1商务信函（课件）《商务英语函电》（高教版第四版）-同步精品课堂

《商务英语函电》高等教育出版社第四版 商务英语函电 1.商务信函 （BUSINESS LETTERS） 本节课主要围绕商务信函的写作展开，函盖了商务信函的基本概念、格式、写作要点以及相关术语等内容。通过学习，学生能够掌握如何撰写规范、得体的商务信函，为今后从事国际贸易等相关工作打下基础。 教材分析： Catalogue 目录 1.学习目标 2.新课引入 3.新课讲授 4.师生互动 5.课内练习 6.课内小结 7.课后作业 1.学习目标 1. 掌握商务信函的基本格式，包括齐头式、缩进式和混合式；信封的两种写作：齐头式和缩进式 2.商务信函的写作注意事项,比如信函结构、信函格式、信纸及布局、信封、“8C”原则等等 3.学会运用相关术语和句式进行商务信函写作。 01 02 03 2.新课引入 同学们，右图是一封 商务信函 这封信函与我们平时写的 普通信件有什么不同？ 那么今天我们就来 学习商务信函。 3.新课讲授内容 1.业务术语和常用句子 2.信件及信封格式 3.商务信函写作要点 业务术语 1 international trade 国际贸易 国际贸易泛指国际间的商品和劳务(或货物、知识和服务) 的交换。国际贸易种类很多，本书主要内容为国际商品交易中应 用的往来函电。 2 business correspondence 商务函电 商务函电是买卖双方进行业务磋商时的书面往来信函。随着 信息科技的发展，商用电报和电传已不再使用，但在有些函电往 来中仍保留了一些用询，如缩略字和省略用法。 3 business letters 商务信函 商务信函一直是国际贸易中买卖双方主要的联系方式，逐渐 形成了自己的格式和特点，往往短小精悍，开门见山。由于它属 于商务公函，即使与收件人很熟悉，也要用较正式的语言，要注 意表意准确清楚，以免造成对方误解甚至导致业务纠纷。信函布 局要合理美观，给对方以好的印象。商务函电现在以传真和电子 邮件形式居多。 业务术语 4 letter writing 信函写作 商务函电用语与日常用语的差别，如不要写 don't,can't,而 要写成 do not,can not。掌握贸易术语和常用句式。典范书信背 诵与习作是必要的；学习国际贸易相关知识是写好商务函电的必 备条件之一。 5 terms &conditions 条款 贸易双方磋商各交易条款，包括：商品描述(品名、规格、 质量标准)、数量、价格、包装、交货期、付款条件等六项主要条 件，也会涉及保险、外汇、理赔、仲裁等。 6 commodity contract 商品合同 贸易双方达成每笔交易后，都会签订一份具有合同性质的文 件，是双方履行交晃条件的书面依据。在履行合同的过程中，双方 依然有函电往来需要，如装船通知、有关信用证事宜等。 思考问题 What should we pay attention to when writing business letters? What terms and conditions should we discuss in business negotiations? 常用句子 1 We have received your letter of May 16,2021,thank you. 收到你方2021年5月16日函，谢谢。 2 Please let us know your business terms and conditions. 请告知你方贸易条款。 3 Thank you for your letter dated Aug.20,informing us of the opening date of the fair. 已收到你方8月20日告知交易会开幕日期的来函，谢谢。 常用句子 4 Having obtained your name and address from China Daily,we are writing to you for the establishment of business relations with you. 从中国日报上获悉贵公司名称和地址，兹致函以求建立业务关系。 5 You are kindly introduced to us by The A.B.C.Company,New York,as an important buyer of textiles. 纽约的A.B.C 公司向我们介绍，贵公司是纺织品大买主。 6 We are one of the leading firms in the country and have much experience in the trade. 我公司是我国龙头企业之一，在该行业经验丰富 7 If you are interested in the aricle,please let us know as soon as possible. 如对该货物感兴趣，请尽早告知。 常用句子 8 We look forward to receiving your early reply. 盼早复。 9 Your early reply would be much appreciated. 若蒙早复，不胜感激。 10 We wish that this business will bring benefits to both of us. 我们希望这次交易能让双方互惠。 常用句子 11 Thank you in advance for your cooperation. 对你方合作事先表示感激 12 We do business with merchants all over the world. 我们与世界各国商人做生意。 13 Your goods sell well in our market. 你方货物在我方市场上畅销。 14 We have done import and export business for years. 我公司已做进出口生意多年。 信件格式 a. The Full Blocked Style （齐头式） 信件格式 b. The Indented Style （缩进式） 信件格式 c. The Modified Style （混合式） 信封格式 a. 齐头式 S.M.Trading Co. P.O.Box6041 (发信人名称地址) Karachi Pakistan Wongsheng &Co. Rm 509-511 Tongle Bldg Shenzhen China 518044 (收信人名称地址) Registered 信封格式 b. 缩进式 Zhongxing Trading Corporation 106 Dacheng Street Harbin China 150001 The Secetary Percy Astins &Co.Ltd. 18-22 King's Avenue London EC.4 Confidential 生词学习 fax n.传真 commodity n.商品 furnish v.提供 distribution n.分销 await v.等候，期待 manager n.经理 airport n.飞机场 confidential adj.机密的 生词学习 VAT(Value Added Tax) 增值税 fair n.交易会 sample n.样品 head office 总公司 with keen interest 殷切地 assistant n.助手 airline n.航空公司 salable adj.有销路的，畅销的 3.3商务信函写作要点 1.商务信函结构 必要构成部分： 信头 Letter Head 日期 Date 封内名称和地址 Inside Name and Address 信文 Letter Body 结尾敬语 Complimentary Close 特殊构成部分： 信函编号 Reference Number 交由 Attention Line 标题 Subject 附件 Enclosure 经办记号 Reference Notation 3.3商务信函写作要点 (1)信头 通常印有现成的信头。公司名称和地址，还包括电话号码、传真号码、网址及电子信箱等。有些信头中还有公司成立年代、注册国别、公司总裁、开户银行和纳税人识别号等。 (2)信函编号 有些信纸上印有你方编号、我方编号，便于存档查询。往往你方编号在前或在上，我方编号在后 或在下。 3.3商务信函写作要点 (3) 日期 日期中年、月、日要俱全。月份用英文字母书写，其他用阿拉伯数字。月份可以用缩略词。“1日”可以写成1、1st 或 the 1st, 无论写成哪种形式，都要读成最后一种形式的读音。 年、月、日顺序有英美两种方式。美式采用月日年的写法 英式采用日月年的写法 Feb.3,2021 (American way) 3rd Feb.,2021 (British way) (4)封内名称和地址 封内名称与地址要分3~5行平头打印，每行长度不得越过信纸纵向中线。 3.3商务信函写作要点 (5)交由 信函一般是寄给某家公司的，如果发信人希望将此事交由具体某人办理，可以加上此栏，隔行打在封内地址下，往往加下划线。 Attention:Miss Wang Diandian 交王典典小姐办理。 For the attention of Mr.Smith 交史密斯先生办理。 3.3商务信函写作要点 ( 6 ) 称呼 商务公函是公司之间的来往，对收信人的称呼要正式 Dear Sirs, (大写字头，接逗号或不加标点。美国部分 来信用冒号。译成“敬启者”“先生们”。) Gentlemen: (后接冒号，译成“先生们”“执事先生”) Dear Sir/Madam To whom it may concern (致有关人员) 函电写作中，避免使用写个人，比如I, 而要写we,our,ourselves. 因为函电代表的是公司，而非个人。 3.3商务信函写作要点 (7)标题 并非每封信必有标题。标题能使收信人对该信主要内容一目了然。长信还可以设分标题。标题前常有Re 字样，后接冒号，意为事由。标题加下划线以醒目。 (8)信文 信文是信的主体。写信人要根据字的多少进行合理布局。 3.3商务信函写作要点 ( 9 ) 结尾敬语 结尾敬语是信末的敬辞，在商务信函中常用的正式敬语为：Yours faithfully ( 英 式 ) ,Yours truly, Faithfully yours( 美 式 ) 和 Truly yours。 (注意：只是第一个字母大写，译为敬上或谨启。如称呼后用逗号，敬语后也用逗号；如称呼后没用，敬语后也不用。) 3.3商务信函写作要点 (10)署名部分 商务信函要手签，可以是签字人姓名，也可以是签字人自己风格特点的符号，下面要打印真实姓名，如有必要，要加打职务或职称。介词for 是代表某公司签字的意思，常和on behalf连用。 (11)经办人记号 商务信函中，若信件由口授人授意后由工作人员打印，且口授人名字未在署名下方打印，应在署名下方隔行、靠左打印口授人和打字员姓名的起始字母，以便日后查询。 3.3商务信函写作要点 (12)附件 提示随函寄来的材料。 Enclosure:Price List 附件：价目单 Enclosure:Four copies of Price List 附件：4份价目单 Encl：As stated(As above) 附件：如文（如上） Encl：Contract No.3456-032-05 附件：第3456-032-05号合同 3.3商务信函写作要点 ( 13 ) 补述（P.S.） 结补述，除非另有目的， 一般不使用，因为这通常被视为写信人事先考虑不周，或该事情根本不重要。 P.S. Please send us some catalogues. 又及：请给我们寄几本目录来。 3.3商务信函写作要点 2.信函格式见3.2 3.信纸及布局 美观合理匀称，表意准确、语法和拼写正确、简明礼貌 4.信封 左上为发信人名称、地址，右下为收信人名称、地址。 5.公司缩写 Co. company 的缩略式； Ltd. limited 的缩略式； Corp. corporation的缩略式 3.3商务信函写作要点 6.“8C” 原则 (1)Courtesy 礼貌原则 礼貌原则指的是商务信函的语言表达要专业而且礼貌， 掌握沟通的尺度和进度。 (2)Correctness 正确原则 正确原则指的是商务信函中所涉及的信息、数字、事实准确无误， 如：收信人的职称、姓名、地址、 交货时间、地点、 货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。 3.3商务信函写作要点 (3)Consideration 体谅原则 体谅原则指的是写信时要站在收信人的立场看问题， 而不是从自身出发，语气上更尊重对方。 (4)Completeness 完整原则 完整原则指的是商务信函阐述必须完整，考虑全面，切忌内容含糊不清。 3.3商务信函写作要点 (5)Clarity 清楚原则 清楚原则指的是商务信函的语言表达力求清楚简练， 切记使用复杂的短语及句式。 (6)Conciseness 简洁原则 简洁原则指的是商务信函的语言表达尽量选用 简单常用、易懂、朴素的词汇，采用简洁、直接的句子，提高沟通效率。 3.3商务信函写作要点 (7)Concreteness 具体原则 具体原则是指商务信函中涉及的内容、 信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。 (8)Coherence 连贯原则 连贯原则指的是商务信函的写作表达要连贯，信函的跟进工作要连贯。 4.师生互动 老师与同学们讨论本节课知识要领与写作注意事项，同学们发表自己的看法与见解。 5.课内练习 1.商务信函的语言特点是______。 A. 随意、口语化 B. 正式、简洁 C. 复杂、冗长 D. 幽默、轻松 【答案】B 【解析】商务信函要求语言正式、简洁，避免口语化和复杂表达，以确保信息准确传达。 5.课内练习 2.在商务信函中，下列哪种称呼最正式？ A. Hi John, B. Dear Sirs, C. Hello there, D. Hey guys, 【答案】B 【解析】商务信函通常使用正式称呼，如“Dear Sirs,”或“Gentlemen:”，避免非正式表达。 5.课内练习 3.商务信函的结尾敬语“Yours faithfully”通常用于______。 A. 朋友之间的信件 B. 正式商务信函（英式） C. 非正式邮件 D. 广告宣传 【答案】B 【解析】“Yours faithfully”是英式商务信函的标准结尾敬语，适用于正式场合。 5.课内练习 4.下列哪项是商务信函的必要构成部分？ A. P.S.（补述） B. 经办人记号 C. 信头（Letter Head） D. 附件 【答案】C 【解析】信头（Letter Head）是商务信函的必要部分，包含公司名称、地址等信息。 5.课内练习 5.在商务信函中，“Re:”通常表示______。 A. 收信人姓名 B. 事由（标题） C. 附件 D. 经办人 【答案】B 【解析】“Re:”用于标明信函的主题或事由，如“Re: Order No. 123”。 5.课内练习 6.商务信函的“8C”原则不包括______。 A. Courtesy（礼貌） B. Correctness（正确） C. Creativity（创意） D. Conciseness（简洁） 【答案】C 【解析】“8C”原则包括礼貌、正确、体谅、完整、清楚、简洁、具体、连贯，不包括“创意”。 化学实验基础知识 6.课堂小结 本节课所学的主要内容： 1. 业务术语和常用句子 2.信件及信封格式 3.商务信函写作要点 作业布置：整理本节课的笔记，复习本节课相关知识并预习下一节课内容。 完成课后练习，加深对本节课知识的理解和掌握。 7.课后作业 谢谢大家 $$