第一章 第三节 撰写调查客户资信的信函（课件）-《外贸商函》（高教版2025-教学改革成果教材）同步精品课堂

各位小伙伴大家好。今天我们给大家介绍一种90%以上的外贸员都不会的一种外贸开发邮件的方式。这种方法可以堪比市面上我们购买的那种万元以上的软件的功能。我们实现批量的一对一精准针对性的发送。并且同时我们可以一次性设置后续的八次自动跟进客户。这种方法可以大大的帮我们提高成交率。我们现在就跟大家演示一下具体要如何操作。首先我们打开我们的gmail邮箱，我们需要给我们的mail邮箱安装一个扩展程序。我们输入网址打开，进入到这个网站。这个网站就是gmail邮箱需要绑定的一个扩展程序的网站网址。我们给大家贴在底部的评论区，在这个网站的顶部，我们找到这个i to gmail，我们点击这个i to gmail按钮，接下来它会帮我们跳转到这个页面。在这个页面中我们点击添加至chrome，现在就弹出了这个页面，我们就直接点击底部的这个sign up with google，我们选择我们的谷歌账号，这里就是让我们绑定，用我们的谷歌账号登录，我们就选择自己的谷歌账号就可以了，也就是几秒邮箱账号。好，在这里我们直接点击底部的允许这个窗口，就告诉我们已经安装成功了。那我们直接关闭这个窗口，来到我们的gmail邮箱，我们可以看到gmail邮箱顶部这里出现了三个图标。然后我们点击写邮件按钮，在出现的写邮件对话框中，我们可以看到底部这里多出了一个红色的按钮。这就说明，我们已经把这个扩展程序绑定到我们的gmail邮箱了。接下来，我们就可以开始我们的外贸邮件开发信了。我们来到谷歌文档，我们在谷歌文档中新建一个excel的表格，我们把这个表格命名为测试邮件。这个表格就是我们来存放我们要发送开发性的客户的姓名、邮箱、邮件主题，还有一些邮件内容。当然如果我们前期自己已经有了相应的客户列表的话，我们可以直接把客户列表中的客户信息，直接拷贝到这个表格当中来。因为后期我们是需要调用表格中的一些内容来实现精准一对一针对性的发送。所以在这个表格列表里，我们每一列命名的列的名称，我们自己要清楚。比方说我们在这个表格中，我们命名了name，email subject, email body. 所以这四个名字，我们待会儿在写邮件调用的时候，我们要把这四个名字写上去。如果大家用的不是这四个名称的话，如果我们用的是我们可能用的是first name。所以待会儿我们调用的时候，就需要写上force name，我们要跟自己实际填写的名称相匹配就可以了。这个表格中的内容我是随意乱写的，因为是跟大家做演示，大家只要知道操作方法就可以了。在这里我就只输入四条信息。大家可以根据自己的实际和开发的客户数量，输入相应的客户联系信息就可以了。那你可能放了50条信息，100条信息。那我这里做演示，就用这四条信息。我们把这个表格做好之后，直接点击保存关闭就可以了。现在我们来到我们的G秒邮箱，我们点击写邮件按钮，在弹出的写邮件内容框中，我们可以看到收件人这里右侧有一个图标。我们点击这个图标，出现了这三个图片，我们看一下，我们选择第一个。因为我们刚才那个客户列表是用谷歌文档来做的，所以我们选择第一个。接下来我们就需要选择我们谷歌文档中的哪一个文件，因为刚才我们命名的那个文件是测试邮件，对吧？所以我们现在就选择这个测试邮件。好的，测试邮件已经被我们选中了。接着我们点击底部的connect to这个红色的按钮。现在我们可以看到在收件人这一排已经帮我们导出了导入了一些内容。我们可以看它刚开始开头的这个数字是4，这个四代表什么呢？这个四代表就是刚才他调取的我们这个测试邮件的这个表格中，有四条信息，对吧？我们刚才也跟大家说了，我们是做了四条客户信息。如果你要是用了50条信息的话，这个数字的话就会显示50。这里就说明我们已经把收件人导入成功了。接下来我们就需要写邮件主题了。因为我们是要实现一对一发送邮件主题，我们就需要相应的调用刚才那个表格中的邮件主题。那这里我们就输入花括号，这里我们输完花括号之后，它就会给我们一些提示的词。因为我们刚才是命名的为subject，所以我们就选择subject。选完之后，到时候它有发邮件的时候，邮件主题就会自动调用我们表格中相应的subject那一列的一些内容。接下来我们写邮件主题内容。邮件主题的话，我们写邮件一般都是先称呼对吧？加上姓名，所以我们dear加上划括号。因为当时我们的客户姓名那里我们是用的name，所以我们这选择name。接着我们就开始调用邮件内容了。刚才邮件内容我们写的那一栏的名称是什么？是email body，对吧？所以我们这里用大括号要用email body就可以了。至此我们这封邮件就算写完了。我们点击底部这个红色的按钮，它就会自动发送，会帮我们一对一的发送给我们表格里的所有的联系人。并且每一个人看到的是单独发给他们的。而且邮件内容就是我们刚才列表中一一匹配的内容，都是比较有针对性的。其实这就是一种群发的方式，实现了一对一精准发送的一个效果。我们前面有跟大家说，我们在发邮件的时候，可以同时设置八次的自动跟进，对吧？就是比方说我们今天发完了这封邮件之后，我们在这里可以设置发完邮件后的八次跟进。就是比方说我们发完今天发完邮件了，我们需要在两天后自动跟进一次，再需要在五天后自动跟进一次，我们可以设置八次的自动跟进。那么要怎么设置呢？我们点击底部红色这个按钮旁边的一个小箭头，在弹出的这里我们可以看到，这里有一个tracking，tracking下面有一个叫什么opens和clicks，代表什么呢？就是说我们是否要追踪这个邮件是否被open打开过，是否被点击click过，对吧？如果说我们需要跟踪的话，我们就在这里打勾就可以了。需要跟踪打勾之后，当邮件被打开或者是邮件被点击之后，我们就能够看到这个跟踪记录。接着在action这里，我们选择send details，因为我们的行为，我们的这个动作就是要发送邮件，所以我们就直接选择这个sand emails就可以了。接下来的重点，就是下面的这个out follow up，就是自动跟进。这里我们跟大家插一句，我们可以看到顶部这里有一个sand test email，这里是我们的一个机妙邮箱。那就相当于我们待会儿发送的时候，我们刚才收件人是刚才调用了我们表格中的收件人，那发件人的话就是我们这个g mail邮箱。我们还有另外一种方式。因为有一些朋友的话，可能为了体现自己的专业度，可能就是说需要用到自己的公司邮箱来进行发送。在这里，我们也是可以设置为公司邮箱来发送的。所以就是说无论你用公司邮箱发送，还是用gmail邮箱发送都是可以。好的，我们接着来看底部的这个out follow up自动编辑。我们可以看到底部这里有一个stage one stage when的意思就是我们第一封跟进邮件，我们可以勾选一下，我们打勾之后这里就亮了。他会有a if no reply，然后是after two days。就是说如果我们今天发送这封邮件后，no reply没有收到回复after two days，就是说两天后没有收到回复，那么我们就可以设置一次自动跟进的邮件。我们自动跟进的邮件内容就可以写在这里，写在底部的这个框框中。具体的邮件内容我们可以自己根据自己的实际情况来相对应的写。我们再往下拉，它有一个stage two。Stage two的意思顾名思义就是第二次跟进。第二次跟进我们也是同样选择，if no reply, 如果没有回复，after five days就是五天后。如果五天后还没有回复，那我们就跟进发送第二封跟进邮件。这个五千还有2000的话，都是我们自己可以自主设置的。我们可以设置三天后、四天后、两天后、五天后都无所谓的，我们根据自己的实际需求来进行设置。再往下的话就是state three，state four thirty five six seven eight, 总共的话我们可以跟进八次。那时间日期我们就根据自己的实际需求来进行写就可以了。那么我们依次类推，写完这八次我们就可以点击发送了。我们设置完之后，它会自动保存在这个系统里的那我们直接点击这个红色的发送，它就会自动发送。自动发送之后它就会根据我们设定的时间来进行后续的八次的自动跟进。这里我们也可以不设置八次，我们可以设置，比方说我们就跟进三次，就跟进四次。后面的比方说我们跟进三次，我们就写到stage three就可以了。跟进四次你就写到stage four就可以了。跟你八次你就写完这八次。那还有一种情况是什么呢？就是有的朋友他可能跟进了八次，跟进了八次之后他还想再跟进八次。因为我这一次设置的话只可以设置八次。那如果他还想再给你八次的话，那我们就要需要再设置另外一轮的八次。如果另外一轮八次还不够的话，那他还需要再来八次，那我们一次以一次类推的这样来操作就可以了。好的，那我们现在就点击底部的这个红色的按钮，它就会帮我们自动发送邮件。我们可以看到底部左侧这里有一个弹出来一个黑的对话框。他这个信息如果说我们发送的时候出现了一些问题的话，出现了错误。他这个对话框中会给我们出现错误的发送提示的那如果没有错误的提示的话，我们就成功的发送了。那现在我们这个邮件是已经成功的发送了。因为我们刚才写的那四条信息，我们没有放入自己的一个邮箱信息，所以我没有办法测试我收到的邮件是什么样子。我们现在再来到刚才的那个客户列表，就是我们刚才那个测试邮件那个表格，我们加一条自己的信息。这样子我们就可以测试一下，看像我们刚才自己收到的邮件是什么样子。好，我们就在这里写上一条自己的信息，就是邮箱是自己的就可以了。然后看一下我这里的名字，就写了外貌，然后subject的这里我就写了this is for tasty。我们待会儿来看一下收到的是不是这个内容这里的话我们就直接WWWOK我们来进行测试一下。我们来到g mail邮箱，按刚才的方式还是导入了。然后你看现在这个数字就变成五了，因为我加了一条，然后用刚才的方式把所有的参数调进来之后，我们这次就是因为要测试，就不写那个八次设置了，我们直接点底部的这个红色按钮进行发送。好，我们看到左侧这里已经有发送的一个进程的提示。好，我们看到已经发送成功了。我们来到自己的邮箱，我们点击收件箱，这里我们可以看到这里有一个我，这个我就是因为我输入的自己邮箱，所以它会出现一个我，我们点击一下。好，这里我们看一下我们刚才是什么，邮件主题是this is for testing，然后内容是这个？我们刚才名字写的外贸对吧，所以他这里就是dear外贸。所以大家可以看到如果你发给客人的话，客人收到是什么样子的。好了，今天主要内容就介绍到这里了，希望这个视频对大家有所帮助。后期我们会给大家介绍更多的外贸开发的一些技能和技巧。如果大家对外贸这一块比较感兴趣的话，希望大家能够持续关注。后期我们会给大家介绍一种自己搭建客户开发系统的一个方法。因为目前市面上客户开发系统的话，大概的价格都是要万元以上。而且他们都是有使用期限的，一般期限都是审计一年。那一年过后，如果说你想要再使用的话，就需要付费或者是重新购买一些其他的软建这样子。当我们如果学会了自己来搭建一个客户开发系统的话，我们就没有这个金钱和使用期限的限制了。我们可以随时随地想要开发的时候，就自己把这个系统搭建起来，开发就可以了，能够实现一种比较自由的状态。好了，今天就到这里了，各位小伙伴再见。 英文右键贼好用的高品质。Just clarify动作，澄清一些不清楚的事情，避免误解。Just to clarify, the client wants us to change the class, room and adult. 需要澄清一下，客户需要改的是配色和字体。Conversely相反的，便于观点成熟的转折。Conversely, if you fail, give me line, we will compromise our company's reputation. 相反，如果不按时完成，将损害公司声誉。On sign out, 顺带说一句，用作补充陈述其他信息。On sign out, we receive positive feedback from the client on our ladies proposal. 顺带一句，我们收到客户对最新方案的积极反馈。Or separately separately, we need to discuss the process project and a tom light next week. 我们下周要讨论项目的预算和时间线。 第一章 建立业务关系 第三节 撰写调查客户资信的信函 同步精品课堂 《外贸商函》 （高教版2025-教学改革成果教材） Contects 教学目标 教学重难点 情景导入 教学内容——任务实施 教学内容——知识链接 知识巩固 课堂小结 课后作业 教学目标 了解客户资信信函的写作思路。 熟悉买方资信信函的常用词组和句型。 知识目标 能撰写调查卖方资信的信函。 能理解调查卖方资信信函的常用词组和句型。 能力目标 具备开拓精神、商务礼仪素养，树立良好的沟通协调和创新意识 素质目标 教学重难点 理解调查买方资信信函的常用词组和句型 掌握卖方资信信函的常用词组和句型 教学重点 撰写调查卖方资信的信函 教学难点 课前导入 外贸开发信技巧 tips 课前导入 英文邮件贼好用的高频词 小tips 教学内容——任务实施 为了尽可能规避风险，有必要对对方的资信进行相应的调查。资信调查是指通过书面或邮件向有关 方面调查贸易对象的财务状况、信用、声誉和经营模式等方面的信息。销售经理Matt Li 让王海伦给苏格兰皇家银行(the Royal Bank of Scotland)发送一封调查美国ABC公司资信的邮件，给巴克莱银行(Barclays Bank) 发送一封调查英国亚历山大贸易公司资信的邮件，以便顺利开展后续业务。 任务背景： 思考：调查客户资信信函的写作思路是什么呢？ 教学内容——任务实施 写作思路的梳理 【Step1】 思考调查客户资信信函的写作思路 接到销售经理Matt Li的任务后，王海伦查阅和参考了之前经理写的调查客户资信的信函，对资信调查 的邮件进行了写作思路的梳理。 开头部分：陈述写信目的。 中间部分：表述资信调查的细节和理由。 结尾部分：保证保密并表达感谢。 教学内容——任务实施 梳理好了调查客户资信信函的写作思路，王海伦开始撰写调查美国ABC公司资信的邮件，并发送给 买方指定银行苏格兰皇家银行(the Royal Bank of Scotland)。 【Step 2】撰写调查买方资信的信函 From:Helen Wang<helenwang@BCD.com> To:Jacky Hall<jackyhall@**.com> Date:2024-02-0814:05:17 Cc:Matt Li<mattli@BCD.com> Bcc: Subject:Credit Investigation of ABC Company Attachment: Dear Sirs,   We have received a large order from ABC Company,Las Vegas,USA.You are referred as the reference bank.We would therefore appreciate it if you would provide us with information about the business standing of the above-mentioned fim Will you please be good enough to obtain for us the financial standing and other information we need? Any information that you may provide for us will be treated in strict confidence   Thank you in advance.   Yours faithfully,   Helen Wang Sales Assistant BCD Trading Company Add:**Yinfeng Road,Ningbo,China Tel.:0086-574-893223** Fax,;0086-574-893223** E-mail;helenwang@BCD.com 教学内容——任务实施 (1)investigate [m'vestgert]v.调查，研究 (2)order ['ɔ:də(r)]n.订单；v.订购；下订单 (3)provide [prə'vard]v.提供，供应 (4)standing ['staendm ]n.状况 (5)mention ['menʃn ]v.提到， 说起 (6)obtain[əb'tem]v.获得 (7)treat [tr:t]v.对待，处理 (8)strict [strkt ]adj.精确的， 严格的 (9)confidence ['kpnfidons]n.信任，保密 【Step 2】撰写调查买方资信的信函 教学内容——任务实施 【Step 3】理解调查买方资信信函的常用词组和句型 1.We have rcceived a large order from ABC Company,Las Vegas,USA. 我方已收到来自美国拉斯维加斯ABC公司的一个大订单。 2.You are referred as the reference bank . 你方被推荐为证明银行。 教学内容——任务实施 【Step 3】理解调查买方资信信函的常用词组和句型 3.We would therefore appreciate it if you would provide us with information about the business standing of the above-mentioned firm. 若蒙贵方提供上述公司的经营状况信息，我方将不胜感激。 重点词组：provide sb.with sth.意为“向……提供……”,类似的表达有：supply sb.with sth.,fumish sb.with sth.,offer sb.sth.,supply sth.to sb.,furnish sth.to sb.,provide sth.for sb.,offer sth.to sb.等 。 教学内容——任务实施 【Step 3】理解调查买方资信信函的常用词组和句型 4.Will you please be good enough to obtain forus the financial standing and other information we need? 请您为我方提供我方需要的财务状况和其他信息，好吗? 5.Any information that you may provide for us will be treated in strict confidence. 任何你方提供的信息都将得到严格的保密。 重点词组：in strict confidence意为“严守秘密，作为绝对机密”。 教学内容——任务实施 【Step 4】撰写调查卖方资信的信函 调查卖方资信信函的写作思路和调查买方资信信函的是一样的，王海伦接着开始撰写调查英国亚历 山大贸易公司的邮件，并发送给BCD 贸易公司指定的银行巴克莱银行(Barclays Bank)。 From:Helen Wang<helenwang@BCD.com> To:Lucy Smith<lucysmith@**.com> Date:2024-02-0815:25:47 Cc:Matt Li<mattli@BCD.com> Bcc: Subject:Credit Investigation ofAlexander Trading Company Attachment: Dear Ms.Smith,   Alexander Trading Company in England has written to us that they are the leading supplier of textiles and wish to establish business relations with us.As we have no business relations with them before,we should be most grateful for any information you may provide,   1.How long have you been in business relations with this company? 2,What is their credit limit in your bank account? 3.How is the quality of their products? 教学内容——任务实施 (1)supplier [sə'plarə(r)]n.供应商 (2)grateful ['grertfl]adj.感激的，感谢的 (3)credit ['kredit]n.信用 (4)limit['lmit]v./n.限制，界限 (5)quality ['kwolot]n.质量，品质 (6)advance [əd'va:ns]v. 将……提前；adj.预先的 【Step 4】撰写调查卖方资信的信函 教学内容——任务实施 【Step 5】理解调查卖方资信信函的常用词组和句型 1.Alexander Trading Company in England has written to us that they are the leading supplier of textiles and wish to establish business relations with us. 英国的亚历山大贸易公司已经写信给我方，声称它是一家纺织品的大供应商，并愿意与我方建 立贸易关系。 教学内容——任务实施 【Step 5】理解调查卖方资信信函的常用词组和句型 2.As we have no business relations with them before,we should be most grateful for any information you may provide. 因为之前我们从未有过贸易关系，对于你方提供的任何信息我方都会很感激。 重点词组：be grateful to sb.for sth. 意为“为某事感激某人”,类似的表达有：be obliged to sb.for sth.等 。 教学内容——任务实施 【Step 5】理解调查卖方资信信函的常用词组和句型 3.What is their credit limit in your bank account? 他们在贵银行账户的信贷限额是多少? 重点词组：credit limit意为“信贷限额”,类似的表达有：credit line等 。 教学内容——知识链接 资信调查是了解企业或个人信用状况的重要环节，其渠道多种多样，以下是一些较为基础、权威的资 信调查渠道： 一 、资信调查的渠道 (1)银行(bank)。 (2)商会或有关的行业公会(chamber of commerce)。 (3)咨询机构(inquiry agencies)。 (4)中国的驻外商务机构(Chinese commerce agencies in foreign countries)。 (5)外国的驻华商务机构(foreign countries'commerce agencies in China)。 教学内容——知识链接 为了确保企业交易的安全，在交易之前对交易合作的对方进行资信调查是防范风险的重要环节。根 据交易对象、内容、性质及目的的不同，资信调查的内容有所不同。主要包括以下几个方面： 二 、资信调查的内容 (1)财务状况(financial standing)。 (2)信用(credit)。 (3)声誉(reputation)。 (4)业务模式(business methods)。 (5)管理能力(management capacities)。 知识巩固 【题目一】王海伦撰写资信调查邮件时，信件开头部分的核心作用是：（ ） A. 表达感谢 B. 陈述写信目的 C. 说明保密条款 D. 提供联系方式 【答案】：B 【解析】：根据写作思路，开头部分首要功能是“陈述写信目的”。 知识巩固 【题目二】调查美国ABC公司资信的邮件发送给了哪家银行？ A. Barclays Bank B. HSBC C. The Royal Bank of Scotland D. Citibank 【答案】C 【解析】发送给苏格兰皇家银行。 知识巩固 【题目三】在调查ABC公司的邮件中，王海伦称呼对方为：（ ） A. Dear Mr. Hall B. Dear Sirs C. Dear Madam D. Dear Sir or Madam 【答案】B 【解析】邮件正文首句为“Dear Sirs”。​ 知识巩固 【题目四】“provide sb. with sth.”与下列哪一组表达意义最接近？ A. supply sb. for sth. B. furnish sb. with sth. C. offer sb. to sth. D. give sb. for sth.​ 【答案】B 【解析】文档指出“furnish sb. with sth.”与其同义。 知识巩固 【题目五】下列哪一项不是资信调查的渠道？ A. 银行 B. 商会 C. 竞争对手 D. 咨询机构 【答案】C 【解析】文中列出的渠道不包括“竞争对手”。 知识巩固 【题目六】“in strict confidence”在邮件中的含义是：（ ） A. 公开透明 B. 严格保密 C. 尽快回复 D. 仅供参考 【答案】B 【解析】解释该短语意为“严守秘密”。 知识巩固 【题目七】调查英国亚历山大贸易公司时，王海伦使用的称呼是：（ ） A. Dear Sir B. Dear Ms. Smith C. Dear Jacky Hall D. Dear Lucy 【答案】B 【解析】收件人邮箱前缀为 lucysmith，正文称呼“Dear Ms. Smith”。 知识巩固 【题目八】资信调查内容通常不包括：（ ） A. 财务状况 B. 信用 C. 员工生日 D. 声誉 【答案】C 【解析】员工生日与资信无关。 课堂小结 兰皇家银行(the Royal Bank of Scotland)发送一封调查美国ABC公司资信的邮件，给巴克莱银行(Barclays Bank) 发送一封调查英国亚历山大贸易公司资信的邮件，以便顺利开展后续业务。 【Step 1】 思考调查客户资信信函的写作思路 【Step 2】撰写调查买方资信的信函 【Stcp 3】理解调查买方资信信函的常用词组和句型 【Step 4】撰写调查卖方资信的信函 【Step 5】理解调查卖方资信信函的常用词组和句型 课后作业 根据所讲内容和课本，梳理本节课知识点； 1 完成本节课的知识巩固练习； 2 预习下一节课的内容。 3 课后作业 Lavf58.29.100 Packed by Bilibili XCoder v2.0.2 Lavf58.29.100 Packed by Bilibili XCoder v2.0.2 $$