《秘书实务》收文处理（举一反三考点练） -课后自测（卷2）

AI职教《举一反三考点练》 《秘书实务》收文处理-课后自测（卷2） 知识点一 收文处理的流程与要点 1.（填空题）签收文书时，急件要注上全名、日期，还要注明________。 【答案】时、分 【解析】急件签收时要注上全名、日期，还要注明时、分，以备日后查考，故填 “时、分”。 2.（填空题）收文登记的方法主要有分类登记法和________。 【答案】综合性登记法 【解析】收文登记的方法主要有分类登记法和综合性登记法（也称流水式登记法），故填 “综合性登记法”。 3.（填空题）承办文书包含分送、拟办、批办和________四个环节。 【答案】承办 【解析】承办文书实际包含分送、拟办、批办、承办四个环节，故填 “承办”。 4.（填空题）催办文书中，________催办适合范围广、催办对象多的重要文件的催办。 【答案】会议 【解析】会议催办适合范围广、催办对象多的重要文件的催办，故填 “会议”。 5.（案例分析题）某市政府办公室收到一份省厅下发的关于环保整改的重要文件。办公室小李负责收文处理工作，在签收时，未仔细检查文件封口是否破损；登记时，采用综合性登记法将该文件随意登记在登记簿上，未突出其重要性；初审时，发现文件涉及市环保局和水利局两个部门职权范围，但未确认是否协商会签；承办时，小李直接将文件分送给市环保局，未提出拟办意见；传阅时，先将文件送给了普通科员，后送领导；催办过程中，仅通过电话催办一次后便未再跟进。请分析小李在收文处理过程中存在哪些错误，并说明正确做法。 【答案】 小李在收文处理过程中存在以下错误及正确做法： 签收环节 错误：未仔细检查文件封口是否破损。 正确做法：签收时应检查来文的封口有无破损，看清来文封面上写的收文单位、部门或者人名是否清晰明确，是否是寄给或发给本单位的文件，来件的信封号与投递单上的号码是否一致，确保文件完整、来源正确。 登记环节 错误：采用综合性登记法随意登记，未突出文件重要性。 正确做法：对于重要文件，若收文较多，应采用分类登记法，按文件来源分门别类登记；若采用综合性登记法，登记时要分清轻重缓急，急件、要件优先登记，可通过特殊标记等方式突出其重要性，便于后续处理。 初审环节 错误：发现文件涉及多部门职权范围，未确认是否协商会签。 正确做法：初审文书时，重点审查涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，若未经协商，应退回来文单位重新会签，确保文件合规可行。 承办环节 错误：直接将批办性公文分送给市环保局，未提出拟办意见。 正确做法：对批办性公文，秘书应提出切实可行、言简意赅的拟办意见，若有多种处理方案，一并提出并表明倾向性意见及理由，再报本企业负责人批示或者转有关部门办理。 传阅环节 错误：传阅时先送普通科员，后送领导。 正确做法：传阅文书应先送单位领导、主管负责人，然后送其他需要阅知的对象，确保领导优先了解重要文件内容，以便及时决策。 催办环节 错误：仅电话催办一次后便未再跟进。 正确做法：对于重要公文应重点催办，做到紧急公文跟踪催办，一般公文定期催办，并随时或定期向领导反馈办理情况，确保文件办理进度和质量 。 知识点二 初审与分送拟办文书的要求 1.（填空题）初审文书要以高度负责的态度，对文件进行________审核。 【答案】逐字逐句 【解析】原文明确指出初审时要逐字逐句审核文件，故填 “逐字逐句”。 2.（填空题）分送文书时，应将文书按紧急程度、密级、类型和________分类。 【答案】内容涉及的业务部门 【解析】分送文书的分类依据包括内容涉及的业务部门，故填 “内容涉及的业务部门”。 3.（填空题）拟办文书所提意见应简明、具体，用语________，并工整、清晰填写。 