第42练 前厅文档管理 四川省（对口招生）《前厅服务与管理》（高教版第二版）一课一练（原卷版+解析版）

编写说明：考虑到中职学生普遍基础知识相对薄弱的情况，我们依据支架式教学理念，精心编制了《前厅服务与管理》（高教版第二版）一课一练。专辑中每1份练习，都与课堂所授知识点紧密相关，练习题内容围绕课堂所学知识点呈现。目的在于激发学生的学习兴趣，培养他们的学习自觉性，帮助学生掌握课程的基本概念及方法，为后续进一步提升奠定基础。 本卷为《前厅服务与管理》（高教版第二版）一课一练的第42练，练习内容为前厅文档管理。 《前厅服务与管理》（高教版第二版） 项目八 信息沟通 任务三 前厅文档管理 第42练 前厅文档管理 一、单项选择题 1．文档管理的第一项原则是（ ）。 A．多人负责 B．随意存放 C．专人负责 D．无需制度 【答案】C 【详解】文档管理原则为专人负责和有章可循。A多人负责导致责任不清；B随意存放无法检索；D无制度导致混乱。可由前厅部经理或责任心强的文员负责。 2．按照文档特性，首先将其分为（ ）。 A．重要类和次要类 B．待处理类、临时类和永久存放类 C．财务类和服务类 D．纸质类和电子类 【答案】B 【详解】文档分待处理类（尚未处理的文件表格）、临时类（短期内处理后归档）和永久存放类（长期保存供查阅）。A、C、D均非标准分类方式。 3．近期预订资料的存放顺序是（ ）。 A．按房间类型 B．先按抵店日期后按客人姓名字母顺序 C．按预订方式 D．按房价高低 【答案】B 【详解】近期预订资料先按抵店日期（1～31）再按客人姓名字母（A～Z）存放。A、C、D非标准顺序。远期预订先按抵店月份（1～12）再按字母顺序。 4．已填完的客房预订单、需答复的文件和待签字的传真属于（ ）。 A．永久存放类 B．临时类 C．已处理类 D．待处理类 【答案】D 【详解】待处理类指尚未处理正等待处理的文件和表格，含预订单、需答复文件、待签字传真及等候名单等。A是长期保存；B是短期存档后归档。 5．客史档案和各类合同副本应按（ ）顺序存放。 A．按日期 B．按房号 C．按字母 D．按金额 【答案】C 【详解】客史档案和各类合同副本按字母顺序存放。A用于已使用的表格；B不常用；D非文档管理标准。字母顺序便于快速检索客史信息。 6．文档索引本应标明的内容不包括（ ）。 A．文档的类型和内容 B．存放地点 C．客人消费记录 D．起止日期和销毁时间 【答案】C 【详解】索引本应标明类型、内容、存放地点、起止日期和销毁时间。C客人消费记录属于客账管理范围非文档索引内容。 二、多项选择题 7．文档管理的原则包括（ ）。 A．专人负责 B．有章可循 C．随意存放 D．定期销毁 【答案】ABD 【详解】文档管理两大原则：专人负责和有章可循。有章可循包括确定存档文件范围、排列顺序方法（字母／日期）、存放时间和销毁批准程序及方法。 三、判断题 8．永久存放类的预订资料先按已抵店、取消、未抵店、团队归类，再按抵店日期，最后按字母顺序存放。（ ） 【答案】√ 【详解】表述正确。永久存放类预订资料先按抵店状态归类，再按抵店日期，最后按字母存放。此三级分类确保历史预订资料的有序归档和便捷检索。 9．已设计并使用的表格，前厅部管理人员每年至少应进行一次审查修订。（ ） 【答案】√ 【详解】表述正确。已使用的表格每年至少进行一次审查，广泛征求一线使用者意见开展修订工作。定期审查确保表格与时俱进、适应经营需求。 四、简答题 10．前厅文档管理分为哪三个步骤？简要说明每一步的内容。 【答案】（1）文档分类：按文档特性分为待处理类（尚未处理正等待处理的文件和表格）、临时类（短期内处理后归档）、永久存放类（长期保存供查阅）。 （2）文档存放：待处理类按轻重缓急分急办和日常事务置于文件架；临时类分门别类整理后放档案柜专用抽屉；永久存放类可存放在活页夹、专用柜或打包存于专门房间。 （3）制作索引：由专人在文档右上角注明索引码，建立文档索引本标明类型、内容、存放地点、起止日期和销毁时间。 【详解】文档管理三步法（分类→存放→索引）确保前厅海量信息的有序管理，分类解决”放哪”、存放解决”怎么放”、索引解决”如何找”三个核心问题。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $ 编写说明：考虑到中职学生普遍基础知识相对薄弱的情况，我们依据支架式教学理念，精心编制了《前厅服务与管理》（高教版第二版）一课一练。专辑中每1份练习，都与课堂所授知识点紧密相关，练习题内容围绕课堂所学知识点呈现。目的在于激发学生的学习兴趣，培养他们的学习自觉性，帮助学生掌握课程的基本概念及方法，为后续进一步提升奠定基础。 本卷为《前厅服务与管理》（高教版第二版）一课一练的第42练，练习内容为前厅文档管理。 《前厅服务与管理》（高教版第二版） 项目八 信息沟通 任务三 前厅文档管理 第42练 前厅文档管理 一、单项选择题 1．文档管理的第一项原则是（ ）。 A．多人负责 B．随意存放 C．专人负责 D．无需制度 2．按照文档特性，首先将其分为（ ）。 A．重要类和次要类 B．待处理类、临时类和永久存放类 C．财务类和服务类 D．纸质类和电子类 3．近期预订资料的存放顺序是（ ）。 A．按房间类型 B．先按抵店日期后按客人姓名字母顺序 C．按预订方式 D．按房价高低 4．已填完的客房预订单、需答复的文件和待签字的传真属于（ ）。 A．永久存放类 B．临时类 C．已处理类 D．待处理类 5．客史档案和各类合同副本应按（ ）顺序存放。 A．按日期 B．按房号 C．按字母 D．按金额 6．文档索引本应标明的内容不包括（ ）。 A．文档的类型和内容 B．存放地点 C．客人消费记录 D．起止日期和销毁时间 二、多项选择题 7．文档管理的原则包括（ ）。 A．专人负责 B．有章可循 C．随意存放 D．定期销毁 三、判断题 8．永久存放类的预订资料先按已抵店、取消、未抵店、团队归类，再按抵店日期，最后按字母顺序存放。（ ） 9．已设计并使用的表格，前厅部管理人员每年至少应进行一次审查修订。（ ） 四、简答题 10．前厅文档管理分为哪三个步骤？简要说明每一步的内容。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $