《秘书实务》文字记录（举一反三考点练） -课后自测（卷2）

AI职教《举一反三考点练》 《秘书实务》文字记录-课后自测（卷2） 知识点一 会议记录的方法与要点 1.（填空题）会议记录一般不宜使用_________。 2.（填空题）若使用圆珠笔进行会议记录，应使用国家档案部门推荐的 322 (黑)、_________(纯蓝) 油墨灌注的笔芯。 3.（填空题）记录时要听清楚发言者说话的内容，听出_________。 4.（填空题）事后对原始记录进行补充、整理和修改，要尽量忠实于发言者说话的_________。 5.（案例分析题）秘书小张在一次重要会议中负责记录工作。他使用普通铅笔进行记录，认为这样方便修改；在会议过程中，小张只顾快速记录，没有仔细倾听发言内容，也未关注发言者的言外之意；会议结束后，小张直接将记录上交，没有进行任何补充、整理和修改。结果领导查看记录后，发现内容不完整、不准确，很多重要信息缺失。请分析小张在此次会议记录工作中存在哪些问题，并说明正确做法。 知识点二 文字记录的主要种类及要点 1.（填空题）电话记录用专门的电话记录用纸，其格式大多为_________。 2.（填空题）来访记录中，如果事关重大，秘书应认真记录，以便呈请有关领导批示，或转交_________处理。 3.（填空题）会议记录的一般情况部分包括会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、_________等。 4.（填空题）大事记要求择大事而_________，并准确无误。 5.（案例分析题）某公司秘书小张在进行文字记录工作时，出现了以下情况：在记录电话内容时，随手拿了一张空白纸进行记录；领导在会议上即兴发言，小张只记录了几个关键词；对于来访记录，小张觉得不重要，记录完就扔了；在整理当月大事记时，小张将员工的日常考勤情况也记录了进去。请分析小张的做法存在哪些问题，并说明正确做法。 知识点三 文字记录的常用方法及操作要点 1.（填空题）要点记录法要求秘书边听边分析，对说话的中心意思、重点部分，应________地记录下来。 2.（填空题）详细记录法要求秘书记录迅速，反应敏捷，做到记录详尽完整、________、准确无误。 3.（填空题）常用速记法包括汉字速记和________速记。 4.（填空题）笔记与录音并用法中，一般以________为主，录音仅作为补充。 5.（案例分析题）某公司召开年度总结大会，会上总经理对下一年度的战略规划进行了重要发言，同时还讨论了几个关键项目的推进方案。秘书小刘负责会议记录工作。小刘在记录时，采用要点记录法，只记录了发言中的部分关键词；在记录过程中，为了提高速度，小刘使用了一些自己创造的符号，但未做任何标注；此外，小刘未使用录音设备辅助记录。会议结束后，领导要求小刘整理会议记录，小刘发现很多重要内容缺失，部分自创符号也忘记了含义，无法准确整理出完整的会议记录。请分析小刘在此次会议记录工作中存在哪些问题，并说明正确的做法。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$ AI职教《举一反三考点练》 《秘书实务》文字记录-课后自测（卷2） 知识点一 会议记录的方法与要点 1.（填空题）会议记录一般不宜使用_________。 【答案】铅笔 【解析】原文明确提到会议记录一般不宜使用铅笔，故填 “铅笔”。 2.（填空题）若使用圆珠笔进行会议记录，应使用国家档案部门推荐的 322 (黑)、_________(纯蓝) 油墨灌注的笔芯。 【答案】424 【解析】根据内容，应填 “424”。 3.（填空题）记录时要听清楚发言者说话的内容，听出_________。 【答案】言外之意 【解析】会议记录要求听清楚发言者说话的内容，听出发言者说话的言外之意，故填 “言外之意”。 4.（填空题）事后对原始记录进行补充、整理和修改，要尽量忠实于发言者说话的_________。 【答案】原意 【解析】事后对原始记录进行补充、整理和修改，尽量忠实于发言者说话的原意，故填 “原意”。 5.（案例分析题）秘书小张在一次重要会议中负责记录工作。他使用普通铅笔进行记录，认为这样方便修改；在会议过程中，小张只顾快速记录，没有仔细倾听发言内容，也未关注发言者的言外之意；会议结束后，小张直接将记录上交，没有进行任何补充、整理和修改。结果领导查看记录后，发现内容不完整、不准确，很多重要信息缺失。请分析小张在此次会议记录工作中存在哪些问题，并说明正确做法。 【答案】 小张在此次会议记录工作中存在以下问题及正确做法： 记录工具选择问题： 问题：使用普通铅笔进行记录，不符合记录要求。 正确做法：一般不宜使用铅笔进行记录，若使用圆珠笔，应使用国家档案部门推荐的 322 (黑)、424 (纯蓝) 油墨灌注的笔芯；也可根据会议情况，在允许的前提下，准备录音笔、计算机等设备辅助记录 。 记录过程方法问题： 问题：只顾快速记录，没有仔细倾听发言内容，未关注发言者的言外之意，导致重要信息遗漏。 正确做法：认真倾听发言者讲话，不仅要听清楚说话内容，还要理解言外之意；同时学会多种快速记录方法，确保记录全面、准确 。 记录后期整理问题： 问题：会议结束后直接上交记录，未进行补充、整理和修改，使得记录内容不完整、不准确。 正确做法：事后对原始记录进行补充、整理和修改，尽量忠实于发言者说话的原意，体现发言者的语言特点；可在不背离原意的前提下，从语法、修辞、逻辑、标点符号、书写格式等方面进行技术性加工或润色，保证记录质量 。 知识点二 文字记录的主要种类及要点 1.（填空题）电话记录用专门的电话记录用纸，其格式大多为_________。 【答案】约定俗成 【解析】原文明确表述电话记录用纸格式大多为约定俗成，故填 “约定俗成”。 2.（填空题）来访记录中，如果事关重大，秘书应认真记录，以便呈请有关领导批示，或转交_________处理。 【答案】相关部门 【解析】根据来访记录的要求，此处应填 “相关部门”。 3.（填空题）会议记录的一般情况部分包括会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、_________等。 【答案】记录人 【解析】会议记录一般情况包含记录人，故填 “记录人”。 4.（填空题）大事记要求择大事而_________，并准确无误。 【答案】摘其要 【解析】原文为 “大事记的记录，要求择大事而摘其要，并准确无误”，故填 “摘其要”。 5.（案例分析题）某公司秘书小张在进行文字记录工作时，出现了以下情况：在记录电话内容时，随手拿了一张空白纸进行记录；领导在会议上即兴发言，小张只记录了几个关键词；对于来访记录，小张觉得不重要，记录完就扔了；在整理当月大事记时，小张将员工的日常考勤情况也记录了进去。请分析小张的做法存在哪些问题，并说明正确做法。 【答案】 小张的做法存在以下问题及正确做法： 电话记录问题： 问题：记录电话内容时使用空白纸，未用专门的电话记录用纸，不符合电话记录规范。 正确做法：电话记录应使用专门的电话记录用纸，其格式大多为约定俗成，确保记录规范、便于查阅 。 会议记录问题： 问题：领导即兴发言，小张只记录几个关键词，未详细记录，不符合领导讲话记录要求。 正确做法：领导即兴讲话或发言，一般要详细记录，完整记录领导发言内容，保证记录的准确性和完整性 。 来访记录问题： 问题：认为来访记录不重要并丢弃，忽视了来访记录的作用。 正确做法：来访记录需用专门的来访记录单，若事关重大，应认真记录，以便呈请有关领导批示或转交相关部门处理，不能随意丢弃 。 大事记整理问题： 问题：将员工日常考勤情况记录进大事记，未遵循大事记择要记录的原则。 正确做法：大事记应择大事而摘其要，准确无误，按年、月、日顺序排列，每月整理时去掉一般的日常事务活动，只记录重要事件 。 知识点三 文字记录的常用方法及操作要点 1.（填空题）要点记录法要求秘书边听边分析，对说话的中心意思、重点部分，应________地记录下来。 【答案】简要 【解析】要点记录法要求秘书边听边分析，对说话的中心意思、重点部分，应简要地记录下来，其余内容则可少记或不记，故填 “简要”。 2.（填空题）详细记录法要求秘书记录迅速，反应敏捷，做到记录详尽完整、________、准确无误。 【答案】言出字随 【解析】详细记录法要求秘书记录迅速，反应敏捷，做到记录详尽完整、言出字随、准确无误，故填 “言出字随”。 3.（填空题）常用速记法包括汉字速记和________速记。 【答案】拼音 【解析】常用速记法主要指汉字速记和拼音速记，故填 “拼音”。 4.（填空题）笔记与录音并用法中，一般以________为主，录音仅作为补充。 【答案】笔记 【解析】笔记与录音并用法一般都以笔记为主，录音仅作为补充，故填 “笔记”。 5.（案例分析题）某公司召开年度总结大会，会上总经理对下一年度的战略规划进行了重要发言，同时还讨论了几个关键项目的推进方案。秘书小刘负责会议记录工作。小刘在记录时，采用要点记录法，只记录了发言中的部分关键词；在记录过程中，为了提高速度，小刘使用了一些自己创造的符号，但未做任何标注；此外，小刘未使用录音设备辅助记录。会议结束后，领导要求小刘整理会议记录，小刘发现很多重要内容缺失，部分自创符号也忘记了含义，无法准确整理出完整的会议记录。请分析小刘在此次会议记录工作中存在哪些问题，并说明正确的做法。 【答案】 小刘在此次会议记录工作中存在以下问题及正确做法： 记录方法选择错误： 问题：总经理对下一年度战略规划的重要发言及关键项目推进方案讨论属于重要内容，小刘却采用要点记录法，只记录部分关键词，导致重要内容缺失 。 正确做法：对于领导重要讲话、重要会议的决定和决议等重要内容，应采用详细记录法，将发言者说话的内容尽可能全面、完整地记录下来，做到记录详尽完整、言出字随、准确无误 。 特殊标志法使用不规范： 问题：小刘使用自己创造的符号却未做标注，导致后续无法理解符号含义，影响记录整理 。 正确做法：若使用特殊标志法记录，应采用规范的特殊符号、图形，如采用形象写法、会意写法、假借写法等已有约定的符号；若使用自创符号，需对符号含义进行标注说明，确保记录内容可理解 。 未采用辅助记录手段： 问题：小刘未使用录音设备辅助记录，仅靠笔记，在记录不完整时无法补充内容 。 正确做法：对于重要会议记录，可采用笔记与录音并用法，使用录音笔等设备进行录音，以笔记为主，录音为辅，相互补充，保障记录完整性，便于后续核对和补充 。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$