模块二单元三 商务文字排版设计（课件）-《数字商务信息技术》（苏教版·凤凰职教）【上好课】

中职专业课.上好课 模块二 商务文档编辑与处理 单元三 商务邀请函设计与制作 《数字商务信息技术》 （苏教版·凤凰职教） 1.7.2013 目录 教学 目标 情境 导入 知识 讲授 师生 互动 01 02 03 04 课堂 练习 05 课堂 小结 06 课后 练习 07 中职专业课.上好课 1.7.2013 视觉对比：直观感受 案例引入 中职专业课.上好课 1.7.2013 在开始今天的正式内容之前，我们先来看一个案例。大家思考一下，同样是邀请函，为什么左边的看起来很不专业，而右边的却显得正式又美观？这就引出了我们今天要学习的核心内容——商务邀请函的设计与制作。 ‹#› 思考：专业感从何而来？ 对比两份邀请函，左边的和右边的给你的感觉有什么不同？一份专业的商务邀请函应该具备哪些要素才能给人留下好印象？ 核心主题引入 这就是我们今天要学习的内容。一份好的商务邀请函，不仅内容要完整，格式和设计也同样重要。 案例引入 中职专业课.上好课 1.7.2013 在开始今天的正式内容之前，我们先来看一个案例。大家思考一下，同样是邀请函，为什么左边的看起来很不专业，而右边的却显得正式又美观？这就引出了我们今天要学习的核心内容——商务邀请函的设计与制作。 ‹#› 核心概念 商务邀请函是正式的书面邀请形式，用于商务活动，体现了邀请方的礼仪愿望和友好盛情，是商务社交中重要的凭证。 主要特点 礼貌性强：使用固定礼貌用语，表达和谐友好交往。 感情诚挚：单纯、充分地传递友好的感情信息。 语言简洁：文字简洁明了，内容不深奥。 适用面广：广泛用于国际交往和日常社交活动。 一、商务邀请函的概念与特点 中职专业课.上好课 1.7.2013 首先，我们来了解一下什么是商务邀请函，以及它有哪些特点。简单来说，它是一种正式的书面邀请，用于商务场合。它最显著的特点就是礼貌、诚挚、简洁，并且适用范围非常广泛。 ‹#› 思考与提问 Q1. 商务邀请函相比口头邀请的最大优势？ 提示：从正式性和功能性角度思考 Q2. 为什么强调商务邀请函的语言要简洁？ 提示：从文书性质和阅读效率角度思考 解析与答案 A1. 正式性与凭证作用 它能郑重表达诚意，同时作为被邀请者的备忘凭证，体现了商务活动的严肃性。 A2. 高效传达信息 作为应用文书，核心目的是清晰传达信息。冗余文字会降低阅读效率，甚至影响关键信息的理解。 互动环节一：随机提问 中职专业课.上好课 1.7.2013 好，学习了概念和特点，我们来进行第一个互动。请大家回顾一下刚才讲的内容，回答这两个问题。哪位同学愿意分享一下你的答案？ ‹#› 标题：邀请函的眼睛 通常直接写“邀请函”或加上事由，如“关于参加XX会议的邀请函”。要求简洁明了，字号醒目，位于首行居中位置。 称谓：体现尊重与礼貌 顶格书写受邀单位或个人的姓名及职务，通常加上“尊敬的”等定语。例如：“尊敬的[公司名称]领导”，体现对受邀方的重视。 二、商务邀请函的构成要素（一） 中职专业课.上好课 1.7.2013 接下来我们学习商务邀请函的具体构成要素。一份完整的邀请函通常由五个部分组成。首先是标题和称谓。标题要简洁明了，称谓则要体现出对受邀方的尊重。大家可以看这个范文的例子。 ‹#› 正文：核心信息载体 写明活动缘由、目的、时间、地点及具体内容等关键信息。需清晰具体，确保受邀者获取完整活动安排。 敬语：礼仪与期盼 位于正文结尾，体现恭敬与期盼。常用语如“敬请光临”、“请届时出席”、“此致敬礼”等，是商务礼仪的重要体现。 三、商务邀请函的构成要素（二） 中职专业课.上好课 1.7.2013 中间的核心部分是正文和敬语。正文是邀请函最重要的部分，必须把活动的关键信息说清楚。敬语则是结尾的礼貌用语，必不可少。 ‹#› 落款：正式性的最后保障 要素构成 位于敬语右下方，需包含邀请单位名称或个人姓名，以及具体的发函日期。 正式要求 若为单位发出的邀请函，必须加盖单位公章，以体现邀请的庄重性与法律效力。 核心作用 明确权责归属，确保信息来源真实可靠，是商务礼仪中不可或缺的一环。 图示：商务邀请函范文落款示例（紫色高亮部分） 四、商务邀请函的构成要素（三） 中职专业课.上好课 1.7.2013 最后一部分是落款。落款要写明是谁发出的邀请以及邀请的时间，单位邀请的话还需要盖章。这是邀请函正式性的最后保障。 ‹#› 任务要求 1. 结构拆解分析 请分析教材中的“商务邀请函范文”，指出其中的五大核心要素： 标题、称谓、正文 敬语、落款 2. 关键信息提取 深入思考正文部分，提炼出其中包含的关键商务信息。 参考答案与解析 范文要素拆解 标题/称谓：“邀请函” / “尊敬的黄先生” 正文/敬语：活动详情说明 / “期待莅临指导” 落款：广州XX学堂有限公司（2022.03.03） 正文关键信息 (5W1H核心) 背景/名称：智能化学习平台发布交流会 时间/地点：2022年3月28日 / 广州国际会展中心 互动环节二：课堂练习（10分钟） 中职专业课.上好课 1.7.2013 理论学习完了，现在我们来做一个10分钟的课堂练习，检验一下大家对邀请函构成要素的掌握情况。请大家翻开教材，找到范文，完成这个分析题。 ‹#› 步骤1：页面设置 通过“文件”菜单中的“页面设置”，选择合适的纸张大小（如16开），这是决定邀请函物理尺寸的基础。 步骤2：内容排版 输入文本内容后，利用“开始”选项卡，对字体、字号及段落间距进行细致调整，确保整体版面整齐美观。 一、自主设计制作邀请函（步骤1-2） 中职专业课.上好课 1.7.2013 制作邀请函的第一种方法是自主设计。首先是页面设置，我们要确定邀请函的大小。然后是内容排版，把我们写好的文字放进去，并设置好格式。这是制作的基础步骤。 ‹#› 步骤3：设置艺术字 选中标题文字，通过“插入”菜单中的“艺术字”功能，为其应用各种漂亮的艺术字样式，瞬间提升邀请函的设计感。 步骤4：设置背景 通过“设计”菜单中的“页面背景”选项，为邀请函添加一个淡雅的背景颜色或者水印图案，让整体效果更加丰富和专业。 二、自主设计制作邀请函（步骤3-4） 中职专业课.上好课 1.7.2013 基础内容排好版后，我们就可以进行美化了。将标题设置成艺术字，可以让它一下子抓住眼球。再给页面加上合适的背景，一份设计感十足的邀请函就基本成型了。 ‹#› 快速制作路径 1. 新建文档入口 点击“文件”菜单，选择“新建”选项，进入模板选择界面。 2. 搜索专业模板 在搜索框中输入关键词“商务邀请函”，筛选专业设计师制作的模板。 3. 一键应用 选择心仪的模板样式，点击创建即可快速生成文档，省时高效。 三、巧用模板快速制作（方法1） 中职专业课.上好课 1.7.2013 除了自主设计，我们还有更快捷的方法，那就是使用模板。Word提供了丰富的在线模板资源，我们只需要搜索“商务邀请函”，就能找到各种风格的模板，大大节省了我们的设计时间。 ‹#› 调用“我的模板”资源 快速调用：点击“我的模板”，查找并使用之前保存或获取的邀请函模板文件。 高效替换：选择合适的模板后，只需替换文字内容，即可快速生成专业邀请函。 四、巧用模板快速制作（方法2） 中职专业课.上好课 1.7.2013 我们还可以使用自己保存的模板。通过“我的模板”功能，我们可以快速调用这些现成的设计，只需要修改文字内容，就能高效地完成制作，非常适合需要批量制作邀请函的场景。 ‹#› 案例展示：邀请函对比 核心议题：方法选择的权衡 思考：对比自主设计与套用模板，各自的优劣势是什么？在什么场景下应优先选择模板？ 解析与答案 自主设计：优点是个性化强、创意足；缺点是耗时久、需设计能力。适合高规格、定制化需求。 套用模板：优点是快速便捷、格式专业；缺点是个性化不足。适合时间紧迫、需标准化输出的场景。 互动环节三：案例讨论 中职专业课.