第三讲 会议管理（课后测试）-山东省春季高考《公共服务与管理类考纲技能通》（原卷版+解析版）

山东省春考公共服务与管理类专业考纲技能通 会议工作 班级 姓名 学号 成绩 案例分析题一（90分） 某集团公司计划召开“2024年度战略发展研讨会”，参会人员包括集团高层领导、各分公司负责人、外部行业专家共120人，会议为期3天，需完成年度总结报告、战略规划研讨、分组讨论及成果汇报等议程。目前筹备工作出现以下情况： 1.会议通知仅通过内部邮件发送，部分分公司负责人未及时查收； 2.会场布置采用全围式布局，但未预留分组讨论空间； 3.会议资料装订时发现部分财务数据存在错误； 4.酒店餐饮安排与参会人员清真饮食需求未对接。 问题： 1.根据会议筹备流程，分析步骤3中会议通知存在的问题，并提出改进措施。 2.结合步骤6，如何调整会场布置以满足会议需求？ 3.针对步骤5中资料数据错误问题，应如何完善工作流程？ 4.在步骤8会前检查中，需重点核查哪些内容？ 案例分析题二（60分） 某市政府组织召开“全市优化营商环境工作推进会”，参会人员包括市领导、各区县负责人、企业代表及媒体记者共200人。会议进行过程中出现以下问题： 1.签到环节因设备故障导致入场拥堵，部分参会人员未完成签到； 2.分组讨论阶段，部分小组超时发言，影响后续议程进度； 3.会议记录员因经验不足，遗漏重要决策事项； 4.后勤服务未及时提供饮用水，企业代表反馈会场温度过高。 问题： 1.针对步骤一中的签到问题，应如何优化流程以避免类似情况？ 2.结合步骤二，提出解决会间调度超时问题的具体措施。 3.步骤三中会议记录遗漏事项，暴露出哪些工作不足？如何改进？ 4.依据步骤五，后勤服务需重点保障哪些内容？ 1 学科网（北京）股份有限公司 $$ 山东省春考公共服务与管理类专业考纲技能通 会议工作 班级 姓名 学号 成绩 案例分析题一（90分） 某集团公司计划召开“2024年度战略发展研讨会”，参会人员包括集团高层领导、各分公司负责人、外部行业专家共120人，会议为期3天，需完成年度总结报告、战略规划研讨、分组讨论及成果汇报等议程。目前筹备工作出现以下情况： 1.会议通知仅通过内部邮件发送，部分分公司负责人未及时查收； 2.会场布置采用全围式布局，但未预留分组讨论空间； 3.会议资料装订时发现部分财务数据存在错误； 4.酒店餐饮安排与参会人员清真饮食需求未对接。 问题： 1.根据会议筹备流程，分析步骤3中会议通知存在的问题，并提出改进措施。 2.结合步骤6，如何调整会场布置以满足会议需求？ 3.针对步骤5中资料数据错误问题，应如何完善工作流程？ 4.在步骤8会前检查中，需重点核查哪些内容？ 【答案】 1.会议通知问题与改进： 问题：仅采用单一书面（邮件）通知形式，未确认接收情况，易导致信息遗漏。 改进：采用“书面正式通知（邮件）+电话提醒”双重方式，并要求回执确认；对重要嘉宾加发邀请信，体现正式性。 2.会场布置调整方案： 主会场：采用半围式布局，中央设置发言区，两侧安排参会人员座位，便于互动。 分会场：增设分散式讨论区域，配备白板、投影仪等设备，满足分组研讨需求。 环境布置：悬挂战略发展主题标语，设置议程指示牌和分组讨论引导标识。 3.资料流程完善措施： 增加“二次校对”环节，由编制人员与财务部门交叉核对数据； 建立资料审核清单，明确责任人和完成时间。 4.会前检查重点内容： 设备调试：音响、投影、麦克风等是否正常； 资料准确性：核查数据、装订顺序及发放名单； 食宿安排：确认清真餐食准备及房间分配； 交通衔接：检查接站车辆调度和会场路线指引。 案例分析题二（60分） 某市政府组织召开“全市优化营商环境工作推进会”，参会人员包括市领导、各区县负责人、企业代表及媒体记者共200人。会议进行过程中出现以下问题： 1.签到环节因设备故障导致入场拥堵，部分参会人员未完成签到； 2.分组讨论阶段，部分小组超时发言，影响后续议程进度； 3.会议记录员因经验不足，遗漏重要决策事项； 4.后勤服务未及时提供饮用水，企业代表反馈会场温度过高。 问题： 1.针对步骤一中的签到问题，应如何优化流程以避免类似情况？ 2.结合步骤二，提出解决会间调度超时问题的具体措施。 3.步骤三中会议记录遗漏事项，暴露出哪些工作不足？如何改进？ 4.依据步骤五，后勤服务需重点保障哪些内容？ 【答案】 1.签到流程优化： 提前测试设备，准备纸质签到表作为备用方案； 增派工作人员引导分流，设置多组签到通道； 采用电子签到系统实时统计参会情况，会前提醒签到截止时间。 2.会间调度措施： 提前明确各环节时间限制，安排专人负责计时提醒； 对超时小组进行礼貌打断，协调压缩后续环节时间或安排补充会议。 3.会议记录改进方案： 暴露出问题：记录员培训不足、未明确记录重点。 改进措施：会前培训记录员，强调关键决策、数据及行动项；采用“主记录员+辅助记录员”双轨制交叉核对。 4.后勤服务重点内容： 物资保障：确保饮用水、纸笔、文件袋等及时供应； 环境管理：调控会场温度、通风，检查灯光、音响设备； 应急支持：预留医疗急救点，安排专人处理突发情况（如设备故障）。 1 学科网（北京）股份有限公司 $$