模块四 项目一 电子文件生成《文书拟写与档案管理》（高教版）单元过关卷 四川省（原卷版+解析版）

《文书拟写与档案管理》（高教版） 模块四 项目一 电子文件生成 考试时间：60分钟 满分：100分 班级________ 姓名________ 学号________ 成绩________ 一、单选题（本题共15道小题，每题2分，共30分） 1. 电子文件是文件主体在履行其法定职责或处理事务过程中形成的，其技术属性是（ ） A. 利用电子设备形成、办理、存储并传递 B. 仅利用纸质载体保存 C. 只能通过人工方式进行传递 D. 不需要任何设备即可阅读 2. 电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为（ ） A. 纸质文件 B. 音像文件 C. 缩微文件 D. 数字文件 3. 数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做（ ） A. 一个字节 B. 一个字符 C. 1个比特 D. 一个字段 4. 电子收文中，公文管理人员对收到的电子公文进行登记，通常需要登记的内容不包括（ ） A. 公文标题、密级 B. 发文字号、发文机关 C. 文件形成时间、份数 D. 公文起草人草稿底稿 5. 电子收文批办完成后，公文自动返回公文管理部门，在拟办环节交部门负责人的公文，下一步直接进入（ ） A. 传阅环节 B. 承办环节 C. 注办环节 D. 归档环节 6. 电子收文传阅环节应录入或选择的数据项目包括（ ） A. 阅办人、阅办时间、阅办部门 B. 批办人、批办时间、批办意见 C. 承办人、承办时间、承办部门 D. 签发人、签发时间、签发意见 7. 电子收文中，公文办理完毕后由承办部门或承办人在公文承办单电子界面填写办理结果的环节是（ ） A. 批办 B. 注办 C. 传阅 D. 签收 8. 电子发文修改环节中，拟稿人修改后是否保留历次修改版本，取决于（ ） A. 文件的重要程度 B. 文件的长短 C. 拟稿人的习惯 D. 审核人的意见 9. 电子发文成文环节中，公文管理部门生成不可更改的版式文件并加盖单位公章后，形成的是（ ） A. 公文草稿 B. 修改稿 C. 审核稿 D. 正式公文 10. 电子发文分发环节中，电子公文的分发方式是（ ） A. 通过邮政寄送方式 B. 通过传真方式发送 C. 根据主送抄送通过局域网发送 D. 由专人送达方式 11. 预归档是将整理完毕的电子文件，通过单件或批量方式执行预归档命令，使待归档的电子文件处于（ ） A. 正式归档状态 B. 准移交状态 C. 销毁状态 D. 暂存状态 12. 凡不符合归档要求的预归档电子文件，正确的处理方式是（ ） A. 直接销毁处理 B. 撤销预归档资格退回原部门 C. 暂存备查处理 D. 档案部门代为整理 13. 背景信息指描述生成电子文件的职能活动、作用、办理过程等信息，下列属于背景信息内容的是（ ） A. 电子文件的格式 B. 文件的编排结构 C. 办理结果和上下文关系 D. 字符集等数据 14. 元数据指描述电子文件数据属性的数据，下列属于元数据内容的是（ ） A. 电子文件的办理结果 B. 文件的上下文关系 C. 电子文件的格式和编排结构 D. 电子文件的历史环境 15. 数字档案的特点中，借助计算机实现查阅自动化、检索速度快的特点是指（ ） A. 查找方便快捷 B. 查找途径多元化 C. 提高管理效率 D. 复用性好 二、多选题（本题共5道小题，每题4分，共20分） 16. 电子收文的办理流程包括（ ） A. 签收登记、拟办 B. 分发、预归档 C. 承办、注办 D. 批办、传阅 17. 电子发文流程中，签发环节应录入或选择的数据项目包括（ ） A. 签发人信息 B. 签发时间 C. 签发意见 D. 阅办部门信息 18. 电子文件管理应当遵循的基本原则包括（ ） A. 统一管理、全程管理 B. 坚持规范标准 C. 坚持便于利用 D. 坚持安全保密 19. 数字档案的内涵可以从多个方面理解，主要包括（ ） A. 数字档案是已归档的电子文件 B. 数字档案具有一定的保存价值 C. 数字档案需要按一定方法整理并集中统一管理 D. 数字档案还应包括相适应的软件、参数及相关数据 20. 