模块四 项目2 电子文件归档前处理 湖南省（对口招生）《文书拟写与档案管理》（高教版） 单元过关卷（原卷版+答案版）

湖南省（对口招生）文秘类 《文书拟写与档案管理》（高教版） 模块四项目2 电子文件归档前处理 单元过关卷 时间：60分钟 总分：100分 班级________ 姓名________ 学号________ 成绩________ 一、单项选择题（本大题共20小题，每题2分，共40分） 1. 机关文书档案收集时，对于电子文件的收集应特别注意哪项内容？（ ） A. 文件格式 B. 文件大小 C. 文件来源 D. 文件存储介质 【答案】D 【解析】电子文件的存储介质对其长期保存和可读取性至关重要。因此，在收集电子文件时，应特别注意其存储介质的选择和保存条件。 2. 是指在计算机网络上进行，不改变存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。（ ） A. 逻辑归档 B. 进馆移交 C. 物理归档 D. 双套制归档 【答案】A 3. 电子文件处理系统 EDMS 帮助文件形成者按照什么标准对电子文件进行处理？（ ）​ A. 办公软件标准​ B. 计算机操作标准​ C. 档案管理标准​ D. 网络安全标准​ 【答案】C 【解析】由 “EDMS 就是帮助文件形成者按照档案管理的标准，对这些电子文件进行整理、鉴定、排序和分类” 可知，C 选项正确，A、B、D 选项不符合 EDMS 的工作依据。​ 4. 适用于文书处理阶段已经输入收发文目录，并且文档人员对档案进行手工分类的单位。（ ） A. 全自动处理法 B. 手工与计算机结合法 C. 直接输入法 D. 间接输入法 【答案】B 【解析】手工与计算机结合法由文档人员为每份收文、发文及内部文件规定一个登记号，并在收、发文登记时录入计算机。在对实体档案进行手工分类、组卷后，通过填表的方式通知计算机每个案卷所包含文件的登记号，计算机依此组成不同的案卷。这种方法的前提条件是在文书处理阶段已经输入了各种应当立卷的收文、发文和内部文件的目录，若有遗漏则应在运行辅助立卷功能前补充输入。这种方法适用于文书处理阶段已经输入收发文目录，并且文档人员对档案进行手工分类的单位。所以选B。 5. 下列哪种文件类型需要进行特别处理才能在归档时保持其原始格式？（ ） A. Word文档 B. Excel表格 C. 音频文件 D. 视频文件 【答案】D 6. 数字档案若要正常使用，还应包括（ ）​ A. 与之相适应的软件、参数及相关数据​ B. 大量纸质备份​ C. 特殊的存储设备​ D. 专门的管理人员​ 【答案】A 【解析】依据 “数字档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就无法使用”，A 选项正确。B 选项数字档案本身是电子形式，不需要大量纸质备份；C 选项未提及特殊存储设备；D 选项专门管理人员不是数字档案正常使用的必备条件。​ 7. 预归档管理中，单位_____有权检查所属各部门、单位的预归档电子文件。（ ） A. 文书人员 B. 分管领导 C. 档案管理人员 D. 文书部门负责人 【答案】C 8. 预归档是电子文件管理中的重要环节，文件形成部门对已办结电子文件进行价值鉴定等工作后执行（ ） A. “归档”​ B. “预归档”​ C. “整理”​ D. “移交”​ 【答案】B 【解析】由 “文件形成部门对已办结的电子文件（含收文和发文）进行价值鉴定、筛选，将具有保存价值的文件，依据《电子文件归档与管理规范》的规定，完成归档前的收集、整理和审核后，执行‘预归档’” 可知，B 选项正确。A 选项 “归档” 是后续操作；C 选项 “整理” 是预归档前的工作；D 选项 “移交” 在预归档之后。​ 9. 电子文件归档步骤中，在完成文件整理后，下一步通常是（ ） A. 价值鉴定 B. 数据录入 C. 存储载体选择 D. 归档操作 【答案】D 【解析】电子文件归档流程一般为价值鉴定、整理、归档操作等，完成整理后下一步通常是进行归档操作，将文件正式归入档案管理系统。价值鉴定在整理之前；数据录入可能在整理过程中或针对特定情况；存储载体选择也在归档操作前确定，所以选 D。 10. 数字档案产生依赖于（ ）​ A. 计算机应用系统​ B. 纸质文件​ C. 手工记录​ D. 扫描仪​ 【答案】A 【解析】“数字档案的产生依赖于计算机应用系统”，A 选项正确。B、C、D 选项与数字档案产生的依赖因素不符。​ 11. 在电子文件整理和归档过程中，哪个环节是确保文件完整性和可读性的关键？（ ） A. 文件分类 B. 文件命名 C. 文件备份 D. 文件压缩 【答案】C 【解析】文件备份可以确保文件在原始存储介质损坏或丢失时，仍然能够恢复和读取。 12. 根据《电子文件归档与管理规范》，电子文件归档前，文件形成者首先应进行的操作是（ ） A. 数据录入 B. 价值鉴定 C. 格式转换 D. 分类整理 【答案】B 【解析】在电子文件归档流程中，文件形成者首先要对电子文件进行价值鉴定，判断文件是否具有保存价值，以此决定后续处理方式，所以选 B。数据录入一般针对追加文件等情况；格式转换不是归档前首要操作；分类整理在价值鉴定之后进行。 13. 电子文件与纸质文件整理比较，不同点不包括（ ） A. 整理的前处理不同 B. 整理的环境不同 C. 整理的对象不同 D. 整理的人员不同 【答案】D 14. 电子文件归档前，为什么要进行质量审核（ ） A. 为了确保文件的可读性 B. 为了节省审核时间 C. 为了提高文件的存储量 D. 为了随意修改文件内容 【答案】A 15. 《电子公文归档管理暂行办法》规定，电子公文归档时，其元数据（ ） A. 可选择性归档 B. 无需归档 C. 应与电子公文一并归档 D. 单独存储，不与公文关联 【答案】C 【解析】根据办法规定，电子公文归档时，其元数据包含公文的诸多关键信息，如整理人、整理时间等，应与电子公文一并归档，以保证公文的完整性和可追溯性，所以选 C。A 选项可选择性归档不符合规定；B 选项无需归档会导致信息缺失；D 选项单独存储不关联无法有效利用元数据。 16. 网上整理时，进入系统后点击【电子文件管理】内的_____进行电子文件编目。（ ） A. 【电子文件分类】 B. 【电子文件编目】 C. 【电子文件鉴定】 D. 【电子文件修改】 【答案】B 17. 电子文件归档时，若文件涉及多个部门，应由（ ）负责协调归档事宜。 A. 主要形成部门 B. 档案管理部门 C. 上级主管部门 D. 各部门自行 【答案】A 【解析】电子文件涉及多个部门时，由主要形成部门牵头协调各业务部门；档案管理部门负责接收归档，不牵头协调，避免各部门各自为政造成归档混乱。 18. 预归档时，批量完成应归档文件的“预归档”应点击_____按钮。（ ） A. 【预归档】 B. 【批量预归档】 C. 【全部预归档】 D. 【统一预归档】 【答案】B 19. 网上整理时，发现某电子文件缺少形成时间元数据，正确的处理方式是（ ） A. 直接删除该文件 B. 根据文件内容推测时间并填写 C. 联系文件形成人补充完整 D. 标记为 “无时间” 后归档 【答案】C 【解析】元数据缺失需由形成人补充，确保准确性，推测或标记均不符合归档要求，故 C 正确。 20. 电子文件一般实行计算机整理、随办随归档制度、集中整理和 整理。（ ） A. 手工 B. 软件 C. 文档一体化 D. 自动化 【答案】C 二、多项选择题（本大题共10小题，每题3分，共30分） 21. 《电子文件归档与管理规范》规定电子文件的存储格式应（ ） A. 具有通用性，便于长期保存和利用 B. 符合相关行业标准 C. 易于转换为其他格式 D. 确保文件内容不被篡改 【答案】ABC 22. 电子文件在归档前要进行_____等检验。（ ） A. 科学性 B. 有效性 C. 规范性 D. 真实性 【答案】BD 23. 目前的色彩位数有（ ） A. 24位 B. 30位 C. 36位 D. 42位 【答案】ABCD 24. 电子文件的归档包括电子文件（ ） A. 逻辑归档 B. 实物归档 C. 虚拟归档 D. 物理归档 【答案】AD 25. 追加文件的工作步骤有（ ） A. 登录系统 B. 录入数据 C. 上传原文 D. 检查审核 【答案】ABCD 26. 下列属于电子文件预归档工作步骤的有（） A. 收集电子文件 B. 整理分类 C. 进行质量审核 D. 移交正式归档 【答案】ABC 27. 预归档的工作步骤包括（ ） A. 进入主页 B. 批量整理 C. 预归档管理 D. 在线指导 【答案】ACD 28. 网上整理时初步鉴定的内容包括（ ） A. 判断电子文件的价值 B. 检查字段是否遗漏 C. 检查文件格式是否规范 D. 检查是否有非电子公文 【答案】ABD 29. 归档的光盘要检测，包括（ ） A. 内容质量检验 B. 载体外观检验 C. 病毒检验 D. 数据可读性检验 【答案】BCD 30. 下列哪些措施可以确保电子文件归档的安全性？（ ） A. 对文件进行加密 B. 定期备份文件 C. 改变文件存储位置 D. 对文件进行病毒检测 【答案】ABD 三、案例分析题（本大题共2小题，每题10分，共20分） 31. 【案例】XX设计研究院档案室小孙负责本年度电子文件归档前处理工作。设计部门移交的电子文件包括：本年度设计图纸（CAD格式）、设计报告（Word格式）、审批表单（PDF格式）、往来邮件（EML格式）、项目组讨论的微信语音记录（AMR格式）、设计软件的临时缓存文件（TMP格式）。 问题： （1）上述电子文件中哪些属于应归档范围？哪些应剔除？ （2）电子文件归档前应做哪些整理工作？ （3）不同格式的电子文件归档应如何处理？ 【答案】（1）①应归档：设计图纸（CAD）、设计报告（Word）、审批表单（PDF）、往来邮件（EML正式工作邮件）——这些是该院业务活动的正式记录。②应剔除：微信语音记录（AMR，非工作正式渠道）、临时缓存文件（TMP，无保存价值）。（2）电子文件归档前整理工作：①鉴定：剔除无保存价值电子文件；②分类：按年度/机构/问题/项目分类；③排序：按业务时间或逻辑顺序排列；④编号：赋予档号；⑤命名：按规范命名（反映内容、时间、责任者）；⑥编制归档目录；⑦【四性】检测（真实性、完整性、可用性、安全性）；⑧格式转换（转为通用格式，如PDF/OFD）。（3）不同格式处理：①专用格式（CAD/PSD等）须转换为通用格式（PDF/OFD/PNG）或保存原格式+转换件；②文本格式（Word/Excel）转换为PDF归档；③邮件格式（EML）保存原始格式或转PDF；④音视频格式（AMR/MP4）一般不归档（除非业务需要）；⑤最终统一存储于标准存储载体。 【解析】电子文件归档前处理是电子档案管理的基础环节，必须严格执行【四性】检测和格式转换要求，确保电子档案长期可读可用。 32. 【案例】XX公司档案员小林对拟归档的电子文件进行【四性】检测时发现：①一份合同的PDF文件修改后未重新生成终稿PDF，原修改痕迹可追溯；②一份设计图纸的元数据中缺少设计人员姓名；③一份会议录音的播放软件已停产，文件无法打开；④一份报告的电子签章证书已过期。 问题： （1）上述四份文件分别存在哪种【四性】问题？应如何处置？ （2）什么是电子文件的【四性】检测？何时进行？ （3）电子文件归档前【预归档】环节的核心要求是什么？ 【答案】（1）【四性】问题与处置：①合同PDF可追溯修改——真实性问题，应退回拟稿人重新生成终稿PDF（固化信息）；②设计图纸元数据缺设计人员——完整性问题，应补充元数据（设计人、修改时间等）后归档；③会议录音软件停产无法打开——可用性问题，应将录音转码为通用格式（如MP3/WAV）或迁移到可读格式；④报告电子签章过期——安全性问题，应更新电子签章或重新签发。（2）【四性】检测：真实性（文件未被篡改）、完整性（元数据齐全）、可用性（可读可打开）、安全性（签章有效、加密）。检测时机：①电子文件归档前（预归档时）必检；②档案室接收时复检；③长期保存过程中定期检测。（3）预归档核心要求：电子文件在形成单位内经过整理、鉴定、【四性】检测合格后，方可向档案部门正式移交归档。预归档是把好电子档案质量的第一道关。 【解析】电子文件的【四性】检测是保障电子档案法律效力和长期可用的核心机制，必须作为归档前的必经环节严格把关。 四、工作实务题（本大题共1小题，每题10分，共10分） 33. XX市城建档案馆拟对本市一重点工程的施工电子文件进行归档前处理。该工程电子文件包括：施工图纸（CAD）、施工日志（Word）、监理通知（PDF）、质量检测报告（Excel）、竣工图（DWG）、工程声像资料（MP4视频）。