《秘书实务》文书整理（举一反三考点练）-讲义

AI职教《举一反三考点练》 《秘书实务》文书整理-讲义 1.掌握文书整理的原则、要求与注意事项。 2.能够整理文书等相关事宜。 知识点一 归档文书整理工作规范 （一）归档文书的修整 秘书需对归档文件进行必要修整，包括： 去除易锈蚀金属物、修裱破损文件、复制字迹模糊文件、折叠超大纸张。 （二）归档文书的装订 装订单位、装订顺序、装订要求、装订方法。 （三）归档文书的分类 年度分类法、保管期限分类法、组织机构（问题）分类法。 （四）归档文书的排列 同一事由文件按形成先后或重要程度排列；不同事由文件可按形成时间、重要程度、责任者或承办部门、不同问题等排列，成套性文件可集中排列。 （五）归档文书的编号 （六）归档文书的编目 （七）归档文书的装盒 例题（多选题）​ 下列关于归档文书整理的做法，符合规范的是（ ）​ A. 对用红墨水书写的重要合同进行静电复印​ B. 将定期保管且不移交档案馆的文件用塑料封装订​ C. 采用 “年度 — 保管期限 — 问题” 的复式分类法对归档文书分类​ D. 不同事由的文件统一按责任者或承办部门排列​ 【答案】AC​ 【解析】用红墨水书写的文件属于字迹易蜕变材料，应采用静电复印，A 选项正确；塑料封属于禁用装订材料，B 选项错误；三种分类法可以结合形成多种复式分类方法，“年度 — 保管期限 — 问题” 的复式分类法符合要求，C 选项正确；不同事由的文件可按形成时间顺序、重要程度、责任者或承办部门等多种方式排列，并非统一按责任者或承办部门排列，D 选项错误。所以答案选 AC。​ 1.（单选题） 以下关于归档文书装订单位的说法，正确的是（ ）​ A. 正文与无关的空白页可视为一件​ B. 简报、周报等材料一份为一件​ C. 会议纪要一次会议为一件​ D. 来文与复文必须独立成件​ 【答案】C​ 【解析】正文与有对应关系的附件等视为一件，无关空白页不属于装订单位范畴，A 错误；简报、周报等材料一期为一件，不是一份，B 错误；会议纪要一般一次会议为一件，C 正确；来文与复文一般独立成件，也可为一件，D 错误。​ 2.（多选题） 归档文书修整工作中，需要进行复制处理的文件有（ ）​ A. 用圆珠笔书写的项目计划书​ B. 复写纸打印的通知​ C. 黑色中性笔书写的会议记录​ D. 传真件形式的合作协议​ 【答案】ABD​ 【解析】用红（蓝）墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等书写的字迹材料及传真件应当复制，A、B、D 选项符合；黑色中性笔书写的文件不在需复制范围内，C 错误。​ 3.（单选题） 关于归档文书的装订顺序，正确的是（ ）​ A. 定稿在前，正本在后​ B. 附件在前，正文在后​ C. 复制件在前，原件在后​ D. 复文在前，来文在后​ 【答案】D​ 【解析】归档文书装订顺序为正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；复文在前，来文在后，D 选项正确，A、B、C 错误。​ 1.（多选题） 下列关于归档文书分类的说法，正确的是（ ）​ A. 年度分类法运用最为广泛​ B. 机构分类法与问题分类法可同时采用​ C. 保管期限分类法根据文件重要程度划分​ D. 可结合多种分类法形成复式分类法​ 【答案】AD​ 【解析】年度分类法运用最为广泛，A 正确；机构分类法与问题分类法不能同时采用，B 错误；保管期限分类法是根据不同保管期限对归档文书进行分类，而非文件重要程度，C 错误；三种分类法可以结合形成多种复式分类方法，D 正确。​ 2.（单选题） 永久保管的归档文件，宜采取的装订方法是（ ）​ A. 用塑料封装订​ B. 用不锈钢夹装订​ C. 线装法装订​ D. 用燕尾夹装订​ 【答案】C​ 【解析】永久保管的归档文件，宜采取线装法装订，C 正确；塑料封、不锈钢夹、燕尾夹均为禁用装订材料，A、B、D 错误。