第二章 第二节 会计核算与监督（2.会计档案管理）（课件）-《经济法基础》（经济科学出版社）上好课

第二章 会计法律制度 第二节 会计核算与监督 （2.会计档案管理） 《经济法基础》（经济科学出版社） 上好课 1 教学目标 掌握会计档案的具体范围。 1 熟记各类会计档案的法定保管期限。 2  熟悉会计档案归档、移交、查阅、复制的法定要求。 3 掌握会计档案销毁的程序、不得销毁的情形。 4 情景导入 3 二、会计档案管理 (一)会计档案的概念 会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 注意：各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案，不属于会计档案。 4 二、会计档案管理 (一)会计档案的概念 会计档案是记录和反映经济业务事项的重要史料和证据。 5 单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度； 采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。 二、会计档案管理 (二)会计档案的归档 1.会计档案的归档范围。 6 会计档案 会计凭证 原始凭证、记账凭证； 会计账簿 总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿； 财务会计报告 月度、季度、半年度财务会计报告和年度财务会计报告； 其他会计资料 银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 二、会计档案管理 (二)会计档案的归档 2. 会计档案的归档要求。 (1)单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 7 ①形成的电子会计资料来源真实有效 ②使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料 ③使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电 子会计档案 二、会计档案管理 (二)会计档案的归档 2. 会计档案的归档要求。 (1)单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 8 ④采取有效措施，防止电子会计档案被篡改 ⑤建立电子会计档案备份制度 ⑥形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案 知识扩展 单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。 9 二、会计档案管理 (二)会计档案的归档 2. 会计档案的归档要求。 (2)单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求。 10 负责定期将应当归档的会计资料整理立卷。 编制会计档案保管清册。 二、会计档案管理 (二)会计档案的归档 2. 会计档案的归档要求。 (3)当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管1年，再移交单位档案管理机构保管。 11 因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。 单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过3年。 临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。 二、会计档案管理 (三)会计档案的移交和利用 1. 会计档案的移交。 单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。 01 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。 02 特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。 03 12 二、会计档案管理 (三)会计档案的移交和利用 2. 会计档案的利用。 ①单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。 ②单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。 ③会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。 13 二、会计档案管理 (四)会计档案的保管期限 注意：会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。 14 会计档案的保管期限 永久性 会计档案须永久保存； 定期性 会计档案保存应达到法定的时间，定期保管期限一般分为10年和30年。 二、会计档案管理 (四)会计档案的保管期限 《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限： 保管期限 会计凭证类 会计账簿类 财务报表类 其他会计资料 30年 原始凭证； 记账凭证 总账 明细账 日记账 辅助性账簿 会计移交清册 25年 总账；明细账 现金和银行存款 日记账 10年 银行对账单、银行余额调节表、 纳税申报表 5年 固定资产卡片待固定资产报废清理后保管 企业月度、季度、半年度财务报表 3年 永久 年度财务报表；财政总决算等 会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书 15 二、会计档案管理 (四)会计档案的保管期限 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表： 序号   档案名称 保管期限   备注 财政总 预算 行政单位 事业单位 税收 会计 会计凭证           1 国家金库编送的各种报表及缴库退库 凭证 10 年   10 年   2 各收入机关编送的报表 10 年         3 行政单位和事业单位的各种会计凭证   30 年   包括：原始凭证、记账凭证和传 票汇总表 4 财政总预算拨款凭证和其他会计凭证 30 年     包括：拨款凭证和其他会计凭证 二 会计账簿         5 日记账   30 年 30 年 16 二、会计档案管理 (四)会计档案的保管期限 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表：     序号   档案名称 保管期限   备注 财政总 预算 行政单位 事业单位 税收 会计 6 总账 30 年 30 年 30 年   7 税收日记账(总账)     30 年   8 明细分类、分户账或登记簿 30 年 30 年 30 年   9 行政单位和事业单位固定资产卡片       固定资产报废清理后保管5年 三 财务会计报告         10 政府综合财务报告 永久     下级财政、本级部门和单位报送 的保管2年 11 部门财务报告   永久   所属单位报送的保管2年 12 财政总决算 永久     下级财政、本级部门和单位报送 的保管2年 13 部门决算   永久   所属单位报送的保管2年 14 税收年报(决算)     永久 17 二、会计档案管理 (四)会计档案的保管期限 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表：   序号     档案名称   保管期限   备注   财政总 预算 行政单位 事业单位 税收 会计 15 国家金库年报(决算) 10 年       16 基本建设拨、贷款年报(决算) 10 年       17 行政单位和事业单位会计月、季度报表   10年   所属单位报送的保管2年 18 税收会计报表     10 年 所属税务机关报送的保管2年 四 其他会计资料         19 银行存款余额调节表 10 年 10年     20 银行对账单 10 年 10年 10 年   21 会计档案移交清册 30年 30 年 30 年   22 会计档案保管清册 永久 永久 永久   23 会计档案销毁清册 永久 永久 永久   24 会计档案鉴定意见书 永久 永久 永久 18 互动环节 【单选题】根据会计档案管理相关规定，银行对账单的保管期限为（ ）。 A. 5 年 B. 10 年 C. 30 年 D. 永久 【答案】B 【解析】银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表、月度和季度财务会计报告的保管期限均为10 年。 19 互动环节 【单选题】根据会计档案管理办法的规定，下列会计档案中，保管期限为30 年的是（ ）。 A. 月度财务会计报告 B. 原始凭证 C. 银行存款余额调节表 D. 纳税申报表 【答案】B 【解析】原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账、会计档案移交清册保管期限为30 年；月度、季度财务会计报告，银行存款余额调节表，纳税申报表保管期限为10 年。 20 知识小结 会计档案的移交和利用 移交时, 应编制会计档案移交清册 纸质移交保持原卷的封装 电子会计档案的移交:3项 会计档案的利用:2项 永久 定期 10/30年 从会计年度终了后的第一天算起 21 二、会计档案管理 (五)会计档案的鉴定和销毁 1. 会计档案的鉴定 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。 对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。 仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限； 经鉴定 注意：会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。 22 二、会计档案管理 (五)会计档案的鉴定和销毁 2.会计档案的销毁。 经鉴定可以销毁的会计档案，销毁的基本程序和要求是： (1)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案： 23 档案编号 应保管期限 已保管期限 销毁时间 名称 名卷号 册数 起止年度 二、会计档案管理 (五)会计档案的鉴定和销毁 2.会计档案的销毁。 经鉴定可以销毁的会计档案，销毁的基本程序和要求是： (2)在会计档案销毁清册上签署意见。 单位负责人 档案管理机构负责人 会计管理机构负责人 档案管理机构经办人 会计管理机构经办人 24 二、会计档案管理 (五)会计档案的鉴定和销毁 2.会计档案的销毁。 经鉴定可以销毁的会计档案，销毁的基本程序和要求是： (3)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。 监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对； 在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。 电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。 25 二、会计档案管理 (五)会计档案的鉴定和销毁 3. 不得销毁的会计档案。 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。 注意：单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 26 互动环节 【单选题】保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证，正确的处理方式是（ ）。 A. 直接销毁 B. 不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止 C. 经单位负责人批准后销毁 D. 移交档案管理部门备案后销毁 【答案】B 【解析】保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。 27 互动环节 【单选题】会计档案鉴定工作应当由（ ）牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。 A. 单位档案管理机构 B. 单位会计机构 C. 单位审计机构 D. 单位负责人 【答案】A 【解析】会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。 28 知识小结 “单位档案管理机构”编制会计档 案销毁清册 相应人员在销毁清册上签署意见 监销 共同派员监销 清点核对(前)+签名/盖章(后) 合法合规 内容一应俱全 销毁程序 会计档案 29 二、会计档案管理 (六)特殊情况下的会计档案处置 1.单位分立情况下的会计档案处置。 单位分立与业务移交会计档案管理细则表 情形分类 档案保管主体 其他方权限 特殊事项处理 单位分立后原单位存续 分立后的存续方统一保管 其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案 — 单位分立后原单位解散 各方协商后由其中一方代管，或按国家档案管理规定处置 各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案 — 单位分立中未结清会计事项 — — 涉及的会计凭证单独抽出，由业务相关方保存，按规定办理交接手续 单位业务移交其他单位办理 原单位保管 承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案 未结清会计事项涉及的会计凭证，单独抽出由承接业务单位保存，按规定办理交接手续 30 二、会计档案管理 (六)特殊情况下的会计档案处置 2.单位合并情况下的会计档案处置。 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由 合并后的单位统一保管。 01 单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位 保管。 02 31 二、会计档案管理 (六)特殊情况下的会计档案处置 3. 建设单位项目建设期间会计档案的交接。 建设单位在项目建设期间 形成的会计档案 01 在办理竣工财务决算后 移交给建设项目接受单位 按照规定办理交接手续 02 03 32 二、会计档案管理 (六)特殊情况下的会计档案处置 4.单位之间交接会计档案的手续。 交接环节 具体管理要求 基础要求 单位之间交接会计档案，必须按规定办理正式交接手续，严禁私自移交、无手续交接 移交准备 移交单位编制会计档案移交清册，列明会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限等全部明细内容 交接执行 严格按照移交清册所列内容逐项核对交接，全程由交接双方单位有关负责人负责监交，确保交接规范、无遗漏、无差错 交接确认 交接完毕后，交接双方经办人和监交人，必须在会计档案移交清册上签名或盖章，留存归档备查 电子会计档案特殊要求 1. 电子会计档案需与其元数据一并移交，不得单独移交档案本身；2. 特殊格式电子会计档案，需与其对应读取平台一并移交，保障档案可正常读取；3. 档案接受单位需检验电子档案载体、技术环境，确保档案准确、完整、可用、安全 33 二、会计档案管理 (六)特殊情况下的会计档案处置 5.单位因撤销、解散、破产或其他原因终止时的会计档案处置。 在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。 34 单位终止 撤销 解散 破产 其他原因 互动环节 【单选题】单位因破产终止的，其会计档案应当按照（ ）有关规定处置。 A. 财政部门 B. 档案管理部门 C. 公司法 D. 破产法 【答案】D 【解析】单位因破产终止的，其会计档案应当按照《中华人民共和国企业破产法》的有关规定处置。 35 互动环节 【单选题】单位合并后原各单位仍存续的，原各单位的会计档案应当由（ ）保管。 A. 合并后的新单位 B. 原各单位分别 C. 共同指定的第三方 D. 档案行政管理部门 【答案】B 【解析】单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管；单位合并后原各单位解散的，会计档案由合并后的单位统一保管。 36 知识小结 特殊情况下的会计档案处置 单位分立 由分立后的存续方统一保管 原单位解散 原单位存续 由其中一方代管或按有关规定处置 分立中未结清的会计事项 单独抽出由业务相关方保存 业务移交其他单位办理 应当由“原单位” 保管 未结清的由承接方保存 单位 合并 由合并后的单位统一保管 由原各单位保管 原各单位仍存续 原各单位解散或者一方存续其他方解散 建设单位项目建设的会计档案的交接 办理竣工决算后 单位之间交接会计档案 交接手续 交接要求:4项 37 课堂巩固 一、单选题 1. 根据会计法律制度规定，下列各项中，不属于会计档案的是（ ）。 A. 记账凭证 B. 年度财务报告 C. 财务预算计划 D. 银行对账单 【答案】C 【解析】各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案，不属于会计档案；A、B、D均属于法定会计档案范围。 38 课堂巩固 一、单选题 2. 会计账簿的法定保管期限为（ ）。 A.10年 B.30年 C.永久 D. 5年 【答案】B 【解析】会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册保管期限为30年；10年为中期财报、银行对账单等，永久为年度财报、清册鉴定书等。 39 课堂巩固 一、单选题 3. 会计档案鉴定意见书的保管期限为（ ）。 A. 10年 B. 30年 C. 永久 D. 15年 【答案】C 【解析】会计档案鉴定意见书、销毁清册、保管清册、年度财务报告均属于永久保管的会计档案。 40 课堂巩固 二、多选题​ 1. 下列各项中，属于永久保管的会计档案有（ ）。 A. 会计档案销毁清册 B. 年度财务会计报告 C. 会计档案保管清册 D. 记账凭证 【答案】ABC 【解析】记账凭证保管期限为30年，D排除；A、B、C均属于永久保管的会计档案，符合教材规定。 41 课堂巩固 二、多选题​ 2. 下列关于会计档案保管期限的表述，正确的有（ ）。 A. 保管期限从会计年度终了后第一天算起 B. 银行对账单保管期限为10年 C. 会计档案移交清册保管30年 D. 月度财务报告保管期限为永久 【答案】ABC 【解析】月度、季度、半年度财务报告保管期限为10年，并非永久，D错误；其余选项均符合会计档案保管期限规定。 42 课堂巩固 二、多选题​ 3. 下列情形中，不得销毁会计档案的有（ ）。 A. 保管期满但未结清的债权债务原始凭证 B. 保管期满但涉及未了事项的原始凭证 C. 保管期满且无未了事项的记账凭证 D. 正在项目建设期间的建设单位保管期满的档案 【答案】ABD 【解析】保管期满且无未了事项的会计档案可按程序销毁，C排除；A、B、D均属于不得销毁、需单独立卷或继续保管的情。 43 课堂巩固 三、判断题​ 1. 出纳人员可以兼任会计档案的保管工作。（ ） 【答案】× 【解析】出纳人员不得兼任会计档案保管，这是会计岗位不相容职务分离的法定要求，防范资金与档案管理风险。 44 课堂巩固 三、判断题​ 2. 会计档案临时保管最长不得超过3年。（ ） 【答案】√ 【解析】会计机构临时保管会计档案一般1年，最长不得超过3年，符合会计档案管理的法定要求。 45 课堂巩固 三、判断题​ 3. 各单位的财务计划属于会计档案，需按规定期限保管。（ ） 【答案】× 【解析】财务计划、预算、制度等不属于会计档案，属于文书档案，无需按照会计档案规定保管。 46 课堂小结 档 案 档 案 档 案 会计档案的归档 归档范围 会计凭证 会计账簿类 财务会计报告类 其他会计资料 电子会计档案 基本质量要求:6项 仅以电子形式保存的 内部形成 +外部接收 归档责任人 单位的会计机构或会计人员所属机构 归档时间 1年后再移交 临时保管最长不超过3年 出纳不得兼管会计档案 47 课后作业 1. 背诵会计档案保管期限速记口诀，默写三类保管期限对应的档案类型 2. 整理课堂错题，标注错误原因，对照教材法条复盘巩固 3. 完成教材本节会计档案管理课后习题，预习下一节会计监督知识点 课后作业 48 49 $