模块一 项目三 任务一 制订值班制度（课件）-《办公室事务管理》（高等教育出版社 第二版）上好课

《办公室事务管理》高等教育出版社（第二版） 模块一 日常事务处理 项目三 值班事务处理 任务一 制订值班制度 1 目录 05 课堂练习 03 知识讲授 01 学习目标 06 课堂小结 04 师生互动 02 教学引入 2 学习目标 1.知识目标：掌握值班工作的主要内容、基本要求及值班制度的构成要素。 2.技能目标：能够参照例文独立拟订一份规范的值班制度。 3.素养目标：增强规则意识和安全意识，培养爱岗敬业、遵规守纪的职业品格。 3 第一课时 4 教学引入 请观察下图，两个值班室有何不同？ 桌面凌乱、卫生脏乱 干净整洁 用制度来规范值班工作 5 师生互动 任务情境 国庆节期间，天骄办公设备公司按照国务院假期调整规定，决定放假7天，放假时间 为10月1日至7日。为了更好地加强公司放假期间的安全规范管理，做好放假期间公 司安全工作，总经理特别交代杨柳全面做好值班工作的安排，下发值班制度。 请大家头脑风暴，思考值班工作应包含哪些内容。 接待访客 接听值班电话 处理突发情况 …… 6 师生互动 观看视频，了解什么是值班工作 7 知识讲授 值班工作的内容 值班是指单位因安全、消防、假日等需要，临时安排或根据制度安排的一些相关工作，如接待、接听电话、巡查环境等。 8 值班工作的内容 知识讲授 1. 办理领导临时交办的事项 如临时性的会议通知、回复领导对事情或资料的查问、受委托做好接待工作等。 9 值班工作的内容 知识讲授 2. 上传下达，沟通内外 对于领导的指示、通知和下级的请示、报告，都要认真登记、汇报、处理。对一些突发事件，要及时报告领导，通知有关人员，并积极妥善地处理。 领导 下级 主要内容 指示 通知 请示 报告 突发事件 10 值班工作的内容 知识讲授 3. 处理来函、来电 值班人员应担负起接收、处理函电工作的责任，及时接听并记录电话，接收并登记紧急文件，收受并转送。 应保证各种通信器材畅通无阻，备有各部门领导人和交通、公安、消防、急救等常用电话号码表，密切保持与领导、单位负责人的联系。 11 值班工作的内容 知识讲授 4. 负责接待工作 认真记录来访者的访问对象、事项、原因、紧急程度，以及来访者的工作单位、联系电话等信息。 紧急事项随时传递，一般事项可在上班后马上传递。值班室必须配以司机及车辆等，以方便临时调用。 12 值班工作的内容 知识讲授 6. 协调处理安全保卫工作 值班人员在单位下班后，除做好上述工作外，还要协助有关人员做好安全保卫工作，防止丢失、被盗、破坏等问题的发生。 5. 掌握领导的外出活动 值班人员应掌握领导的外出活动，以便随时取得联系。值班人员要详细记录领导外出的情况，尤其是领导出差在外时，要及时与领导联系，了解领导外出所在地的地址和电话号码，以便遇到急事时能随时找到领导，保证工作的正常开展。 13 值班工作的基本要求 知识讲授 1. 坚守值班岗位 人不离岗、人不离机(电话机),始终保持通信联络畅通。值班室要接纳来自四面八方的函电信息，必须有人接收、传送、处理。由于许多紧急事件无规律可循，必须随时准备应付复杂情况和处理突发性事件。因此，值班室人员必须坚守岗位，有事要提前请假，如无临时接班人员，不得离开岗位。 14 值班工作的基本要求 知识讲授 2. 认真处理事务 值班人员必须以认真负责的态度处理好每一件事情，如认真接转电话、认真做好记录、认真接待来访人员等，不得有丝毫大意和马虎。如果出现差错或处理不当，轻则耽误工作，重则造成严重后果。 15 值班工作的基本要求 知识讲授 3. 做好值班记录 一是做好值班电话记录。记下来电时间、来电单位、来电人姓名及电话号码、来电内容，记清主要精神、领导批示和处理意见，记录人署名。 二是做好接待记录。人员的姓名、身份、证件、联系事由、接洽单位要登记清楚，以备查考。 三是做好值班日记。对外来的信函、电报、反映情况的电话等，都要认真登记，使接班人员保持工作的连续性。 16 值班工作的基本要求 知识讲授 4. 热情接待来访人员 对各种来访人员要根据不同情况做出恰当的处理。对于来洽谈工作的人员，查验身份证件，问清来意后，协助并指引其办理有关事务。对于一般问题，只要不涉及机密，应尽可能地给予帮助。 5. 加强安全保卫 既要热情接待，又要严格执行门卫制度，严防不法分子混入作案。遇到紧急情况和可疑人员，应及时向领导、保卫部门或公安机关报告。要有牢固的保密观念，不能把亲戚、朋友带到值班室留宿，不能泄露公司机密。对于机密文件、他人信函，不得擅自拆阅。 17 背诵记忆 值班工作的内容 1. 办理领导临时交办的事项 2. 上传下达，沟通内外 3. 处理来函、来电 4. 负责接待工作 5. 掌握领导的外出活动 6. 协调处理安全保卫工作 18 背诵记忆 值班工作的基本要求 1. 坚守值班岗位 2. 认真处理事务 3. 做好值班记录 4. 热情接待来访人员 5. 加强安全保卫 19 课堂练习 1. 值班人员在规定的值班时间内，必须做到人不离岗、人不离机，这里的“机”指的是： A. 计算机 B. 传真机 C. 电话机 D. 复印机 正确答案：C 20 2. 值班人员对于来洽谈工作的人员，应查验身份证件，问清来意后： A. 直接带入领导办公室 B. 拒绝其进入单位 C. 协助并指引其办理有关事务 D. 让其自行寻找相关部门 正确答案：C 课堂练习 21 3. 值班工作的内容包括以下哪些？（多选） A. 办理领导临时交办的事项 B. 上传下达，沟通内外 C. 处理来函、来电 D. 负责接待工作 E. 协调处理安全保卫工作 正确答案：ABCDE 课堂练习 22 4.做好值班记录包括以下哪些具体内容？（多选） A. 做好值班电话记录 B. 做好接待记录 C. 做好值班日记 D. 做好财务报销记录 E. 做好员工考勤记录 正确答案：ABC 课堂练习 23 第二课时 24 师生互动 观看视频，了解如何做好值班工作 25 知识讲授 1. 岗位责任制度 值班人员不得擅离职守，必须坚守岗位，遵守值班的有关规定，不干私活。 值班工作制度 26 知识讲授 2. 交接班制度 交接班是为了保证值班工作的有序性和连续性，接班人员应提前到达，双方交接的内容包括来客登记表、电话记录、文件及登记册，原有的设备、器材、资料以及钥匙等，查明实物与记 录是否相符，确认无误后，交班人员方可离开。 值班工作制度 27 知识讲授 3. 安全保密制度 做好信息的上传下达。值班过程中，会经常接触许多机密，这时应严格遵守有关保密制度。除了值班室，其他关闭的办公室不得擅自进入，不得把家属带入值班室，也不得在值班室接受私人来访，更不可在值班室内喝酒、赌博。不得泄露值班人员电话号码表。 值班工作制度 28 师生互动 任务情境 国庆节期间，天骄办公设备公司按照国务院假期调整规定，决定放假7天，放假时间 为10月1日至7日。为了更好地加强公司放假期间的安全规范管理，做好放假期间公 司安全工作，总经理特别交代杨柳全面做好值班工作的安排，下发值班制度。 请大家小组合作，根据值班制度模板，制作一份规范的《值班制度》。 29 师生互动 值班制度 模板 30 师生互动 小组展示 31 背诵记忆 值班工作制度 1. 岗位责任制度 2. 交接班制度 3. 安全保密制度 32 课堂练习 1.为了保证值班工作的有序性和连续性，值班人员沟通情况、明确责任的重要环节是： A. 岗位责任制度 B. 交接班制度 C. 安全保密制度 D. 值班日记制度 正确答案：B 33 2. 下列哪一项是值班人员在安全保密制度中禁止的行为？ A. 做好信息的上传下达 B. 严格遵守组织的有关保密制度 C. 把家属带入值班室 D. 不得泄露值班人员电话号码表 正确答案：C 课堂练习 34 3. 值班人员不得擅离职守，必须坚守岗位，遵守值班的有关规定，不干私活。这体现了哪一项值班工作制度？ A. 交接班制度 B. 安全保密制度 C. 岗位责任制度 D. 值班日记制度 正确答案：C 课堂练习 35 4. 交接班时，交班人员可以不等接班人员到达就直接离开，只要把钥匙放在值班室即可。 正确答案：× 课堂练习 36 课堂小结 制订值班制度 值班工作的内容 值班工作的基本要求 值班工作制度 办理领导临时交办的事项 上传下达，沟通内外 处理来函、来电 负责接待工作 掌握领导的外出活动 协调处理安全保卫工作 坚守值班岗位 认真处理事务 做好值班记录 热情接待来访人员 加强安全保卫 岗位责任制度 交接班制度 安全保密制度 37 课后作业 1. 基础作业：完善本节课小组拟订的值班制度，提交电子版（或手写拍照）。 2. 实践作业：观察学校门卫室或社区值班室的值班制度，写50字观察心得。 38 感谢观看 39 $