模块一 项目二 任务二 收发邮件（课件）-《办公室事务管理》（高等教育出版社 第二版）上好课

《办公室事务管理》高等教育出版社（第二版） 模块一 日常事务处理 项目一 通信事务处理 任务二 收发邮件 1 目录 05 课堂练习 03 知识讲授 01 学习目标 06 课堂小结 04 师生互动 02 教学引入 2 学习目标 1.知识目标：掌握邮件接收与发送的规范流程与操作要求 2.技能目标：能够按照职业规范独立完成邮件的收发 3.素养目标：培养严谨细致、高效规范、保密安全的工作作风 3 第一课时 4 教学引入 请判断，以下物品是否属于邮件： 学校寄来的录取通知书 文具店里的明信片 向邮局征订的报纸刊物 从书店里购买的书籍 总公司发给的年会邀请函 门卫室的快递包裹 购物网站发来的QQ邮件 街边派发的传单 5 教学引入 属于邮件的有： 学校寄来的录取通知书 向邮局征订的报纸刊物 总公司发给的年会邀请函 门卫室的快递包裹 购物网站发来的QQ邮件 6 知识讲授 邮件的概念 邮件处理是指在邮件的接收和发送过程中所要进行的一系列工作。邮件包括通过邮政系统或快递公司传递的各种邮件，如各类信函、印刷品、包裹等；还包括电子信函，如传真、E-mail 等 。 7 师生互动 5月13日，公司总经理出差了，要5月20日才回来。当天，收发室将一批邮件交给杨柳，其中有一封领导亲启的信件、一个邮包、三封写给总经理办公室的信件。三封写给总经理办公室的信件大致内容分别为：第一封是由天骄办公耗材公司寄来的，总经理出差之前说过让行政部王经理处理； 第二封是客户的来信，对本公司提出了业务方面的意见； 第三封是邀请总经理参加5月21日下午召开的新产品研讨会。一个邮包里面是设计部前几天订购的新设备试用机，共有5个型号，杨柳凭印象觉得当时只订购了3种，多了2种。 杨柳应如何妥当地处理这些邮件？ 8 接收邮件的程序 知识讲授 1. 签收 要注意仔细核对是否为本单位的邮件，清点实收件数与签收清单上的件数是否符合，检 查包装和封口是否有损坏。经清点检查无误后，在“投递回执单”或“送件簿”上签收。 9 接收邮件的程序 知识讲授 2. 分类 收到邮件后应该按照一定的标准进行分类。一般按照邮件的重要性分类，以保证重要信函得到优先处理。 遵循三项规则： 将私人邮件与商业邮件分开； 将办公室邮件与外部邮件 分开； 将优先考虑的材料放在一起。 重要程度 性质 紧急程度 部门名称 常见的分类方式 重要邮件 普通邮件 公务邮件 私人邮件 急件 次急件 普通件 10 接收邮件的程序 知识讲授 3. 拆封 邮件分好类后，便应抓紧对属于自己处理的邮件予以拆封。 拆封公务邮件，要求用剪刀、拆信器或电动邮件启封机等工具，不能用手撕，以免不 小心破坏邮件上的重要信息，同时也可以保持邮件封皮(如信封)的美观。 11 接收邮件的程序 知识讲授 4. 阅函 如果得到领导授权，应及时对信函进行阅读处理。 5. 登记 在拆启邮件及阅函过程中，还应按“收件登记表”所列的内容，对与组织有关的重要 邮件进行登记，这样既方便掌握和跟踪重要邮件的去向、来函办理情况等，也能保证重要 信函安全归档。 序号 收件日期 来件单位 邮件标题或内容摘要 密级 签收人 接办人 备注 12 接收邮件的程序 知识讲授 6. 呈送 在对邮件进行拆封登记的过程中，还要求在邮件的右上角加盖或手写收件日期。 同时，还应按照轻重缓急程度对需呈送的邮件再做细分，保证重要信函得到优先处理。 13 背诵记忆 发送邮件的程序 1. 邮件校核 按照正确的格式进行打印，并保证字句、用词及标点符号的使用正确，同时核对附件等是否已装好。尽量保持信件整洁、清楚，防止疏漏，确保附件准确、齐全。 2. 领导签发 发出的邮件必须经过领导签字之后才能生效。除紧急的信件必须立即请领导签字之外，一般的信件可以集中在一起，找一个方便的时间统一请领导签字。 14 背诵记忆 发送邮件的程序 3. 查核邮件 在邮件封装寄发之前，需要仔细查核邮件。内容包括：一是查核附件，二是查核信封、信皮。 4. 邮件装封 邮件装封之前，应注意将信纸上的小夹子或其他装订用具取下。 15 背诵记忆 发送邮件的程序 5. 邮件登记 使用一本登记册或记录本来登记将要发出的重要文件。 6. 邮件寄发 如果邮件的数量和种类都较多，可以先对邮件进行汇总并分类，如境内平信、国际航 空、特快专递等，因为不同的类型往往意味着不同的寄发要求，分类有助于更好地按要求 处理邮件。 16 课堂练习 1. 接收邮件时签收环节的第一步是： A. 立即签字 B. 仔细核对是否为本单位的邮件，清点件数，检查包装和封口 C. 直接拆封 D. 登记邮件信息 正确答案：B 17 2. 拆封公务邮件时不应使用下列哪种工具？ A. 手撕 B. 剪刀 C. 拆信器 D. 电动邮件启封机 正确答案：A 课堂练习 18 3. 邮件分类应遵守的三项规则中，不包括下列哪一项？ A. 将私人邮件与商业邮件分开 B. 将办公室邮件与外部邮件分开 C. 将重要邮件与普通邮件分开 D. 将优先考虑的材料放在一起 正确答案：C 课堂练习 19 4.接收邮件时常见的邮件分类方法包括以下哪些？（多选） A. 按邮件的重要程度分类 B. 按邮件的性质分类 C. 按邮件的紧急程度分类 D. 按邮件的部门名称分类 正确答案：ABCD 课堂练习 20 第二课时 21 师生互动 观看视频，归纳发送邮件的程序 选择合适信封 填写收件信息 核对地址、电话等 22 知识讲授 1. 邮件校核 信函起草完毕后，应该按照正确的格式进行打印，并保证字句、用词及标点符号的使 用正确，同时核对附件等是否已装好。尽量保持信件整洁、清楚，防止疏漏，确保附件准确、齐全。 发送邮件的程序 23 知识讲授 2. 领导签发 发出的邮件必须经过领导签字之后才能生效。应将需要领导签发的信函准备好后， 在恰当的时机送领导签字。除紧急的信件必须立即请领导签字之外，一般的信件可以集 中在一起，找一个方便的时间统一请领导签字。 发送邮件的程序 24 知识讲授 3. 查核邮件 在封装寄发之前，仔细查核邮件。查核内容包括：一是查核附件，二是查核信封、信皮。查核附件时，要注意全部附件是否齐全、正确。查核信封、信皮时，要注 意检查格式是否正确，姓名、地址、邮编是否正确，标记是否注明。 发送邮件的程序 25 知识讲授 4. 邮件装封 注意将信纸上的小夹子或其他装订用具取下。 5. 邮件登记 使用一本登记册或记录本来登记将要发出的重要文件。 6. 邮件寄发 邮件数量和种类若较多，可以先对邮件进行汇总并分类，根据不同的类型与不同的寄发要求，分类处理。 发送邮件的程序 26 知识讲授 随着信息技术的跨越式发展，办公自动化系统已经成为各企业办公必备的设施。 同时，网上业务的开展、电子商务平台的建立为公司的效率化经营、增强与客户的关系方面 提供了便利的环境。电子邮件日益成为办公事务处理的重要业务之一。 电子邮件的处理 27 知识讲授 1. 及时查看邮件 每天至少打开邮箱两次，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。凡公务邮件，一般应在收件当天予以回复，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急、重要的邮件。对于一些优先级低的邮件，可集中在一个特定时间处理，但一般不要超过24小时。 电子邮件的处理 28 知识讲授 2. 及时整理邮件 (1)为经常通信的客户分别建立专用文件夹。对于来往很少的客户的邮件则可设置一些临时文件夹存放，过一段时间后再做整理。 电子邮件的处理 29 知识讲授 2. 及时整理邮件 (2)将电子邮件排序。通过排序可以使存放在各个文件夹中的电子邮件井井有条、 一目了然，提高工作效率。 (3)删除无用的邮件。由于时间的流逝、市场的变化，有些客户已经不存在或不可 能再联系，为了便于管理，可以删除一些无用的邮件或文件夹，做到精简管理。 电子邮件的处理 30 知识讲授 2. 及时整理邮件 (4)压缩、备份。如果一些电子邮件很重要，但又不想用太多的磁盘空间来存放，可以采用压缩功能来存放或备份。 电子邮件的处理 3. 注意保密 要注意不要把电子邮件地址泄露给他人或者其他公共区域内。在公共计算机上收发信件要特别注意保密的问题，可以通过“Internet选项”的“常规”选项卡删除文件、清除历史记录,也可以到“内容”选项卡进行“自动完成”设置，清除表单上的用户名及密 码等。 31 师生互动 请登陆个人邮箱，给教师邮箱发送一封简单的公务邮件。 32 师生互动 5月13日，公司总经理出差了，要5月20日才回来。当天，收发室将一批邮件交给杨柳，其中有一封领导亲启的信件、一个邮包、三封写给总经理办公室的信件。三封写给总经理办公室的信件大致内容分别为：第一封是由天骄办公耗材公司寄来的，总经理出差之前说过让行政部王经理处理； 第二封是客户的来信，对本公司提出了业务方面的意见； 第三封是邀请总经理参加5月21日下午召开的新产品研讨会。一个邮包里面是设计部前几天订购的新设备试用机，共有5个型号，杨柳凭印象觉得当时只订购了3种，多了2种。 小组讨论应如何成任务情境中邮件的接收全过程。 33 师生互动 小组展示 34 背诵记忆 发送邮件的程序 1. 邮件校核 2. 领导签发 3. 查核邮件 4. 邮件装封 5. 邮件登记 6. 邮件寄发 35 背诵记忆 电子邮件的处理 1. 及时查看邮件 2. 及时整理邮件 （1）为经常通信的客户分别建立专用文件夹 （2）将电子邮件排序 （3）删除无用的邮件 （4）压缩、备份 3. 注意保密 36 课堂练习 1.关于电子邮件的回复时间，理想的回复时间是： A. 24小时内 B. 48小时内 C. 2小时内 D. 一周内 正确答案：C 37 2. 对于优先级低的电子邮件，一般处理时间不要超过： A. 2小时 B. 12小时 C. 24小时 D. 48小时 正确答案：C 课堂练习 38 3. 邮件装封之前应注意： A. 直接将信纸装入信封 B. 将信纸上的小夹子或其他装订用具取下 C. 多装几份附件 D. 不检查任何内容 正确答案：B 课堂练习 39 4. 及时整理电子邮件的方法包括（ ）。（多选） A. 为经常通信的客户分别建立专用文件夹 B. 将电子邮件排序 C. 删除无用的邮件 D. 压缩、备份重要邮件 正确答案：ABCD 课堂练习 40 课堂小结 41 课后作业 1.完善教材中巩固拓展任务。 以下是杨柳某一天的邮件收发处理工作，请分析她将如何按照正常程序和规范要 求处理今天邮件的收发工作而不至于影响其他工作。 (1)处理寄给总经理的函件，封面上有“急件”字样。 (2)处理寄给销售部刘部长的包裹。 (3)处理市商务局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意见：“交各部门负责人传阅”。 2.录制一段2-3分钟的邮件接收（或发送）情景模拟视频。 42 感谢观看 43 $