《文书与档案管理基础》纸质档案管理 知识点训练卷 2026版河南省对口招生《文秘类考纲百套卷》第11卷

编写说明：2026版河南省《文秘类考纲百套卷》，依据《河南省中等职业学校毕业生对口升学考纲》编写，本套试卷共94份，由三个部分组成。第一部分是根据考纲编写的知识点训练卷，共62份；第二部分是常考题训练卷，每个课程5-6份训练卷，三个课程共22份；第三部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业考试真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是2026版河南省《文秘类考纲百套卷》第11卷，《文书与档案管理基础》的知识点训练卷，按考试大纲的（四）纸质档案管理编写。其要求是： （1）了解机关文书档案的收集、整理、保管和统计的内容及要求，掌握档案收集的一般方法； （2）熟练掌握企事业单位档案工作的内容。 2026版河南省《文秘类考纲百套卷》 第11卷 《文书处理与档案管理》 纸质档案管理（4） 知识点训练卷 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 一、选择题（共20题，每题2分，共40分） 1.机关文书档案收集过程中，对于重复的文件应如何处理？（ ） A. 全部归档 B. 只归档一份 C. 随意处理 D. 上报领导决定 【答案】B 【解析】对于重复的文件，只需要归档一份即可，避免浪费存储空间和资源。全部归档或随意处理都不符合档案管理的经济性和效率性要求。 2.机关文书档案收集时，对于电子文件的收集应特别注意哪项内容？（ ） A. 文件格式 B. 文件大小 C. 文件来源 D. 文件存储介质 【答案】D 【解析】电子文件的存储介质对其长期保存和可读取性至关重要。因此，在收集电子文件时，应特别注意其存储介质的选择和保存条件。 3.下列哪项不是机关文书档案收集的基本要求？（ ） A. 齐全完整 B. 真实准确 C. 随意堆砌 D. 整理有序 【答案】C 【解析】随意堆砌不是机关文书档案收集的基本要求。相反，机关文书档案的收集应确保齐全完整、真实准确和整理有序。 4.机关文书档案收集完成后，应如何进行交接？（ ） A. 口头通知 B. 书面交接 C. 电子邮件确认 D. 电话沟通 【答案】B 【解析】书面交接是机关文书档案收集完成后进行交接的规范方式。书面交接可以明确交接的内容和责任，确保档案的完整性和可追溯性。 5.机关文书档案收集工作应定期进行，一般多久进行一次为宜？（ ） A. 每天 B. 每周 C. 每月 D. 每年 【答案】C 【解析】机关文书档案的收集工作应根据实际情况定期进行，但一般每月进行一次较为适宜。这样可以确保档案收集的及时性和连续性，同时也不会过于频繁地干扰正常工作。 6.机关文书档案整理后，如何确保档案的安全？（ ） A. 随意借阅 B. 加强防火防盗措施 C. 不定期检查 D. 随意处置 【答案】B 【解析】加强防火防盗措施是确保机关文书档案安全的重要手段。随意借阅、不定期检查或随意处置都可能导致档案丢失或损坏。 7.机关文书档案整理过程中，对于重复或冗余的档案应如何处理？（ ） A. 全部保留 B. 剔除重复项 C. 随意选择保留 D. 上报领导决定 【答案】B 【解析】对于重复或冗余的档案，应剔除重复项，只保留一份，以节省存储空间和提高管理效率。 8.档案分类中“年度—机构—保管期限”分类法适用于（ ）。 A. 小型企业 B. 职能单一机关 C. 大型综合性机关 D. 所有单位通用 【答案】C 【解析】该分类法适合机构多、文件量大的单位（如省级机关）。A、B可简化分类（如直接按年度），D说法绝对化。 9.关于档案收集，下列说法正确的是（ ）。 A. 所有机关文件都必须归档 B. 承办部门应在次年6月底前完成归档 C. 档案室可直接接收未经整理的零散文件 D. 仅需归档纸质文件 【答案】D 【解析】机关文书档案整理工作的最终目的是方便查阅和利用。通过规范的整理工作，可以使档案按照一定的逻辑和规则进行排序和分类，提高档案的可检索性和利用效率。 10.档案整理时，划定保管期限的主要依据是（ ）。 A. 随意编号 B. 审查内容真实性 C. 不进行分类 D. 随意放置 【答案】C 【解析】保管期限根据文件的价值（如凭证作用、历史查考意义等）划分（C正确）。A、B、D均与期限无关。 11.在机关文书档案保管过程中，发现档案损坏或丢失应如何处理？（ ） A. 自行修补或替换 B. 立即上报并采取措施 C. 等待领导指示再处理 D. 