《秘书实务》文字记录（举一反三考点练）-讲义

举一反三考点练 《秘书实务》文字记录-讲义 1. 掌握公务文书概念。 2. 理解文书记录的含义、性质、特点、原则、作用和任务。 知识点一 会议记录的方法与要点 （一） 备好纸笔，随时准备记录 记录一般不宜用铅笔，若用圆珠笔，应选国家档案部门推荐的 322 （黑）、424 （纯蓝） 油墨笔芯。条件允许时，可准备录音笔边录边记以便事后补充。部分活动可用计算机、速录机等设备记录，但需尊重不准录音的要求。 （二） 认真倾听，快速做出记录 记录时要听清发言内容与言外之意，掌握多种快速记录方法。 （三） 补充修改，认真整理记录 事后对原始记录进行补充、整理和修改，忠实于原意，体现语言特点，可在不改变原意的基础上，对语法、修辞等进行技术性加工。 （例题 - 多选题）在进行会议记录时，以下做法正确的是（ ） A. 使用铅笔进行记录 B. 事先未声明不准录音的情况下，使用录音笔边录边记 C. 记录时只关注发言者的表面内容，忽略言外之意 D. 事后对记录进行补充、整理和修改，忠实于发言者原意 【答案】BD 【解析】一般不宜使用铅笔进行记录，A 选项错误；在允许的情况下，为保证记录准确性，可使用录音笔边录边记，B 选项正确；记录时要听清楚发言者说话的内容，也要听出发言者说话的言外之意，C 选项错误；事后需对原始记录进行补充、整理和修改，尽量忠实于发言者说话的原意，D 选项正确。 1.（单选题）若使用圆珠笔进行会议记录，应选用哪种油墨灌注的笔芯？（ ） A. 国家档案部门推荐的 322 （黑）、424 （纯蓝） B. 普通黑色油墨 C. 任意颜色油墨 D. 彩色油墨 【答案】A 【解析】若使用圆珠笔进行记录，应使用国家档案部门推荐的 322 （黑）、424 （纯蓝） 油墨灌注的笔芯，A 选项正确，B、C、D 选项均不符合要求。 2.（多选题）关于会议记录的方法，下列说法正确的是（ ） A. 所有活动都可以使用录音设备记录 B. 记录时要学会多种快速记录方法 C. 可以从语法方面对记录进行技术性加工 D. 整理记录时无需考虑发言者语言特点 【答案】BC 【解析】如果事先声明不准录音，则应尊重要求，不能使用录音设备，A 选项错误；记录时要学会多种快速记录方法，B 选项正确；在不背离原意的前提下，秘书可以从语法、修辞、逻辑、标点符号、书写格式等方面，进行技术性的加工或润色，C 选项正确；整理记录时应尽量忠实于发言者说话的原意，体现发言者的语言特点，D 选项错误。 3.（单选题）小李在进行会议记录时，没有听出发言者的言外之意，他的做法（ ） A. 正确，只需记录表面内容 B. 错误，未满足会议记录要求 C. 取决于会议重要程度 D. 只要记录速度快即可 【答案】B 【解析】会议记录要求听清楚发言者说话的内容，还要听出发言者说话的言外之意，小李的做法错误，未满足会议记录要求，B 选项正确，A、C、D 选项错误。 1.（多选题）在会议记录的准备工作中，可采用的设备有（ ） A. 计算机 B. 速录机 C. 录音机 D. 口述机 【答案】ABCD 【解析】有些活动可采用计算机、速录机、录音机、口述机等设备进行记录，A、B、C、D 选项均正确。 2.（单选题）对会议原始记录进行补充、整理和修改时，首要原则是（ ） A. 追求文字优美 B. 体现个人语言风格 C. 忠实于发言者原意 D. 随意修改 【答案】C 【解析】事后对原始记录进行补充、整理和修改，应尽量忠实于发言者说话的原意，这是首要原则，C 选项正确，A、B、D 选项错误。 3.（多选题）下列关于会议记录的表述，错误的是（ ） A. 记录完成后无需进行整理 B. 只能使用纸笔记录 C. 不用尊重不准录音的要求 D. 记录方法无需学习 【答案】ABCD 【解析】记录完成后需要进行补充、整理和修改，A 选项错误；除纸笔外，还可采用计算机等多种设备记录，B 选项错误；如果事先声明不准录音，应尊重要求，C 选项错误；记录时要学会多种快速记录方法，D 选项错误。 · 做好记录准备工作，选合适记录工具，根据情况使用辅助设备并尊重规定 。 · 记录过程中认真倾听，把握内容和隐含信息，运用快速记录方法 。 · 事后对记录进行补充、整理与修改，既保持原意，又进行技术性优化 。 知识点二 文字记录的主要种类及要点 （一） 文字记录的种类 文字记录主要有八种： 电话记录 使用专门记录用纸，格式约定俗成。 