数字档案的特点较为丰富，下列属于数字档案特点的有（ ） A. 查找方便快捷 B. 复用性好 C. 软件兼容性 D. 非手迹化 三、判断题（本题共10道小题，每题2分，共20分） 21. 电子文件是机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，利用计算机等设备阅读、处理，并可以在通信网络上传递的文件。（ ） 22. 电子文件是数字信息和文件两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。（ ） 23. 局域网是在一个局部的地理范围内，将各种计算机、外部设备和数据库等互相联接起来组成的计算机通信网，简称LAN。（ ） 24. 电子收文拟办完成后，系统将公文自动转发批办领导，或返回公文管理部门。（ ） 25. 网上会签单位责任人通过填写意见功能输入意见，并可以对公文进行修改。（ ） 26. 数字档案的系统依赖性虽然限定了它的外借利用，但网络化的计算机档案应用系统可以为地域分散的用户提供快速利用服务。（ ） 27. 以字符方式输入的电子文件，可以保持档案文件的原样，并保证文件内容的正确性。（ ） 28. 电子文件管理要坚持全程管理原则，对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理。（ ） 29. 在OA系统中形成的电子文档，其电子文件的管理权限属于档案管理部门。（ ） 30. 只要电子文件没有转移到电子档案管理系统，就仍然是现行文档或电子文件，而不是数字档案。（ ） 四、简答题（本题共3道小题，每题10分，共30分） 31. 简述电子收文的办理流程。 32. 简述电子发文的九个步骤。 33. 简述数字档案的主要特点。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $ 《文书拟写与档案管理》（高教版） 模块四 项目一 电子文件生成 考试时间：60分钟 满分：100分 班级________ 姓名________ 学号________ 成绩________ 一、单选题（本题共15道小题，每题2分，共30分） 1. 电子文件是文件主体在履行其法定职责或处理事务过程中形成的，其技术属性是（ ） A. 利用电子设备形成、办理、存储并传递 B. 仅利用纸质载体保存 C. 只能通过人工方式进行传递 D. 不需要任何设备即可阅读 【答案】A 【解析】电子文件的技术属性是：利用计算机、扫描机等电子设备形成、办理、存储，并通过通信网络进行交换和传输。 2. 电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为（ ） A. 纸质文件 B. 音像文件 C. 缩微文件 D. 数字文件 【答案】D 【解析】电子文件是由电子计算机生成和处理的，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为数字文件。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别。 3. 数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做（ ） A. 一个字节 B. 一个字符 C. 1个比特 D. 一个字段 【答案】C 【解析】数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1，叫做1个比特。 4. 电子收文中，公文管理人员对收到的电子公文进行登记，通常需要登记的内容不包括（ ） A. 公文标题、密级 B. 发文字号、发文机关 C. 文件形成时间、份数 D. 公文起草人草稿底稿 【答案】D 【解析】电子收文签收登记时，通常需要登记的内容包括公文标题、密级、发文字号、发文机关、文件形成时间、份数、收文日期等。公文起草人草稿底稿不属于收文登记内容。 5. 电子收文批办完成后，公文自动返回公文管理部门，在拟办环节交部门负责人的公文，下一步直接进入（ ） A. 传阅环节 B. 承办环节 C. 注办环节 D. 归档环节 【答案】B 【解析】批办完成后，公文自动返回公文管理部门；在拟办环节交部门负责人的公文，直接进入承办环节。