忽略不计 【答案】B 【解析】发现机关文书档案损坏或丢失时，应立即上报并采取措施，以防止情况进一步恶化，并确保档案的完整性和安全性。因此，选项B是正确的。选项A中的自行修补或替换可能不符合档案保管的规范，选项C和D都是不负责任的做法。 12.机关文书档案在借阅过程中，以下哪项行为是正确的？（ ） A. 未经登记直接借阅 B. 在档案上涂写标记 C. 在规定时间内归还档案 D. 将档案转借他人 【答案】C 【解析】机关文书档案在借阅过程中应遵守相关规定，包括登记、按时归还等。因此，选项C中的“在规定时间内归还档案”是允许的行为。选项A违反了登记制度，选项B损坏了档案，选项D则违反了借阅规定。 13.以下哪项不是机关文书档案保管过程中应注意的安全问题？（ ） A. 防火防盗 B. 防潮防霉 C. 随意放置档案 D. 防鼠防虫 【答案】C 【解析】机关文书档案保管过程中应注意的安全问题包括防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防虫等，以确保档案的安全和完整。随意放置档案可能导致档案丢失或损坏，因此不是正确的做法。 14.在机关文书档案保管工作中，以下哪项是档案管理人员的职责？（ ） A. 随意更改档案内容 B. 对档案进行定期检查和清理 C. 将档案私自带回家中保管 D. 将档案内容泄露给他人 【答案】B 【解析】档案管理人员的职责包括确保档案的完整、准确和安全，对档案进行定期检查和清理，以及按照规定的程序和要求进行档案的借阅、归还等工作。因此，选项B“对档案进行定期检查和清理”是档案管理人员的职责之一。选项A、C和D中的行为都违反了档案管理的原则和规定，不是档案管理人员的职责。 15.在机关文书档案保管过程中，以下哪项是确保档案安全的重要措施？（ ） A. 允许未经授权的人员随意进入档案室 B. 使用明火照明档案室 C. 定期对档案进行安全检查 D. 将档案内容随意透露给他人 【答案】C 【解析】确保机关文书档案的安全是档案管理工作的重要内容。选项C中提到的“定期对档案进行安全检查”是确保档案安全的重要措施，能够及时发现并解决档案保管过程中存在的问题，防止档案丢失或损坏。选项A中的允许未经授权的人员进入档案室可能导致档案的安全受到威胁，选项B中的使用明火照明则是火灾的隐患，选项D中的将档案内容随意透露给他人则违反了档案保密的原则。 16.档案收集的主要方式不包括（ ）。 A. 接收 B. 征集 C. 销毁 D. 移交 【答案】C 【解析】档案收集的主要方式包括接收、征集和移交，这些都是获取档案的基本途径。销毁是档案管理过程中的一个环节，与收集不直接相关，因此不是档案收集的主要方式。 17.以下哪种情况需要采用特殊方法进行档案收集？（ ） A. 常规性文件资料的收集 B. 涉及个人隐私的档案收集 C. 临时性活动产生的档案收集 D. 经常性活动产生的档案收集 【答案】B 【解析】涉及个人隐私的档案由于其敏感性和保密性要求，需要采用特殊方法进行收集，以确保个人隐私不被泄露。常规性文件资料、临时性活动或经常性活动产生的档案收集虽然也有其特点和要求，但通常不需要采用涉及个人隐私档案收集的特殊方法。因此，在涉及个人隐私的档案收集时，需要特别谨慎和采取相应措施。 18.企事业单位档案分类中最常用的分类方法是（ ）。 A. 按档案颜色分类 B. 年度-组织机构分类法 C. 按档案重量分类 D. 按档案形成者年龄分类 【答案】B 【解析】实际工作中普遍采用年度-组织机构分类法（先按年度分，再按部门分），既能体现时间脉络，又符合部门职能分工。其他选项不符合分类逻辑。 19.编制档号时，同一全宗内的档案应确保（ ）。 A. 档号颜色统一 B. 档号唯一不重复 C. 档号位数相同 D. 档号包含管理员姓名 【答案】B 【解析】档号的核心原则是唯一性，每个档号对应唯一一组档案，避免检索混淆。 20.某档案档号为“DQ-2023-001”，其中“DQ”最可能表示（ ）。 A. 档案存放位置 B. 档案保管期限 C. 档案类别代码 D. 档案密级 【答案】B 【解析】企事业单位的档案工作人员应具备专业的档案管理知识和技能，以便有效地进行档案的收集、整理、鉴定、归档、利用和保密等工作。虽然良好的人际关系、计算机操作能力和口才也是工作中的重要素质，但不是档案工作人员的基本素质要求。 二、判断题（共10题，每题2分，共20分） 21.档案是一种资产、财富，是人类智慧的结晶。 【答案】正确 22.档案统计只需记录档案数量，无需分析数据。 【答案】错误 【解析】统计工作包括数量统计和数据分析（如利用率、破损率等），为管理决策提供依据。 23.不同的档案装具有不同的特点。 【答案】正确 24.档案借阅时，借阅人可以自行涂改档案内容。 【答案】错误 【解析】档案严禁涂改、损毁，借阅需严格登记，归还时需检查完整性。 25.档案利用工作是档案工作的根本目的之一。 【答案】正确 26.企业的人事档案和财务档案可以混合存放，无需单独管理。 【答案】错误 【解析】不同类别的档案（如人事、财务、业务档案）应分类管理，避免混淆，并符合相关法规要求。 27.纸质档案在存储过程中无需进行定期检查。 【答案】错误 【解析】纸质档案在存储过程中应定期进行检查，以发现并及时处理可能存在的损坏或问题，确保档案的长期保存。 28.纸质档案的销毁应经过审批，并在指定地点进行。 【答案】正确 【解析】纸质档案的销毁应经过相关部门的审批，并在指定的地点进行，以确保档案销毁的合规性和安全性。 29.纸质档案应按照重要程度进行分类管理。 【答案】正确 【解析】纸质档案可以按照其重要程度进行分类管理，以便对不同重要程度的档案进行区别处理和优先管理。 30.纸质档案可以长期暴露在强光下，不影响档案的保存质量。 【答案】错误 【解析】纸质档案长期暴露在强光下会导致纸张黄变、褪色和损坏，影响档案的保存质量。因此，应避免将纸质档案放置在强光直射的地方。 三、名词解释题（共2题，每题3分，共6分） 31.档案保管工作 【答案】档案保管工作是指采用专门的技术手段和科学的管理措施，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项专业性工作。 32.“账外”文件 【答案】“账外”文件是指未经文.书部门登记，在收发文登记簿上无“账”可查的各种原 始记录。 四、简答题（共3题，每题5分，共15分） 33.档案利用的方式有哪些? 【答案】档案利用的方式有两种： （1）提供利用。①借阅；②借出；③函查和电话查询；④档案网络查询服务。 （2）开发利用。①档案资料的编研；②档案资料专题信息服务；③参与性研究利用。 34简述案卷归类方法。 【答案】按照本单位档案分类标准，一是将不同载体的档案分别归类。二是将所有当年归档案卷，按照不同保管期限划分为永久、长期和短期三类，并分别归类。三是将具有相同保管期限的案卷，按照机构或问题进行下一层次的分类，把相同机构（或相近问题）的案卷集中在一起。 35.简述二级及二级以下类目设置的基本方法。 【答案】二级及二级以下类目的设置，应以企事业单位管理职能分工为主，结合档案形成的特点来设置，通常主要有以下三种方法: （1）按职能结合问题设置。 （2）按性质（或专业）结合对象设置。 （3）按形式或性质设置。 五、综合题（19分） 36.某档案馆在一次常规巡查中发现，部分纸质档案出现了明显的霉变和虫蛀现象。请分析出现这种情况可能的原因，并提出相应的预防措施。 【答案】（1）可能的原因： ①档案馆内温湿度控制不当，导致环境潮湿，利于霉菌生长和虫害繁殖。 ②档案保管过程中未能及时进行防虫防霉处理，缺乏必要的预防措施。 ③档案存储容器或档案室通风不良，造成空气不流通，加剧了霉变和虫蛀现象。 （2）预防措施： ①加强档案馆内温湿度的监控和调节，确保环境干燥适宜，防止潮湿。 ②定期对档案进行防虫防霉处理，使用合适的防虫剂和防霉剂，保持档案的清洁和安全。 ③改善档案存储容器的密封性和通风性，确保空气流通，避免霉变和虫害的发生。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $ 编写说明：2026版河南省《文秘类考纲百套卷》，依据《河南省中等职业学校毕业生对口升学考纲》编写，本套试卷共94份，由三个部分组成。第一部分是根据考纲编写的知识点训练卷，共62份；第二部分是常考题训练卷，每个课程5-6份训练卷，三个课程共22份；第三部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业考试真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是2026版河南省《文秘类考纲百套卷》第11卷，《文书与档案管理基础》的知识点训练卷，按考试大纲的（四）纸质档案管理编写。其要求是： （1）了解机关文书档案的收集、整理、保管和统计的内容及要求，掌握档案收集的一般方法； （2）熟练掌握企事业单位档案工作的内容。 2026版河南省《文秘类考纲百套卷》 第11卷 《文书处理与档案管理》 纸质档案管理（4） 知识点训练卷 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 一、选择题（共20题，每题2分，共40分） 1.机关文书档案收集过程中，对于重复的文件应如何处理？（ ） A. 全部归档 B. 只归档一份 C. 随意处理 D. 上报领导决定 2.机关文书档案收集时，对于电子文件的收集应特别注意哪项内容？（ ） A. 文件格式 B. 文件大小 C. 文件来源 D. 文件存储介质 3.下列哪项不是机关文书档案收集的基本要求？（ ） A. 齐全完整 B. 真实准确 C. 随意堆砌 D. 整理有序 4.机关文书档案收集完成后，应如何进行交接？（ ） A. 口头通知 B. 书面交接 C. 电子邮件确认 D. 电话沟通 5.机关文书档案收集工作应定期进行，一般多久进行一次为宜？（ ） A. 每天 B. 每周 C. 每月 D. 每年 6.机关文书档案整理后，如何确保档案的安全？（ ） A. 随意借阅 B. 加强防火防盗措施 C. 不定期检查 D. 随意处置 7.机关文书档案整理过程中，对于重复或冗余的档案应如何处理？（ ） A. 全部保留 B. 剔除重复项 C. 随意选择保留 D. 上报领导决定 8.档案分类中“年度—机构—保管期限”分类法适用于（ ）。 A. 小型企业 B. 职能单一机关 C. 大型综合性机关 D. 所有单位通用 9.关于档案收集，下列说法正确的是（ ）。 A. 所有机关文件都必须归档 B. 承办部门应在次年6月底前完成归档 C. 档案室可直接接收未经整理的零散文件 D. 仅需归档纸质文件 10.档案整理时，划定保管期限的主要依据是（ ）。 A. 随意编号 B. 审查内容真实性 C. 不进行分类 D. 随意放置 11.在机关文书档案保管过程中，发现档案损坏或丢失应如何处理？（ ） A. 自行修补或替换 B. 立即上报并采取措施 C. 等待领导指示再处理 D. 忽略不计 12.机关文书档案在借阅过程中，以下哪项行为是正确的？（ ） A. 未经登记直接借阅 B. 在档案上涂写标记 C. 在规定时间内归还档案 D. 将档案转借他人 13.以下哪项不是机关文书档案保管过程中应注意的安全问题？（ ） A. 防火防盗 B. 防潮防霉 C. 随意放置档案 D. 防鼠防虫 14.在机关文书档案保管工作中，以下哪项是档案管理人员的职责？（ ） A. 随意更改档案内容 B. 对档案进行定期检查和清理 C. 将档案私自带回家中保管 D. 将档案内容泄露给他人 15.在机关文书档案保管过程中，以下哪项是确保档案安全的重要措施？（ ） A. 允许未经授权的人员随意进入档案室 B. 使用明火照明档案室 C. 定期对档案进行安全检查 D. 将档案内容随意透露给他人 16.档案收集的主要方式不包括（ ）。 A. 接收 B. 征集 C. 销毁 D. 移交 17.以下哪种情况需要采用特殊方法进行档案收集？（ ） A. 常规性文件资料的收集 B. 涉及个人隐私的档案收集 C. 临时性活动产生的档案收集 D. 经常性活动产生的档案收集 18.企事业单位档案分类中最常用的分类方法是（ ）。 A. 按档案颜色分类 B. 年度-组织机构分类法 C. 按档案重量分类 D. 按档案形成者年龄分类 19.编制档号时，同一全宗内的档案应确保（ ）。 A. 档号颜色统一 B. 档号唯一不重复 C. 档号位数相同 D. 档号包含管理员姓名 20.某档案档号为“DQ-2023-001”，其中“DQ”最可能表示（ ）。 A. 档案存放位置 B. 档案保管期限 C. 档案类别代码 D. 档案密级 二、判断题（共10题，每题2分，共20分） 21.档案是一种资产、财富，是人类智慧的结晶。 22.档案统计只需记录档案数量，无需分析数据。 23.不同的档案装具有不同的特点。 24.档案借阅时，借阅人可以自行涂改档案内容。 25.档案利用工作是档案工作的根本目的之一。 26.企业的人事档案和财务档案可以混合存放，无需单独管理。 27.纸质档案在存储过程中无需进行定期检查。 28.纸质档案的销毁应经过审批，并在指定地点进行。 29.纸质档案应按照重要程度进行分类管理。 30.纸质档案可以长期暴露在强光下，不影响档案的保存质量。 三、名词解释题（共2题，每题3分，共6分） 31.档案保管工作 32.“账外”文件 四、简答题（共3题，每题5分，共15分） 33.档案利用的方式有哪些? 34简述案卷归类方法。 35.简述二级及二级以下类目设置的基本方法。 五、综合题（19分） 36.某档案馆在一次常规巡查中发现，部分纸质档案出现了明显的霉变和虫蛀现象。请分析出现这种情况可能的原因，并提出相应的预防措施。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $