时，需将粘贴好的差旅费报销单送相关领导审批，并签字同意后，才能将报销单交财务部门，该说法错误。 31. 文稿审核中，初审的负责人是企业办公室主任。（ ） 【答案】错误 【解析】根据 “初审的负责人是企业办公室秘书”，可知初审负责人不是企业办公室主任，所以该说法错误。 32. 2012 年 5 月 15 日起，我国正式使用电子护照，其内置电子芯片储存个人信息。 【答案】正确 【解析】2012 年 5 月 15 日起，我国正式使用电子护照，其内置电子芯片储存个人信息。 33. 会议的主持人或会议主席的位置应置于靠近入口处、背对门的位置。（ ） 【答案】错误 【解析】教材明确说明，会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置，而不是靠近入口处、背对门的位置。 34. “内外有别” 原则在任何情况下都不需要公开信息。（ ） 【答案】错误 【解析】“内外有别” 原则是分清内外、区别对待，但不是绝对不公开信息，在符合保密规定和实际需求的情况下，是可以适当公开信息的，所以该说法错误。 35. 岗位训练是秘书人员知识和能力培养的重要方式之一。（ ） 【答案】正确 【解析】秘书人员知识和能力的培养方式包括强化训练，其中岗位训练能够让秘书在实际工作环境中提升知识和能力，是重要培养方式之一，所以该说法正确。 四、简答题（本大题共5小题，每题6分，共30分） 36. 简述文字记录中事后对原始记录进行补充、整理和修改的要点。 【答案】事后对原始记录进行补充、整理和修改，要尽量忠实于发言者说话的原意，体现发言者的语言特点。在不背离原意的前提下，秘书可以从语法、修辞、逻辑、标点符号、书写格式等方面，进行技术性的加工或润色。 【解析】事后整理原始记录的基本原则是忠实于发言者的原意，不得任意增删、歪曲或改变讲话内容，同时应尽量保留发言者的语言特点。在不背离原意的前提下，可以对记录进行技术性加工，包括纠正语法和用词、调整修辞和逻辑、补充必要的标点、规范书写格式等，使记录准确、通顺、清晰、规范。 37. 请简述会商（审）这种文稿审核方法的含义、适用范围及特点与注意事项。​ 【答案】会商（审）是对涉及两个或两个以上部门、单位的文稿，由有关部门、单位共同协商、审核，通过会议讨论或书面传阅等形式交换意见、协调分歧并修改完善文稿的一种审核方法。适用于联合行文文稿以及涉及多个部门、单位职责和利益的重要综合性文稿。其特点是参与单位较多、协商性和综合性较强，有利于统一认识、协调关系、保证文稿内容准确和意见一致。会商时应由主办单位负责组织和综合协调，提前提供文稿，明确审核重点；各会签单位应认真提出意见并及时反馈；对有分歧的问题应充分协商，必要时请有关负责人协调决定，不能久拖不决或擅自修改其他单位的意见。 【解析】会商（审）的核心是对涉及多个部门或单位的文稿进行共同协商和审核，而不是仅由联合行文单位的拟稿人和负责人审核。其形式可以是召开会议讨论，也可以是书面传阅。审核过程中，主办单位负责组织、协调和汇总修改，各参与单位应围绕职责范围提出明确意见，对分歧进行协商处理，必要时由有关负责人协调决定，以保证文稿内容完整、意见一致并按时形成。 38. 接听同时打来的几个电话，应该如何处理？ 【答案】如遇到同时打来的两个电话，请正在交谈的一方稍等，告诉他有电话打进来，需要马上处理。迅速接听另一部电话。如果第二个电话非紧急内容，则应该告诉对方还有一个电话没有结束，建议一会儿再给他回电话，然后马上回到第一个电话上；如果第二个电话是紧急的事情，则要马上向第一个来电者道歉，建议对方先挂上电话稍等或快速处理完第一个电话。无论怎样，回到第一个电话时，都要向来 电者致歉。 【解析】同时接到多个电话时，应先向正在通话的来电者说明情况并请其稍候，再迅速接听另一部电话。接听后应先判断事情的紧急程度：非紧急事项，应向对方说明正在通话并约定回拨时间；紧急事项，应向第一位来电者致歉，请其稍候或约定稍后回拨，并优先处理紧急电话。处理完第二个电话后，应立即回到第一个电话，并再次致歉。整个过程中要做到说明情况、礼貌致歉、合理安排先后顺序，避免让任何一方长时间无故等待。 39. 简述差旅费报销的流程。 【答案】差旅费报销流程如下： 到财务部门领取差旅费报销单，如实填写报销单的有关内容，并将有关车票、机票、住宿发票等原始凭证粘贴在报销单上，并按规定填写报销单。 将粘贴好的差旅费报销单送相关领导审批，并签字同意。 将领导审核签字的报销单交财务部门，经会计审核票据，出纳人员审核复查，结算后扣除已预支部分多退少补。 【解析】差旅费报销通常包括以下步骤：领取并按规定填写差旅费报销单；将车票、机票、住宿发票等合法、有效的原始凭证整理并粘贴在报销单上；将报销单及原始凭证送相关领导审核签字；将审批后的材料交财务部门，由会计审核报销事项、票据和金额，出纳复核并办理结算；最后冲销已预支的差旅费，按实际情况办理多退少补。具体流程还应符合本单位的财务制度。 40. 归档文书整理的含义是什么？ 【答案】归档文书整理是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律，以 “件” 为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换，元数据收集，归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。归档整理的文书必须是办理完毕的，具有查考利用价值，介质包括纸质和电子文件材料，应分类管理，纸质文书应装盒并归档。 【解析】归档文书整理，是指将办理完毕、具有查考利用价值的文件材料，按照其在形成和处理过程中的联系及一定规律，以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒等，使其形成有序体系的过程。纸质归档文件还要根据需要进行修整、装订、编页、装盒和排架；电子文件还要进行格式转换、元数据收集、归档数据包组织和存储等处理。归档整理应遵循来源、形成时间、内容和形式等方面的联系，便于保管、检索和利用。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $