第二讲 归档文件整理（课后测试）-山东省春季高考《公共服务与管理类考纲技能通》

山东省春考公共服务与管理类专业考纲技能通 归档文件整理 班级 姓名 学号 成绩 简答题（150分） 简述归档文件“组件”环节中，件内文件排列的主要规则（至少列出5项）。 案例分析题一（150分） 某单位在整理2023年归档文件时，将一份“关于开展员工培训的通知”（正本）与该通知的“起草初稿”（定稿）、“培训方案附件”组合为一件。整理人员在排列件内文件时，顺序为：起草初稿（定稿）、培训方案附件、通知正本。 该单位的件内文件排列是否正确？如不正确，请说明理由并给出正确排列顺序。 案例分析题二（150分） 某小型企业（内设机构较少，归档文件不多）在整理2022年档案时，采用“组织机构”进行类目划分，将“行政部”“财务部”的文件分别归类。2023年，该企业因人员调整，撤销了“行政部”，新增“综合管理部”，于是将2023年文件按“综合管理部”“财务部”划分类目，同时将2022年“行政部”的部分文件调整至“综合管理部”类目下。 该企业的分类目操作是否符合要求？如不符合，请指出错误并说明正确做法。 1 学科网（北京）股份有限公司 $$ 山东省春考公共服务与管理类专业考纲技能通 归档文件整理 班级 姓名 学号 成绩 简答题（150分） 简述归档文件“组件”环节中，件内文件排列的主要规则（至少列出5项）。 【答案】 件内文件排列需遵循以下规则： 1.正文在前，附件在后； 2.正本在前，定稿在后； 3.转发文在前，被转发文在后； 4.原件在前，复制件在后； 5.无特殊规定时，汉文文本在前，少数民族文字文本、外文文本在后； 6.来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后； 7.有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 案例分析题一（150分） 某单位在整理2023年归档文件时，将一份“关于开展员工培训的通知”（正本）与该通知的“起草初稿”（定稿）、“培训方案附件”组合为一件。整理人员在排列件内文件时，顺序为：起草初稿（定稿）、培训方案附件、通知正本。 该单位的件内文件排列是否正确？如不正确，请说明理由并给出正确排列顺序。 【答案】 不正确。 理由：根据件内文件排列规则，“正本在前，定稿在后”“正文在前，附件在后”。案例中，“通知正本”是正文和正本，“起草初稿”是定稿，“培训方案附件”是附件，应优先排列正本和正文，再排列定稿和附件。 正确顺序：通知正本（正文、正本）→ 培训方案附件（附件）→ 起草初稿（定稿）。 案例分析题二（150分） 某小型企业（内设机构较少，归档文件不多）在整理2022年档案时，采用“组织机构”进行类目划分，将“行政部”“财务部”的文件分别归类。2023年，该企业因人员调整，撤销了“行政部”，新增“综合管理部”，于是将2023年文件按“综合管理部”“财务部”划分类目，同时将2022年“行政部”的部分文件调整至“综合管理部”类目下。 该企业的分类目操作是否符合要求？如不符合，请指出错误并说明正确做法。 【答案】 不符合要求。 错误点： 1.该企业为小型企业，内设机构较少，根据分类目规则，更适合按“问题”划分类目，而非“组织机构”； 2.同一单位的分类方法应保持一致性和稳定性，不得轻易改变。该企业2022年按“组织机构”分类，2023年因部门调整改变分类逻辑，并调整历史文件类目，违反了稳定性原则。 正确做法： 1.结合企业规模和机构特点，应选择“问题”作为分类标准（如“人事管理”“财务管理”等），而非“组织机构”； 2.若已采用“组织机构”分类，应保持稳定，2023年新增“综合管理部”后，可新增对应类目，但不得调整2022年“行政部”已归档文件的类目，确保分类方法的一致性。 1 学科网（北京）股份有限公司 $$