《文书拟写与档案管理》（高教版）期末复习卷（五）山东省（原卷版+解析版）

《文书拟写与档案管理》（高教版） 期末复习卷（五） 时间：90分钟 总分：100分 班级 姓名 学号 成绩 一、单项选择题（本大题共35小题，每小题2分，共70分） 1. 条据的写作语气应（ ） A. 正式、礼貌 B. 随意、轻松 C. 严肃、庄重 D. 幽默、风趣 【答案】A 【解析】条据的写作语气应正式、礼貌，体现对对方的尊重。 2. 以下哪项不是档案实体分类的常用方法（ ） A. 按内容性质分类 B. 按形成时间分类 C. 按档案来源分类 D. 按档案大小分类 【答案】D 【解析】按档案大小分类不是档案实体分类的常用方法，常用的分类方法包括按内容性质、形成时间、来源等分类。 3. 对数字档案进行真实性检测的主要依据是（ ） A. 存储格式 B. 元数据 C. 文件大小 D. 访问日志 【答案】B 【解析】元数据记录了文件形成、修改等全过程信息，是验证真实性的核心依据。 4. 在归档文件整理中，以下哪项不属于归档文件的内容（ ） A. 文件正文 B. 文件附件 C. 文件处理单 D. 文件起草人的个人日记 【答案】D 【解析】归档文件的内容通常包括文件的正文、附件以及与处理文件直接相关的其他材料，如文件处理单等。个人日记不属于归档文件的内容范畴，因此选项D正确。 5. 收文初审时，以下哪项操作是为了确保文件的完整性和可读性（ ） A. 检查文件格式 B. 检查文件内容 C. 检查文件政策依据 D. 检查文件页码 【答案】D 【解析】收文初审时检查文件页码是为了确保文件的完整性和可读性，避免内容缺失或混乱。 6. 在处理机密文书时，以下哪项措施是违反保密性原则的？（ ） A. 对涉密文书进行加密处理 B. 限制涉密文书的传阅范围 C. 将涉密文书随意放置在工作区域 D. 对涉密文书进行专门保管 【答案】C 【解析】保密性原则要求对涉密文书采取严格的保密措施。将涉密文书随意放置在工作区域，容易导致信息泄露，违反了保密性原则。 7. 发送涉密电子文件时，必须采取的措施是（ ）​ A. 通过普通微信发送​ B. 使用单位内部的加密传输系统​ C. 压缩后发送至公共邮箱​ D. 打印后通过快递寄送​ 【答案】B 【解析】涉密文件需通过加密系统传输，普通微信、公共邮箱存在泄密风险，打印寄送不属于电子发文，故 B 正确。​ 8. 计划是对未来一定时期内的工作或活动作出____的事务文书（ ） A. 目标、措施、步骤 B. 总结、评估、改进 C. 分析、预测、决策 D. 宣传、推广、执行 【答案】A 【解析】计划的核心要素是明确目标、制定措施、规划步骤，需体现 “未来行动方案” 的特征。 9. 文书与档案工作的规范化原则要求什么？（ ） A. 随意处理档案 B. 严格遵循档案工作规章制度 C. 档案内容的个性化 D. 档案存储的分散化 【答案】B 【解析】规范化原则要求文书与档案工作必须严格遵循相关的规章制度，确保档案工作的有序进行。因此，正确答案是B。 10. 电子文件归档与传统的纸质文件归档相比，有哪些优势（ ） A. 易于携带 B. 更易于损坏 C. 存储空间需求小 D. 不便于检索 【答案】C 【解析】与传统的纸质文件归档相比，电子文件归档所需的存储空间更小，可以节省大量的物理空间。同时，电子文件也更易于携带和检索。 11. 感谢信的日期正确的写法是（ ） A. 写在正文之前，靠右对齐 B. 写在署名之前，靠左对齐 C. 写在署名之后，靠右对齐 D. 写在标题之后，居中对齐 【答案】C 【解析】感谢信日期写在署名之后，靠右对齐 ，A、B、D位置错误。 12. 在科技档案整理归档过程中，首先应进行的工作是（ ） A. 分类 B. 装订 C. 编号 D. 立卷 【答案】A 13. 对于纸质照片档案，以下哪项不是常规的保存方法（ ） A. 使用相册保存 B. 