模块四 项目二 电子文件归档前处理《文书拟写与档案管理》（高教版）单元过关卷 四川省（原卷版+解析版）

《文书拟写与档案管理》（高教版） 模块四 项目二 电子文件归档前处理 考试时间：60分钟 满分：100分 班级________ 姓名________ 学号________ 成绩________ 一、单选题（本题共15道小题，每题2分，共30分） 1. 归档是完成电子文件转化为数字档案的关键环节，归档意味着电子文件管理工作的结束，也标志着（ ） A. 文书处理工作的开始 B. 电子文件销毁的开始 C. 数字档案管理工作的开始 D. 档案利用工作的结束 2. 电子文件预归档赋予档案部门对电子文件的审查与鉴定的权力，正式归档则是赋予其（ ） A. 整理与编目的职责 B. 鉴定与销毁的职责 C. 统计与备份的职责 D. 保存与利用维护的职责 3. 归档电子文件本身是静态的、固化的，为不可逆操作，文件一经归档便成为历史数据，其特点是（ ） A. 可以随时修改 B. 可以删除重建 C. 可以随意更换 D. 不得修改 4. 涉密归档文件归档时，其题名用M1、M2、M3等替代，目录数据其他字段正常录入，其原文的处理方式是（ ） A. 扫描原文后归档 B. 复印后归档 C. 不扫描原文 D. 转成纸质保存 5. 当所属部门与单位分处两地、ERMS与EDMS处于物理隔离状态时，电子文件归档应采取的方式是（ ） A. 系统内文件接收 B. 非电子文件归档 C. 涉密文件归档 D. 脱机移交 6. 脱机移交时，档案管理员对移交来的光盘及内容进行质检及数据统计后，下一步应（ ） A. 直接入库保存 B. 填写数字档案交接文据 C. 编制卷盒目录 D. 进行封包处理 7. 对于不在系统内形成的纸质档案，其归档前的处理方式是（ ） A. 直接装入档案盒 B. 单独存放不归档 C. 先扫描转化为电子文件再归档 D. 重新打印后归档 8. 系统内文件接收中，用于将当前检索页面所有的预归档数据连同档案附件归入数字档案室的功能是（ ） A. 单件归档 B. 批量归档 C. 脱机移交 D. 预归档 9. 对于归档的全部电子文件，系统自动合成分配给每份归档文件的唯一档号，其结构是（ ） A. 全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构代码-件号 B. 档案门类代码-年度-全宗号-件号 C. 年度-全宗号-机构代码-件号 D. 保管期限-年度-全宗号-件号 10. 网上整理检索功能中，检索界面每一行就是一个检索条件，多个检索条件之间的关系是（ ） A. 或的关系 B. 非的关系 C. 与的关系 D. 无关系 11. 网上整理检索功能中，如果要清空设置后的检索条件，可以点击的按钮是（ ） A. 检索重置 B. 清空 C. 删除 D. 确定 12. 数字档案存储是将完备信息以信息包的形式转入数据库进行长期保存的过程，电子文件完成归档后应及时将其（ ） A. 扫描 B. 封包 C. 刻录 D. 统计 13. 建构网上库房时，库房编号体系的级别从上往下依次为（ ） A. 库房、柜子、栏子、格子 B. 柜子、库房、栏子、格子 C. 库房、栏子、柜子、格子 D. 格子、栏子、柜子、库房 14. 电子文件归档管理系统(ERMS)特别注重对归档文件的整理、利用和永久保管，其锁定的首要目标是在归档保存过程中保障数字档案的（ ） A. 真实性、完整性、安全性、可用性 B. 系统性、规范性、科学性、合理性 C. 准确性、及时性、全面性、连续性 D. 经济性、适用性、可靠性、便捷性 15. 电子文件归档后，单位档案部门从事的数字档案维护工作包括两个方面，其中网上文字信息管理的内容是（ ） A. 封包、鉴定、划控、统计与备份 B. 扫描、刻录、打印与复印 C. 整理、装订、编目与装盒 D. 接收、登记、保管与利用 二、多选题（本题共5道小题，每题4分，共20分） 16. 电子文件归档的方式包括（ ） A. 系统内文件接收 B. 脱机移交 C. 非电子文件归档 D. 涉密文件归档 17. 脱机移交时，档案管理员对移交来的光盘应进行的工作包括（ ） A. 对光盘及内容进行质检及数据统计 B. 填写数字档案交接文据 C. 编制纸质卷盒目录 D. 将光盘导入电子文件归档管理系统 18. 非电子文件归档中，需要扫描转化为电子文件后归档的纸质档案包括（ ） A. 上级规定性纸质文件 B. 只有纸质文件的会议记录、报表等 C. 在系统中形成的一般电子公文 D. 已电子化的文件材料 19. 数字档案的鉴定工作，主要指对数字档案的鉴定，其内容包括（ ） A. 真实性完整有效性鉴定 B. 确定数字档案的密级 C. 确定归档范围 D. 划定保管期限 20. 电子文件归档后，单位档案部门从事的数字档案维护工作包括（ ） A. 网上文字信息管理 B. 数字档案的载体如光盘管理 C. 纸质档案的装订 D. 档案库房的八防管理 三、判断题（本题共10道小题，每题2分，共20分） 21. 归档是完成电子文件转化为数字档案的关键环节，通过电子文件归档，具有不同保存价值的电子文件便转为数字档案。（ ） 22. 归档电子文件一经归档，便成为历史数据，但仍可修改。（ ） 23. 系统内文件接收功能用于将预归档文件数据，连同档案附件一同正式存入ERMS，实现电子数据一键式在线移交。（ ） 24. 涉密归档文件除题名用M1、M2、M3等替代外，还要扫描原文并分配多个件号。（ ） 25. 检索界面每一行就是一个检索条件，可以有多行，多个检索条件之间是或的关系。（ ） 26. 如果要数据表格显示所有数据，删除所有检索信息，可以点击位于页面底行处的检索重置按钮。（ ） 27. 初始化库房功能用于将当前库房初始化到格子，即自动新建柜子、栏子及格子。（ ） 28. 存放地登记用于将数字档案与纸质档案建立对应关系，以方便日后的查找工作。（ ） 29. 数字档案的鉴定工作应在办理审批手续后实施。（ ） 30. 对于实行双套制管理的单位，档案室不需要将数字档案与纸质档案建立对应关系。（ ） 四、简答题（本题共3道小题，每题10分，共30分） 31. 简述电子文件归档的方式。 32. 简述涉密文件归档的处理方式。 33. 简述网上整理中检索功能的操作要点。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $ 《文书拟写与档案管理》（高教版） 模块四 项目二 电子文件归档前处理 考试时间：60分钟 满分：100分 班级________ 姓名________ 学号________ 成绩________ 一、单选题（本题共15道小题，每题2分，共30分） 1. 归档是完成电子文件转化为数字档案的关键环节，归档意味着电子文件管理工作的结束，也标志着（ ） A. 文书处理工作的开始 B. 电子文件销毁的开始 C. 数字档案管理工作的开始 D. 档案利用工作的结束 【答案】C 【解析】归档意味着电子文件管理工作的结束，也标志着数字档案工作管理的开始。 2. 电子文件预归档赋予档案部门对电子文件的审查与鉴定的权力，正式归档则是赋予其（ ） A. 整理与编目的职责 B. 鉴定与销毁的职责 C. 统计与备份的职责 D. 保存与利用维护的职责 【答案】D 【解析】电子文件预归档赋予档案部门对电子文件的审查与鉴定的权力，正式归档则是赋予其保存与利用维护的职责。 3. 归档电子文件本身是静态的、固化的，为不可逆操作，文件一经归档便成为历史数据，其特点是（ ） A. 可以随时修改 B. 可以删除重建 C. 可以随意更换 D. 不得修改 【答案】D 【解析】归档电子文件本身是静态的、固化的，为不可逆操作。文件一经归档，便成为历史数据不得修改。 4. 涉密归档文件归档时，其题名用M1、M2、M3等替代，目录数据其他字段正常录入，其原文的处理方式是（ ） A. 扫描原文后归档 B. 复印后归档 C. 不扫描原文 D. 转成纸质保存 【答案】C 【解析】涉密归档文件除题名用M1、M2、M3等替代，目录数据其他字段正常录入外，不扫描原文，一条目录数据分配一个件号，最终系统将自动合成一个档号。 5. 当所属部门与单位分处两地、ERMS与EDMS处于物理隔离状态时，电子文件归档应采取的方式是（ ） A. 系统内文件接收 B. 非电子文件归档 C. 涉密文件归档 D. 脱机移交 【答案】D 【解析】当所属部门与单位分处两地，ERMS与EDMS不是同处一个管理平台，或ERMS为独立系统，两个系统之间处于物理隔离状态，就不能通过系统自动完成电子文件向数字档案室的移交，而需要先将电子文件下载到能够脱机保存的载体上，如通过刻录光盘再将其拷贝至电子文件归档管理系统中，即采取脱机移交方式。 6. 脱机移交时，档案管理员对移交来的光盘及内容进行质检及数据统计后，下一步应（ ） A. 直接入库保存 B. 填写数字档案交接文据 C. 编制卷盒目录 D. 进行封包处理 【答案】B 【解析】档案管理员应对移交来的光盘及内容进行质检及数据统计，填写数字档案交接文据，再将其导入本单位电子文件归档管理系统中，从而实现电子文件归档。 7. 对于不在系统内形成的纸质档案，其归档前的处理方式是（ ） A. 直接装入档案盒 B. 单独存放不归档 C. 先扫描转化为电子文件再归档 D. 重新打印后归档 【答案】C 【解析】对于不在系统内形成的纸质档案，一般是先通过扫描，将其转化为电子文件，再进行归档。 8. 系统内文件接收中，用于将当前检索页面所有的预归档数据连同档案附件归入数字档案室的功能是（ ） A. 单件归档 B. 批量归档 C. 脱机移交 D. 预归档 【答案】B 【解析】批量归档功能用于将当前检索页面所有的预归档数据连同档案附件归入数字档案室中。点击批量归档按钮，弹出确认提示窗体，点击是即可完成批量归档。单件归档则选择需要归档的文件条目，点击归档按钮即可。 9. 对于归档的全部电子文件，系统自动合成分配给每份归档文件的唯一档号，其结构是（ ） A. 全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构代码-件号 B. 档案门类代码-年度-全宗号-件号 C. 年度-全宗号-机构代码-件号 D. 保管期限-年度-全宗号-件号 【答案】A 【解析】对于归档的全部电子文件，系统一般按照全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号，自动合成分配给每份归档文件作为唯一的档号。 10. 网上整理检索功能中，检索界面每一行就是一个检索条件，多个检索条件之间的关系是（ ） A. 或的关系 B. 非的关系 C. 与的关系 D. 无关系 【答案】C 【解析】检索界面上包含三列：字段列表、关系选择列表、选择值。界面每一行就是一个检索条件，可以有多行，多个检索条件之间是与的关系。 11. 网上整理检索功能中，如果要清空设置后的检索条件，可以点击的按钮是（ ） A. 检索重置 B. 清空 C. 删除 D. 确定 【答案】B 【解析】如果要清空设置后的检索条件，可以点击清空按钮。如果要数据表格显示所有数据，删除所有检索信息，可以点击位于页面底行处的检索重置按钮。 12. 数字档案存储是将完备信息以信息包的形式转入数据库进行长期保存的过程，电子文件完成归档后应及时将其（ ） A. 扫描 B. 封包 C. 刻录 D. 统计 【答案】B 【解析】数字档案存储，就是将其完备信息以信息包的形式转入数据库进行长期保存的过程。因此，电子文件完成归档后，应及时将其封包。 13. 建构网上库房时，库房编号体系的级别从上往下依次为（ ） A. 库房、柜子、栏子、格子 B. 柜子、库房、栏子、格子 C. 库房、栏子、柜子、格子 D. 格子、栏子、柜子、库房 【答案】A 【解析】建构网上库房时，库房编号体系的级别从上往下依次为：库房、柜子、栏子和格子。 14. 电子文件归档管理系统(ERMS)特别注重对归档文件的整理、利用和永久保管，其锁定的首要目标是在归档保存过程中保障数字档案的（ ） A. 真实性、完整性、安全性、可用性 B. 系统性、规范性、科学性、合理性 C. 准确性、及时性、全面性、连续性 D. 经济性、适用性、可靠性、便捷性 【答案】A 【解析】ERMS锁定的首要目标，是在电子文件归档保存过程中，必须保障数字档案的真实性、完整性、安全性、可用性，实现电子文件的档案化和具备证据价值。 15. 电子文件归档后，单位档案部门从事的数字档案维护工作包括两个方面，其中网上文字信息管理的内容是（ ） A. 封包、鉴定、划控、统计与备份 B. 扫描、刻录、打印与复印 C. 整理、装订、编目与装盒 D. 接收、登记、保管与利用 【答案】A 【解析】电子文件归档后，单位档案部门对本单位数字档案实行集中统一管理，具体从事数字档案维护工作：一是网上文字信息管理，如封包、鉴定、划控、统计与备份；二是数字档案的载体如光盘管理。 二、多选题（本题共5道小题，每题4分，共20分） 16. 电子文件归档的方式包括（ ） A. 系统内文件接收 B. 脱机移交 C. 非电子文件归档 D. 涉密文件归档 【答案】ABCD 【解析】电子文件归档的方式包括：系统内文件接收（单件归档、批量归档）、脱机移交、非电子文件归档（扫描转化为电子文件）、涉密文件归档（题名替代、不扫描原文）。 17. 脱机移交时，档案管理员对移交来的光盘应进行的工作包括（ ） A. 对光盘及内容进行质检及数据统计 B. 填写数字档案交接文据 C. 编制纸质卷盒目录 D. 将光盘导入电子文件归档管理系统 【答案】ABD 【解析】脱机移交时，档案管理员应对移交来的光盘及内容进行质检及数据统计，填写数字档案交接文据，再将其导入本单位电子文件归档管理系统(ERMS)之中，从而实现电子文件归档。编制纸质卷盒目录与脱机移交无关。 18. 非电子文件归档中，需要扫描转化为电子文件后归档的纸质档案包括（ ） A. 上级规定性纸质文件 B. 只有纸质文件的会议记录、报表等 C. 在系统中形成的一般电子公文 D. 已电子化的文件材料 【答案】AB 【解析】系统外即非电子文件，一是上级文件，没有在本单位OA系统中形成、与单位工作有关、需要执行的上级规定性纸质文件，通过扫描导入本单位的ERMS；二是只有纸质文件的会议记录、报表等，扫描后归档。在系统中形成的电子公文和已电子化的文件不需要扫描。 19. 数字档案的鉴定工作，主要指对数字档案的鉴定，其内容包括（ ） A. 真实性完整有效性鉴定 B. 确定数字档案的密级 C. 确定归档范围 D. 划定保管期限 【答案】ABCD 【解析】数字档案的鉴定工作，主要指对数字档案的真实性、完整性、有效性的鉴定，还包括确定数字档案的密级、归档范围和划定保管期限。鉴定应当参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定，且应在办理审批手续后实施。 20. 电子文件归档后，单位档案部门从事的数字档案维护工作包括（ ） A. 网上文字信息管理 B. 数字档案的载体如光盘管理 C. 纸质档案的装订 D. 档案库房的八防管理 【答案】AB 【解析】电子文件归档后，单位档案部门对本单位数字档案实行集中统一管理，具体从事数字档案维护工作：一是网上文字信息管理，如封包、鉴定、划控、统计与备份；二是数字档案的载体如光盘管理。 三、判断题（本题共10道小题，每题2分，共20分） 21. 归档是完成电子文件转化为数字档案的关键环节，通过电子文件归档，具有不同保存价值的电子文件便转为数字档案。（ ） 【答案】√ 【解析】归档是完成电子文件转化为数字档案的关键环节。通过电子文件归档，具有不同保存价值的电子文件便转为数字档案。 22. 归档电子文件一经归档，便成为历史数据，但仍可修改。（ ） 【答案】× 【解析】归档电子文件本身是静态的、固化的，为不可逆操作。文件一经归档，便成为历史数据不得修改。 23. 系统内文件接收功能用于将预归档文件数据，连同档案附件一同正式存入ERMS，实现电子数据一键式在线移交。（ ） 【答案】√ 【解析】系统内文件接收功能用于将预归档文件数据，连同档案附件一同正式存入ERMS，即数字档案室中，实现电子数据一键式在线移交。 24. 涉密归档文件除题名用M1、M2、M3等替代外，还要扫描原文并分配多个件号。（ ） 【答案】× 【解析】涉密归档文件除题名用M1、M2、M3等替代，目录数据其他字段正常录入外，不扫描原文，一条目录数据分配一个件号，最终系统将自动合成一个档号。 25. 检索界面每一行就是一个检索条件，可以有多行，多个检索条件之间是或的关系。（ ） 【答案】× 【解析】检索界面每一行就是一个检索条件，可以有多行，多个检索条件之间是与的关系。 26. 如果要数据表格显示所有数据，删除所有检索信息，可以点击位于页面底行处的检索重置按钮。（ ） 【答案】√ 【解析】如果要数据表格显示所有数据，删除所有检索信息，可以点击位于页面底行处的检索重置按钮。 27. 初始化库房功能用于将当前库房初始化到格子，即自动新建柜子、栏子及格子。（ ） 【答案】√ 【解析】初始化库房功能用于将当前库房初始化到格子，即自动新建柜子、栏子及格子。 28. 存放地登记用于将数字档案与纸质档案建立对应关系，以方便日后的查找工作。（ ） 【答案】√ 【解析】对于实行双套制管理的单位，档案室需要及时将数字档案与纸质档案建立对应关系，以方便日后的查找工作。一般在数字档案综合管理平台上，将存放位置编号录入条目中，即存放地登记。 29. 数字档案的鉴定工作应在办理审批手续后实施。（ ） 【答案】√ 【解析】鉴定应当参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定，且应在办理审批手续后实施。 30. 对于实行双套制管理的单位，档案室不需要将数字档案与纸质档案建立对应关系。（ ） 【答案】× 【解析】对于实行双套制管理的单位，档案室需要及时将数字档案与纸质档案建立对应关系，以方便日后的查找工作。 四、简答题（本题共3道小题，每题10分，共30分） 31. 简述电子文件归档的方式。 【答案】电子文件归档的方式主要有四种：①系统内文件接收，将预归档文件数据连同档案附件一同正式存入ERMS，包括单件归档和批量归档两种操作方式；②脱机移交，当所属部门与单位分处两地、两个系统处于物理隔离状态时，先将电子文件下载到能够脱机保存的载体上，如通过刻录光盘再拷贝至电子文件归档管理系统中；③非电子文件归档，对于不在系统内形成的纸质档案，先通过扫描将其转化为电子文件，再进行归档；④涉密文件归档，涉密归档文件除题名用M1、M2、M3等替代，目录数据其他字段正常录入外，不扫描原文，一条目录数据分配一个件号，最终系统将自动合成一个档号。 【解析】电子文件归档的四种方式是系统内文件接收、脱机移交、非电子文件归档和涉密文件归档。 32. 简述涉密文件归档的处理方式。 【答案】涉密文件归档的处理方式是：涉密归档文件除题名用M1、M2、M3等替代，目录数据其他字段正常录入外，不扫描原文，一条目录数据分配一个件号，最终系统将自动合成一个档号。 【解析】涉密归档文件用题名替代、不扫描原文的方式归档，一条目录数据分配一个件号，系统自动合成一个档号，既保证涉密文件信息安全，又完成电子文件归档。 33. 简述网上整理中检索功能的操作要点。 【答案】网上整理中检索功能的操作要点：①检索为通用性功能，进入主页面，页面最下一行都有检索按钮；②进入文件夹，点击位于底行的检索按钮，弹出检索窗口；③检索界面包含三列，第一列是案卷号、题名、档号、存放地、保管期限等字段列表，第二列是包含、等于、大于等关系选择列表，第三列是选择值；④界面每一行就是一个检索条件，可以有多行，多个检索条件之间是与的关系；⑤如果勾选在结果中检索，则在结果中检索满足条件的数据；⑥如果要清空设置后的检索条件，可以点击清空按钮；⑦在设置检索条件时，界面上总会追加一行空的条件，利用此特性可以设置多个检索条件，删除检索条件的办法是在字段列表中选择请选择项；⑧设置完毕后点击确定，系统依照设置对系统的数据进行检索；如果要数据表格显示所有数据，可以点击位于页面底行处的检索重置按钮。 【解析】检索界面包含字段列表、关系选择列表、选择值三列，每行一个检索条件，多个条件之间是与的关系，并可进行在结果中检索、清空条件、检索重置等操作。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $