第一讲 文书处理（课件）-山东省春季高考（公共服务与管理类）考纲技能通

考纲技能通 技能模块4 文书处理与档案管理 第一节 文书处理 山东省春考《公共服务与管理类》 1 理解文书处理工作的原则； 技能目标：掌握收文、发文的基本程序； 掌握文书登记的项目、印制过程。 考纲要求 学习目标 在当今数字化、信息化高度发展的时代，文书处理贯穿于社会的各个领域，是保障组织高效运转的关键环节。大到政府决策的传达与执行，小到企业日常事务的安排与沟通，文书处理无处不在。 政策文件的起草、审核与发布，关系到民生福祉与社会发展。一份关于教育改革的政策文件，从起草时对教育现状的深入调研与分析，到审核过程中各部门的严格把关，再到发布后在各级教育机构的传达与执行，每一个环节都离不开严谨的文书处理工作。它确保了政策的准确传达与有效实施，推动着社会的进步。 由此可见，文书处理的重要性不言而喻。它是信息传递的桥梁，是决策制定的依据，是组织有序运行的保障。这门课程将深入探讨文书处理的奥秘，带领大家掌握这一关键技能，为未来的职业发展奠定坚实基础。 考纲技能通 (一)起草 1. 工作步骤: 领会意图，明确目的: 调查研究，获取材料； 总体构思，拟写提纲； 起草初稿，认真修改。 2.修改公文草稿，应从以下几个方面人手: 首先要从内容人手，检查观点是否正确；其次进行语言文字的加工锤炼； 第三，审查文稿格式。 发文处理基本程序 考纲技能通 (二)审核、签发 1.公文文稿签发前，应由发文单位(机构)办公厅(室)的负责人进行审核，为领导审批签发做好准备。 2.公文应当经本单位负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。 考纲技能通 发文处理基本程序 (三)复核、登记 1.文书复核的重点内容 (1)复核文稿审核程序是否完备规范，相关领导人是否审批，审批、签发手续是否完备无误， 审批意见是否明确。 (2)复核文稿中的材料是否齐全，附件是否完整。 (3)复核文稿内容、公文格式是否符合要求，需要标明密级、紧急程度的是否已标注。 考纲技能通 发文处理基本程序 2.文书登记的内容 登记是为了保存和管理文书，防止疏漏，便于检查和查找，方便文书的统计和催办，作为核对和交接文书的凭证。 发文登记的形式，主要用簿式登记。登记的项目主要有:顺序号、发文日期、发文字号、文件标题、密级、主送单位、 份数、备注等。 考纲技能通 发文处理基本程序 考纲技能通 发文登记薄格式 (四)印制、核发 文书印制的过程: 1.排版、打印 (1)公文用纸采用国际A4型:长297mm、宽 210mm。公文的排版一律采用从上到下、自左 向右横写横排(少数民族文字除外)。 (2)排版规格:正文用3号仿宋，每面22行，每 行28个字。 考纲技能通 发文处理基本程序 考纲技能通 (3)制版要求:版面干净，字迹清楚，尺寸标庄版心不斜，误差不超过1 mm。 (4)印刷要求:双面印刷，页码套正，两面误差不超过2 mm。 2.校对、装订 (1)根据定稿校订清样上的错字、漏字、多字； 规范字体、字号；检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否均匀，版面是否美观。检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。 发文处理基本程序 考纲技能通 (2)公文一律左侧装订装订时四边留出页 边，左右对称，上宽下窄。装订后的公文，要求保持页面的整洁、美观。 3.盖印 加盖印章要经过批准并按签发的份数盖印，盖印应盖在正文之后的落款与年月日上，用印要端正、清晰。 发文处理基本程序 收文处理基本程序 (一)签收、登记 1.签收: (1)收件人在对方的传递文书单或文簿上签字，目的是明确交接双方责任。 (2)步骤:1清点；2检查；3签字:在公文投递单上或文簿上签署姓名和日期。一般件注上年、月、日，急件注上年、月、日、时、分。 (3)确定拆封范围:1秘书应在授权范围内拆封文件；2在拆封之前要确定来件是否可以由自己拆封；3标明“×××亲启”或“保密”字样的收件，要经授权方可拆封，否则应当交给收 件人或有关人员处理。 考纲技能通 收文处理基本程序 2.登记 (1)对收进文书进行注册，目的是对收文数量进行统计以及今后的查考利用。 (2)形式:簿式登记和卡片式登记 (3)内容: 必须登记的文件、材料包括: ①上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件等。 ②下级机关请示性、报告性文件等。 ③重要的、带有密级的刊物、资料。 ④机关内部使用的文件、会议文件和影像文件等。 考纲技能通 收文处理基本程序 不必登记的文件、材料包括： ①各种公开的和内部不保密的出版物。 ②一般性的简报。 ③行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等。 (4)收文登记的两种主要方法 ①流水式登记法:将收到的文件按照时间顺序不分种类依次登记。好处是手续简便、环节少，缺点是不便查找。 ②分类式登记法:按文件的来源分门别类，可分上级来文登记、下级来文登记、平行机关来文登记等。优点是查找使用方便，是一种科学的公文管理方法。 考纲技能通 收文处理基本程序 (5)收文登记的作用: ①管理与保护文件，防止积压和丢失。 ②便于查找文件。 ③便于文件的统计。 ④提供凭据。 (6)填写收文登记簿 收文登记簿的项目主要有:顺序号、收文日期、 来文单位、文件标题、附件、密级、份数、签收人、归卷日期、备注等。 考纲技能通 收文处理基本程序 考纲技能通 收文登记簿格式 (二)初审、承办 1.初审 (1)初审:初审就是对收到的公文进行初步审核，以便转人承办环节。对不符合规定的公文，说明理由及时退回来文单位。 (2)初审的要点: ①审核该收件是否应当由本单位办理；②审核是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签； ③审核是否符合公文起草的其他要求； ④经审核不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。 2.承办:根据领导人对某一文件的批办意见，有关部门或人员对文件反应的情况或请示的工作等进行具体处理。 考纲技能通 收文处理基本程序 3.在承办批办性公文时，首先要提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部门办理。拟办意见要写在文件处理单上。 拟办:文秘人员对收文如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。 (1)提出的拟办意见要抓住中心，有针对性，考虑全面，切实可行，文字表述简洁精练； (2)拟办意见要写在文书处理单上，不可在文件上写、画； (3)署上拟办人姓名和日期； (4)提出拟办意见的同时，把有关资料和政策依据一并附上，供领导批办时参考。 (5)来文需与有关部门、单位沟通意见时，拟办前要了解清楚，商洽妥当。 考纲技能通 收文处理基本程序 考纲技能通 文件处理单 (三)传阅、催办、答复 1.传阅:两个以上人员或部门轮流看一份文件， 发挥文件效用。 (1)传阅的方法: 分送传阅:当一份文件需送几位领导和几个部门阅批，但文件份数少，又不允许复印和翻印或没有必要复印和翻印的时候，采用此方式。 ①先送第一应阅人，第一应阅人退回后再送第二应阅人，依次传阅。应阅人之间不横传文件，由文秘人员采用一送一退的方法直接传阅。 ②好处:避免文件积压和丢失。 ③原则:遵循先主办后协办、先办事后阅知的原则，分清主次，首先送给机关的主要领导、主管领导和承办部门，以使文件得到及时处理。 集中传阅:对于一些紧急而又简短的文件，可以利用领导集中学习和开会的机会在会前或会后集中传阅。 考纲技能通 收文处理基本程序 2.催办:文秘人员对文件办理情况进行督促、检 查，提醒有关人员加快办文速度，是解决文件 积压、加快公文运转的有效措施。 3.答复 (1)将公文的办理结果形成文字。 (2)将公文的办理结果及时答复来文单位，并 根据需要告知相关单位。 考纲技能通 文书处理基本程序 考纲技能通 文书处理工作的基本原则 考纲技能通 (一)实事求是 1.深入调查研究，掌握全面而真实的情况，充分 进行论证，广泛听取意见。这是拟制公文的事 实依据，是处理公文的基础和前提。 2.有的放矢，切实解决问题。 3.公文的材料及有关出处要确凿可靠。 (二)准确规范 1.准确规范是公文处理工作的质量要求。 2.公文及公文处理工作的质量，关系到公文效 用的有效发挥，是公文处理工作的重要基础。 文书处理工作的基本原则 考纲技能通 (三)精简高效 1.任何公文的处理，都要注意质量，控制发文量，有的放矢地解决问题。 2.文书处理必须遵循高效的原则，掌握公文的时效性，及时办理公文，提高工作效率。 (四)安全保密 维护公文处理工作的安全，首先要保证公文内容的安全；其次，要保证公文实体的安全。 文书处理工作的基本原则 考纲技能通 发文处理基本程序 考纲技能通 开幕词 发文处理基本程序包括那几步？ 课堂练习 1.起草 2.审核、签发 3.复核、登记 4.印制、核发 答案 1.起草 2.审核、签发 3.复核、登记 4.印制、核发 简答题 某公司收到一份政策性强、急需办理的文件，秘书小马应如何进行拟办工作？ 课堂练习 答案 (1)提前与各部门沟通，达成一致意见 (2)言简意赅地把拟办意见及理由写在文件处理 单上，同时，把拟办人姓名和日期等写在文件外理单上 (3)将文件处理单与来文一起送单位领导批办 (4)同时附上与来文有关的资料和政策依据 案例分析 作业布置 背诵收文、发文处理程序以及公文处理的基本原则，并以打字的形式输入在word文件中 感谢观看 $$