使用文件夹分类保存 C. 使用塑料袋密封保存 D. 随意堆放在书架上 【答案】D 【解析】纸质照片档案应该妥善保存，避免受潮、折损或曝晒。随意堆放在书架上不是常规的保存方法。 14. 在公文登记环节，登记的顺序一般是（ ） A. 按照公文的重要程度登记 B. 按照收到公文的时间先后顺序登记 C. 按照公文的篇幅长短登记 D. 按照发文机关级别高低登记 【答案】B 【解析】公文登记一般按照收到公文的时间先后顺序进行，这样便于管理和查询。按照重要程度、篇幅长短、发文机关级别登记都不是常规的、科学的登记顺序，容易造成混乱。 15. 公告、公报与通告中，（ ） A. 公告适用范围最窄，通告使用范围最宽 B. 公告适用范围最宽，通告使用范围最窄 C. 公报适用范围最窄，通告使用范围最宽 D. 公报适用范围最宽，通告使用范围最窄 【答案】B 【解析】公告适用于国内外，范围最宽；公报适用于党内外（和一些专业领域）而次之；通告则是“在一定范围内”使用，范围最窄。 16. ____密集架适合于档案库房密闭性能好，库房条件符合规范的档案库房。（ ） A. 封闭式 B. 开放式 C. 固定式 D. 移动式 【答案】B 【解析】开放式密集架就是四周都没有门或壁的结构完全敞开的密集架。开放式密集架便于存取，有利通风和温湿度的调节，较适合用于档案库房密闭性能较好，库房条件符合规范的档案室。所以选B。 17. 根据《电子文件归档与管理规范》，电子文件的归档范围由（ ）确定。 A. 文件形成部门 B. 档案管理部门 C. 文件形成部门与档案管理部门共同 D. 上级主管部门 【答案】C 【解析】电子文件归档范围的确定需要文件形成部门与档案管理部门共同参与，形成部门了解文件产生背景和业务价值，档案管理部门熟悉归档规范和要求，二者共同确定才能保证归档范围合理，所以选 C。单独由某一方确定可能存在片面性。 18. 会计档案鉴定工作由哪个部门负责（ ） A. 档案管理部门 B. 会计部门 C. 内部审计部门 D. 外部审计机构 【答案】A 【解析】会计档案鉴定工作通常由档案管理部门负责，对档案的保管价值进行鉴定。 19. 以下哪种书写工具可用于归档文件材料（ ） A. 铅笔 B. 圆珠笔 C. 蓝黑墨水笔 D. 红墨水笔 【答案】C 【解析】禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸，蓝黑墨水笔符合要求。 20. 条据的标题通常包括（ ） A. 发文机关、事由、文种 B. 发文机关、事由、文种、主送机关 C. 发文机关、事由、文种、落款 D. 发文机关、事由、文种、附件 【答案】A 【解析】条据的标题通常包括发文机关、事由和文种。 21. 企事业单位档案实体分类的标准应如何确定（ ） A. 由档案管理员自行决定 B. 由单位领导决定 C. 根据档案的内容和特点确定 D. 根据档案管理法规确定 【答案】C 【解析】企事业单位档案实体分类的标准应根据档案的内容和特点来确定，以确保分类的科学性和实用性。 22. 在简易立卷过程中，以下哪项不是必要的步骤？（ ） A. 对文件进行分类 B. 为每份文件编号 C. 编写详细的文件说明 D. 将文件放入档案盒 【答案】C 【解析】简易立卷注重简单、快速和高效，不需要编写过于详细的文件说明。选项C“编写详细的文件说明”不是简易立卷过程中的必要步骤。而其他选项，如分类、编号和放入档案盒，都是简易立卷的基本步骤。 23. 以下哪项信息在收文登记中通常不是必须的？（ ） A. 收文编号 B. 收文人的学历 C. 收文时间 D. 收文来源 【答案】B 【解析】收文登记中通常需要记录收文编号、收文时间、收文来源等关键信息，但收文人的学历通常不是必须记录的。 24. 下列体现总结客观性特点的是（ ） A. 语言生动形象 B. 材料真实，数据精确 C. 大量运用修辞手法 D. 观点新颖独特 【答案】B 【解析】客观性强调实事求是，材料真实、数据精确是客观性的体现。语言生动形象、运用修辞手法与客观性无关；观点新颖独特不是客观性的范畴，所以选 B。 25. 下列关于科技档案文件排列的表述，不正确的一项是（ ） A. 要尊重文件之间的自然联系和逆刺关系，以保持文件材料的历史面前 B. 设备档案按照设备依据性材料、外购设备开箱验收、安装调试、运行维护进行排列 C. 图文混合材料的排列，图样材料在前，文字材料在后 D. 文字材料的排列，按重要得度、时间、逻辑关系和译文在前，原文在后的四种方法排列 【答案】C 【解析】本题考查科技档案的文件排列要求，图文混合材料的排列，文字材料在前，图样材料在后。 26. 在照片档案整理中，编号的目的是（ ） A. 便于存储 B. 便于检索 C. 便于保护 D. 便于分类 【答案】B 【解析】照片档案的编号是为了便于后续的检索和查询。 27. 根据《文书处理与档案管理》的规定，以下哪种情况下，会计档案不得销毁（ ） A. 保管期满但仍有未了结的债权债务 B. 保管期满且无任何利用价值 C. 保管期满但仍有部分材料遗失 D. 保管期满且被其他资料替代 【答案】A 【解析】会计档案在保管期满时，如果仍有未了结的债权债务，则不得销毁，需继续保存至债权债务完结为止。 28. 新闻稿中“背景信息”的作用是（ ） A. 补充说明新闻事件 B. 增加文章长度 C. 吸引读者注意 D. 替代核心内容 【答案】A 【解析】新闻稿中的“背景信息”主要用于补充说明新闻事件，帮助读者更好地理解新闻事件的来龙去脉、相关背景及其意义。 29. 企事业单位档案实体分类中，哪一级分类通常是根据档案的价值来划分的（ ） A. 一级分类 B. 二级分类 C. 三级分类 D. 四级分类 【答案】A 【解析】一级分类通常是根据档案的价值和重要性来划分的，如永久、长期、短期等。 30. 会计档案归档时，下列哪项不属于归档的基本要求（ ） A. 材料齐全 B. 分类明确 C. 编号规范 D. 内容详细 【答案】D 【解析】会计档案归档的基本要求包括材料齐全、分类明确、编号规范，但不要求内容详细。 31. 在收文登记中，便于查找使用的登记方法是（ ） A. 簿式登记 B. 卡片式登记 C. 流水式登记 D. 分类式登记 【答案】A 【解析】登记簿是查找文件和检查文件运转承办情况的一种工具。通过查看登记，可以了解文件的下落和运转情况。所以选A。 32. 学校为庆祝建校 50 周年，要向广大校友征集校史资料，应使用的启事是（ ） A. 招聘启事 B. 征订启事 C. 征稿启事 D. 征集启事 【答案】D 【解析】征集启事用于向公众征集各类物品、资料、创意等，符合学校向校友征集校史资料的情况。招聘启事用于招聘人员；征订启事一般用于刊物、书籍等的征订；征稿启事主要针对稿件征集。 33. 在科技档案中，哪些档案通常需要定期更新（ ） A. 静态数据 B. 研究进展报告 C. 产品说明书 D. 设备维护记录 【答案】B 【解析】研究进展报告随着科研项目的进展需要不断更新，以反映最新的研究成果。静态数据、产品说明书和设备维护记录通常不需要定期更新。 34. 照片档案数字化管理系统的核心功能是什么？（ ） A. 照片美化 B. 照片分类 C. 照片检索 D. 照片打印 【答案】C 【解析】照片档案数字化管理系统的核心功能是照片检索，这允许用户快速、准确地找到所需的照片档案。 35. 销毁会计档案时，应由谁负责监销（ ） A. 财务部门负责人 B. 档案管理部门负责人 C. 单位负责人 D. 任何工作人员 【答案】C 【解析】销毁会计档案时，应由单位负责人负责监销。 二、简答题（本大题共4小题，每小题5分，共20分） 1. 简述科技档案案卷的分类方法。 【答案】①按类型分类，用于对产品档案或设备档案的实体分类。②按工程项目分类，适用于基建档案。 ③按课题分类，用于对科研档案的实体分类。 2. 请说明在文书处理工作中，如何确保文书的可读性和规范性？ 【答案】在文书处理工作中，确保文书的可读性和规范性非常重要。为此，需要采取一系列措施。首先，应使用清晰、规范的语言和字迹进行书写，避免使用生僻字或错别字。其次，要注意文书的格式和排版，确保标题、段落、字体等符合规范，方便阅读和理解。此外，还可以采取一些技术手段提高文书的可读性，如添加目录、使用图表等。这些措施有助于提高文书的可读性和规范性，使其更加易于理解和利用。 3. 某市政府文书人员小方接到了《集市关于表彰支农先进集体和个人的决定》的正式文稿，领导要求小方做好对该文件的印制工作。 请问小方应怎样印制？ 【答案】版、打印、校对、装订、盖印。 4. 收文登记中记录文件编号的重要性是什么？ 【答案】收文登记中记录文件编号的重要性在于：（1）唯一标识：文件编号是文件的唯一标识，确保每个文件都能被准确区分和追踪。 （2）查询便利：通过文件编号，可以迅速在档案系统中找到对应文件，提高文件管理的效率。 （3）避免重复：文件编号的独特性有助于避免文件的重复接收和处理，保证文件处理的准确性。 （4）流程跟踪：在文件处理的各个环节中，可以通过文件编号来跟踪文件的流向和状态。 三、综合分析题（本大题共1小题，共10分） 1. 请根据《文书拟写与档案管理》课程中的相关知识，分析以下问题的影响并给出解决方案。 某市政府办公室负责处理大量的电子公文，包括政策文件、会议通知、工作报告等。近期，该办公室在电子公文管理和档案归档过程中遇到了一些问题。 （1）电子公文在流转过程中，部分文件因未及时归档导致丢失或难以查找。（2）归档的电子公文命名不规范，缺乏统一的命名标准，导致检索效率低下。（3）电子公文的安全性和保密性存在隐患，部分敏感文件未进行加密处理。 【答案】（1）未及时归档导致文件丢失或难以查找：影响： 降低了工作效率，增加了重复劳动的成本；重要文件可能因未及时归档而错失处理时机，影响政府工作的正常进行。 解决方案： 建立规范的电子公文归档流程：明确电子公文的流转和归档时间节点，确保文件在流转结束后及时归档。设立专门的归档责任人，负责监督和执行归档流程。使用电子档案管理系统，实现电子公文的自动化归档和检索。 （2）归档文件命名不规范：影响： 增加了检索难度，降低了信息获取的效率；不利于文件的长期保存和再利用。 解决方案： 制定统一的电子公文命名标准：根据文件类型、发文单位、发文日期、文件标题等因素，制定详细的命名规则。对归档的电子公文进行统一命名，确保文件名称的规范性和唯一性。在档案管理系统中设置命名规则校验功能，防止不规范命名的文件被归档。 （3）安全性和保密性隐患：影响： 可能导致敏感信息泄露，损害政府形象和公众利益；违反相关法律法规，面临法律责任。 解决方案： 加强电子公文的安全性和保密性管理：对敏感电子公文进行加密处理，确保文件在传输和存储过程中的安全性。设定文件访问权限，限制非授权人员对敏感文件的访问。定期对电子公文进行安全检查和备份，防止数据丢失或被恶意篡改。加强档案管理人员的安全意识和技能培训，提高他们对电子公文安全和保密性的重视程度。 【解析】本题考查电子文件与数字档案管理。电子文件管理涵盖生成、存储、利用、销毁全生命周期，归档是电子文件转为数字档案的关键环节。①未及时归档：电子公文流转结束即应及时归档，建立归档流程并设专人负责，借助电子档案管理系统实现自动化归档和检索，避免文件丢失；②命名不规范：应制定统一的命名标准（按文件类型、发文单位、发文日期、文件标题等因素），保证名称规范唯一，并在系统中设置命名校验，提高检索效率；③安全保密隐患：对敏感电子公文加密处理，设定访问权限，定期安全检查与备份，加强人员安全意识培训，防止泄密与数据被篡改。本题三个问题分别从归档及时性、命名规范性、安全保密性入手，解决方案符合考纲“了解电子文件的生成、归档、数字档案管理的基本要求，理解电子文件安全与保密管理”的考查要求。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $ 《文书拟写与档案管理》（高教版） 期末复习卷（五） 时间：90分钟 总分：100分 班级 姓名 学号 成绩 一、单项选择题（本大题共35小题，每小题2分，共70分） 1. 条据的写作语气应（ ） A. 正式、礼貌 B. 随意、轻松 C. 严肃、庄重 D. 幽默、风趣 2. 以下哪项不是档案实体分类的常用方法（ ） A. 按内容性质分类 B. 按形成时间分类 C. 按档案来源分类 D. 按档案大小分类 3. 对数字档案进行真实性检测的主要依据是（ ） A. 存储格式 B. 元数据 C. 文件大小 D. 访问日志 4. 在归档文件整理中，以下哪项不属于归档文件的内容（ ） A. 文件正文 B. 文件附件 C. 文件处理单 D. 文件起草人的个人日记 5. 收文初审时，以下哪项操作是为了确保文件的完整性和可读性（ ） A. 检查文件格式 B. 检查文件内容 C. 检查文件政策依据 D. 检查文件页码 6. 在处理机密文书时，以下哪项措施是违反保密性原则的？（ ） A. 对涉密文书进行加密处理 B. 限制涉密文书的传阅范围 C. 将涉密文书随意放置在工作区域 D. 对涉密文书进行专门保管 7. 发送涉密电子文件时，必须采取的措施是（ ）​ A. 通过普通微信发送​ B. 使用单位内部的加密传输系统​ C. 压缩后发送至公共邮箱​ D. 打印后通过快递寄送​ 8. 计划是对未来一定时期内的工作或活动作出____的事务文书（ ） A. 目标、措施、步骤 B. 总结、评估、改进 C. 分析、预测、决策 D. 宣传、推广、执行 9. 文书与档案工作的规范化原则要求什么？（ ） A. 随意处理档案 B. 严格遵循档案工作规章制度 C. 档案内容的个性化 D. 档案存储的分散化 10. 电子文件归档与传统的纸质文件归档相比，有哪些优势（ ） A. 易于携带 B. 更易于损坏 C. 存储空间需求小 D. 不便于检索 11. 感谢信的日期正确的写法是（ ） A. 写在正文之前，靠右对齐 B. 写在署名之前，靠左对齐 C. 写在署名之后，靠右对齐 D. 写在标题之后，居中对齐 12. 在科技档案整理归档过程中，首先应进行的工作是（ ） A. 分类 B. 装订 C. 编号 D. 立卷 13. 对于纸质照片档案，以下哪项不是常规的保存方法（ ） A. 使用相册保存 B. 使用文件夹分类保存 C. 使用塑料袋密封保存 D. 随意堆放在书架上 14. 在公文登记环节，登记的顺序一般是（ ） A. 按照公文的重要程度登记 B. 按照收到公文的时间先后顺序登记 C. 按照公文的篇幅长短登记 D. 按照发文机关级别高低登记 15. 公告、公报与通告中，（ ） A. 公告适用范围最窄，通告使用范围最宽 B. 公告适用范围最宽，通告使用范围最窄 C. 公报适用范围最窄，通告使用范围最宽 D. 公报适用范围最宽，通告使用范围最窄 16. ____密集架适合于档案库房密闭性能好，库房条件符合规范的档案库房。（ ） A. 封闭式 B. 开放式 C. 固定式 D. 移动式 17. 根据《电子文件归档与管理规范》，电子文件的归档范围由（ ）确定。 A. 文件形成部门 B. 档案管理部门 C. 文件形成部门与档案管理部门共同 D. 上级主管部门 18. 会计档案鉴定工作由哪个部门负责（ ） A. 档案管理部门 B. 会计部门 C. 内部审计部门 D. 外部审计机构 19. 以下哪种书写工具可用于归档文件材料（ ） A. 铅笔 B. 圆珠笔 C. 蓝黑墨水笔 D. 红墨水笔 20. 条据的标题通常包括（ ） A. 发文机关、事由、文种 B. 发文机关、事由、文种、主送机关 C. 发文机关、事由、文种、落款 D. 发文机关、事由、文种、附件 21. 企事业单位档案实体分类的标准应如何确定（ ） A. 由档案管理员自行决定 B. 由单位领导决定 C. 根据档案的内容和特点确定 D. 根据档案管理法规确定 22. 在简易立卷过程中，以下哪项不是必要的步骤？（ ） A. 对文件进行分类 B. 为每份文件编号 C. 编写详细的文件说明 D. 将文件放入档案盒 23. 以下哪项信息在收文登记中通常不是必须的？（ ） A. 收文编号 B. 收文人的学历 C. 收文时间 D. 收文来源 24. 下列体现总结客观性特点的是（ ） A. 语言生动形象 B. 材料真实，数据精确 C. 大量运用修辞手法 D. 观点新颖独特 25. 下列关于科技档案文件排列的表述，不正确的一项是（ ） A. 要尊重文件之间的自然联系和逆刺关系，以保持文件材料的历史面前 B. 设备档案按照设备依据性材料、外购设备开箱验收、安装调试、运行维护进行排列 C. 图文混合材料的排列，图样材料在前，文字材料在后 D. 文字材料的排列，按重要得度、时间、逻辑关系和译文在前，原文在后的四种方法排列 26. 在照片档案整理中，编号的目的是（ ） A. 便于存储 B. 便于检索 C. 便于保护 D. 便于分类 27. 根据《文书处理与档案管理》的规定，以下哪种情况下，会计档案不得销毁（ ） A. 保管期满但仍有未了结的债权债务 B. 保管期满且无任何利用价值 C. 保管期满但仍有部分材料遗失 D. 保管期满且被其他资料替代 28. 新闻稿中“背景信息”的作用是（ ） A. 补充说明新闻事件 B. 增加文章长度 C. 吸引读者注意 D. 替代核心内容 29. 企事业单位档案实体分类中，哪一级分类通常是根据档案的价值来划分的（ ） A. 一级分类 B. 二级分类 C. 三级分类 D. 四级分类 30. 会计档案归档时，下列哪项不属于归档的基本要求（ ） A. 材料齐全 B. 分类明确 C. 编号规范 D. 内容详细 31. 在收文登记中，便于查找使用的登记方法是（ ） A. 簿式登记 B. 卡片式登记 C. 流水式登记 D. 分类式登记 32. 学校为庆祝建校 50 周年，要向广大校友征集校史资料，应使用的启事是（ ） A. 招聘启事 B. 征订启事 C. 征稿启事 D. 征集启事 33. 在科技档案中，哪些档案通常需要定期更新（ ） A. 静态数据 B. 研究进展报告 C. 产品说明书 D. 设备维护记录 34. 照片档案数字化管理系统的核心功能是什么？（ ） A. 照片美化 B. 照片分类 C. 照片检索 D. 照片打印 35. 销毁会计档案时，应由谁负责监销（ ） A. 财务部门负责人 B. 档案管理部门负责人 C. 单位负责人 D. 任何工作人员 二、简答题（本大题共4小题，每小题5分，共20分） 1. 简述科技档案案卷的分类方法。 2. 请说明在文书处理工作中，如何确保文书的可读性和规范性？ 3. 某市政府文书人员小方接到了《集市关于表彰支农先进集体和个人的决定》的正式文稿，领导要求小方做好对该文件的印制工作。 请问小方应怎样印制？ 4. 收文登记中记录文件编号的重要性是什么？ 三、综合分析题（本大题共1小题，共10分） 1. 请根据《文书拟写与档案管理》课程中的相关知识，分析以下问题的影响并给出解决方案。 某市政府办公室负责处理大量的电子公文，包括政策文件、会议通知、工作报告等。近期，该办公室在电子公文管理和档案归档过程中遇到了一些问题。 （1）电子公文在流转过程中，部分文件因未及时归档导致丢失或难以查找。（2）归档的电子公文命名不规范，缺乏统一的命名标准，导致检索效率低下。（3）电子公文的安全性和保密性存在隐患，部分敏感文件未进行加密处理。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $