专题6 邮件合并及修订批注（课件）-四川省（对口招生）计算机类《办公应用基础》考纲讲练测

专题6 邮件合并及修订批注 办公应用基础 考纲讲练测 掌握国家标准《机械制图》中有关图幅、比例、字体图线等基本规定。 考纲要求 一 1．掌握邮件合并的概念及操作步骤、批注的添加、查看与删除方法、修订的的操作方法。 2．理解批注与修订的区别。 3. 了解邮件合并的数据源类型、修订的四种显示状态。 知识点梳理 二 一、邮件合并的概念与作用 定义：邮件合并是一种批量生成个性化文档的功能，其核心原理是 “主文档 + 数据源 = 多份个性化文档” 。 主文档：包含所有文档中相同内容的部分（如邀请函的正文、信封的固定格式等） 数据源：包含每条记录中不同信息的数据列表（如姓名、地址、电话等） 作用：将主文档与数据源结合，一次性生成多份格式相同但内容各异的文档，极大地提高工作效率。 典型应用场景：批量制作邀请函、录取通知书、成绩单、工资条、会议通知、获奖通知单等。 知识点梳理 二 二、邮件合并的两个核心要素 1. 主文档 主文档是邮件合并操作中的固定部分，包含每一份文档中共同的标准文字和图形。 特点： ① 包含不变的内容（如信件通用部分、信封版式等） ② 预留了合并域的位置，用于插入数据源中变化的信息 ③ 合并域通常用书名号包围，如 《姓名》、《地址》 知识点梳理 二 2. 数据源 数据源是存储变化信息的文件，即一个标准的二维数据表。 知识点梳理 二 三、邮件合并的操作步骤（六步向导） 注：合并到新文档时，弹出“合并到新文档”对话框，可根据需要选择“全部记录”“当前记录”或“指定范围”。 知识点梳理 二 四、邮件合并的注意事项 数据源格式要求：数据源的第一行应为字段名（如“姓名”“地址”等），下方为具体数据。 合并域插入位置：合并域必须插入到主文档中需要显示变化信息的确切位置。 预览后调整：预览时发现格式问题可返回主文档调整。 生成结果：完成合并后会生成一个名为“信函1”的新文档，包含所有合并后的内容。 修改数据源：修改数据源后保存，在主文档中重新合并即可更新结果。 （1）系统软件 系统软件是管理和控制计算机硬件与软件资源的软件，为应用软件提供运行平台。 知识点梳理 二 批注和修订位于 “审阅”选项卡中，是多人协作审阅文档时的两个重要功能。两者在作用方式上有本质区别： 知识点梳理 二 一、批注 1. 定义：批注是指阅读者对文档内容提出的意见和建议，是审阅者与作者之间的沟通渠道。批注不直接修改文档内容，仅在页面空白处添加注释信息。 2. 批注的操作方法 （1）添加批注 ① 选中需要批注的文字或对象→切换到“审阅”选项卡→“批注”组→单击“新建批注”按钮→在出现的批注框中输入批注内容。 ② 快捷键：Ctrl + Alt + M 知识点梳理 二 （2）查看批注 ① 批注以带颜色的方框显示在页面右侧，不同审阅者的批注用不同颜色区分 ② 被批注的文字会显示批注标记（带颜色的高亮） （3）删除批注 ① 选中批注→单击“删除”按钮（删除当前批注） ② 单击“删除”下拉按钮→“删除文档中的所有批注”（删除全部批注） 注意：批注只有“新建”和“删除”操作，没有“接受”或“拒绝”。批注的处理方式是作者阅读后自行决定是否采纳。 知识点梳理 二 二、修订 1. 定义：修订是在对文档进行修改时，用特殊的符号或颜色标记曾经修改过的内容，使其他用户可以看到文档中被人调整过的地方。 作用：自动跟踪文档中的插入、删除、移动、格式更改等所有修改操作，并做出标记。 知识点梳理 二 2. 修订的操作方法 （1）开启修订 打开需修订的文档→切换到“审阅”选项卡→“修订”组→单击“修订”按钮。 （2）进行修订 在修订状态下按正常方式编辑文档 插入内容：以不同颜色显示（并添加下划线）；删除内容：以删除线形式显示。 修订内容在页面侧边显示一条竖线以标记该处有修订 （3）设置修订选项 单击“修订”下拉按钮→“修订选项” 可设置不同修订者使用不同颜色 设置插入内容、删除内容、格式更改的显示格式 知识点梳理 二 （4）接受或拒绝修订 单击需处理的修订位置，在“审阅”选项卡的“更改”组中单击“接受”或“拒绝”按钮。 接受后：修订内容正式生效，标记消失 拒绝后：修订内容被撤销，恢复原始状态 （5）退出修订 再次单击“修订”按钮（按钮背景恢复为白色），退出修订状态 重要：关闭修订功能后，用户所做的更改不会消失。若接受修订，文档保存为修订后的状态；若拒绝修订，则保存为修改前的状态。 3. 修订的四种显示状态 背诵环节 三 1. 在Word 2010中，批注和修订有什么区别？请从作用、对原文的影响、处理方式三个方面说明。 【答案】 核心区别：批注是“提建议不改文”，修订是“改文可反悔”。同一文档可同时使用批注和修订功能。 背诵环节 三 2. 在Word 2010中，如何删除文档中的批注？请至少写出两种方法。 【答案】 方法一（删除单个批注） ： 选中要删除的批注 → 在“审阅”选项卡“批注”组中单击“删除”按钮 → 删除当前选中的批注 或右击批注 → 选择“删除批注”命令。 方法二（删除所有批注） ： 在“审阅”选项卡中，单击“删除”按钮下方的下拉箭头 → 选择“删除文档中的所有批注” 一次性删除文档中的所有批注，无需逐个操作。 背诵环节 三 3. 在Word 2010中，开启修订功能后，对文档进行修改会产生哪些标记？请说明插入内容和删除内容的显示方式。 【答案】 插入内容的标记： ① 新插入的文字以不同颜色显示（每个审阅者使用一种颜色） ② 插入的文字下方自动添加下划线标记 删除内容的标记： ① 被删除的文字用删除线在中间划过（显示为原文字加横线） ② 如果是删除大段内容，可能会在页面侧边显示竖线标记 修订标记的颜色： ① 不同审阅者的修订使用不同颜色区分 ② 可在“修订选项”中自定义每种修订类型的显示格式 背诵环节 三 4. 在Word 2010中，邮件合并的数据源可以是哪些类型的文件？如果数据源中的数据发生变化，如何更新合并结果？请简要说明。 【答案】 邮件合并的数据源类型（至少列出三种）： Excel工作表（最常用）：每一列为一个字段，每一行为一条记录 Word表格：在Word文档中创建的表格 Access数据库：Access中的表或查询 数据源更新方法： 数据源修改并保存后，在主文档中重新执行邮件合并操作；系统会自动读取更新后的数据源中的数据；通过“预览结果”可查看更新后的合并效果；最终“完成合并”生成的新文档将包含更新后的数据。 注意：数据源修改后必须先保存数据源文件，再返回主文档执行合并，否则系统无法读取最新数据。 常考题 四 1.在Word 2010中，邮件合并是将主文档与数据源结合，批量生成多份个性化文档，但前提是主文档中必须包含合并域。( ) 2.在Word 2010中，批注和修订都可以通过“接受”和“拒绝”按钮来处理。( ) 3.在Word 2010中，删除文档中的一个批注时，其他批注不受影响，仍然保留。( ) 【答案】A 【解析】如果没有合并域，数据源中的信息将无法插入到文档中，合并结果与原始主文档无区别。 【答案】B 【解析】修订可以通过“接受”或“拒绝”来处理；批注只有“删除”操作，没有“接受”或“拒绝”按钮。 【答案】A 【解析】删除单个批注只影响被选中的那个批注，文档中的其他批注不受影响，仍然保留在文档中。若需删除所有批注，可使用“删除文档中的所有批注”命令。 常考题 四 4.在Word 2010邮件合并中，如果每位收件人的姓名、地址和称呼都不同，需要在主文档中插入（　 ）元素来标记变化的位置。 A. 文本框 B. 合并域 C. 艺术字 D. 书签 5.在Word 2010中，关于“修订”功能，下列说法正确的是（ 　）。 A. 修订状态开启后，无法关闭 B. 修订状态下插入的内容以删除线显示 C. 修订状态下删除的内容以删除线显示 D. 修订只能使用一次，不能重复开启 6.在Word 2010中，邮件合并时选择数据源，下列文件类型中不能直接作为数据源的是（ 　）。 A. Excel工作簿 B. Word文档中的表格 C. 纯文本文件 D. 音频文件 【答案】B 【解析】文本框用于独立文字布局，艺术字用于美化文字，书签用于定位。 【答案】C 【解析】A错误，可再次单击“修订”按钮关闭；B错误，插入的内容以下划线显示；D错误，修订功能可反复开启和关闭。 【答案】D 【解析】音频文件是多媒体文件，不包含结构化数据，不能作为邮件合并的数据源。 常考题 四 7.在Word 2010中，要删除文档中所有批注，正确的操作是（　 ）。 A. 逐个选中批注，按Delete键 B. 在“审阅”选项卡中单击“删除”下拉箭头→“删除文档中的所有批注” C. 选中所有文字后按Delete键 D. 关闭文档重新打开 8.在Word 2010邮件合并中，下列可以作为数据源使用的是（ 　）。 A. Excel工作表 B. Word表格 C. Access数据库 D. Outlook联系人 【答案】B 【解析】A仅能逐个删除，效率低且容易遗漏，C会删除文档内容而非批注。 【答案】ABCD 【解析】邮件合并支持多种数据源类型，包括Excel工作表（A）、Word表格（B）、Access数据库（C）、Outlook联系人（D），以及Office地址列表等。 常考题 四 9.关于Word 2010中的“批注”功能，下列说法正确的有（　 ）。 A. 批注在页面右侧的批注框中显示 B. 不同审阅者的批注用不同颜色区分 C. 批注可以删除，不能接受或拒绝 D. 批注的快捷键是Ctrl+Alt+M 10.关于Word 2010中“修订”功能的显示状态，下列说法正确的有（　 ）。 A. “最终状态”隐藏修订标记 B. “显示标记的最终状态”显示修订后的内容和所有修订标记 C. “原始状态”显示修订前的原始内容 D. “显示标记的原始状态”显示原始内容和所有修订标记 【答案】ABCD 【解析】修订有四种显示状态，均可使用。 【答案】ABCD 【解析】批注在页面右侧显示（A正确），不同审阅者用不同颜色（B正确），批注只有删除操作而无接受/拒绝（C正确），新建批注的快捷键是Ctrl+Alt+M（D正确）。 第二代计算机采用的主要电子元件是（ 　）。 A. 电子管 B. 晶体管 C. 中小规模集成电路 D. 大规模/超大规模集成电路 高考真题 五 1. 在Word 2010中，邮件合并操作中用于存放变化信息的文件称为（ 　）。 A. 数据源 B. 主文档 C. 合并域 D. 模板文档 2.在Word 2010中，下列关于邮件合并操作步骤的排序，正确的是（　 ）。 ①插入合并域　②连接数据源　③设置文档类型　④执行合并 A. ①②③④ B. ③②①④ C. ②①④③ D. ①③②④ 【答案】A 【解析】邮件合并由两个核心要素组成：主文档和数据源。数据源可以是Excel工作表、Word表格、Access数据库等。合并域是插入到主文档中的占位符，用于标记数据源中变化信息的位置。 【答案】B 【解析】邮件合并的正确操作顺序是：先设置文档类型（信函、电子邮件等），再连接数据源（选择收件人），然后在主文档中插入合并域，最后执行合并。因此顺序为③②①④。 第二代计算机采用的主要电子元件是（ 　）。 A. 电子管 B. 晶体管 C. 中小规模集成电路 D. 大规模/超大规模集成电路 高考真题 五 3.在Word 2010中，关于“批注”功能的说法，正确的是（ 　）。 A. 批注可以像修订一样被“接受”或“拒绝” B. 添加批注必须在开启“修订”状态后才能进行 C. 不同审阅者的批注以不同颜色区分 D. 批注直接修改文档原文内容 4.在Word 2010中，若要明确显示出文档修改前后的差异，应使用的功能是（　 ）。 A. 批注 B. 修订 C. 查找和替换 D. 自动更正 【答案】C 【解析】A错误，批注只有“删除”操作，没有“接受”或“拒绝”；B错误，添加批注无需开启修订状态；D错误，批注不修改原文，修订才直接修改原文。 【答案】B 【解析】修订功能可以显示对文档的所有修改痕迹，明确显示修改前后的差异。 第二代计算机采用的主要电子元件是（ 　）。 A. 电子管 B. 晶体管 C. 中小规模集成电路 D. 大规模/超大规模集成电路 高考真题 五 5. 在Word 2010中，下列关于“修订”功能显示状态的说法，错误的是（　 ）。 A. “显示标记的最终状态”显示修订后的内容和所有修订标记 B. “最终状态”显示修订后的内容，隐藏所有修订标记 C. “原始状态”显示原始内容，隐藏所有修订标记 D. “显示标记的原始状态”显示修订后的内容，不显示修订标记 6.在Word 2010邮件合并中，（　 ）不能作为数据源使用。 A. Excel工作簿 B. Word文档中的表格 C. 音频文件 D. Access数据库 【答案】D 【解析】“显示标记的原始状态”显示原始内容，同时显示所有修订标记。 【答案】C 【解析】邮件合并的数据源必须是结构化的表格数据。Excel、Word表格、Access数据库等均可作为数据源。音频文件（.mp3）是多媒体文件，不包含结构化数据，不能作为邮件合并的数据源。 第二代计算机采用的主要电子元件是（ 　）。 A. 电子管 B. 晶体管 C. 中小规模集成电路 D. 大规模/超大规模集成电路 高考真题 五 7.在Word 2010中，邮件合并功能可以批量生成成绩单、工资条、邀请函等个性化文档。 ( ) 8.在Word 2010中，关闭修订功能后，文档中已有的所有修订标记会自动消失。( ) 9.在Word 2010中，删除批注时，文档中被批注的文字内容不会被删除。 ( ) 【答案】A 【解析】邮件合并的核心是“固定模板+批量调取数据源”，适合批量生成标签、工资条、成绩单、邀请函、准考证等个性化文档。 【答案】B 【解析】关闭修订功能只是停止记录后续的修改，但文档中已有的修订标记不会自动消失。修订标记需要通过“接受”或“拒绝”修订来处理。 【答案】A 【解析】批注是在页面右侧的批注框中显示注释信息，不直接修改文档原文内容。删除批注只删除注释框，被批注的文字内容保持不变。 第二代计算机采用的主要电子元件是（ 　）。 A. 电子管 B. 晶体管 C. 中小规模集成电路 D. 大规模/超大规模集成电路 高考真题 五 10. 在Word 2010中，下列可以作为邮件合并的数据源的有（ 　）。 A. Excel工作表 B. Word表格 C. Access数据库 D. Outlook联系人列表 11.在Word 2010中，关于“批注”和“修订”的说法，正确的有（　 ）。 A. 批注不修改文档原文内容，修订直接修改原文 B. 批注可以通过“接受”或“拒绝”来处理 C. 修订状态下，插入的内容以不同颜色显示并添加下划线 D. 修订状态下，删除的内容以删除线标记 【答案】ABCD 【解析】邮件合并支持多种数据源类型，包括Excel工作表、Word表格、Access数据库、Outlook联系人列表以及Office地址列表等。 【答案】ACD 【解析】B错误，批注只有“删除”操作，没有“接受”或“拒绝”。 第二代计算机采用的主要电子元件是（ 　）。 A. 电子管 B. 晶体管 C. 中小规模集成电路 D. 大规模/超大规模集成电路 高考真题 五 12. 在Word 2010中，关于“修订”的显示状态，说法正确的有（　 ）。 A. “最终状态”显示修订后的内容，隐藏修订标记 B. “显示标记的最终状态”显示修订后的内容和所有修订标记 C. “原始状态”显示原始内容，隐藏修订标记 D. “显示标记的原始状态”显示原始内容和所有修订标记 13.在Word 2010邮件合并中，主文档中的 ______ 用于标记数据源中变化信息的位置。删除所有批注的操作是在“审阅”选项卡中单击“删除”按钮，然后选择“______”。 【答案】ABCD 【解析】修订有四种显示状态：“最终状态”显示修订后内容隐藏标记；“显示标记的最终状态”显示修订后内容和所有标记；“原始状态”显示原始内容隐藏标记；“显示标记的原始状态”显示原始内容和所有标记。 【答案】合并域、删除文档中的所有批注 【解析】邮件合并中，合并域插入到主文档中，用于标记数据源中变化信息的位置。删除所有批注需在“审阅”选项卡的“批注”组中，单击“删除”下拉箭头，选择“删除文档中的所有批注”。 第二代计算机采用的主要电子元件是（ 　）。 A. 电子管 B. 晶体管 C. 中小规模集成电路 D. 大规模/超大规模集成电路 课堂练习 六 1.在Word 2010邮件合并中，若需要修改数据源中的收件人信息，下列操作顺序正确的是（　 ）。 A. 直接在主文档中修改 → 保存主文档 → 重新合并 B. 打开数据源文件修改 → 保存数据源 → 返回主文档重新合并 C. 在合并后的结果文档中修改 → 保存结果文档 D. 删除所有合并域后重新插入 2.在Word 2010中，当一篇文档被多位审阅者添加了批注后，批注框中会显示（　 ）。 A. 所有审阅者的批注内容合并在一起 B. 每个审阅者的批注用不同颜色区分，并显示审阅者姓名 C. 只有最后一位审阅者的批注 D. 批注内容自动被接受，不再显示 【答案】B 【答案】B 第二代计算机采用的主要电子元件是（ 　）。 A. 电子管 B. 晶体管 C. 中小规模集成电路 D. 大规模/超大规模集成电路 课堂练习 六 3.在Word 2010中，关于“修订”功能的说法，正确的是（ 　）。 A. 修订功能只能记录插入和删除操作，不能记录格式更改 B. 修订状态下，所有审阅者的修改使用同一种颜色 C. 修订功能可以记录插入、删除、移动和格式更改等多种修改 D. 修订功能开启后无法设置显示选项 4.在Word 2010邮件合并中，若希望每一份合并后的文档都从新的一页开始，应在主文档中设置（　 ）。 A. 分页符 B. 分节符 C. 分栏符 D. 换行符 【答案】C 【答案】A 第二代计算机采用的主要电子元件是（ 　）。 A. 电子管 B. 晶体管 C. 中小规模集成电路 D. 大规模/超大规模集成电路 课堂练习 六 5.在Word 2010中，要将文档中所有“修订”标记一次性全部接受，应使用“接受”下拉菜单中的（ 　）。 A. 接受并移到下一条 B. 接受此修订 C. 接受所有显示的修订 D. 接受对文档的所有修订 6.在Word 2010邮件合并中，如果数据源中某字段的名称是“收货地址”，则在主文档中插入该字段信息时应插入的合并域名称为（　） A. 收货地址 B. 地址 C. 《地址》 D. 《收货地址》 【答案】D 【答案】A 第二代计算机采用的主要电子元件是（ 　）。 A. 电子管 B. 晶体管 C. 中小规模集成电路 D. 大规模/超大规模集成电路 课堂练习 六 7.在Word 2010邮件合并中，主文档、数据源和合并域三者之间的关系是什么？请简要说明。 【答案】 三者的关系： 主文档：包含所有合并文档中固定不变的内容（如邀请函的正文、信函的通用格式等），不包含收件人的个性化信息。 数据源：存储变化信息的结构化表格数据（如收件人的姓名、地址、电话等），每列为字段名，每行为一条记录。 合并域：插入在主文档中的占位符，用于标记数据源中变化信息的位置（如《姓名》表示此处填入数据源中“姓名”字段的具体值）。 合并过程：Word将数据源中每一条记录的字段值依次填入主文档中对应的合并域位置，生成多份格式相同但内容各异的个性化文档。 第二代计算机采用的主要电子元件是（ 　）。 A. 电子管 B. 晶体管 C. 中小规模集成电路 D. 大规模/超大规模集成电路 课堂练习 六 8.在Word 2010中，使用“修订”功能后，文档可以显示四种不同的状态。请写出这四种显示状态的名称及其分别显示的内容。 【答案】 修订的四种显示状态： 显示标记的最终状态：显示修订后的内容，同时显示所有修订标记（插入内容的标记、删除内容的标记等），可直观看到每一处修改。 最终状态：显示修订后的内容，但隐藏所有修订标记，看起来就像是最终版本的文档。 显示标记的原始状态：显示原始内容，同时显示所有修订标记，可看到原始文本以及基于原始文本所做的修改。 原始状态：显示原始内容，隐藏所有修订标记，看起来就像是未做任何修改的原始文档。 设置方法：“审阅”选项卡 → “修订”下拉按钮 → “显示标记”选项 → 选择对应的状态。 第二代计算机采用的主要电子元件是（ 　）。 A. 电子管 B. 晶体管 C. 中小规模集成电路 D. 大规模/超大规模集成电路 课堂小结 七 核心知识点回顾： 感谢观看 $