模块二 项目一 任务一 编制工作日程表（课件）-《办公室事务管理》（高等教育出版社 第二版）上好课

《办公室事务管理》高等教育出版社（第二版） 模块二 服务领导与活动管理 项目一 日程安排 任务一 编制工作日程表 1 目录 05 课堂练习 03 知识讲授 01 学习目标 06 课堂小结 04 师生互动 02 教学引入 2 学习目标 1.知识目标：掌握工作日程表的四种常见类型及特点，理解ABCD分类法的内涵与运用规则。 2.技能目标：能够根据领导工作安排，运用ABCD分类法规范编制工作日程表。 3.素养目标：增强时间观念，养成高效管理时间的习惯。 3 第一课时 4 教学引入 天骄办公设备公司行政部经理王艳4月份的活动较多，仅要出席的会议就有每周五下午的部门例会，公司周年庆典开幕式第二次筹备会议，16日要去北京出席会议，29日下午还有公司各部门工作汇报会。此外，经理还有一些活动，如新员工招聘面试，用一周时间组织开展"与公司共同发展"系列活动，5日陪同公司总经理宴请法国客人，25日接待上海××办公设备公司一行来公司考察交流，并于当晚宴请上海来宾。 任务情境： 5 师生互动 面对这么多工作，应如何排序和呈现？ 按优先级排序，使用日程表呈现 6 知识讲授 工作日程表 也称工作时间表、行事历、计划表，是将某一时间段中已明确的工作任务清晰记载和标明的表格，是管理时间的有效工具。 常用的工作日程表包括年度工作日程表、季度工作日程表、月度工作日程表、每周工作日程表四种类型。 7 工作日程表的常见类型 知识讲授 1. 年度工作日程表 将一年内计划举行的例行会议、重要经营活动，以及已经确定的出访活动等制成一览表。在编制年度工作日程表时，可参照上一年的工作日程表和新一年的工作部署，内容要简短概括，一目了然。详细情况在月度工作日程表和每周工作日程表中体现。 8 工作日程表的常见类型 知识讲授 2. 季度工作日程表 可视为年度工作日程表的季度分解，内容上比年度工作日程表稍显详细。 3.月度工作日程表 将一个月内的相关工作制成一览表。一般是根据领导或相关会议提出的下月计划，由办公室文员或秘书制表，经主管领导审定后下发实施。 9 工作日程表的常见类型 知识讲授 4. 每周工作日程表 在月度工作日程表的基础上制成的一周内工作安排一览表。一般在周五的下午，由相关领导开会协商下一周活动安排，加上平时收集的信息，由办公室文员或秘书制表，经主管领导审定后下发实施。 10 师生互动 提问：王艳经理的日程应选用哪一类型？为什么？ 月度工作日程表 因为情境中是四月份的各项工作。 11 背诵记忆 工作日程表的概念 也称“工作时间表”“行事历”“计划表”,是将某一时间段中已经明确的 工作任务清晰地记载和标明的表格，提醒使用者按照工作日程表的进程开展工作。它是一种有效管理时间的手段和工具，可以供一人使用，也可以供多人共同使用。 12 背诵记忆 工作日程表的常见类型 1. 年度工作日程表 年度工作日程表是将一年内计划举行的例行会议、重要经营活动，以及已经确定的出访活动等制成一览表。在编制年度工作日程表时，可以参照上一年的工作日程表和新一年的工作部署，内容要简短概括，一目了然。详细情况在月度工作日程表和每周工作日程表中体现。 13 背诵记忆 工作日程表的常见类型 2. 季度工作日程表 季度工作日程表可视为年度工作日程表的季度分解，内容上比年度工作日程表稍显详细。 14 背诵记忆 工作日程表的常见类型 3.月度工作日程表 月度工作日程表是将一个月内的相关工作制成一览表。一般是根据领导或相关会 议提出的下月计划，由办公室文员或秘书制表，经主管领导审定后下发实施。 15 背诵记忆 工作日程表的常见类型 4. 每周工作日程表 每周工作日程表是在月度工作日程表的基础上制成的一周内工作安排一览表。一般在周五的下午，由相关领导开会来协商下一周的活动安排，加上平时收集的信息，由办公室文员或秘书制表，经主管领导审定后下发实施。 16 课堂练习 1. 工作日程表也称“工作时间表”“行事历”“计划表”，它是一种有效管理（ ）的工具和手段？ A. 财务管理 B. 人事管理 C. 时间管理 D. 档案管理 正确答案：C 17 2. 下列哪一项不属于常用的工作日程表类型？ A. 年度工作日程表 B. 季度工作日程表 C. 月度工作日程表 D. 每日工作日程表 正确答案：D 课堂练习 18 3. 编制年度工作日程表时，可以参照上一年的工作日程表和（ ） A. 新一年的工作部署 B. 其他单位的日程表 C. 领导的私人行程 D. 