模块3 单元1 书面沟通概述（课件）-《商务沟通与礼仪》（凤凰教育出版社 第1版）同步精品课堂

模块3 书面沟通 -单元1 书面沟通概述- 《商务沟通与礼仪》（凤凰出版社 第1版） 同步精品课堂 1 目 录 CONTENTS 01 学习目标 03 知识讲授 02 教学引入 04 师生互动 05 课堂练习 06 课堂小结 2 了解书面沟通的含义、特点。 具备文明礼貌的道德修养。 掌握并归纳书面沟通的优缺点。 学习目标 3 教学引入 2022年3月，某公司外派维修的售后服务工程师陈某打电话要求工厂售后服务部门发送一个配件至安徽芜湖的维修现场。按规定，陈某应当书面传真具体的配件规格型号然后要求发货，以保证准确性。 结果陈某声称自己是老员工，对配件很了解，要节省传真费用，且客户很急，只能口头报告型号。 售后服务部人员按陈某所说的型号发去了配件，结果发到现场后，配件型号错误，需要重发，造成时间的浪费和运输等费用的增加，更重要的是影响了客户生产。事后处理此事时，陈某坚称自己当初报告的是正确型号；而售后服务人员则坚称陈某当初报告的是错误的型号。 4 教学引入 案例讨论： 案例中，到底该相信谁？ 口头沟通能否代替书面沟通？ 为什么？ 5 一、书面沟通的含义 知识讲授 6 知识讲授 书面沟通的含义 书面沟通是指以书面或电子媒介作为载体，运用文字、图示进行信息传递和思想交流的形式。 7 知识讲授 据统计，在世界著名的四个会计师事务所里，80%的人每天要写备忘录，67%的人每周要写一次工作报告、留言或财务说明，93%的人每周至少要给客户写一封信。 8 视频：书面沟通 规范使用文字 沟通基础 9 师生互动 书面或者电子媒介作为载体。 书面沟通是以什么作为载体？ 10 二、书面沟通的特点 知识讲授 11 知识讲授 书面沟通可以避免口头沟通时难以启齿的尴尬局面，避免由于言辞激烈而发生正面冲突。 书面沟通的内容易于保存、复制，不失真，有利于大规模传播并可以作为法律依据。 书面沟通可以反复推敲、修改，其逻辑性强、条理清晰、表达准确。 严谨准确 便于保存 间接婉转 12 知识讲授 书面沟通对时间限制相对较少，更具灵活性，可以在方便的时候阅读，也可以有选择地阅读。 书面沟通可以将沟通内容同时传递给许多人。文件、信函等多种形式的载体使书面沟通可以不受时空限制而广泛传播。 广泛传播 灵活方便 13 师生互动 严谨准确、便于保存、广泛传播、间接婉转、灵活方便。 书面沟通有哪些特点？ 14 知识讲授 三、书面沟通的优点与缺点 15 书面沟通准确可存，防 “口说无凭”，利查询。 知识讲授 （一）书面沟通的优点 16 案例引入 总经理给新来的助理林小姐布置了一项任务，要求她向各个部门下发一份调查表格，并要求各个部门在当天下午3点之前上交。林小姐说完全明白，然后就去执行了。 到了下午2点，其他部门的表格都交上来了，唯独没有研发部门的。总经理问林小姐是否通知了研发部门，林小姐说完全按正确的意思传达了。 总经理把林小姐和研发部经理召集到办公室，问他们到底是怎么回事。 研发部经理说他们没有听到林小姐传达关于上交时间的要求，而林小姐说自己确实传达了，否则为什么唯独研发部没听清楚？到底是林小姐没传达，还是研发部没听到，双方各执一词。 17 课堂讨论 如何能解决案例中的问题？ 18 书面沟通可修改至满意，表达从容、周密且有条理。 知识讲授 19 书面沟通更正式，传递信息有组织且审慎，便条亦经构思。 知识讲授 20 书面文本易复制传播，对大规模传播相同信息重要有益。 知识讲授 21 书面沟通非面对面，可弱化沟通者消极情绪。 知识讲授 22 耗费较多的时间 不能即时反馈 要求沟通主体的文字表达能力强。 书面沟通若写得太匆忙，可能会有悔之不及的事情发生，甚至造成难以挽回的失误或不良影响。 （二）书面沟通的缺点 知识讲授 23 知识讲授 四、书面沟通的种类 24 知识讲授 （一）按照沟通目的划分 通知型书面沟通 包括通知、通告、通报，还包括日程安排、会议安排、课程时间安排等。 25 知识讲授 说服型书面沟通 包括项目提案、申请、广告宣传册等。 26 知识讲授 指导型书面沟通 包括用户手册、操作指南、业务流程等。 27 知识讲授 记录型书面沟通 包括工作总结、个人总结、会议记录、备忘录等。 28 知识讲授 （二）按照沟通用途划分 通用公文 指党政机关、群众团体、企业单位处理公务时使用的有一定规范的应用文书。 通知、报告、公函、会议纪要、请假条等。 29 知识讲授 事务文书 事务文书包括计划总结、调查报告、工作研究、讲话稿、汇报提纲、会议记录、提案、简报等。 30 知识讲授 专用文书 包括财经调查、经济活动分析、经济预测报告、经济合同、商品说明书、广告词、科技文摘、学术论文等。 31 知识讲授 生活文书 比如介绍信、证明信、感谢信、慰问信、建议书、聘书、请柬、启事、海报、贺词、申请书等 32 视频：关于 写信 寄信 33 知识讲授 涉外文书 有涉外意向书、合资企业可行性研究报告、涉外合同、涉外公证书、涉外仲裁申请书、外贸商业信函等。 34 知识讲授 （三）按照沟通渠道划分 纸张沟通 包括报告、信件、备忘录等一般意义上的纸张沟通，同时也包括传真沟通。 35 知识讲授 电子沟通 包括电子邮件沟通和电子会议系统沟通。 36 师生互动 指导型书面沟通。 操作指南属于哪类沟通？ 37 课堂练习 1.（单选题）书面沟通中发送的信息通过书面文字进行传递，（ ），有时还可以作为法律上的凭证和依据。 A.灵活方便 B.便于保存 C.严谨准确 D.广泛传播 2.（单选题）购买一套公司使用的软件，需要先写一个购买申请，说明购买原因以及购买的重要性和必要性，这属于（ ）书面沟通。 A.通知型 B.说服型 C.指导型 D.记录型 B B 38 课堂练习 3.（单选题）请示属于的书面沟通类型是（ ）。 A.通用公文 B.事务文书 C.专用文书 D.生活文书 4.（多选题）书面沟通的特点包括（ ） A. 严谨准确 B. 便于保存 C. 广泛传播 D. 间接婉转 5.（判断题）书面沟通一般不是面对面，这样能够弱化不良情绪的强度。（ ） 6.（判断题）书面沟通不能及时提供信息反馈，其结果是无法确保发出的信息能被完全接收。即使信息被接收到，也无法确保接收者是否能按照信息发送者的本意对信息进行准确的理解。（ ） A ABCD √ √ 39 课堂小结 书面沟通以书面或电子媒介为载体，运用文字图示传递信息，在现代生活中重要性高且传播信息量较大。 书面沟通有严谨准确、便于保存等特点，兼具可永久保存、需耗时准备等优缺点，需客观看待。 书面沟通可按目的、用途、渠道划分不同类型，各类型涵盖多样文书，是重要沟通技能。 40 课后作业 梳理本节课知识点 完成同步练习 预习下一节课的内容 41 感 谢 -单元1 书面沟通概述- 42 Lavf58.20.100 Packed by Bilibili XCoder v2.0.2 Lavf58.20.100 Packed by Bilibili XCoder v2.0.2 $