上好课 1.7.2013 学习了两种制作方法后，我们来分析一个案例。大家对比一下这两份邀请函，思考一下自主设计和套用模板各自的优缺点，以及在什么情况下我们应该选择模板。 ‹#› 互动环节四：视频观赏与讨论 中职专业课.上好课 视频观赏：商务邀请函制作演示 视频主题：如何用Word快速制作一份精美的商务邀请函 视频时长：约 3-5 分钟 观看提示： 重点关注格式设置与美化技巧 留意高效排版的快捷键操作 思考与讨论：技巧解析 讨论话题： 视频中提到了哪些提升邀请函美观度的技巧？ 你更喜欢哪种制作方式？为什么？ 参考答案方向： 技巧：使用艺术字、设置页面背景、调整字体搭配 观点：结合自身习惯，言之有理即可 互动环节四：视频观赏与讨论 中职专业课.上好课 1.7.2013 为了让大家更直观地感受制作过程，我们来看一个短视频。看完后，请大家讨论一下，视频中提到了哪些美化技巧，以及你个人更喜欢哪种制作方式。 ‹#› Q1：商务邀请函的构成要素 一份完整的商务邀请函通常由哪五个部分构成？ 标准答案： 标题：明确活动主题 称谓：尊敬的受邀人称呼 正文：活动详情（时间、地点、事由） 敬语：礼貌的结束语（如“敬请光临”） 落款：邀请人/单位及日期 Q2：邀请函的美化技巧 在Word中制作邀请函时，除内容排版外，如何美化？ 标准答案： 设置艺术字标题：增加视觉冲击力 添加页面背景/水印：提升专业质感 调整字体段落：统一格式，增加间距 插入装饰性图形：如线条、边框等 知识点背诵 中职专业课.上好课 1.7.2013 课程的最后，我们来快速回顾一下这两堂课的核心知识点。这两个问题都是关于我们学习的重点，请大家一起回答。 ‹#› 务要求：制作请函 操要点析 课堂练习 中职专业课.上好课 1.商务邀请函最显著的特征与基本原则是（） A. 语言简洁 B. 礼貌性强 C. 适用面广 D. 感情诚挚 【答案】B 【解析】礼貌性是商务邀请函最显著的特征和基本原则，体现在礼貌用语与友好表述上。其余三项均为邀请函特点，但并非最核心、最显著的原则。 1.7.2013 最后，我们来完成一个综合的课堂练习，将我们这堂课学习的Word制作技巧应用起来。请大家在10分钟内，根据教材的实践任务，制作一份符合要求的商务邀请函。 ‹#› 务要求：制作请函 操要点析 课堂练习 中职专业课.上好课 2.标准商务邀请函正文结束后，用于收尾的专用敬语不包括（） A. 敬请光临 B. 敬请参加 C. 请届时出席 D. 顺颂商祺 【答案】D 【解析】邀请函结尾常用敬语为 “敬请光临、敬请参加、请届时出席”；“顺颂商祺” 多用于商务函电，不属于邀请函标准收尾敬语。 1.7.2013 最后，我们来完成一个综合的课堂练习，将我们这堂课学习的Word制作技巧应用起来。请大家在10分钟内，根据教材的实践任务，制作一份符合要求的商务邀请函。 ‹#› 3.书写商务邀请函称谓时，两个受邀人姓名之间正确的连接用字是（） A. ， B. 、 C. 和 / 暨 D. ； 【答案】C 【解析】注意事项规定：两个姓名之间应该写上 “暨” 或 “和”，不能使用顿号、逗号等标点符号。 操要点析 课堂练习 中职专业课.上好课 1.7.2013 最后，我们来完成一个综合的课堂练习，将我们这堂课学习的Word制作技巧应用起来。请大家在10分钟内，根据教材的实践任务，制作一份符合要求的商务邀请函。 ‹#› 4.使用 Word 自主制作邀请函，想要将标题设置为艺术字，需要打开哪个选项卡（） A. 布局 B. 插入 C. 设计 D. 开始 【答案】B 【解析】通过「插入」菜单下 “文本” 选项组，插入艺术字来设置邀请函标题。 务要求：制作请函 课堂练习 中职专业课.上好课 1.7.2013 最后，我们来完成一个综合的课堂练习，将我们这堂课学习的Word制作技巧应用起来。请大家在10分钟内，根据教材的实践任务，制作一份符合要求的商务邀请函。 ‹#› 务要求：制作请函 操要点析 课堂练习 中职专业课.上好课 5.公开发布、邀请对象不确定的邀请函，规范处理称谓的方式是（） A. 省略称呼或写 “敬启者” B. 统一写 “各位领导” C. 全部填写通用人名 D. 不设置称谓板块 【答案】A 【解析】网上、报刊公开发布的邀请函，对象不确定时，可省略称呼，或以 “敬启者” 统称。 1.7.2013 最后，我们来完成一个综合的课堂练习，将我们这堂课学习的Word制作技巧应用起来。请大家在10分钟内，根据教材的实践任务，制作一份符合要求的商务邀请函。 ‹#› 课堂练习 中职专业课.上好课 6.一份完整规范的商务邀请函，必备组成部分包含（）（多选） A. 标题 B. 称谓 C. 正文、敬语 D. 落款（单位 / 个人 + 日期） 【答案】ABCD 【解析】商务邀请函由标题、称谓、正文、敬语、落款五部分构成，四项均为不可或缺的核心要素。 1.7.2013 最后，我们来完成一个综合的课堂练习，将我们这堂课学习的Word制作技巧应用起来。请大家在10分钟内，根据教材的实践任务，制作一份符合要求的商务邀请函。 ‹#› 课堂练习 中职专业课.上好课 7.制作商务邀请函可以使用的 Word 模板途径有（） A. 文件→新建，搜索邀请函模板 B. 我的模板内搜索邀请函 C. 插入选项卡直接生成邀请函 D. 空白文档手动排版制作 【答案】AB 【解析】两种模板调取方式：文件新建搜索、我的模板搜索；C 无对应操作，D 属于自主制作而非模板方式。 1.7.2013 最后，我们来完成一个综合的课堂练习，将我们这堂课学习的Word制作技巧应用起来。请大家在10分钟内，根据教材的实践任务，制作一份符合要求的商务邀请函。 ‹#› 课堂练习 中职专业课.上好课 8.撰写商务邀请函必须完整写明的关键信息有（） A. 活动时间、地点 B. 主办单位、活动名称 C. 受邀对象、联系方式 D. 活动日程与事由 【答案】ABCD 【解析】邀请函内容需包含活动背景、名称、主办方、时间地点、参与对象、联络方式、活动安排，四项均为不可缺失内容。 1.7.2013 最后，我们来完成一个综合的课堂练习，将我们这堂课学习的Word制作技巧应用起来。请大家在10分钟内，根据教材的实践任务，制作一份符合要求的商务邀请函。 ‹#› 任务要求：制作商务邀请函 场景描述： 以江涛总经理名义，使用Word为华康公司10周年庆典制作邀请函，邀请王华先生参加。 自主设计页面布局和格式 将标题设置为艺术字样式 设置淡雅的背景颜色（浅色系） 操作要点解析 1. 新建文档与内容输入 设置页面大小，依次输入标题、称谓、正文、敬语及落款信息。 2. 插入艺术字 选中标题文本，点击“插入”选项卡，选择“艺术字”样式进行应用。 3. 设置页面背景 在“设计”选项卡中，通过“页面背景”选择合适的浅色系颜色。 课后练习 中职专业课.上好课 1.7.2013 最后，我们来完成一个综合的课堂练习，将我们这堂课学习的Word制作技巧应用起来。请大家在10分钟内，根据教材的实践任务，制作一份符合要求的商务邀请函。 ‹#› 中职专业课.上好课 课程总结 1.7.2013 非常好！两堂课的内容到这里就全部结束了。我们不仅学习了商务邀请函的写作理论，还亲手实践了如何用Word制作它。希望大家通过这两堂课的学习，能够真正掌握这项实用的商务技能。 ‹#› 课外作业 1.基础作业：整理本节课笔记，修改课堂制作的邀请函，完善内容和设计，导出为 PDF 格式提交； 2.实践作业：为 “校园电商创业交流会”（时间：2023 年 X 月 X 日，地点：学校多功能厅）制作一份商务邀请函，邀请本地电商企业负责人参加，要求内容完整、设计有特色； 3.拓展作业：收集 3 份不同场景的商务邀请函范例，分析其构成要素和设计亮点，撰写 50 字左右的分析笔记。 中职专业课.上好课 感谢观看！ 1.7.2013 Lavf88.76.100 $