第9章 第3节 会中工作（二）教案《秘书基础》（高教社第二版）上好课

《秘书基础》适用文秘专业 第9章 会中工作教案 课题：会中工作（二） 一、教材分析 本课时主要讲授会议进行过程中的服务工作，包括会议记录、会议协调、会议服务等核心内容。这部分内容是秘书工作的关键环节，直接关系到会议的质量和效果。教材通过理论阐述和案例分析，使学生掌握会中工作的基本要求、方法和技巧，培养学生实际操作能力和应变能力。 二、学情分析 中职文秘专业学生已具备基本的文秘理论知识，对秘书工作有一定了解，但实际操作经验不足。学生思维活跃，动手能力较强，但对细节工作的重视程度不够。本课时通过案例分析和实践操作，引导学生关注会中工作的细节，培养学生的责任意识和专业素养，提高学生解决实际问题的能力。 三、学习目标 （一）知识目标： 1. 理解会议记录的基本要求和记录方法 2. 掌握会议协调的基本原则和处理方法 3. 熟悉会议服务的基本内容和服务标准 4. 了解会议中突发情况的处理方法 （二）能力目标： 能够准确记录会议内容，有效协调会议事务，妥善处理突发情况。 （三）情感目标： 培养认真负责、细致严谨的工作作风，树立服务意识和大局观念。 四、教学重难点 （一）教学重点： 会议记录的方法和要求，会议协调的原则和技巧。 （二）教学难点： 会议中突发情况的处理和应对，会议服务的细节把控。 五、教学方法 案例教学法、情境模拟法、讨论法。 六、课前准备 1. 准备会议记录样稿、会议服务流程视频 2. 准备案例分析材料 3. 准备情景模拟场景 七、教学过程 （一）导入新课（5分钟） 同学们，上节课我们学习了会议筹备工作的内容，了解了会议前的各项准备工作。今天我们继续学习会议进行过程中的工作，也就是会中工作。会议进行中，秘书需要做好哪些工作呢？如何记录会议内容？如何协调会议事务？如何处理突发情况？这些都是我们今天要学习的内容。 （二）新课讲授（25-30分钟） 1. 会议记录 （1）原文摘取： 教材指出："会议记录是会议的原始凭证，是会后整理、传达、执行会议决议的重要依据。会议记录要求真实、准确、完整、及时。" （2）关键词解释： 会议记录是指对会议内容、讨论情况、决议事项等进行的文字记载。真实要求记录内容符合实际，不虚构、不篡改；准确要求用词准确、表述清晰；完整要求记录全面，不遗漏重要内容；及时要求记录迅速，会后及时整理。会议记录包括会议基本信息、会议议程、出席人员、会议内容、决议事项等。 （3）案例分析： 案例一：某公司召开部门经理会议，讨论下季度工作计划。秘书小李认真记录每位发言人的主要观点，会后及时整理成会议纪要，分发给各部门，确保会议精神得到贯彻执行。 案例二：某机关召开专题研讨会，秘书小王在记录时只记录了会议决议，遗漏了讨论过程中的重要建议和不同意见，导致会后工作安排不够全面，影响了决策质量。 案例三：某企业召开董事会会议，秘书小张采用录音+笔记的方式记录，会后结合录音补充整理，确保记录的准确性和完整性，获得了领导的好评。 （4）概念辨析： 会议记录与会议纪要不同：会议记录是原始记载，详细、完整、真实；会议纪要是会后整理的概括性文件，精炼、规范、便于传达。会议记录一般内部保存，会议纪要需要下发给相关人员。 注意事项：记录时要抓住重点，突出决议和结论；发言人姓名要准确；不同意见要如实记录；会后要及时整理，送主持人审阅。 2. 会议协调 （1）原文摘取： 教材指出："会议协调是确保会议顺利进行的重要环节，包括时间协调、人员协调、议题协调、场地协调等方面。协调要坚持原则性与灵活性相结合，既要按程序办事，又要根据实际情况灵活处理。" （2）关键词解释： 会议协调是指在会议进行过程中，对时间、人员、议题、场地等要素进行调整和统筹，确保会议有序进行。时间协调是指控制会议进度，确保按时完成各项议程；人员协调是指妥善处理出席、请假、中途离席等情况；议题协调是指根据讨论情况调整议题顺序；场地协调是指解决场地使用中的问题。 （3）案例分析： 案例一：某单位召开工作部署会，秘书小林发现讨论时间超出预期，及时提醒主持人注意时间，建议将部分议题安排到下次会议讨论，确保会议按时结束。 案例二：某公司召开年度总结会，重要嘉宾因交通拥堵无法按时到达，秘书小陈及时调整议程，先安排其他内容，并保持与嘉宾的沟通，确保嘉宾到会后能及时参与。 案例三：某机关召开专题座谈会，部分参会人员对议题有不同意见，出现争执。秘书小赵及时向主持人汇报，建议暂停讨论，安排茶歇缓和气氛，会后协调各方意见。 （4）概念辨析： 会议协调与会议筹备不同：会议筹备是会前的准备工作，会议协调是会中的动态调整。会议协调需要较强的应变能力和沟通技巧，要根据实际情况及时做出判断和处理。 注意事项：协调要及时准确，不能随意更改议程；要尊重主持人，由主持人做出最终决定；要态度平和，避免矛盾激化。 3. 会议服务 （1）原文摘取： 教材指出："会议服务是保障会议顺利进行的重要工作，包括会场服务、茶水服务、餐饮服务、资料服务等方面。会议服务要做到热情周到、细致入微、规范有序。" （2）关键词解释： 会议服务是指为会议提供各种保障性工作，确保参会人员能够专心参与会议。会场服务包括会场布置、设备检查、环境维护等；茶水服务包括茶水供应、更换等；餐饮服务包括工作餐安排、餐饮接待等；资料服务包括资料分发、补充、收集等。热情周到是指态度友好，主动服务；细致入微是指关注细节，提前预判需求；规范有序是指按照标准和程序进行服务。 （3）案例分析： 案例一：某企业召开客户洽谈会，秘书小周提前准备茶水、点心，会议期间注意观察，及时为参会人员续茶，保证了会议的舒适和顺利进行。 案例二：某学校召开家长会，秘书小吴在会场服务中发现音响设备出现故障，立即联系技术人员维修，同时准备备用设备，确保会议如期进行。 案例三：某单位召开培训会议，秘书小郑提前分发培训资料，会议中发现部分资料有遗漏，立即打印补充，确保参会人员能够完整获取资料。 （4）概念辨析： 会议服务与会前准备不同：会前准备是物资和人员的安排，会议服务是会议进行中的具体操作。会议服务需要主动观察，及时响应，不能被动等待。 注意事项：服务要规范得体，不能打扰会议进行；要注意形象和礼貌；要提前做好应急预案。 4. 会议中突发情况的处理 （1）原文摘取： 教材指出："会议中可能出现各种突发情况，如设备故障、人员缺席、场地问题、意见冲突等。秘书要沉着冷静，及时应对，妥善处理，确保会议不受影响。" （2）关键词解释： 突发情况处理是指在会议进行过程中遇到意外情况时的应对措施。常见突发情况包括：设备故障（音响、投影、灯光等）、人员缺席（重要嘉宾、发言人等）、场地问题（停电、噪音、温度不适等）、意见冲突（参会人员争执、不满等）。处理原则：沉着冷静、及时汇报、快速响应、灵活应对。 （3）案例分析： 案例一：某公司召开重要会议，投影仪突然故障。秘书小杨立即联系技术人员维修，同时准备纸质资料作为备用方案，确保会议能够继续进行。 案例二：某单位召开表彰大会，获奖代表因故无法出席。秘书小刘及时向领导汇报，调整颁奖顺序，安排其他人员代领，会后联系获奖代表补颁奖。 案例三：某机关召开工作研讨会，会议进行中突然停电。秘书小马立即启动备用发电机，同时安抚参会人员情绪，确保会议恢复正常。 （4）概念辨析： 突发情况处理与常规会议协调不同：突发情况是意外事件，需要快速反应；常规协调是预先计划中的调整。突发情况处理需要较强的心理素质和应变能力，不能慌张，要果断处理。 注意事项：处理问题要及时果断，不能拖延；要及时向主持人汇报，请示处理意见；要做好记录，总结经验教训。 （三）课堂练习（10分钟） 1. 会议记录的基本要求是什么？ 答案：会议记录的基本要求是：真实、准确、完整、及时。 2. 会议协调包括哪些方面？ 答案：会议协调包括：时间协调、人员协调、议题协调、场地协调等方面。 3. 会议服务的基本原则是什么？ 答案：会议服务的基本原则是：热情周到、细致入微、规范有序。 4. 会议中常见突发情况有哪些？ 答案：会议中常见突发情况有：设备故障、人员缺席、场地问题、意见冲突等。 5. 如何提高会议记录的准确性？ 答案：提高会议记录准确性的方法：认真倾听、抓住重点、及时确认、会后核对。 6. 会议协调时应注意什么？ 答案：会议协调时应注意：及时准确、尊重主持人、态度平和、避免矛盾激化。 7. 会议服务的核心是什么？ 答案：会议服务的核心是：主动服务、关注细节、保障会议顺利进行。 8. 处理突发情况时应遵循什么原则？ 答案：处理突发情况时应遵循：沉着冷静、及时汇报、快速响应、灵活应对。 （四）课堂小结（3-5分钟） 本节课我们学习了会中工作的主要内容，包括会议记录、会议协调、会议服务和突发情况处理。会议记录要做到真实、准确、完整、及时；会议协调要坚持原则性与灵活性相结合；会议服务要热情周到、细致入微、规范有序；处理突发情况要沉着冷静、及时应对。希望同学们在今后的工作中，能够灵活运用所学知识，做好会中工作，确保会议顺利进行。 （五）作业布置（2分钟） 完成课后练习1-14题，预习下一节课内容"会议结束工作"。 八、课堂背诵 背诵题目：会议记录的基本要求 背诵答案："会议记录是会议的原始凭证，是会后整理、传达、执行会议决议的重要依据。会议记录要求真实、准确、完整、及时。" 九、课堂练习 （题目已在教学过程中呈现，答案见上） 十、课堂小结 （内容已在教学过程中呈现） 十一、作业布置 （内容已在教学过程中呈现） 十二、板书设计 会中工作（二） 一、会议记录 1. 基本要求：真实、准确、完整、及时 2. 记录内容：基本信息、议程、出席人员、内容、决议 二、会议协调 1. 协调内容：时间、人员、议题、场地 2. 协调原则：原则性与灵活性相结合 三、会议服务 1. 服务内容：会场、茶水、餐饮、资料 2. 服务原则：热情周到、细致入微、规范有序 四、突发情况处理 1. 常见情况：设备故障、人员缺席、场地问题、意见冲突 2. 处理原则：沉着冷静、及时汇报、快速响应、灵活应对 十三、教学反思 本课时通过案例分析和情境模拟，使学生掌握了会中工作的基本内容和方法。学生在讨论中表现出较强的参与意识，能够结合实际情况分析问题。但在突发情况处理方面，部分学生缺乏实际经验，需要加强案例教学的针对性。今后的教学中，应增加更多实际工作场景的模拟，提高学生的应变能力和实践能力。 学科网（北京）股份有限公司 $