《秘书实务》文书整理（举一反三考点练） -课后自测（卷2）

AI职教《举一反三考点练》 《秘书实务》文书整理-课后自测（卷2） 知识点一 归档文书整理工作规范 1.（填空题）归档文书的 “件” 是整理单位，正文与_________为一件。 【答案】附件 2.（填空题）超大纸张折叠时，拆痕处应尽量位于文件、图表的_________之外。 【答案】字迹 3.（填空题）档案盒盒脊的起止件号，起件号填写在_________，止件号填写在下格。 【答案】上格 4.（填空题）归档文件目录推荐由系统生成或使用_________进行编制。 【答案】电子表格 5.（案例分析题）某单位秘书小李负责 2023 年度档案整理工作，现有以下文件：①用铅笔书写的项目计划书；②装订成册的 2022 - 2023 年行业杂志合订本；③一份 A3 幅面的工程图纸；④关于员工福利的请示与批复文件。请回答以下问题： （1）上述文件分别应如何进行修整？ （2）请示与批复文件在装订和排列时应遵循什么原则？ （3）若采用 “年度 — 机构 — 保管期限” 分类法，这些文件应如何分类？ 【答案】 （1）①铅笔书写的项目计划书应进行静电复印；②装订成册的行业杂志合订本可保持原貌，无需去钉；③A3 幅面的工程图纸需进行折叠，折叠时尽量减少折叠次数，且拆痕处应位于图纸字迹之外；④请示与批复文件若存在金属物则需去除，无其他特殊修整要求。 （2）装订时，请示与批复文件可独立成件，也可视为一件；若视为一件，应遵循复文在前，来文在后的顺序装订。排列时，若按事由排列，同一事由的请示与批复文件应排列在一起；若按形成时间顺序排列，按文件实际形成时间先后排列。 （3）①用铅笔书写的项目计划书：2023 年度 - 对应机构 - 按保管期限分类；②装订成册的行业杂志合订本：因涉及 2022 - 2023 年，可按形成时间较早的 2022 年度 - 对应机构 - 按保管期限分类，或单独处理；③A3 幅面的工程图纸：2023 年度 - 对应机构 - 按保管期限分类；④关于员工福利的请示与批复文件：2023 年度 - 对应机构 - 按保管期限分类。 知识点二 归档文书整理的含义及要点 1.（填空题）归档文书整理是将处理完毕且具有_________的文件材料，按照形成过程的联系和规律进行有序化处理的过程。 【答案】查考利用价值 2.（填空题）纸质归档文件在装盒前，需要依次完成修整、装订、编页、_________、分类、排列、编号、编目等操作。 【答案】组件 3.（填空题）电子文件归档整理的关键操作包括格式转换、_________和归档数据包组织存储。 【答案】元数据收集 4.（填空题）归档整理好的纸质文书，需要装入_________后，向档案部门移交归档。 【答案】档案盒 5.（案例分析题）某单位新入职员工小李负责 2024 年文件归档工作，现有以下文件：①部门内部使用的临时性通知（无留存价值）；②已完成审批流程的纸质采购合同；③正在修改的电子年度报告；④扫描成 PDF 格式但未收集元数据的电子发票。请回答：（1）上述哪些文件不符合归档要求？说明理由。（2）若对纸质采购合同进行归档，完整的整理流程是什么？ 【答案】（1）①不符合，因其无查考利用价值；③不符合，文件处理程序未完成；④不符合，电子文件未收集元数据。（2）纸质采购合同归档流程：首先去除文件中的订书钉等易锈蚀金属物；接着对破损处进行修裱等修整操作；然后进行装订；装订后进行编页；再以 “件” 为单位进行组件；按照分类规则进行分类、排列；完成编号、编目；最后装入档案盒，并进行排架，完成后向档案部门移交 。 知识点三 归档文书整理原则与保管期限 1.（填空题）归档文书整理应遵循文件的_________，保持文件之间的有机联系。 【答案】形成规律 2.（填空题）企业档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般为_________年和 10 年。 【答案】30 3.（填空题）归档文书整理应符合_________管理要求，便于计算机辅助管理。 【答案】文档一体化 4.（填空题）区分归档文书不同价值的目的是便于_________和利用。 【答案】保管 5.（案例分析题）某企业档案管理员小张在整理文件时，遇到以下情况：①将 2022 - 2023 年同一项目的立项报告、审批文件、验收材料分散存放；②对所有会议记录统一标注为 10 年保管期限；③电子文件采用与纸质文件不同的分类标准。请回答： （1）小张的做法分别违背了哪些归档文书整理原则或规定？ （2）针对上述问题，应如何正确处理？ 【答案】 （1）①违背 “遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系” 原则，同一项目文件应归为一组；②违背 “区分不同价值” 原则，会议记录需依价值确定保管期限，不应统一标注；③违背 “保证纸质文件和电子文件整体协调统一” 原则，纸电文件分类标准应一致。 （2）①将同一项目文件按形成顺序整理归为一件；②重新评估会议记录价值，按永久、30 年或 10 年分别标注保管期限；③统一纸质与电子文件分类标准，确保管理协调。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$ AI职教《举一反三考点练》 《秘书实务》文书整理-课后自测（卷2） 知识点一 归档文书整理工作规范 1.（填空题）归档文书的 “件” 是整理单位，正文与_________为一件。 2.（填空题）超大纸张折叠时，拆痕处应尽量位于文件、图表的_________之外。 3.（填空题）档案盒盒脊的起止件号，起件号填写在_________，止件号填写在下格。 4.（填空题）归档文件目录推荐由系统生成或使用_________进行编制。 5.（案例分析题）某单位秘书小李负责 2023 年度档案整理工作，现有以下文件：①用铅笔书写的项目计划书；②装订成册的 2022 - 2023 年行业杂志合订本；③一份 A3 幅面的工程图纸；④关于员工福利的请示与批复文件。请回答以下问题： （1）上述文件分别应如何进行修整？ （2）请示与批复文件在装订和排列时应遵循什么原则？ （3）若采用 “年度 — 机构 — 保管期限” 分类法，这些文件应如何分类？ 知识点二 归档文书整理的含义及要点 1.（填空题）归档文书整理是将处理完毕且具有_________的文件材料，按照形成过程的联系和规律进行有序化处理的过程。 2.（填空题）纸质归档文件在装盒前，需要依次完成修整、装订、编页、_________、分类、排列、编号、编目等操作。 3.（填空题）电子文件归档整理的关键操作包括格式转换、_________和归档数据包组织存储。 4.（填空题）归档整理好的纸质文书，需要装入_________后，向档案部门移交归档。 5.（案例分析题）某单位新入职员工小李负责 2024 年文件归档工作，现有以下文件：①部门内部使用的临时性通知（无留存价值）；②已完成审批流程的纸质采购合同；③正在修改的电子年度报告；④扫描成 PDF 格式但未收集元数据的电子发票。请回答：（1）上述哪些文件不符合归档要求？说明理由。（2）若对纸质采购合同进行归档，完整的整理流程是什么？ 知识点三 归档文书整理原则与保管期限 1.（填空题）归档文书整理应遵循文件的_________，保持文件之间的有机联系。 2.（填空题）企业档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般为_________年和 10 年。 3.（填空题）归档文书整理应符合_________管理要求，便于计算机辅助管理。 4.（填空题）区分归档文书不同价值的目的是便于_________和利用。 5.（案例分析题）某企业档案管理员小张在整理文件时，遇到以下情况：①将 2022 - 2023 年同一项目的立项报告、审批文件、验收材料分散存放；②对所有会议记录统一标注为 10 年保管期限；③电子文件采用与纸质文件不同的分类标准。请回答： （1）小张的做法分别违背了哪些归档文书整理原则或规定？ （2）针对上述问题，应如何正确处理？ 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$