员工的休假安排 正确答案：A 课堂练习 19 4. 季度工作日程表在内容上比年度工作日程表更为简略概括。 正确答案：× 课堂练习 20 第二课时 21 工作日程表的编制方法 知识讲授 第一步：确定周期，收集并列出该阶段所有工作。 领导日常涉及的内容有：各种会议、接待、约会、拜访、检查、指导、出差等，应将该时段内的所有工作内容收集完整。 22 工作日程表的编制方法 知识讲授 第二步：突出重点，合理安排时间。 采用ABCD分类法排列优先等级，保证领导集中精力办大事、要事。 23 时间管理ABCD分类法 知识讲授 24 师生互动 观看视频：时间管理ABCD分类法 25 工作日程表的编制方法 知识讲授 第三步：绘制表格，内容简明扼要，不加评论。 由于工作日程表呈现的是表格形式，在绘制表格时，用适合的行列标明时间、事项即可。填写表格时，将简明扼要的文字信息填入表格，包括时间、地点、事项、人员等，一般情况下不加评论，不做过多分析。 日期 时间 事项 负责人 地点 备注 26 知识讲授 每周工作日程表 示例 27 编制工作日程表的具体要求 知识讲授 1.提前了解领导工作和活动的信息。 2.表格条理分明，脉络清晰，标注明显。 3.信息完整，标明各项活动的时间、地点、联系人姓名和联络方式等。 4.根据信息的变化及时调整更新。 工作日程表无绝对统一模式，但必备项目必须齐全。 28 师生互动 天骄办公设备公司行政部经理王艳4月份的活动较多，请回顾王艳经理的各项活动：每周五下午部门例会、公司周年庆典开幕式第二次筹备会议、16日去北京出席会议、29日下午各部门工作汇报会、新员工招聘面试、组织开展"与公司共同发展"系列活动、5日陪同总经理宴请法国客人、25日接待上海考察交流并宴请来宾。 任务情境： 小组合作，编制《工作日程表》 29 师生互动 小组展示 30 背诵记忆 工作日程表的编制方法 1. 确定周期，收集并列出该阶段所有工作 一般来说，领导日常工作安排涉及的内容有：各种会议、接待、约会、拜访、检查、指 导、出差等，应将该时段内的所有工作内容收集完整。 31 背诵记忆 工作日程表的编制方法 2. 突出重点，合理安排时间 各项工作与活动不可能平均分配时间，这就要求排列出领导工作的优先等级。例如，与完成中心工作有直接联系或对组织有重要影响的活动要优先安排，保证领导集中精力办大事、要事。为此，在工作中可以采用ABCD分类法，合理地安排时间。 32 背诵记忆 工作日程表的编制方法 3. 绘制表格，内容简明扼要，不加评论 由于工作日程表呈现的是表格形式，在绘制表格时，用适合的行列标明时间、事项即可。填写表格时，将简明扼要的文字信息填入表格，包括时间、地点、事项、人员等，一般情况下不加评论，不做过多分析。 33 背诵记忆 ABCD分类法 A类：重要且紧急的，必须立即做、优先做。 B类：重要而不紧急的，应接着处理。 C类：紧急但不重要的，有时间再处理。 D类：既不重要也不紧急的，可以暂时不做。 34 背诵记忆 编制工作日程表的具体要求 (1)提前了解领导工作和活动的信息。 (2)表格条理分明，脉络清晰，标注明显。 (3)信息完整，标明各项活动的时间、地点、联系人姓名和联络方式等。 (4)根据信息的变化及时调整更新。 35 课堂练习 1. 采用ABCD分类法时，A类工作是指： A. 重要且紧急的，必须立即做、优先做 B. 重要而不紧急的，应接着处理 C. 紧急但不重要的，有时间再处理 D. 既不重要也不紧急的，可以暂时不做 正确答案：A 36 2. 编制工作日程表时，在表格中填写的内容应： A. 详细分析，充分评论 B. 简明扼要，不加评论 C. 长篇大论，深入阐述 D. 随意填写，不拘一格 正确答案：B 课堂练习 37 3. 各项工作的安排应平均分配时间，以保证每项工作都得到充分处理。 正确答案：× 课堂练习 38 4. 领导日常工作安排涉及的内容包括以下哪些？（多选） A. 各种会议、接待 B. 约会、拜访 C. 检查、指导 D. 出差 正确答案：ABCD 课堂练习 39 课堂小结 编制工作日程表 四种常用类型 ABCD分类法 编制方法 具体编制要求 年度、季度、月度、每周 A类：重要且紧急 B类：重要而不紧急 C类：紧急但不重要 D类：不重要不紧急 确定周期 突出重点 绘制表格 40 课后作业 1. 基础作业：完善本节课小组编制的工作日程表，提交电子版或拍照。 2. 实践作业：运用ABCD分类法，为自己设计一份"本周学习与活动日程表"。 41 感谢观看 42 $