第三讲 会议管理（课件）-山东省春季高考《公共服务与管理类考纲技能通》

考纲技能通 山东省春考《公共服务与管理类》 技能模块1 办公室实务 第三节 会议工作 1 学习目标 了解会议过程中的工作任务、会议简报的格式要求； 掌握会议的构成要素和类型、会议召开前的工作任务； 掌握会议催办的工作要求。 考纲要求 你是学校学生会生活部的副部长，配合学校宿管科管理学生寝室，需要你安排男、女生宿舍的一周值班工作。值班人员主要由学生会生活部成员参与，值班时间为周一至周六，值班具体时间段主要为同学们的休息时间。值班安排表中要求有值班任务、注意事项等。你要如何制作值班安排表呢？ 考纲技能通 今天上班，办公室主任专门就全国供应商大会的筹备工作召开了办公室会议。 会上，办公室主任要求全体办公室成员都要全力以赴投入到会议的各项准备工作中去，并决定由小王负责会前准备的统筹工作。 小王没想到主任会将如此重要的工作交给自己，但她还是在会上做了如下表态:“各位前辈，我是办公室的一名新兵，但既然领导将会前筹备的统筹工作交给我负责，我深感责任的重大，我一定努力做好。如果我有不懂或做得不对的地方，还请大家指出来，我会虚心接受大家的意见，一定努力改进。” “今天我会拿出一个会议准备方案，晚上发给大家，还望领导和各位同事多提宝贵意见。” 如果你是小王，你会怎样筹备此次会议呢？ 步骤1:制定会议筹备方案 1.会议名称 2.会议主题 3.会议时间与地点 4.会议规模 5.参会人员 6.会议议程 7.会议日程安排 8.与会人员食宿安排 9.会议组织机构 10.会议经费预算 考纲技能通 1.1会前准备工作步骤 考纲技能通 1.1会前准备工作步骤 步骤2:选择会议地点与场所 步骤3:发送会议通知 根据工作目的来确定信息来源，选择最佳的收集信息渠道。一般来说，可选择多种信息渠道，实现收集效益最大化。 1.按通知的形式，分为口头通知和书面通知 2.按通知的性质，分为预备通知和正式通知 3.按会议通知发送的方式，分为会议通知、邀请信、请柬、海报、公告等。 步骤4：制作会议证件和指示标志 考纲技能通 步骤5：准备会议资料和用品 1.确定会议资料目录 2.收集、编制会议资料 3.校对、印制会议资料 4.会议资料装袋 5.发放会议资料 步骤6：布置会场 1.会场布局：相对式、全围式、半围式、分散式 2.座次安排：主席台座次、会场座位安排 3.会场环境布置：装饰性布置、附属性布置 步骤7：安排会议食宿与车辆 1.1会前准备工作步骤 考纲技能通 步骤8：进行会前检查 步骤9：接站与报道 考纲技能通 1.2会议构成要素和类型 会议构成要素： 会议人员 会议名称 会议议题 会议时间 会议地点 会议方式 会议结果 考纲技能通 会议种类： 1.2会议构成要素和类型 考纲技能通 1.3会议召开前的工作任务 1.会议组织工作 会议从组织到召开，都需要较强的领导班子负责组织工作，一般由办公室主任负责，秘书协助领导筹办会议的具体事务，并确保会议能按照议定日程顺利召开。 2.会议文书工作 会议文书工作包括对会议各种书面材料的撰写、修改、印刷、发送，一般均由秘书负责。会议文书工作要求准确、规范、快速。 考纲技能通 1.3会议召开前的工作任务 3.会议后勤服务工作 会议后勤服务工作一般包括会场布置、会议用品采购、参会人员的食宿及交通安排、参会人员接站等。 4.会议保密工作 涉密会议还应做好保密准备工作。要制订会议保密计划和措施，对与会者进行资格审查，对会场进行安全检查，加强对会前印制的各种文件资料的保密管理等。 考纲技能通 2.1会中服务-工作步骤 步骤一：做好会场签到 步骤二：做好会间调度 步骤三：进行会议记录 1.会议记录的结构 标题、正文和尾部 2.会议记录的方式 文字记录、电子记录 3.会议记录的要求 步骤四：编发会议简报 1.收集会议材料 2.编辑会议简报 特别提醒：会议简报有时也称为会议信息。 会期较长时，在会议活动的过程中编写的简报也称“会议快报”“会议快讯”:会期较短时， 一般在会议结束后编写。 考纲技能通 2.1会中服务-工作步骤 3.送交领导审核 4.印放会议简报 步骤五：安排后勤服务 1.提供茶水与茶歇服务 2.组织集体合影 3.制作通讯录 4.组织考察参观活动 5.处理突发情况 思考：当会议遇到突发情况时要怎样预防和应对呢？ 考纲技能通 1.会议组织联络工作 会议进行过程中，大会秘书处或会务组的任务是协助会议主持人组织好会议，并做好上下联络工作。秘书不仅要参加会议，而且要深人各个小组，倾听和参加讨论，收集反映，掌握动态，并要随时把会议进展情况、与会者的建议和要求向会议主持人汇报。同时，也要将主持人的安排意见及领导意图传达下去，做好上传下达，保证议题顺利解决。 2.会议后勤保障工作 会议期间的后勤保障工作主要有:会议的茶水供应、环境卫生管理、会议餐饮安排、会议人员的疾病治疗、与会人员返程车票机票的预订及购买、参观访问与文娱活动的安排等。会议召开期间，秘书应经常检查后勤保障的各项工作，并随时征求与会人员对后勤保障的意见，精心做好后勤保障工作。 2.2会中服务-会议过程中的工作任务 考纲技能通 3.会议值班工作 会议值班工作应从与会人员报到开始到全部离会期间，实现24小时值班，及时发现并解决各种可能出现的问题。主要包括接听来电、接待来访、阻止无关人员进人会场、协调会议期间出现的矛盾、及时处理临时出现的事务性问题、遇有突发情况及时汇报请示等。 4.会议安全保卫工作 组织任何规模的会议，秘书或主办机构都要高度重视会议的安全保卫工作。大型会议一般要设立会议安全保卫组，确保会议的安全。 会议安全保卫工作主要是保证与会人员的人身安全和会议文件安全。包括与会人员的安全保障、生活安全保障、车辆安全保障、会场安全保障、会议文件安全保障等，做到万无一失。 2.2会中服务-会议过程中的工作任务 考纲技能通 3.1会后工作步骤 步骤1 组织代表离会 步骤2 清理会议场所 1.清点、检查会场物品 2.收拾整理会场 3.归还会议借用物品 4.会场管理人员交接 5.结算会议开支费用 步骤3 整理会议资料 步骤4 印发纪要 1.结合会议记录编写纪要 2.征求意见，完善纪要 3.确定印发范围 4.确认接收者 考纲技能通 3.1会后工作步骤 步骤5 落实会议事项 1.进行会议总结 2.传达会议精神 3.催办会议决议事项 （1）发文催办 （2）电话催办 （3）派员催办 （4）约请承办部门来人汇报 考纲技能通 3.2会议催办的要求 1.明确催办人员 业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办；综合性、交叉性的工作由办公室或综合部门负责催办:几个部门、单位联合召开会议做出的决定，由办公室或参与单位的负责人催办。会议决定催办的事项需要由具体分管领导督促检查。 2.健全登记制度 建立催办登记簿，逐项列出催办的事项，并由催办人员根据实际情况定期记载催办事项的进展状况。 3.建立汇报制度 催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报催办事项的落实情况，对一些重大问题不能自作主张，要听从领导的指示。 课堂小结 步骤一：做好会场签到 步骤二：做好会间调度 步骤三：进行会议记录 步骤四：编发会议简报 步骤五：安排后勤服务 答案 课堂练习 会中服务的工作步骤 简答题 1.明确催办人员 业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办；综合性、交叉性的工作由办公室或综合部门负责催办:几个部门、单位联合召开会议做出的决定，由办公室或参与单位的负责人催办。会议决定催办的事项需要由具体分管领导督促检查。 2.健全登记制度 建立催办登记簿，逐项列出催办的事项，并由催办人员根据实际情况定期记载催办事项的进展状况。 3.建立汇报制度 催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报催办事项的落实情况，对一些重大问题不能自作主张，要听从领导的指示。 答案 课堂练习 会议催办的要求有哪些，请具体说明。 简答题 作业布置 熟练背诵会前、会后、会中工作步骤，并以打字的形式在word文档里呈现 感谢观看 $$