单元一 任务6 使用邮件合并（课件）-《办公应用基础》（高教版）同步精品课堂

1.6 使用邮件合并 办公应用基础 同步精品课堂 高等教育出版社 掌握国家标准《机械制图》中有关图幅、比例、字体图线等基本规定。 教学目标 一 理解邮件合并的功能和应用场景 熟练完成邮件合并的全过程 掌握修改数据源和设置显示格式的方法 教学重难点 二 邮件合并的操作流程和步骤 “插入合并域”的操作方法 理解主文档、数据源、合并域三者的关系 设置合并域的显示格式 上网查资料、和朋友视频聊天、玩网络游戏 导入新课 三 如果要手动一份一份地制作这些文档，会有什么问题？有没有更高效的方法来完成这些任务呢？ ①1946年2月由宾夕法尼亚大学研制成功的ENIAC是世界上第一台电子数字计算机。“诞生了一个电子的大脑” 致命缺陷：没有存储程序。 新知讲授 四 1、邮件合并是文字处理软件中的一项高级功能，将内容固定的主文档与包含大量变量信息的数据源批量合并，从而快速生成一系列内容相似但具体信息不同的个性化新文档。 2、核心功能： 高效、准确地进行批量文档处理，避免重复劳动和人为错误。 3、典型应用场景： ◦ 办公文书： 制作录取通知书、员工工资条、会议邀请函、公司贺卡。 ◦ 教育领域： 生成学生成绩报告单、获奖证书、家长告知书。 ◦ 商务活动： 制作客户信函、产品推销函、招标书封面。 ◦ 日常生活： 批量打印信封、座位卡、准考证等。 一、邮件合并 ①1946年2月由宾夕法尼亚大学研制成功的ENIAC是世界上第一台电子数字计算机。“诞生了一个电子的大脑” 致命缺陷：没有存储程序。 新知讲授 四 4、邮件合并的三大元素 ① 主文档 • 定义： 包含所有固定不变内容和合并域占位符的Word文档。 • 内容： ◦ 固定文本： 每一份生成文档中都相同的部分。 ◦ 合并域： 插入在固定文本中的特殊占位符，用于标记从哪里插入可变信息。 • 文件类型： 通常是 .docx 文件。 ①1946年2月由宾夕法尼亚大学研制成功的ENIAC是世界上第一台电子数字计算机。“诞生了一个电子的大脑” 致命缺陷：没有存储程序。 新知讲授 四 ② 数据源 • 定义： 存储所有可变信息的数据文件。 • 结构： ◦ 记录： 数据源中的每一行（不包括标题行），代表一个独立的个体或事件。 ◦ 域/字段： 数据源中的每一列，代表一类特定的信息。第一行必须是标题行，用于定义每个字段的名称。 • 常见类型： ◦ Microsoft Excel 工作表 (最常用)。 ◦ Microsoft Access 数据库 ◦ Word 表格 ◦ 文本文件 (TXT/CSV) • 关键： 数据源与主文档是相互独立的文件。修改数据源后，主文档中的合并结果可以更新。 ①1946年2月由宾夕法尼亚大学研制成功的ENIAC是世界上第一台电子数字计算机。“诞生了一个电子的大脑” 致命缺陷：没有存储程序。 新知讲授 四 ③ 合并域 • 定义： 插入到主文档中的特殊指令，它充当一个占位符，指向数据源中特定的列（字段）。 • 显示形式： 在Word中通常显示为双尖括号括起来的字段名，这些符号在打印时不会出现。 • 作用： 告诉邮件合并引擎：“请在这里插入数据源中当前记录的‘姓名’字段的值”。 5、邮件合并的基本流程 创建主文档 → 选择数据源 → 插入合并域 → 预览结果 → 完成合并 ①1946年2月由宾夕法尼亚大学研制成功的ENIAC是世界上第一台电子数字计算机。“诞生了一个电子的大脑” 致命缺陷：没有存储程序。 新知讲授 四 6、任务实施 (1) 创建“邀请函一数据源.docx”,文档中的内容如图1-100所示。 (2)创建“邀请函一主文档.docx”,文档中的内容如图1-101所示。 ①1946年2月由宾夕法尼亚大学研制成功的ENIAC是世界上第一台电子数字计算机。“诞生了一个电子的大脑” 致命缺陷：没有存储程序。 新知讲授 四 (3)合并文档。 ①选择“信函”，操作方法如图1-102所示。 ②选择收件人，操作方法如图1-103所示。 ①1946年2月由宾夕法尼亚大学研制成功的ENIAC是世界上第一台电子数字计算机。“诞生了一个电子的大脑” 致命缺陷：没有存储程序。 新知讲授 四 ③插入合并域。 操作方法如图1-104所示，效果如图1-105所示。 ④预览结果。预览效果如图1-106所示。 ①1946年2月由宾夕法尼亚大学研制成功的ENIAC是世界上第一台电子数字计算机。“诞生了一个电子的大脑” 致命缺陷：没有存储程序。 新知讲授 四 ⑤完成并合并。操作方法如图1-107所示，最终会生成一个新文档，该文档包含了所有发给家长的邀请函，如图1-108所示。 (4)保存合并结果。 完成邮件合并后，将生成的邮件合并新文档另存为“邮件合并一结果.dox”。 ①1946年2月由宾夕法尼亚大学研制成功的ENIAC是世界上第一台电子数字计算机。“诞生了一个电子的大脑” 致命缺陷：没有存储程序。 新知讲授 四 1、在邮件合并过程中，修改数据源指的是对已与主文档建立链接的原始数据文件进行内容或结构的更改，并在Word中更新这一变化，从而使合并结果同步更新的操作。 2、修改数据内容 二、修改数据源 ①1946年2月由宾夕法尼亚大学研制成功的ENIAC是世界上第一台电子数字计算机。“诞生了一个电子的大脑” 致命缺陷：没有存储程序。 新知讲授 四 1、指通过添加特定的格式开关，控制从数据源插入到主文档的合并域数据的最终显示形式，而不改变数据源中的原始值。 2、核心原理：域代码与格式开关 ① 域代码 ： ◦ 合并域 «奖金» 在Word中的本质是一个域。 ◦ 其背后的代码是 { MERGEFIELD 奖金 }。 ◦ 我们通过修改这段代码来控制域的显示格式。 ② 格式开关 ： ◦ 格式开关是添加到域代码中的特殊指令，以反斜杠 \ 开头，用于指定格式。 数字图片开关 (\#)： 用于定义数字、货币等数据的显示格式。 日期-时间图片开关 (\@)： 用于定义日期和时间的显示格式。 三、设置显示格式 ①1946年2月由宾夕法尼亚大学研制成功的ENIAC是世界上第一台电子数字计算机。“诞生了一个电子的大脑” 致命缺陷：没有存储程序。 新知讲授 四 1. 先准备好带有数据的Excel文件和Word模板。 2. 打开Word文档，选择“邮件”选项卡，点击“选择收件人”，然后选择“使用现有列表”，接着添加Excel文件作为数据源。 3. 在Word模板的指定位置，利用“邮件”选项卡中的“插入合并域”功能，将Excel中的字段逐一插入。 4. 最后，选择“完成并合并”，可以编辑单个文档或直接合并所有文档。 四、邮件合并操作——将Excel中的数据快速整合到Word文档 师生互动 五 制作班级学生的奖状: 创建一个新的 Word 文档作为主文档，输入奖状的基本内容，如 “《学生姓名》同学：在本学期的学习中，表现优秀，荣获‘学习之星’称号，特发此状，以资鼓励！” 并设置好字体、字号、段落格式等。然后打开 Excel 软件，创建一个数据源表格，包含学生的姓名、学号等信息。 随堂练习 六 1. 数据源只能是Excel文件。（ ） 答案：× 解析：数据源不仅可以是Excel文件，还可以是多种其他格式和来源，例如： 数据库：如MySQL、Oracle、SQL Server等。CSV文件：逗号分隔值文件，常用于数据交换。 JSON文件：JavaScript对象表示法文件，常用于网络数据传输。XML文件：可扩展标记语言文件，用于数据存储和传输。在线数据源：如Web API、在线数据库等。其他电子表格软件：如Google Sheets等。 随堂练习 六 2. 在Excel中修改了数据源后，回到Word中需要执行 ________ 操作，更新结果才会显示出来。 答案：刷新 解析：具体步骤如下： 1. 在Word中，选择包含链接数据的表格或图表。 2. 点击“数据”选项卡（如果使用的是链接的Excel表格）或“图表工具”中的“设计”选项卡（如果使用的是链接的Excel图表）。 3. 在功能区中找到“刷新”按钮并点击它，或者使用快捷键 Alt + F5 来刷新数据。 随堂练习 六 3. 如果只想合并生成“班级”为“计算机1班”的记录，应该使用邮件合并中的 _______ 功能。 答案：筛选 解析：在Word中启动邮件合并向导；选择数据源（如Excel文件）；在邮件合并向导中，选择“编辑收件人列表”；在弹出的“邮件合并收件人”对话框中，点击“筛选”按钮；在“筛选”对话框中，设置筛选条件，例如选择“班级”字段，并设置条件为“等于”“计算机1班”；点击“确定”应用筛选条件，只有符合条件的记录会被选中用于邮件合并。 随堂练习 六 4. 想要让合并域《奖金》显示为两位小数的货币格式（如￥2，500.00），需要修改其 ________。 答案：格式 解析：在邮件合并过程中，插入合并域《奖金》；选中插入的合并域《奖金》； 在“邮件”选项卡中，找到“更新标签”按钮（或类似功能的按钮）；点击“更新标签”按钮，选择“编辑域”；在“域”对话框中，选择“数字”类别；在“数字格式”框中，选择“货币”格式，并设置小数位数为2，货币符号为￥；点击“确定”应用格式。 课堂小结 七 谢谢 $$