来访记录 用专门记录单填写，事关重大需认真记录，以便呈批或转交处理。 值班记录 为反映值班情况、做好交接班，准确记载值班事务。企业有多种值班记录表单，按内容填写。 会议记录 分为两部分：一是会议一般情况，含名称、时间、出席人等；二是会议具体内容，包括议程、报告、讨论情况及决议等。用专门记录纸或本保证规范化。 领导讲话记录 领导按稿讲话记要点，即兴讲话详细记录。 领导口授记录 秘书聆听领导口授并记录，口授结束复述或提问确认记录准确。 调查记录 根据调查内容和对象，采用提纲挈领或详细记录方法。 大事记 一事一记，按日编排，多事逐一记录。要求择要准确，按年、月、日排序。由专人负责，随时记载，每月、年终整理，经领导审定后存档。 （例题 - 多选题）以下关于文字记录的说法，正确的是（ ） A. 电话记录使用专门记录用纸，格式固定 B. 领导按讲话稿讲话时，应详细记录每一句话 C. 会议记录需记录会议一般情况和具体内容两部分 D. 大事记应一事一记，按日编排 【答案】ACD 【解析】电话记录用专门的电话记录用纸，其格式大多为约定俗成，A 选项正确；领导按讲话稿讲话或发言，可记录要点，并非详细记录每一句话，B 选项错误；会议记录一般分为会议一般情况（如会议名称、时间等）和会议具体内容（如议程、决议等）两部分，C 选项正确；大事记为一事一记，按日编排，若一天内有几件大事需逐一记录，D 选项正确。 1.（单选题）秘书小李在记录领导即兴讲话时，只记录了要点，他的做法（ ） A. 正确，提高记录效率 B. 错误，领导即兴讲话应详细记录 C. 取决于讲话时长 D. 只要领导不反对即可 【答案】B 【解析】领导即兴讲话或发言，一般要详细记录，小李只记录要点的做法错误，B 选项正确；A、C、D 选项不符合文字记录规范要求。 2.（多选题）关于来访记录，下列说法正确的是（ ） A. 用普通纸张记录即可 B. 事关重大的来访需认真记录 C. 记录后可直接丢弃 D. 记录内容用于呈请领导批示或转交相关部门处理 【答案】BD 【解析】来访记录需用专门的来访记录单，A 选项错误；如果事关重大，秘书应认真记录，以便呈请有关领导批示，或转交相关部门处理，B、D 选项正确；来访记录有重要作用，不能直接丢弃，C 选项错误。 3.（单选题）值班记录的主要目的不包括（ ） A. 反映值班情况 B. 方便员工娱乐 C. 做好交接班工作 D. 为日后查考提供条件 【答案】B 【解析】值班记录是为反映值班情况，妥善做好交接班工作，准确记载值班事务，为日后查考提供方便条件，不包括方便员工娱乐，B 选项符合题意，A、C、D 选项错误。 1.（多选题）会议记录的具体内容部分应包含（ ） A. 会议议程和议题 B. 主持人开场白 C. 参会人员的私人聊天内容 D. 会议的决定和决议 【答案】ABD 【解析】会议记录的具体内容包括会议的议程和议题、主持人的开场白、主席的报告、汇报、交流或讨论的情况、会议的决定和决议等，A、B、D 选项正确；参会人员的私人聊天内容不属于会议记录范畴，C 选项错误。 2.（单选题）关于领导口授记录，秘书在口授结束后应（ ） A. 直接离开 B. 复述要点或向领导提问 C. 自行修改记录内容 D. 等待领导再次指示 【答案】B 【解析】领导口授结束，秘书要复述要点或向领导提问，以确认记录准确无误，B 选项正确；A、C、D 选项不符合领导口授记录的规范要求。 3.（多选题）调查记录的方法可以是（ ） A. 提纲挈领记录 B. 详细记录 C. 只记录关键词 D. 随意记录 【答案】AB 【解析】不同的调查内容和调查对象采用不同的记录方法，有的可采用提纲挈领的记录，有的则需要详细记录，A、B 选项正确；只记录关键词可能遗漏重要信息，随意记录不规范，C、D 选项错误。 · 文字记录涵盖电话、来访等八种类型，各有专用记录载体与记录规范 。 · 不同记录类型在记录方式上有差异，如会议记录分情况记录，领导讲话按讲话形式选择详略 。 · 大事记等部分记录需专人负责、定期整理，经领导审定后存档，确保记录规范性与可查性 。 知识点三 文字记录的常用方法及操作要点 （二） 文字记录的方法 不同文字记录方法具体操作如下： 要点记录法 将发言主要内容简明记录，用于内容简单或无关紧要的记录，如一般电话、来访、会议记录。秘书需边听边分析，记录中心意思与重点，精简其余内容。 详细记录法 完整记录发言内容，适用于领导重要讲话、重要会议决议等。要求秘书记录迅速、反应敏捷，确保详尽准确。 特殊标志法 运用特殊符号、图形记录，分形象写法（如 “+” 表 “红十字会”）、会意写法（如 “%” 表 “一分为二”）、假借写法（如 “?” 表 “问题”）三种类型。 常用速记法 包括汉字速记（汉字草书写法，精简缩略字词句段）和拼音速记（记音达记意目的，同一符号表同音汉字） 。 笔记与录音并用法 同时用笔记和录音，相互补充，以笔记为主，录音为辅，常用录音笔，便于携带放置 。 （例题 - 多选题）在文字记录中，以下关于记录方法的说法正确的是（ ） A. 要点记录法适用于内容简单的一般电话记录 B. 详细记录法要求记录者做到言出字随、准确无误 C. 特殊标志法中 “%” 属于形象写法 D. 笔记与录音并用法以录音为主，笔记为辅 【答案】AB 【解析】要点记录法多用于说话内容简单或无关紧要的记录，如一般的电话记录，A 选项正确；详细记录法要求秘书记录迅速，反应敏捷，做到记录详尽完整、言出字随、准确无误，B 选项正确；特殊标志法中 “%” 表示 “一分为二”，属于会意写法，并非形象写法，C 选项错误；笔记与录音并用法一般以笔记为主，录音仅作为补充，D 选项错误。 1.（单选题）秘书小李在记录一般性会议时，应采用（ ）方法。 A. 详细记录法 B. 要点记录法 C. 特殊标志法 D. 拼音速记法 【答案】B 【解析】要点记录法多用于说话内容简单或无关紧要的记录，如一般的会议记录，B 选项正确。详细记录法适用于领导重要讲话等重要内容；特殊标志法和拼音速记法多用于需要快速记录或特定场景，A、C、D 选项不符合一般性会议记录需求。 2.（多选题）关于详细记录法，下列说法正确的是（ ） A. 适用于记录来访者反映的一般问题 B. 适用于记录重要会议的决定和决议 C. 要求记录者反应敏捷 D. 需完整记录发言者说话内容 【答案】BCD 【解析】详细记录法用于记录领导的重要讲话、重要会议的决定和决议、来访者反映的重要问题等，A 选项中 “一般问题” 错误，B 选项正确。详细记录法要求秘书记录迅速，反应敏捷，做到记录详尽完整、准确无误，C、D 选项正确。 3.（单选题）特殊标志法中，用 “O” 表示 “太阳”，这属于（ ）写法。 A. 形象 B. 会意 C. 假借 D. 谐音 【答案】A 【解析】特殊标志法中，形象写法如 “+” 表示 “红十字会”，“O” 表示 “太阳” ，A 选项正确。会意写法如 “%” 表示 “一分为二”；假借写法如 “?” 表示 “问题”，B、C、D 选项错误。 1.（多选题）汉字速记的特点包括（ ） A. 是汉字草书的快写 B. 对汉语字、词、句、段进行合理精简 C. 通过 “记音” 达到 “记意” 目的 D. 同一个速记符号代表所有同音汉字 【答案】AB 【解析】汉字速记是汉字草书的快写，是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略，A、B 选项正确。通过 “记音” 达到 “记意” 目的是拼音速记的特点，C 选项错误；同一个速记符号代表不标四声调的所有同音汉字是拼音速记特点，D 选项错误。 2.（单选题）在笔记与录音并用法中，一般以（ ）为主。 A. 录音 B. 笔记 C. 两者并重 D. 根据场景决定主次 【答案】B 【解析】笔记与录音并用法一般都以笔记为主，录音仅作为补充，B 选项正确，A、C、D 选项错误。 3.（多选题）下列关于文字记录方法的应用场景，搭配正确的是（ ） A. 要点记录法 - 领导即兴重要讲话 B. 详细记录法 - 重要会议的决定和决议 C. 特殊标志法 - 快速记录关键信息 D. 笔记与录音并用法 - 一般性电话记录 【答案】BC 【解析】要点记录法不适用于领导即兴重要讲话，应使用详细记录法，A 选项错误。详细记录法适用于重要会议的决定和决议，B 选项正确；特殊标志法可用于快速记录关键信息，C 选项正确；一般性电话记录用要点记录法即可，笔记与录音并用法多用于重要内容记录，D 选项错误。 · 文字记录依据内容重要程度，可采用要点记录法或详细记录法，实现精准记录 。 · 特殊标志法和常用速记法借助符号、特殊书写方式，能提升记录效率 。 · 笔记与录音并用法结合两种手段优势，以笔记为主、录音为辅，保障记录完整性 。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$