第2卷 项目二 通信工作 《秘书实务》（高教版）单元过关卷 四川省（原卷版+解析版）

《秘书实务》（高教版） 项目二 通信工作 考试时间：60分钟 满分：100分 班级：             姓名：             学号：             成绩：             一、单项选择题（本大题共15小题，每小题2分，共30分） 1．秘书在接听电话时，首要规范是（ ） A．态度热情，礼貌问候，清晰记录 B．不耐烦地打断对方讲话 C．随意透露领导私人信息 D．长时间让对方等待 2．信息传递方法中，通过网络、电话等方式进行的传递属于（ ） A．语言传递 B．文字传递 C．电讯传递 D．可视化辅助物传递 3．下列属于通信工作常见应急预案的是（ ） A．电话线路故障时启用备用联系方式 B．领导出差时暂停所有通信 C．邮件发送失败后不再尝试 D．涉密信息通过普通邮件传递 4．秘书回复电子邮件的最佳时间是（ ） A．24 小时内 B．一周后 C．无需回复 D．仅在工作时间回复紧急邮件 5．当接到找同事的电话而同事不在时，正确做法是（ ） A．直接告知 “不在” 并挂断 B．说明不在后主动询问是否需要留言 C．猜测同事去向并随意告知 D．让对方持续等待直至同事返回 6．关于电话沟通中的保密原则，下列说法正确的是（ ） A．在普通电话里随意谈论秘密事项 B．对方问及机密事，直接告知 C．可将通话内容有关事项告诉无关人员 D．对方问及机密事，可婉言拒绝或请示领导 7．拨打电话时，自报家门的正确方式是（ ） A．“喂，找” B．“您好，我是公司的” C．“快接电话，有急事” D．“猜猜我是谁” 8．接听投诉电话时，首先要（ ） A．马上反驳客户 B．心平气和、冷静耐心地倾听 C．直接转给相关部门 D．让客户等待 9．信息传递总要求中 “主动地、不失时机地将信息传递给接收者” 体现了（ ） A．及时性 B．随意性 C．被动性 D．滞后性 10．某公司秘书在处理一批需传阅的邮件时，以下做法正确且符合规范的是（ ） A．按照部门人数平均分配邮件传阅对象，确保每个部门都有人收到 B．仅在邮件上标注第一个传阅人的姓名，后续传阅顺序由其自行安排 C．制定详细的传阅顺序表，明确标注传阅人姓名、传阅时间节点，并要求传阅人签字确认 D．将所有邮件一次性发给公司高层领导传阅，待领导传阅完毕后再分发至其他部门 11．接听直接找上司的电话，若领导正在开会且事情不急，应（ ） A．马上让领导接电话 B．告诉对方领导在开会，让其稍后再打 C．等散会或会客结束后告知领导 D．直接回绝对方 12．下列不属于秘书通信工作保密原则的是（ ） A．不泄露领导私人电话 B．不传播未公开的工作信息 C．随意转发涉密邮件 D．妥善保管通信记录 13．以下关于邮件装封的说法，正确的是（ ） A．纸笺及附件折叠时可撑满信封 B．一般信封的信纸折叠方式是先二等分，然后三等分 C．邮件装封前不用取下信纸上的装订用具 D．开窗信封的信纸折叠方式是三等分，上头文字朝外，下头文字朝内 14．接听电话时，让对方先挂断电话的原因是（ ） A．表示尊重 B．担心对方还有话要说 C．习惯做法 D．以上都对 15．秘书在书面沟通（如撰写邮件）时，需注意的是（ ） A．内容冗长、逻辑混乱 B．主题明确、语言简洁、信息准确 C．使用模糊词汇，避免明确表述 D．不署名、不注明日期 二、多项选择题（本大题共5小题，每小题4分，共20分） 16．下列属于秘书通信设备日常维护工作的有（ ） A．定期清洁电话、传真机等设备 B．发现设备故障时，自行拆解维修 C．保持设备放置区域干燥整洁 D．及时更换设备耗材，如传真纸、墨盒 17．电讯传递的优点包括（ ） A．速度快 B．信息量大 C．效果好 D．跨越空间限制 18．下列属于商务电子邮件撰写规范的有（ ） A．主题明确，如 “关于 XX 项目合作洽谈的函” B．正文简洁明了，段落清晰 C．随意使用表情符号和网络用语，增加亲切感 D．附件较大时，提前通过其他方式告知对方 19．下列属于秘书通信工作中需遵守的保密要求有（ ） A．不随意透露领导的私人电话和行程 B．重要文件传真时确认接收方身份 C．通话时避开嘈杂环境，防止信息泄露 D．邮件中的涉密内容可通过普通邮件发送 20．下列属于秘书接收邮件后需完成的工作有（ ） A．核对邮件数量和寄件人信息 B．直接拆开所有邮件，无需登记 C．对邮件进行分类，区分公务与私人邮件 D．及时将重要邮件送呈相关领导 三、判断题（本大题共10小题，每小题2分，共20分） 21．团体访客来访时，秘书不需要提前与相关部门沟通，等访客来了再安排也来得及。（ ） 22．拨打电话时，至少要让电话铃响6次以上，确认对方无人应答才挂机。（ ） 23．接听电话时，一般在电话铃响三声左右迅速拿起话筒。（ ） 24．邮件装封时，信纸及附件折叠得越大越好，方便对方查看内容。（ ） 25．《党和国家工作人员保密守则》规定，不在私人通信中涉及机密。（ ） 26．邮件汇总工作是邮件邮寄前的一道工序，需要检查邮件的多项内容。（ ） 27．拨打电话时，只要把话说完就可以直接挂机，不需要使用礼貌告别语。（ ） 28．面对纠缠不休型的投诉客户，秘书可以答应其部分不合理要求以尽快结束通话。（ ） 29．接到找同事的电话，同事不在办公室，秘书可以直接告知对方同事的去向。（ ） 30．对于有 “亲启” 记号的邮件，秘书可以直接拆开。（ ） 四、简答题（本大题共3小题，每小题10分，共30分） 31．简述接听直接找上司电话的处理方法。 32．接收邮件后如何进行分类？ 33．拨打电话前需要做哪些准备？ 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $ 《秘书实务》（高教版） 项目二 通信工作 考试时间：60分钟 满分：100分 班级：             姓名：             学号：             成绩：             一、单项选择题（本大题共15小题，每小题2分，共30分） 1．秘书在接听电话时，首要规范是（ ） A．态度热情，礼貌问候，清晰记录 B．不耐烦地打断对方讲话 C．随意透露领导私人信息 D．长时间让对方等待 【答案】A 【详解】热情礼貌和准确记录是电话沟通的基本规范，体现秘书的职业素养。B、C、D 选项均不符合电话礼仪要求，因此 A 选项正确。 2．信息传递方法中，通过网络、电话等方式进行的传递属于（ ） A．语言传递 B．文字传递 C．电讯传递 D．可视化辅助物传递 【答案】C 【详解】电讯传递是通过网络、电话等方式进行信息传递；语言传递主要是面对面或语音交流，文字传递通过书面文字，可视化辅助物传递借助图表等，所以选 C。 3．下列属于通信工作常见应急预案的是（ ） A．电话线路故障时启用备用联系方式 B．领导出差时暂停所有通信 C．邮件发送失败后不再尝试 D．涉密信息通过普通邮件传递 【答案】A 【详解】通信工作需制定应急预案，如电话线路故障时使用备用电话、微信等联系方式，确保沟通不中断。其他选项均为不当处理方式，可能影响工作开展。 4．秘书回复电子邮件的最佳时间是（ ） A．24 小时内 B．一周后 C．无需回复 D．仅在工作时间回复紧急邮件 【答案】A 【详解】工作邮件应及时回复，一般在 24 小时内给予回应，即使无法立即解决，也需告知对方处理进度，这体现了工作效率和职业素养。 5．当接到找同事的电话而同事不在时，正确做法是（ ） A．直接告知 “不在” 并挂断 B．说明不在后主动询问是否需要留言 C．猜测同事去向并随意告知 D．让对方持续等待直至同事返回 【答案】B 【详解】文本要求代接电话时需提供留言服务，体现职业素养，A、C、D 均不符合规范，故选 B。 6．关于电话沟通中的保密原则，下列说法正确的是（ ） A．在普通电话里随意谈论秘密事项 B．对方问及机密事，直接告知 C．可将通话内容有关事项告诉无关人员 D．对方问及机密事，可婉言拒绝或请示领导 【答案】D 【详解】一般不能在普通电话里谈秘密事项，A选项错误；对方问及机密事，不能直接告知，可婉言拒绝或请示领导，B选项错误，D选项正确；也不能将与通话内容有关事项告诉无关人员，C选项错误。 7．拨打电话时，自报家门的正确方式是（ ） A．“喂，找” B．“您好，我是公司的” C．“快接电话，有急事” D．“猜猜我是谁” 【答案】B 【详解】需自报单位和姓名，A、C、D不符合礼仪，故选B。 8．接听投诉电话时，首先要（ ） A．马上反驳客户 B．心平气和、冷静耐心地倾听 C．直接转给相关部门 D．让客户等待 【答案】B 【详解】接听投诉电话，首先要心平气和、冷静耐心地倾听，等对方表达完诉求后再处理，不能马上反驳客户，A 选项错误；也不能不倾听就直接转给相关部门或让客户等待，C、D 选项错误，所以选 B。 9．信息传递总要求中 “主动地、不失时机地将信息传递给接收者” 体现了（ ） A．及时性 B．随意性 C．被动性 D．滞后性 【答案】A 【详解】“主动地、不失时机地将信息传递给接收者” 体现了信息传递的及时性，而不是随意、被动或滞后，所以选 A。 10．某公司秘书在处理一批需传阅的邮件时，以下做法正确且符合规范的是（ ） A．按照部门人数平均分配邮件传阅对象，确保每个部门都有人收到 B．仅在邮件上标注第一个传阅人的姓名，后续传阅顺序由其自行安排 C．制定详细的传阅顺序表，明确标注传阅人姓名、传阅时间节点，并要求传阅人签字确认 D．将所有邮件一次性发给公司高层领导传阅，待领导传阅完毕后再分发至其他部门 【答案】C 【详解】邮件传阅要明确传阅范围，只传阅给需要阅读的人看，按部门人数平均分配不符合要求，A选项错误；使用标准传阅顺序提示条或者设计一个传阅顺序条，能保证传阅有序进行，仅标注第一个传阅人姓名会导致传阅混乱，B选项错误；制定详细传阅顺序表并要求签字确认，既明确了范围，又便于管理和追溯，C选项正确；邮件传阅应根据内容确定对象，并非都先发给高层领导，D选项错误。 11．接听直接找上司的电话，若领导正在开会且事情不急，应（ ） A．马上让领导接电话 B．告诉对方领导在开会，让其稍后再打 C．等散会或会客结束后告知领导 D．直接回绝对方 【答案】C 【详解】领导正在开会或会客，只要不是很急的事，就不要让领导来接电话，应等散会或会客结束后再说，C 选项正确；A 选项马上让领导接电话会打扰会议或会客；B 选项只告知对方领导在开会，未说明后续安排不恰当；D 选项直接回绝对方不礼貌。 12．下列不属于秘书通信工作保密原则的是（ ） A．不泄露领导私人电话 B．不传播未公开的工作信息 C．随意转发涉密邮件 D．妥善保管通信记录 【答案】C 【详解】通信工作保密原则包括：保护领导隐私、不泄露工作秘密、妥善保管记录等。随意转发涉密邮件会造成信息泄露，违反保密原则。 13．以下关于邮件装封的说法，正确的是（ ） A．纸笺及附件折叠时可撑满信封 B．一般信封的信纸折叠方式是先二等分，然后三等分 C．邮件装封前不用取下信纸上的装订用具 D．开窗信封的信纸折叠方式是三等分，上头文字朝外，下头文字朝内 【答案】D 【详解】纸笺及附件折叠时应小于信封周边各 1 厘米左右，不可撑满，A 错误；一般信封信纸折叠方式是三等分，文字朝内，B 错误；邮件装封前应将信纸上的小夹子或其他装订用具取下，C 错误；开窗信封、账单信封的信纸折叠方式是三等分，上头文字朝外，下头文字朝内，D 正确。 14．接听电话时，让对方先挂断电话的原因是（ ） A．表示尊重 B．担心对方还有话要说 C．习惯做法 D．以上都对 【答案】D 【详解】让对方先挂断电话，既表示对对方的尊重，也避免自己先挂电话后对方还有未尽之言，这也是一种常见的礼貌习惯做法。 15．秘书在书面沟通（如撰写邮件）时，需注意的是（ ） A．内容冗长、逻辑混乱 B．主题明确、语言简洁、信息准确 C．使用模糊词汇，避免明确表述 D．不署名、不注明日期 【答案】B 【详解】书面沟通要求主题清晰、语言简练且信息准确，确保接收者能快速理解。A、C、D 选项均不符合书面沟通规范，因此 B 选项正确。 二、多项选择题（本大题共5小题，每小题4分，共20分） 16．下列属于秘书通信设备日常维护工作的有（ ） A．定期清洁电话、传真机等设备 B．发现设备故障时，自行拆解维修 C．保持设备放置区域干燥整洁 D．及时更换设备耗材，如传真纸、墨盒 【答案】ACD 【详解】通信设备维护包括清洁、保持环境整洁、更换耗材、记录维护情况。设备故障应联系专业人员维修，不可自行拆解，因此 B 选项错误。 17．电讯传递的优点包括（ ） A．速度快 B．信息量大 C．效果好 D．跨越空间限制 【答案】ABCD 【详解】电讯传递利用现代化通信手段，具有速度快、信息量大、效果好、抗干扰力强、跨越空间限制等优点，所以答案选 ABCD。 18．下列属于商务电子邮件撰写规范的有（ ） A．主题明确，如 “关于 XX 项目合作洽谈的函” B．正文简洁明了，段落清晰 C．随意使用表情符号和网络用语，增加亲切感 D．附件较大时，提前通过其他方式告知对方 【答案】ABD 【详解】商务邮件要求主题明确、正文简洁、落款完整，附件较大时需提前告知。商务场合应避免使用表情符号和网络用语，保持专业严谨，因此 C 选项错误。 19．下列属于秘书通信工作中需遵守的保密要求有（ ） A．不随意透露领导的私人电话和行程 B．重要文件传真时确认接收方身份 C．通话时避开嘈杂环境，防止信息泄露 D．邮件中的涉密内容可通过普通邮件发送 【答案】ABC 【详解】保密要求包括保护领导隐私、确认接收方身份、避免在嘈杂环境通话、妥善保管通信记录。涉密内容不可通过普通邮件（如未加密的电子邮件、传真）发送，需使用保密渠道，因此 D 选项错误。 20．下列属于秘书接收邮件后需完成的工作有（ ） A．核对邮件数量和寄件人信息 B．直接拆开所有邮件，无需登记 C．对邮件进行分类，区分公务与私人邮件 D．及时将重要邮件送呈相关领导 【答案】ACD 【详解】接收邮件后需核对信息、登记备案、分类处理，重要邮件及时呈送领导。私人邮件不应随意拆开，无效邮件需按规定处理（如退回或标注作废），不可直接丢弃，因此 BE 选项错误。 三、判断题（本大题共10小题，每小题2分，共20分） 21．团体访客来访时，秘书不需要提前与相关部门沟通，等访客来了再安排也来得及。（ ） 【答案】错误 【详解】如果是团体访客来访，秘书要事先与相关部门和人员沟通，确定使用车辆、会谈和参观时间、作陪人员等，以便做好接待准备，该说法错误。 22．拨打电话时，至少要让电话铃响6次以上，确认对方无人应答才挂机。（ ） 【答案】正确 【详解】这是拨打电话时确认对方是否接听的基本操作要求，保证有足够时间等待对方接听。 23．接听电话时，一般在电话铃响三声左右迅速拿起话筒。（ ） 【答案】正确 【详解】接听电话的规范要求是在电话铃响三声左右迅速拿起话筒，及时响应来电。 24．邮件装封时，信纸及附件折叠得越大越好，方便对方查看内容。（ ） 【答案】错误 【详解】邮件装封时，纸笺及附件折叠应小于信封周边各1厘米左右，不可撑满，以免对方拆封时损坏，并非越大越好，该说法错误。 25．《党和国家工作人员保密守则》规定，不在私人通信中涉及机密。（ ） 【答案】正确 【详解】《党和国家工作人员保密守则》规定，不在私人通信中涉及机密。 26．邮件汇总工作是邮件邮寄前的一道工序，需要检查邮件的多项内容。（ ） 【答案】正确 【详解】邮件汇总工作是邮寄前的工序，需检查寄发邮件是否签字、附件是否齐全、地址是否一致、修改内容是否添加等多项内容，该说法正确。 27．拨打电话时，只要把话说完就可以直接挂机，不需要使用礼貌告别语。（ ） 【答案】错误 【详解】拨打电话结束，应使用礼貌告别语，然后轻轻挂机，直接挂机不礼貌，不符合规范，该说法错误。 28．面对纠缠不休型的投诉客户，秘书可以答应其部分不合理要求以尽快结束通话。（ ） 【答案】错误 【详解】对于纠缠不休型投诉客户，应从各个角度解释原因，态度坚决，不让客户抱有希望，不能答应不合理要求，否则可能带来更多问题，所以该说法错误。 29．接到找同事的电话，同事不在办公室，秘书可以直接告知对方同事的去向。（ ） 【答案】错误 【详解】遇到电话找其他同事且同事不在时，秘书不能直接告知对方同事去向，应说“现在不在办公室，请问您有什么事？方便留言的话，我可以转告他”，所以该说法错误。 30．对于有 “亲启” 记号的邮件，秘书可以直接拆开。（ ） 【答案】错误 【详解】不能拆开有 “亲启”“保密” 等记号的邮件，除非领导授予这样的权力。所以秘书不可以直接拆开此类邮件，该说法错误。 四、简答题（本大题共3小题，每小题10分，共30分） 31．简述接听直接找上司电话的处理方法。 【答案】在没有弄清楚对方的身份和目的之前，不能随便回答领导在与否。首先要问清楚对方的单位、姓名、身份等，然后根据具体情况处理。如领导正在开会或会客，只要不是很急的事，就不要让领导来接电话，应等散会或会客结束后再说；如领导不想接电话，可以直接回绝；如果对方仍固执纠缠，应礼貌地拒绝；如领导不方便接电话，也不要照实说，可询问对方是否方便由自己转告；如领导正在处理一个电话，又一个电话打进来，这时，秘书可以说相关情况，也可以把电话内容写在便条上让领导阅览；如领导不在办公室而刚好有电话找他，秘书不能直接告知对方领导的去向，可以说领导不在办公室，询问对方有什么事方便留言转告。 【详解】在没弄清楚对方的身份和目的之前，不能随便回答领导在与否。首先要问清楚对方的单位、姓名、身份等，然后根据具体情况处理：如领导正在开会或会客，只要不是很急的事，就不要让领导来接电话，应等散会或会客结束后再说；如领导不想接电话，可以直接回绝；如果对方仍固执纠缠，应礼貌地拒绝；如领导不方便接电话，也不要照实说，可询问对方是否方便由自己转告；如领导正在处理一个电话，又一个电话打进来，这时，秘书可以说相关情况，也可以把电话内容写在便条上让领导阅览；如领导不在办公室而刚好有电话找他，秘书不能直接告知对方领导的去向，可以说领导不在办公室，询问对方有什么事方便留言转告。 32．接收邮件后如何进行分类？ 【答案】一般按照邮件的重要性分类。可按重要程度分为重要邮件和普通邮件；按性质分为公务邮件和私人邮件，公务邮件又细分重要邮件、普通邮件和广告印刷品，私人邮件包括寄给具体某人及标有 “亲启” 等字样的邮件；按紧急程度分为急件、次急件和普通件；按部门名称分类。同时遵守将私人邮件与商业邮件分开、办公室邮件与外部邮件分开、把优先考虑的材料放在一起的规则。 33．拨打电话前需要做哪些准备？ 【答案】通话内容简单可打好腹稿，内容相似电话较多可集中在一起并选择适当时段拨出。思考提纲包括电话打给谁、目的是什么、说几件事及顺序、需要准备哪些文件资料、对方可能问什么问题及如何回答。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 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