专题11：数据处理（讲义）-《Office 2010办公软件》（高等教育出版社第4版）高考备考讲练测（湖南省）

专题11：数据处理（讲义） 《Office 2010办公软件》专题复习讲练测 [考纲要求] 1：能在实例中对工作表的数据进行排序、筛选和分类汇总。 2：能在实例中对工作表的数据使用数据局透视表和数据透视图进行分析和处理。 [课时安排] 2课时 [知识梳理] 1.数据排序 排序是对工作表中的数据进行重新组织安排的一种方式。Excel可以对整个工作表或某个选定的单元格区域进行排序。可以根据一列或多列的内容按升序或降序对数据进行排序。 （1）按升序排序 操作如下： ①在排序的数据列中单击任意单元格； ②“数据”选项卡→“排序和筛选”组→单击“升序 ”按钮。 （2）按降序排序 ①在排序的数据列中单击任意单元格； ②“数据”选项卡→“排序和筛选”组→单击“降序 ”按钮。 （3）自定义排序 Excel中对数据排序不但可对列排序，也可对行排序。当进行列排序时，可改变行的顺序，列的顺序不变；当进行行排序时，可改变列的顺序，行的顺序不变。在自定义排序下，可指定排序的关键字，最多可指定三个，同时也可指定关键字按升序或降序排序。 操作步骤： ①在需要排序的数据中，单击任意单元格； ②单击“数据”选项卡→“排序”命令，打开“排序”对话框； ③在“主要关键字”和“次要关键字”下拉列表框中，单击需要排序的列。 ④选定所需的其他排序选项，然后单击“确定”按钮。如果需要按行排序，单击“选项”按钮，出现“排序选项”对话框，选定“按行排序”，再按步骤③～④操作即可 2.数据筛选 （1）自动筛选（一种快速的筛选方式） 操作方法： ①在数据清单中选择一个单元格； ②单击“数据”选项卡→“排序和筛选”组→“筛选”按钮，每个字段名单元格的右下角将出现下拉按钮，单击其中的某个下拉按钮，将出现下拉菜单（筛选器）。 下拉菜单（筛选器）中的筛选方式： ①升序、降序以及按颜色排序； ②筛选出一个固定值； ③“数字筛选”级联菜单包括有等于、不等于以及自定义筛选等筛选方式。 【注意】 ①如果该列数据是文本型数据，则该级联菜单将变成“文本筛选”级联菜单； ②如果在“数字筛选”级联菜单中选择“10个最大的值”，将出现“自动筛选前10个”对话框。 （2）高级筛选 操作步骤： ①定义筛选的条件； ②单击“数据”选项卡→“排序和筛选”组→“高级”按钮，将出现“高级筛选”对话框。 ③在对话框中确定“列表区域（确定数据源）”“条件区域（确定筛选条件的位置）”“复制到（确定筛选结果的显示位置）”。 怎样定义高级筛选的条件区域？ ①字段名均写在条件区域第一行； ②条件区域的第二行开始写条件式（以=、>、<等开头的式子）； ③条件式在同一行表示“与”，在不同行表示“或”。 3.分类汇总 （1）为数据进行分类汇总 ①定义：对同类数据进行求和、求平均值、计数、求最大值、求最小值等汇总运算； ②要求：进行分类汇总之前，必须首先要以分类的字段作为主关键字进行排序； ③“分类汇总”的对话框：单击“数据”选项卡→“分级显示”组→“分类汇总”按钮，将出现“分类汇总”对话框。 （2）删除插入的分类汇总表 当在数据清单中清除分类汇总时，Excel同时也将清除分级显示和插入分类汇总时产生的所有自动分页符。 具体操作步骤： ①在含有分类汇总的数据清单中，单击任意单元格； ②单击工具栏上的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框； ③单击“全部删除”按钮。 4.数据透视表 （1）定义：透视表是按主次多个字段进行的分类汇总。 （2）组成： ①报表筛选字段：是指按页方向显示汇总数据，即一个类别对应一页数据； ②列标签字段：是指按列方向显示汇总数据，即一个类别对应一列数据； ③行标签字段：是指按行方向显示汇总数据，即一个类别对应一行数据； ④数值字段：该字段的数据是用来进行求和、求平均值、计数、乘积等汇总的。 （3）建立数据透视表的步骤 ①在数据清单中选定一个单元格，单击“插入”选项卡→“表格”组→“数据透视表”下拉菜单→“数据透视表”命令，将出现“创建数据透视表”对话框。 ②在“创建数据透视表”对话框中“表/区域”框中确定数据区域，再选择放置数据透视表的位置“新工作表/现有工作表”，单击“确定”按钮，将在工作表右侧出现创建透视表的任务窗格。 ③在“数据透视表字段列表”任务窗格中，根据需要拖动上方字段列表中的字段名到下方相应的报表筛选、行列标签及数值区域中，完成数据透视表的创建。 （4）建立数据透视图的步骤 ①在数据清单中选定一个单元格，单击“插入”选项卡→“表格”组→“数据透视表”下拉菜单→“数据透视图”命令。 ②在“数据透视表及数据透视图”对话框中，确定数据区域以及防止数据透视图的位置，单击“确定”按钮，此时将出现数据透视表相关的窗口和任务窗格。 ③在任务窗格中，根据需要拖动上方字段列表中的字段名到下方相应的报表筛选、图例字段及轴字段区域中，同时完成数据透视表和数据透视图的创建。 [真题练讲] 1.（2021年高考真题）Excel2010中，小李需要对员工成绩进行分析处理，结果如图1所示，要求将平均成绩设置为保留到小数点后2位；根据总成绩计算排名；按照部门对员工总成绩进行分类汇总。 操作步骤如下： （1）将平均成绩设置为保留小数点后2位：打开员工成绩表，选中平均成绩列，右击鼠标，选择“设置单元格格式”菜单。弹出如图2所示的对话框，选择“数字”选项卡中的“ ① ”分类，设置小数位数为2，单击确定“按钮”。 A.数值 B.文本 C.货币 D.科学记数 （2）根据总成绩计算排名：单击I2单元格，输入公式：“ ② ”,按回车键即可计算出该员工总成绩在所有培训员工总成绩中的排名，将鼠标移至该单元格的右下角，当鼠标变成十字形光标，按住鼠标左键并拖动到合适位置即可得到其他员工总成绩的排名情况 A.=RANK（G2,G2;G19） B.=RANK（G2,$G$2;$G$19） C.=RANK（G2,$G2;$G19） D.=RANK（G2,A2;H19） （3）对数据排序：将光标定位于数据区域中任一单元格，依次单击“数据”菜单→“排序”，打开“排序”对话框，如图3所示。“主要关键字”选择“ ③ ”，“排序依据”选择“数值”，“次序”选择“升序”，最后单击“确定”按钮。 A.部门 B.编号 C.姓名 D.总成绩 （4）根据部门对员工总成绩进行分类汇总：将光标置于数据区域中任一单元格，依次单击“数据”菜单→“分类汇总”，弹出如图4所示的对话框，“分类字段”选择“部门”“汇总方式”选择“ ④ ”，“选定汇总项”选择“总成绩”，最后单击“确定”按钮。 A.求和 B.计数 C.平均值 D.最大值 【答案】①A ②B ③A ④C 【解析】本题考查设置单元格格式、公式与函数、数据排序、分类汇总多个方面的知识点。 2.（2019年湖南高考真题）在Microsoft Excel 2010中，要求对学生成绩表中“总分成绩”从高分到低分进行排序。 操作步骤是： （1）在如图5所示的界面中，单击“总分成绩”列中任一单元格，依次单击“ ① ”菜单→“ ② ”。 （2）在弹出的“排序”对话框中，“主要关键字”选择“总分成绩”； （3）“排序依据”选择“ ③ ”； （4）“次序”选择“ ④ ”，最后单击“确定”按钮。 【答案】①数据 ②排序 ③数值 ④降序 【解析】本题考查数据排序的操作。 [限时练习] 1.用“高级筛选”方式从Excel/WPS电子表格工作表中筛选数据时，在条件区不同行输入的多个条件是（ ） A.“与”关系 B.“或”关系 C.“非”关系 D.计数 【答案】B 【解析】“高级筛选”方式从Excel工作表中筛选数据时，只要利用其中任意行的条件即可，所以是“或”关系。 2.要快速找出成绩表中 “数学” 成绩大于 90 分的学生记录，最简捷的方式是（ ） A. 自动筛选 B. 高级筛选 C. 分类汇总 D. 数据排序 【答案】A 【解析】自动筛选可直接对 “数学” 列设置 “大于 90” 的筛选条件，快速筛选出符合记录，操作简便；高级筛选需设置条件区域，相对复杂；分类汇总用于数据汇总，数据排序是调整顺序，均不满足 “找符合条件记录” 需求，所以选 A。 3.分类汇总的首要操作是（ ） A. 直接点击 “分类汇总” 按钮 B. 对分类字段进行排序 C. 插入汇总行 D. 设置汇总方式 【答案】B 【解析】分类汇总需先按分类字段（如 “班级” ）排序，让相同分类的数据集中，再进行汇总，否则汇总结果会混乱 4.对学生成绩表按 “班级” 分类汇总 “数学” 平均分，汇总结果中，每个班级显示的是（ ） A. 该班级数学成绩的平均分 B. 该班级数学成绩的总分 C. 该班级的学生人数 D. 全班数学成绩的平均分 【答案】A 【解析】按 “班级” 分类汇总 “数学” 平均分，逻辑就是计算每个班级内部数学成绩的平均值 5.要找出 “语文> 90” 且 “数学 > 90” 的学生记录，又要让这些记录按 “英语” 成绩升序排列，正确操作顺序是（ ） A. 先数据排序（英语升序），再自动筛选（语文、数学条件 ） B. 先自动筛选（语文、数学条件 ），再数据排序（英语升序 ） C. 先高级筛选，再分类汇总 D. 先分类汇总，再数据排序 【答案】B 【解析】需先筛选出符合 “语文> 90 且数学 > 90” 的记录（用自动筛选 ），再对筛选出的记录按 “英语” 升序排序 6.自动筛选中，筛选条件 “包含 ‘李’ 字” 可用于（ ）列数据 A. 数值列 B. 文本列 C. 日期列 D. 任意列 【答案】B 【解析】“包含 ‘李’ 字” 是文本匹配条件，适合文本列（姓名、班级名称等 ）；数值列用大小、范围等条件；日期列用时间先后条件，所以选 B。 7.分类汇总时，汇总方式选择 “计数”，针对的是（ ） A. 计算分类字段的数量 B. 计算数值列的个数 C. 计算分类字段的求和 D. 计算数值列的平均值 【答案】B 【解析】分类汇总 “计数” 是对数值列（或指定列 ）统计非空单元格数量（如统计每个班级学生人数，对 “学号” 列计数 ） 8.自动筛选后，表格中隐藏的行（ ） A. 被永久删除 B. 只是被隐藏，可通过 “清除筛选” 恢复显示 C. 无法恢复 D. 会改变数据排序 【答案】B 【解析】自动筛选隐藏行是临时隐藏不符合条件的记录，点击 “清除筛选” 或 “全选” 筛选按钮，可恢复显示 9.高级筛选中，条件区域的设置规则是（ ） A. 条件写在数据区域内 B. 条件区域标题必须与数据列标题完全一致，条件写在标题下方 C. 条件区域可随意放置，无需与数据列对应 D. 只能设置一个条件 【答案】B 【解析】高级筛选要求条件区域标题与数据列标题精准匹配（字段名一致 ），条件写在标题行下方 10.已对数据进行分类汇总（按 “部门” 分类汇总 “工资” 平均值 ），若要查看每个部门的详细数据和汇总数据，应（ ） A. 点击分类汇总左侧的 “+”“-” 符号 B. 重新进行分类汇总 C. 使用数据筛选 D. 制作数据透视表 【答案】A 【解析】Excel 中分类汇总后，左侧会出现分级显示符号（“+”“-” ），点击 “+” 展开查看部门内详细数据，点击 “-” 折叠只看汇总数据 [内容小结] 1.本节对Excel 2010中数据的处理进行了详细的讲解，分析历年来的高考真题，本节知识点尤为重要，多次出现过基本操作和综合应用类的题型，希望同学们在课后利用计算机多次操作，已达到熟练的境地。 2.考点：数据排序、分类汇总。 3.高频考点：数据排序、筛选、使用数据透视表和条件格式化； 4.重难点分析：数据透视表是一个非常强大的工具，用于数据汇总、分析和呈现，但设置和优化数据透视表可能会涉及到很多选项和设置，对初学者来说可能较为复杂。 学科网（北京）股份有限公司 $$