批办环节应录入或选择的数据项目有：批办人、批办时间、批办意见等。 6. 电子收文传阅环节应录入或选择的数据项目包括（ ） A. 阅办人、阅办时间、阅办部门 B. 批办人、批办时间、批办意见 C. 承办人、承办时间、承办部门 D. 签发人、签发时间、签发意见 【答案】A 【解析】电子收文传阅环节，阅后在计算机上填写公文传阅单，传阅完毕自动返回公文管理部门。传阅环节应录入或选择的数据项目有：阅办人、阅办时间、阅办部门等。 7. 电子收文中，公文办理完毕后由承办部门或承办人在公文承办单电子界面填写办理结果的环节是（ ） A. 批办 B. 注办 C. 传阅 D. 签收 【答案】B 【解析】注办是指公文办理完毕后，由承办部门或承办人在公文承办单电子界面处理结果栏中填写办理结果，自动返回公文管理部门，由公文管理部门注办。完成后转入系统的电子文件中心。 8. 电子发文修改环节中，拟稿人修改后是否保留历次修改版本，取决于（ ） A. 文件的重要程度 B. 文件的长短 C. 拟稿人的习惯 D. 审核人的意见 【答案】A 【解析】根据审核意见，拟稿人对审核人提出的问题进行修改，修改后，将修改稿直接发给单位核稿人，并根据文件重要程度决定是否保留历次修改版本。 9. 电子发文成文环节中，公文管理部门生成不可更改的版式文件并加盖单位公章后，形成的是（ ） A. 公文草稿 B. 修改稿 C. 审核稿 D. 正式公文 【答案】D 【解析】公文管理部门对签发完毕的公文进行处理，确定发文号、发文机关、发文日期、密级、保密期限等，同时核准主送、抄送单位。生成不可更改的版式文件，加盖单位公章，形成正式公文。 10. 电子发文分发环节中，电子公文的分发方式是（ ） A. 通过邮政寄送方式 B. 通过传真方式发送 C. 根据主送抄送通过局域网发送 D. 由专人送达方式 【答案】C 【解析】分发环节根据主送、抄送单位，通过局域网，向有关单位进行电子公文的分发。 11. 预归档是将整理完毕的电子文件，通过单件或批量方式执行预归档命令，使待归档的电子文件处于（ ） A. 正式归档状态 B. 准移交状态 C. 销毁状态 D. 暂存状态 【答案】B 【解析】预归档是将整理完毕的电子文件，通过单件或批量的方式，执行预归档命令，从而将待归档的电子文件置于准移交状态，提请单位档案管理部门进行在线指导和归档前的审查。 12. 凡不符合归档要求的预归档电子文件，正确的处理方式是（ ） A. 直接销毁处理 B. 撤销预归档资格退回原部门 C. 暂存备查处理 D. 档案部门代为整理 【答案】B 【解析】凡不符合归档要求的文件，通过执行撤销预归档资格，退回原部门重新整理，补充档案元素；对符合归档要求的预归档文件，执行归档操作，正式归档。 13. 背景信息指描述生成电子文件的职能活动、作用、办理过程等信息，下列属于背景信息内容的是（ ） A. 电子文件的格式 B. 文件的编排结构 C. 办理结果和上下文关系 D. 字符集等数据 【答案】C 【解析】背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、办理结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。格式、编排结构、字符集等属于元数据内容。 14. 元数据指描述电子文件数据属性的数据，下列属于元数据内容的是（ ） A. 电子文件的办理结果 B. 文件的上下文关系 C. 电子文件的格式和编排结构 D. 电子文件的历史环境 【答案】C 【解析】元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。办理结果、上下文关系等属于背景信息。 15. 数字档案的特点中，借助计算机实现查阅自动化、检索速度快的特点是指（ ） A. 查找方便快捷 B. 查找途径多元化 C. 提高管理效率 D. 复用性好 【答案】A 【解析】数字档案的特点包括查找方便快捷、查找途径多元化、提高管理效率、复用性好、软件兼容性、网络化应用、非手迹化等。查找方便快捷指数字档案借助计算机实现了查阅自动化，计算机检索速度快，少则几秒多则几分钟就可以实现。 二、多选题（本题共5道小题，每题4分，共20分） 16. 电子收文的办理流程包括（ ） A. 