请制定该批电子文件的归档前处理工作方案（含整理流程、四性检测、格式转换、命名编号、预归档交接）。 【答案】归档前处理工作方案：①整理流程：按工程进度（基础/主体/装饰/竣工）分类→按单位工程/分部/分项排序→鉴定剔除临时文件。②四性检测：真实性（无修改痕迹）、完整性（元数据齐全含设计/施工/监理/建设单位责任人）、可用性（所有文件可正常打开）、安全性（签章有效、密级标识）。③格式转换：CAD/DWG→PDF/A（长期保存格式）、Word/Excel→PDF/A、MP4→保持原格式或转通用视频格式（MKV）。④命名编号：按【工程代号-单位工程-分部-分项-文件类型-日期】规则命名，赋予档号。⑤元数据采集：采集文件题名、责任者、形成时间、密级等。⑥预归档交接：通过预归档系统向档案馆移交，办理交接手续，填写【四性】检测报告。 【解析】工程电子文件归档前处理需特别注重【四性】和格式标准化，确保工程档案在城市建设和管理中的长期可利用价值。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $ 湖南省（对口招生）文秘类 《文书拟写与档案管理》（高教版） 模块四项目2 电子文件归档前处理 单元过关卷 时间：60分钟 总分：100分 班级________ 姓名________ 学号________ 成绩________ 一、单项选择题（本大题共20小题，每题2分，共40分） 1. 机关文书档案收集时，对于电子文件的收集应特别注意哪项内容？（ ） A. 文件格式 B. 文件大小 C. 文件来源 D. 文件存储介质 2. 是指在计算机网络上进行，不改变存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。（ ） A. 逻辑归档 B. 进馆移交 C. 物理归档 D. 双套制归档 3. 电子文件处理系统 EDMS 帮助文件形成者按照什么标准对电子文件进行处理？（ ）​ A. 办公软件标准​ B. 计算机操作标准​ C. 档案管理标准​ D. 网络安全标准​ 4. 适用于文书处理阶段已经输入收发文目录，并且文档人员对档案进行手工分类的单位。（ ） A. 全自动处理法 B. 手工与计算机结合法 C. 直接输入法 D. 间接输入法 5. 下列哪种文件类型需要进行特别处理才能在归档时保持其原始格式？（ ） A. Word文档 B. Excel表格 C. 音频文件 D. 视频文件 6. 数字档案若要正常使用，还应包括（ ）​ A. 与之相适应的软件、参数及相关数据​ B. 大量纸质备份​ C. 特殊的存储设备​ D. 专门的管理人员​ 7. 预归档管理中，单位_____有权检查所属各部门、单位的预归档电子文件。（ ） A. 文书人员 B. 分管领导 C. 档案管理人员 D. 文书部门负责人 8. 预归档是电子文件管理中的重要环节，文件形成部门对已办结电子文件进行价值鉴定等工作后执行（ ） A. “归档”​ B. “预归档”​ C. “整理”​ D. “移交”​ 9. 电子文件归档步骤中，在完成文件整理后，下一步通常是（ ） A. 价值鉴定 B. 数据录入 C. 存储载体选择 D. 归档操作 10. 数字档案产生依赖于（ ）​ A. 计算机应用系统​ B. 纸质文件​ C. 手工记录​ D. 扫描仪​ 11. 在电子文件整理和归档过程中，哪个环节是确保文件完整性和可读性的关键？（ ） A. 文件分类 B. 文件命名 C. 文件备份 D. 文件压缩 12. 根据《电子文件归档与管理规范》，电子文件归档前，文件形成者首先应进行的操作是（ ） A. 数据录入 B. 价值鉴定 C. 格式转换 D. 分类整理 13. 电子文件与纸质文件整理比较，不同点不包括（ ） A. 整理的前处理不同 B. 整理的环境不同 C. 整理的对象不同 D. 整理的人员不同 14. 电子文件归档前，为什么要进行质量审核（ ） A. 为了确保文件的可读性 B. 为了节省审核时间 C. 为了提高文件的存储量 D. 为了随意修改文件内容 15. 《电子公文归档管理暂行办法》规定，电子公文归档时，其元数据（ ） A. 可选择性归档 B. 无需归档 C. 应与电子公文一并归档 D. 单独存储，不与公文关联 16. 网上整理时，进入系统后点击【电子文件管理】内的_____进行电子文件编目。（ ） A. 【电子文件分类】 B. 【电子文件编目】 C. 【电子文件鉴定】 D. 【电子文件修改】 17. 电子文件归档时，若文件涉及多个部门，应由（ ）负责协调归档事宜。 A. 主要形成部门 B. 档案管理部门 C. 上级主管部门 D. 各部门自行 18. 预归档时，批量完成应归档文件的“预归档”应点击_____按钮。（ ） A. 【预归档】 B. 【批量预归档】 C. 【全部预归档】 D. 【统一预归档】 19. 网上整理时，发现某电子文件缺少形成时间元数据，正确的处理方式是（ ） A. 直接删除该文件 B. 根据文件内容推测时间并填写 C. 联系文件形成人补充完整 D. 标记为 “无时间” 后归档 20. 电子文件一般实行计算机整理、随办随归档制度、集中整理和 整理。（ ） A. 手工 B. 软件 C. 文档一体化 D. 自动化 二、多项选择题（本大题共10小题，每题3分，共30分） 21. 《电子文件归档与管理规范》规定电子文件的存储格式应（ ） A. 具有通用性，便于长期保存和利用 B. 符合相关行业标准 C. 易于转换为其他格式 D. 确保文件内容不被篡改 22. 电子文件在归档前要进行_____等检验。（ ） A. 科学性 B. 有效性 C. 规范性 D. 真实性 23. 目前的色彩位数有（ ） A. 24位 B. 30位 C. 36位 D. 42位 24. 电子文件的归档包括电子文件（ ） A. 逻辑归档 B. 实物归档 C. 虚拟归档 D. 物理归档 25. 追加文件的工作步骤有（ ） A. 登录系统 B. 录入数据 C. 上传原文 D. 检查审核 26. 下列属于电子文件预归档工作步骤的有（） A. 收集电子文件 B. 整理分类 C. 进行质量审核 D. 移交正式归档 27. 预归档的工作步骤包括（ ） A. 进入主页 B. 批量整理 C. 预归档管理 D. 在线指导 28. 网上整理时初步鉴定的内容包括（ ） A. 判断电子文件的价值 B. 检查字段是否遗漏 C. 检查文件格式是否规范 D. 检查是否有非电子公文 29. 归档的光盘要检测，包括（ ） A. 内容质量检验 B. 载体外观检验 C. 病毒检验 D. 数据可读性检验 30. 下列哪些措施可以确保电子文件归档的安全性？（ ） A. 对文件进行加密 B. 定期备份文件 C. 改变文件存储位置 D. 对文件进行病毒检测 三、案例分析题（本大题共2小题，每题10分，共20分） 31. 【案例】XX设计研究院档案室小孙负责本年度电子文件归档前处理工作。设计部门移交的电子文件包括：本年度设计图纸（CAD格式）、设计报告（Word格式）、审批表单（PDF格式）、往来邮件（EML格式）、项目组讨论的微信语音记录（AMR格式）、设计软件的临时缓存文件（TMP格式）。 问题： （1）上述电子文件中哪些属于应归档范围？哪些应剔除？ （2）电子文件归档前应做哪些整理工作？ （3）不同格式的电子文件归档应如何处理？ 32. 【案例】XX公司档案员小林对拟归档的电子文件进行【四性】检测时发现：①一份合同的PDF文件修改后未重新生成终稿PDF，原修改痕迹可追溯；②一份设计图纸的元数据中缺少设计人员姓名；③一份会议录音的播放软件已停产，文件无法打开；④一份报告的电子签章证书已过期。 问题： （1）上述四份文件分别存在哪种【四性】问题？应如何处置？ （2）什么是电子文件的【四性】检测？何时进行？ （3）电子文件归档前【预归档】环节的核心要求是什么？ 四、工作实务题（本大题共1小题，每题10分，共10分） 33. XX市城建档案馆拟对本市一重点工程的施工电子文件进行归档前处理。该工程电子文件包括：施工图纸（CAD）、施工日志（Word）、监理通知（PDF）、质量检测报告（Excel）、竣工图（DWG）、工程声像资料（MP4视频）。请制定该批电子文件的归档前处理工作方案（含整理流程、四性检测、格式转换、命名编号、预归档交接）。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $