第四讲 领导工作日程安排（课件）-山东省春季高考《公共服务与管理类考纲技能通》

考纲技能通 山东省春考《公共服务与管理类》 技能模块1 办公室实务 第四节 领导工作安排 1 学习目标 掌握制订领导工作日志的主要方法； 了解领导工作日志的内容和形式； 能够编制工作日志。 考纲要求 你是学校学生会生活部的副部长，配合学校宿管科管理学生寝室，需要你安排男、女生宿舍的一周值班工作。值班人员主要由学生会生活部成员参与，值班时间为周一至周六，值班具体时间段主要为同学们的休息时间。值班安排表中要求有值班任务、注意事项等。你要如何制作值班安排表呢？ 考纲技能通 周五下午下班前，小张开始制作总经理下周一的工作日志。根据下周工作时间表及领导下周一工作与活动的信息，下周一总经理的工作主要有： 上午8：30—9：30 在二楼公司培训室给参加员工培训的新员工讲话，重点宣传公司的理念； 上午10：00—11：00 公司会议室出席公司董事会，要带已准备好的文件夹； 中午11：30 东方酒店宴请DC公司副总经理； 下午2：30—3：30 东方酒店参加公司客户联谊会； 下午4：00—4：45 到销售部与销售部经理讨论修改营销员考核细则。 如果你是小张，你将如何制定总经理的工作日志呢？ 步骤1 了解领导工作和活动信息 首先应确定周期，收集并列出该阶段所有工作。 般来说，领导日常工作安排涉及的内容有各种会议、接待、约会、拜访、检查、指导、出差等，秘书应该将该时段内领导的所有工作和活动内容收集完整。 考纲技能通 工作步骤 步骤2 确定工作的轻重缓急 各项工作与活动不可能平均分配时间，这就要求排出领导工作的优先等级，如与完成中心工作有直接联系或对组织有重要影响的活动要优先安排，保证领导集中精力办大事、要事。 考纲技能通 工作步骤 步骤3 绘制表格 由于工作时间表和工作日志都是表格形式呈现的，在绘制表格时，工作时间表用适合的行列标明时间、事项即可；工作日志还需明确每一项工作任务的具体时间，地点、 内容，需要注意的事项等。 填写表格时，填写的信息务求清楚、准确、完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络方式等，一般情况下不加评论，不作过多分析。表格应条理分明，脉络清晰，标注明显。 考纲技能通 工作步骤 考纲技能通 工作步骤 步骤4 及时更新 领导活动时间并不是一成不变的，随着领导工作或活动时间的变更，工作时间表或工作日志也应进行相应调整，做到及时更新。调整变更活动的时间，应遵循先重急后轻缓、先外部再内部的原则。 步骤5 报告领导 工作时间表及工作日志经领导审核通过后，秘书应交给领导，根据实际 公司内部平台，或打印并分送给相关部门，同时要留有备份。 考纲技能通 工作步骤 相关链接 优先顺序方法，就是按优先顺序处理工作。 首先，以工作的重要程度为标准，分成:是否为应该做的事？是否为做或不做都无所谓的事？是否为可以不做的事？ 对于应该做的事，要集中精力进行这些工作；至于做或不做都无所谓的事，即使自己想做也要干脆从计划中删除，抑或暂时不做；对可以不做的事，则坚决不做。 其次，以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为: A.重要且紧急的事； B.重要但不紧急的事； C. 紧急但不重要的事； D.虽然有做的价值，但并不重要也不紧急的事。 考纲技能通 工作时间表也称“行事历”“计划表”，是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，提醒使用者按照工作时间表的进程开展工作。它是一种有效管理时间的手段和工具，可以为一人使用，也可以供多人共同使用。 常用的工作时间表包括年度工作时间表、 季度工作时间表、月工作时间表、周工作时间表。 工作表常见类型 考纲技能通 1.年度工作时间表 年度工作时间表是将一年内将要举行的例行会议、重要经营活动，以及已经确定的出访活动等制成一览表。秘书在编制年度工作时间表时，可以参照上一年的工作时间表和新一年的工作部署，内容要简短概括，一目了然。详细情况在月工作时间表和周工作时间表中体现。 2.季度工作时间表 季度工作时间表可视为将年度工作时间表按季度分解，内容上比年度工作时间表稍显详细一些。 工作表常见类型 特别提醒：工作时间表跨度越小，填写的信息应该越详尽、细致。 考纲技能通 3.月工作时间表 月工作时间表是将一个月内的相关工作制成一览表。一般是根据领导或相关会议提出下月计划，由秘书制表，经领导审定后下发实施。 4.周工作时间表 周工作时间表是在月工作时间表的基础上制订的一周内工作安排一览表。一般在本 周五的下午，由相关领导开碰头会来协商下一周的活动安排，加上平时收集的信息，由 秘书制表，经领导审定后下发实施。 工作表常见类型 考纲技能通 工作日志是秘书协助领导提高工作效率的一种很重要的工具。其内容包括以下四个方面: (1)领导在公司内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间地点内容。 (2)领导在公司内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位、来访时间。 (3)领导在公司外部参加的会议、活动、 约会等情况，要记录清楚时间、地点、内容、 对方的联络方式等。 (4)领导个人的安排，应保证在此期间不再安排领导其他事宜。 领导工作日志的内容 特别提醒：领导工作日志的内容应保密， 只可给领导授权的人查阅。同时要注意及时检查和更新。 考纲技能通 工作日志有两种形式，一种是采用传统的手工填写，俗称纸质工作日志或手工日志；另一种是通过电脑程序编制，俗称电子工作日志或电子化日志。 纸质工作日志使用起来比较简单方便，在任何地方都能够独立使用，还可以通过不同颜色的笔以示突出或区别相关内容。缺点是只能供一人使用，且存储信息的空间有限，存储信息的安全性和保密性受到很大挑战。 领导工作日志的形式 考纲技能通 电子工作日志一般通过电脑日志管理软件或电脑程序中的Microsoft Office Outlook 建立，上面有今日的时间、本月和下月的日历，只要输人工作任务即可。输入的方法和内容与手工填写的日志基本相同。其优点是可以存储大量信息，方便修改和更新内容， 可多人同时使用，且存储利用非常便利，信息可以备份以防丢失。缺点是需要可利用的设备才能实现管理。 领导工作日志的形式 考纲技能通 月工作时间表 考纲技能通 领导工作日志 考纲技能通 电子工作日志 课堂小结 步骤一：了解领导工作和活动信息 步骤二：确定工作的轻重缓急 步骤三：绘制表格 步骤四：及时更新 步骤五：报告领导 答案 课堂练习 领导日程安排工作步骤 简答题 (1)领导在公司内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间地点内容。 (2)领导在公司内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位、来访时间。 (3)领导在公司外部参加的会议、活动、 约会等情况，要记录清楚时间、地点、内容、 对方的联络方式等。 (4)领导个人的安排，应保证在此期间不再安排领导其他事宜。 答案 课堂练习 领导工作日志有哪些内容，请具体说明。 简答题 作业布置 熟练背诵领导工作安排工作步骤，并以打字的形式在word文档里呈现 熟练制作领导工作安排各种表格，上机练习 感谢观看 $$