签收登记、拟办 B. 分发、预归档 C. 承办、注办 D. 批办、传阅 【答案】ACD 【解析】电子收文流程包括签收登记、拟办、批办、传阅、承办、注办六个步骤。分发、预归档属于电子发文流程的步骤。 17. 电子发文流程中，签发环节应录入或选择的数据项目包括（ ） A. 签发人信息 B. 签发时间 C. 签发意见 D. 阅办部门信息 【答案】ABC 【解析】电子发文签发环节应录入或选择的数据项目有：签发人、签发时间、签发意见等。阅办部门是电子收文传阅环节的数据项目。 18. 电子文件管理应当遵循的基本原则包括（ ） A. 统一管理、全程管理 B. 坚持规范标准 C. 坚持便于利用 D. 坚持安全保密 【答案】ABCD 【解析】《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2016)明确电子文件管理应当坚持下列基本原则：统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密。 19. 数字档案的内涵可以从多个方面理解，主要包括（ ） A. 数字档案是已归档的电子文件 B. 数字档案具有一定的保存价值 C. 数字档案需要按一定方法整理并集中统一管理 D. 数字档案还应包括相适应的软件、参数及相关数据 【答案】ABCD 【解析】数字档案的内涵可以从四个方面理解：数字档案是已归档的电子文件；数字档案具有一定的保存价值；数字档案需要按一定方法进行整理，并集中统一管理；数字档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就无法使用。 20. 数字档案的特点较为丰富，下列属于数字档案特点的有（ ） A. 查找方便快捷 B. 复用性好 C. 软件兼容性 D. 非手迹化 【答案】ABCD 【解析】数字档案的特点包括：查找方便快捷、查找途径多元化、提高管理效率、复用性好、软件兼容性、网络化应用、非手迹化。 三、判断题（本题共10道小题，每题2分，共20分） 21. 电子文件是机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，利用计算机等设备阅读、处理，并可以在通信网络上传递的文件。（ ） 【答案】√ 【解析】这是电子文件的定义。电子文件在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，利用计算机等设备阅读、处理，并可以在通信网络上传递。 22. 电子文件是数字信息和文件两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。（ ） 【答案】√ 【解析】从逻辑概念上说，电子文件是数字信息和文件两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。 23. 局域网是在一个局部的地理范围内，将各种计算机、外部设备和数据库等互相联接起来组成的计算机通信网，简称LAN。（ ） 【答案】√ 【解析】局域网是在一个局部的地理范围内(如一个学校、工厂和机关内)，将各种计算机、外部设备和数据库等互相联接起来组成的计算机通信网，简称LAN。 24. 电子收文拟办完成后，系统将公文自动转发批办领导，或返回公文管理部门。（ ） 【答案】√ 【解析】拟办负责人签署处置意见或在拟办模板中选择拟办意见后，系统将公文自动转发批办领导，或返回公文管理部门，由公文管理人员将待批办公文通过网络发给批办领导。 25. 网上会签单位责任人通过填写意见功能输入意见，并可以对公文进行修改。（ ） 【答案】× 【解析】网上会签单位责任人通过填写意见功能输入意见，但不能对公文进行修改。会签过程可以是并行，也可以是串行，但两种方式不应同时存在。 26. 数字档案的系统依赖性虽然限定了它的外借利用，但网络化的计算机档案应用系统可以为地域分散的用户提供快速利用服务。（ ） 【答案】√ 【解析】数字档案的网络化应用特点：系统依赖性虽然限定了它的外借利用，但网络化的计算机档案应用系统，可以为地域分散的用户提供快速利用服务，从而弥补系统依赖性造成的外借利用的不足。 27. 以字符方式输入的电子文件，可以保持档案文件的原样，并保证文件内容的正确性。（ ） 【答案】× 【解析】以图像方式输入的电子文件，可将档案文件原样、手迹原样存在磁盘上并可再现在屏幕上；以字符方式输入的电子文件，则不能保持档案文件的原样，只能保证文件内容的正确性。 28. 电子文件管理要坚持全程管理原则，对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理。（ ） 【答案】√ 【解析】全程管理原则要求对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 29. 在OA系统中形成的电子文档，其电子文件的管理权限属于档案管理部门。（ ） 【答案】× 【解析】OA系统的使用者是文书、业务人员和各类管理者，作为数字档案产生的源头，电子文件的管理权限不是档案管理部门。在OA系统中形成的电子文档，只有经过电子文件处理系统(EDMS)处理，并将有保存价值的部分分类、标记，最终移交到档案部门。 30. 只要电子文件没有转移到电子档案管理系统，就仍然是现行文档或电子文件，而不是数字档案。（ ） 【答案】√ 【解析】只要电子文件没有转移到电子档案管理系统(ERMS)，就不认为是档案学科意义上的数字档案，而仍是现行文档或电子文件。 四、简答题（本题共3道小题，每题10分，共30分） 31. 简述电子收文的办理流程。 【答案】电子收文的办理流程包括六个步骤：①签收登记，公文管理人员对收到的电子公文的内容、背景和结构信息进行登记；②拟办，公文管理人员将拟办的公文通过网络发送给拟办负责人，拟办负责人签署处置意见，系统将公文自动转发批办领导或返回公文管理部门；③批办，批办负责人直接在计算机上签署处置意见，批办完成后公文自动返回公文管理部门；④传阅，公文管理人员将批办传阅的公文及传阅单按照一定程序通过网络分送到传阅者，阅后在计算机上填写公文传阅单；⑤承办，公文管理人员将待办理的公文及承办单通过网络发送给承办部门或承办人，并附上公文办理期限的说明；⑥注办，公文办理完毕后由承办部门或承办人在公文承办单电子界面处理结果栏中填写办理结果，办理完毕的电子文件转入系统的电子文件中心。 【解析】电子收文流程包括签收登记、拟办、批办、传阅、承办、注办六个步骤。 32. 简述电子发文的九个步骤。 【答案】电子发文的九个步骤是：①拟稿，拟稿人利用办公软件预先设计好标准格式的公文模板，采用键盘录入方式撰写生成公文；②审核，生成的文稿经计算机网络送部门负责人审核并签署审核意见；③修改，拟稿人根据审核意见对问题进行修改；④会签，对于需要有关部门会签的公文，由单位核稿人按会签要求将公文发送有关部门签署意见；⑤签批，文件签发前经单位核稿人进行文字把关审核，审核通过后将公文发送签发人；⑥签发，电子公文签发负责人签署意见并签上姓名和日期，同时确定或修改主送单位；⑦成文，公文管理部门对签发完毕的公文进行处理，生成不可更改的版式文件，加盖单位公章，形成正式公文；⑧分发，根据主送、抄送单位，通过局域网向有关单位进行电子公文的分发；⑨预归档，计算机系统将办理完毕的发文转入集中存放电子文件的区域，待统一预归档或归档。 【解析】电子发文流程包括拟稿、审核、修改、会签、签批、签发、成文、分发、预归档九个步骤。 33. 简述数字档案的主要特点。 【答案】数字档案的主要特点有：①查找方便快捷，数字档案借助计算机实现了查阅自动化，计算机检索速度快；②查找途径多元化，计算机程序不但可按著录项目单项查找，还可实现组合查找，以及对文件正文进行关键字查找和全文查找；③提高管理效率，计算机便于进行分类、统计、汇总、打印、复制；④复用性好，档案可以在屏幕上多次重复显示或在纸上打印，而其原始文件仍保存在磁盘上，不受磨损和破坏；⑤软件兼容性，应用系统之间的兼容方便了数字档案的阅读；⑥网络化应用，网络化的计算机档案应用系统可以为地域分散的用户提供快速利用服务；⑦非手迹化，以图像方式输入的电子文件可保持档案原样，以字符方式输入的电子文件则不能保持档案原样，只能保证文件内容的正确性。 【解析】数字档案的主要特点有查找方便快捷、查找途径多元化、提高管理效率、复用性好、软件兼容性、网络化应用、非手迹化七个方面。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $