第二讲 归档文件整理（课件）-山东省春季高考（公共服务与管理类）考纲技能通

考纲技能通 技能模块4 文书处理与档案管理 第二节 归档文件整理 山东省春考《公共服务与管理类》 1 掌握文件整理归档的要求。 技能目标：掌握文件整理归档的步骤； 考纲要求 学习目标 大家在工作或生活中，有没有过这样的经历？ 比如，单位要开展一项十几年前的项目复盘，需要查找当时的审批文件，可翻遍了档案柜，要么是文件不知所踪，要么是找到了一堆零散的纸张，却分不清哪份是关键的批复、哪份是会议记录；再比如，家里想整理老照片和重要证件，结果翻出来时要么顺序混乱，要么有些票据已经泛黄破损，想查几年前的社保缴费记录都要费半天劲…… 这些看似琐碎的“找不到”“理不清”，其实都和“归档整理”息息相关。对于机关单位、企业来说，这种混乱的影响可能更严重：一份漏归档的合同可能引发法律纠纷，一堆无序堆放的会议纪要会让工作复盘无从下手，甚至可能因为找不到关键的上级指示文件，导致政策执行出现偏差。可见，归档文件整理不是简单的“收起来、放好”，而是一门能让信息“各就各位”、让工作“有迹可循”的学问。它能帮我们在需要时快速找到关键材料，保障工作的连续性，甚至在出现问题时提供有力依据。 考纲技能通 《归档文件整理规则》将档案的最基本保管单位确定为“件”，实行文件级整理。 1.件:是归档文件整理的基本单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。 2.全宗:指档案馆所保存的一个独立机关或组织在社会活动中形成的全部档案。全宗号是档案馆给本单位档案全宗确定的代号。 归档文件整理的相关概念 考纲技能通 3.归档文件:立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 4.归档文件整理:将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、装订、编目、装盒，使之有序化的过程。 5.档号:以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 考纲技能通 归档文件整理的相关概念 (一)组件 1.价值鉴定 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限规定》，对文件材料进行价值判断，区分归档文件与不归档文件，并将不需要归档的文件材料剔除。 2.将相同问题的文件进行组合 (1)正文、附件为一件。 (2)文件正本与定稿为一件。 (3)转发文与被转发文为一件。 (4)原件与复制件为一件。 (5)来文与复文一般独立成件，也可为一件。 (6)正本与翻译本为一件；文件的中文本与外文本为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。 考纲技能通 文件整理归档的步骤和要求 (7)报表、名册、图册、介绍信存根等以一册(本)为一件。 (8)有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 (9)简报、周报等材料一期为一件；会议的纪要、记录一般一次会议为一件；会议记录一年一本的，一本为一件；同一次会议成套的会议材料各为一件。 (10)干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料，如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；如果以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。 考纲技能通 文件整理归档的步骤和要求 3.件内文件排列 一个归档件由几份文件组成时，装订前应按下列顺序进行“件内文件”排序: (1)正文在前，附件在后。 (2)正本在前，定稿在后。 (3)转发文在前，被转发文在后。 (4)原件在前，复制件在后。 (5)不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本、外文文本在后。 (6)来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 (7)有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 考纲技能通 文件整理归档的步骤和要求 考纲技能通 (二)分类 1.分年度 指区分不同归档件所属年度并按文件形成年度分类，跨年度一般应以文件签发日期为准。 文件整理归档的步骤和要求 2.分类目 分类目是指按照各单位的“组织机构”或者是处理的“问题”划分不同类别的归档件。按“组织机构”划分，适合内设机构较多、部门职能区分比较具体的单位；按“问题”划分，适合内设机构较少、部门职能区分不具体、规模较小且需要归档的文件不多的单位。同一个单位，应当保持分类方法的一致性和稳定性，不得轻易改变。 3.分保管期限 (1)永久保管的文书档案(2)定期保管的文书档案 (3)其他 考纲技能通 文件整理归档的步骤和要求 考纲技能通 (三)排列 对同一机构、相同保管期限的所有归档件， 通常按“时间结合事由”排列法，即在最低一级类目内，如某单位下设的一个部门，将同一事由的归档件集中，并按文件形成的先后顺序进行排列。 1.将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、定期分别排列。不同保管期限的文件不得混在一起排列。 文件整理归档的步骤和要求 考纲技能通 2.对相同保管期限的归档件，再按其划定的“组织机构”或“问题”的类目，依次分别排列。 3.同一类目内归档件的排列，如单位某内设部门形成的归档件，先将归档件按不同事由分开， 再将相同事由的归档件集中在一起，按文件形成时间的先后顺序进行排列。 文件整理归档的步骤和要求 4.零散文件的排列 零散文件，即在当年归档文件整理完毕若干年后，有收集到属于该年度的个别文件。 零散文件插人所属年度进行排列的方法，一是将其排列在同一保管期限的最后，并在备考表中注明；二是将其排列在相邻文件的后面，即将其与所属事由中的相关文件订在一起，在目录备注栏中注明“此件为两件”，并在插人文件的右上角加盖“插人件”章；三是将其排列在相应类别的最后，并在备考表中注明；四是按文号排列的，可按其发文字号插人相应的位置， 并在备考表中注明。 考纲技能通 文件整理归档的步骤和要求 (四)编号 依据分类方案和排列顺序逐件编号，在每份文件首页右上角加盖归档章并填写相关内容。 1.编号 依照归档件分类、排列所确定的顺序，为每一份归档件编写档号。档号结构为:“全宗号--档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号”。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用间隔号“·”隔开。如“Z109-WS·2015-Y-BGS-0036”。 考纲技能通 文件整理归档的步骤和要求 代码含义如下: Z109:全宗号 WS·2015:档案门类代码和年度。“wS”指文书档案，2015为文件形成年度。 Y:保管期限。保管期限分为永久、定期30年、 定期10年，分别以代码“Y”“D30”“D10”标识。 BGS:机构(问题)代码。机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识。 0036:件号。归档件排列顺序固定之后，应逐件编写件号。用4位阿拉伯数字标识，不足4 位的，前面用“0”补足，如0036(实体档号章上， 由手工编写的件号则不需要补足)。每年有3 个流水号，永久、定期30年、定期10年皆分别从“0001”开始，依次编制，不得断号、重号、 跳号。 考纲技能通 文件整理归档的步骤和要求 2.编页 (1)以件为单位，逐页编写顺序号。一份归档件为一个流水号，也就是每件均从“1”开始编起，件与件之间不连续编制页号。 (2)页号编写的位置，宜用铅笔分别标注在图文页面的正面右上角或背面左上角的空白位置。 (3)不得重编、漏编页号。 (4)一份归档文件的总页数，以该文件最后一个页号为准 考纲技能通 文件整理归档的步骤和要求 考纲技能通 2.加盖并填写归档章 （1）归档章样式 文件整理归档的步骤和要求 (2)盖章要求 ①归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页 上端居中或右上角的空白位置处。 ②文件阅办单随同归档的，归档章可盖在阅办 单上，以保持文件原貌。 ③光荣册等光面印刷文件材料，首页无法盖 章，也无法在文件首页前另附纸页，可在材料 内第一页上端的空白位置加盖归档章。 ④统计报表等横式文件，在文件右侧居中位置 加盖归档章。 (3)填写归档章 考纲技能通 文件整理归档的步骤和要求 (五)装订 1.修整 (1)检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐。 (2)归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易褪变，不宜永久、长期保管的应进行复制。 (3)按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 (4)纸张大于A4标准的，应按A4标准酌情进行折叠或裁切；装订边太窄的，应适当加宽；小于国际16K的，应酌情按A4或16K进行背贴。 (5)剔除多余的重份和不必要的复制件。 考纲技能通 文件整理归档的步骤和要求 考纲技能通 2.装订 (1)装订原则 ①归档文件一般以“件”为单位装订。 ②归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档件的保护和管理。 ③装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。 ④应根据归档文件保管期限，确定装订方式， 做到装订材料与保管期限要求相匹配。 ⑤为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。 文件整理归档的步骤和要求 (2)装订要求 ①永久保管的，或需要向综合档案馆移交的定期保管的归档文件宜采取线装法装订，不使用不锈钢夹或封套装订。 ②定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，可以采取线装法装订、不锈钢订书钉或浆糊装订，也可以使用不锈钢夹或封套装订。 考纲技能通 文件整理归档的步骤和要求 ③对10年期保管的文件可保持原貌，不再拆开重新装订。 ④用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。 (3)装订方法 永久保管的归档文件，选择线装法装订。 ①页数较少的归档件，用直角装订法或缝纫机轧边装订。 ②文件较厚的，使用“三孔一线”装订法。 考纲技能通 文件整理归档的步骤和要求 考纲技能通 （六）编目 文件整理归档的步骤和要求 考纲技能通 2.编制归档文件目录 3.打印制作并装订目录 (1)目录封面 (2)封面填写 (3)打印装订要求如下: ①按规定要进馆的永久、定期档案，编制纸张档案目录一式三份，电子档案目录一式两套。 机关档案部门应视需要编制数份归档文件目录，分别在文书(业务)部门和档案部门留存， 以便满足平时查阅使用的需要。 文件整理归档的步骤和要求 考纲技能通 ②归档文件目录可以按年度装订成册，也可以每年区分保管期限装订成册，但应按照分类方案，为每一类归档文件目录单独附加归档文件目录封面。归档文件目录封面适宜采用与归档文件目录不同颜色的纸张打印，起到归档文件目录隔页纸的作用。 ③永久、定期目录分开装订时，每本厚度不超过2cm。如果一种保管期限为一年的目录比较少，可以几年的合在一起装订。每本目录均从“1”开始统一编写页码，以便检索。 文件整理归档的步骤和要求 考纲技能通 简述归档文件整理方法和步骤 课堂练习 1.起草 2.审核、签发 3.复核、登记 4.印制、核发 答案 组件、分类、排列、编号、装订、编目、装盒 简答题 归档文件整理要遵循哪些原则？ 课堂练习 答案 (1)遵循文件的形成规律； (2)保持文件之间的有机联系； (3)区分不同价值； (4)便于保管和利用 简答题 作业布置 背诵文件整理归档的步骤和要求，并以打字的形式输入在word文件中 感谢观看 $$