​ 3.（多选题） 归档文书排列时，同一事由的文件可按（ ）排列。​ A. 文件形成的先后顺序​ B. 文件的重要程度​ C. 文件的页数多少​ D. 文件的字号大小​ 【答案】AB​ 【解析】同一事由中的文件，可按文件形成的先后顺序或重要程度排列，A、B 正确；文件页数多少和字号大小不是同一事由文件的排列依据，C、D 错误。​ · 归档文书需进行修整、装订，修整包括去钉、修裱等，装订以 “件” 为单位并明确方式与顺序 。 · 采用年度、保管期限、组织机构（问题）等分类法对归档文书分类，按规则排列、编号 。 · 完成编目后将归档文书按要求装盒，填写相关内容并按时移交档案室 。 知识点二 归档文书整理的含义及要点 归档文书整理是将处理完且有查考价值的文件材料，按形成联系和规律，以 “件” 为单位进行组件、分类等操作（纸质文件含修整、装订等；电子文件含格式转换等），使其有序化的过程。其含义包括： 归档文书须办理完毕，指处理程序完成。 归档文书须有查考利用价值，非 “有文必档”。 归档文书介质有纸质和电子文件材料。 归档文书应分类管理，按 “件” 整理有联系的文件。 纸质文书整理好应装盒并向档案部门移交归档。 （例题 - 多选题）下列关于归档文书整理的表述，正确的是（ ） A. 具有查考价值但处理程序未完成的文件不能归档 B. 电子文件整理仅需格式转换无需元数据收集 C. 纸质文件按 “件” 分类后需排列、编号、编目 D. 归档文书整理介质只包含纸质文件 【答案】AC 【解析】文件需同时满足处理完毕和有查考价值才能归档，A 正确；电子文件整理需格式转换和元数据收集，B 错误；纸质文件分类后要进行排列、编号、编目等操作，C 正确；归档文书介质包括纸质和电子文件，D 错误。 1.（单选题）归档文书整理中 “件” 的划分依据是文件的（ ） A. 形成时间顺序 B. 保管期限长短 C. 在形成过程中的联系和规律 D. 页数多少 【答案】C 【解析】归档文书以 “件” 为单位进行整理，划分依据是文件在形成过程中的联系和规律，C 正确。 2.（多选题）以下文件不符合归档要求的有（ ） A. 未完成审批的项目计划书 B. 无留存价值的会议通知草稿 C. 已分类但未装订的纸质报表 D. 未进行格式转换的电子合同 【答案】ABD 【解析】未完成审批的文件处理程序未结束，A 不符合；无留存价值文件无需归档，B 不符合；电子合同需格式转换，D 不符合；已分类纸质报表可后续装订整理归档，C 符合要求。 3.（单选题）纸质归档文件的修整操作不包括（ ） A. 去钉 B. 修裱 C. 格式转换 D. 折叠 【答案】C 【解析】格式转换属于电子文件整理操作，纸质文件修整包括去钉、修裱、折叠等，C 错误。 1.（多选题）电子文件归档整理的操作包含（ ） A. 元数据收集 B. 装订成册 C. 格式转换 D. 装盒排架 【答案】AC 【解析】电子文件归档需进行元数据收集和格式转换，AC 正确；装订成册和装盒排架是纸质文件整理操作，BD 错误。 2.（单选题）归档文书分类时，不能同时采用的两种方法是（ ） A. 年度分类法和保管期限分类法 B. 保管期限分类法和问题分类法 C. 组织机构分类法和问题分类法 D. 年度分类法和组织机构分类法 【答案】C 【解析】组织机构分类法和问题分类法不能同时采用，应根据实际情况选择其一，C 正确。 3.（多选题）关于归档文书整理，正确的说法是（ ） A. 办理完毕指文书处理程序完成 B. 所有文件都要归档保存 C. 纸质文件整理后直接移交档案部门 D. 归档文书按 “件” 分类整理 【答案】AD 【解析】办理完毕指文书处理程序完成，A 正确；只有有查考价值的文件才归档，B 错误；纸质文件 需装盒后移交，C 错误；归档文书按 “件” 分类，D 正确。 · 归档文书整理是对处理完毕且有查考价值的文件，按规律以 “件” 为单位进行有序化处理，纸质和电子文件处理方式有差异。 · 归档文书要求处理程序结束且具备利用价值，强调并非所有文件都需归档。 · 归档文书涵盖纸质和电子两种介质，均需分类管理，纸质文书整理装盒后要移交档案部门归档。 知识点三 归档文书整理原则与保管期限 根据《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)，归档文书整理原则如下： 遵循文件形成规律，保持文件间有机联系。 区分文件价值，方便保管与利用。 符合文档一体化管理要求，利于计算机管理。 确保纸质与电子文件协调统一。 文书的查考利用价值决定其保管期限。依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（2013 年 2 月 1 日起施行），企业档案保管期限分永久、定期两类，定期一般为 30 年、10 年。 （例题 - 多选题）下列关于归档文书整理原则与保管期限的说法，正确的是（ ） A. 整理时应打破文件原有形成规律重新分类 B. 区分文件价值是为了便于保管和利用 C. 企业档案保管期限只有永久和 10 年两种 D. 需保证纸质与电子文件整理的协调统一 【答案】BD 【解析】归档文件应遵循形成规律，A 错误；区分价值便于保管利用，B 正确；企业档案保管期限为永久、定期（30 年、10 年），C 错误；需保证纸电文件协调统一，D 正确。 1.（单选题）企业档案的定期保管期限一般不包括（ ） A. 20 年 B. 30 年 C. 10 年 D. 永久 【答案】A 【解析】企业档案定期保管期限一般为 30 年、10 年，永久不属于定期，A 符合题意。 2.（多选题）归档文书整理符合文档一体化管理要求，意味着（ ） A. 方便计算机辅助管理 B. 需重新建立独立管理系统 C. 利于实现文件高效检索 D. 仅针对纸质文件管理 【答案】AC 【解析】文档一体化利于计算机管理与检索，A、C 正确；无需重建独立系统，B 错误；涵盖纸质和电子文件，D 错误。 3.（单选题）以下违背归档文书整理原则的是（ ） A. 按文件形成时间顺序排列 B. 将不同价值文件混合装订 C. 保证纸电文件整理标准一致 D. 按部门职能分类归档 【答案】B 【解析】应区分文件价值，混合装订不利于保管利用，B 违背原则；A、C、D 符合整理原则。 1.（多选题）关于归档文书保管期限，说法正确的是（ ） A. 由文件查考利用价值决定 B. 所有企业文件都需永久保存 C. 定期保管最长为 30 年 D. 10 年期限适用于所有临时文件 【答案】AC 【解析】保管期限由文件价值决定，A 正确；并非所有文件永久保存，B 错误；定期最长 30 年，C 正确；临时文件不一定都保管 10 年，D 错误。 2.（单选题）归档文书整理时，保持文件有机联系的目的是（ ） A. 减少存储空间 B. 体现整理效率 C. 反映历史原貌 D. 便于快速装订 【答案】C 【解析】保持联系是为反映文件形成的历史过程和原貌，C 正确；与存储、效率、装订无关，A、B、D 错误。 3.（多选题）下列操作符合归档文书整理原则的有（ ） A. 将同一项目的请示与批复归为一件 B. 对所有文件统一按永久期限保管 C. 建立电子档案目录实现计算机检索 D. 纸质文件与电子文件分别采用不同分类标准 【答案】AC 【解析】请示与批复归为一件符合联系原则，A 正确；需区分保管期限，B 错误；建立电子目录符合计算机管理要求，C 正确；纸电文件分类应统一，D 错误。 · 归档文书整理需遵循形成规律，保持文件联系，符合管理要求，确保纸电文件统一 。 · 归档文书整理应区分文件价值，以实现有效保管和便捷利用 。 · 企业档案保管期限由文件查考价值决定，分为永久、定期（30 年、10 年）两类。。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$