【答案】准确、得体 【解析】拟办意见需用语准确、得体，故填 “准确、得体”。 4.（填空题）递送文书时，无论是分发至本单位还是外单位，都要________。 【答案】办理签收手续 【解析】递送文书必须履行签收手续，故填 “办理签收手续”。 5.（案例分析题）某企业办公室文员小王在处理一份上级主管部门下发的关于行业规范整改的通知时，出现了一系列问题。初审环节，小王未仔细审核文件的格式规范，仅浏览了内容；分送时，因不清楚文件性质，将其错放到了后勤部门，且未履行签收手续；拟办过程中，小王不了解本企业相关业务，所提拟办意见模糊不清，未涉及具体整改措施，同时填写的字迹难以辨认。请分析小王在文书处理过程中存在的错误，并说明正确做法。 【答案】 小王在文书处理过程中存在以下错误，需按正确做法进行改进： 初审环节 错误：未仔细审核文件格式规范，仅浏览内容。 正确做法：初审时应以高度负责的态度，对文件从内容、文种、格式到会签手续等方面严格把关，逐字逐句审核。要依据行文规则，准确把握文种特性，同时关注文书各部分文字符号的排列和标志规则，以及文书用纸要求与印制规范 ，确保文件符合所有规范标准。 分送环节 错误：不清楚文件性质导致错放，且未履行签收手续。 正确做法：分送文书前，应将文书按紧急程度、密级、类型和内容涉及的业务部门分类，明确分发对象。此通知属于业务性文件，应按业务分工送相关业务部门。同时，无论是分发给本单位领导人和各业务部门的文书，还是转发给外单位的文书，都必须办理签收手续 ，以保证文书传递的准确性和可追溯性。 拟办环节 错误：不了解本企业业务，拟办意见模糊，无具体措施，字迹难辨。 正确做法：拟办前，小王应熟悉党的方针政策和国家法律法规，以及行业规范整改相关的办理程序和规定，同时深入了解本企业的工作情况和有关业务。认真研究来文内容和上级主管部门的要求，周密考虑适宜的整改处理方案。拟办所提意见或建议要简明、具体，包含详细的整改措施，用语准确、得体，并工整、清晰地写在 “文件处理单” 相应栏目中，署上拟办人姓名和日期 ，为领导批办提供有效参考。 知识点三 批办与承办文书的工作要求 1.（填空题）批办属于________活动，是执行和实施各项管理活动的前提条件。 【答案】决策性 【解析】原文明确指出批办属于决策性活动，故填 “决策性”。 2.（填空题）不重要的事务性文件可由________签署批办意见。 【答案】文秘部门负责人 【解析】根据内容，不重要的事务性文件可由文秘部门负责人签署批办意见，故填 “文秘部门负责人”。 3.（填空题）承办文书的关键是________和抓好落实。 【答案】明确时限 【解析】承办文书的关键是明确时限和抓好落实，故填 “明确时限”。 4.（填空题）批办有拟办意见的公文，应指明是否同意或________、补充意见。 【答案】修正 【解析】批办有拟办意见的公文，应指明是否同意或修正、补充意见，故填 “修正”。 5.（案例分析题）某单位收到一份上级部门下发的关于开展行业调研的紧急公文，要求在 5 个工作日内提交调研报告。单位办公室主任将公文交给单位领导批办，领导因出差在外，授权副职领导进行批办。副职领导批办时，仅简单写了句 “相关部门办理”，未明确承办部门、要求与时限。承办部门收到公文后，由于不明确具体要求，导致工作进度缓慢，临近截止日期才发现无法按时完成，且部门之间相互推诿责任。请分析在此过程中批办与承办文书存在哪些问题，并说明正确做法。 【答案】 在此过程中，批办与承办文书存在以下问题及正确做法： 批办文书问题 问题：副职领导批办意见不明确、不具体，未指定承办部门、承办要求与时限。 正确做法：副职领导受授权批办紧急公文，应根据公文内容及时提出准确的批办意见。因公文要求开展行业调研并提交报告，所以应明确指定具体承办部门，如市场调研部等；提出承办要求，包括调研的范围、方法、重点内容等；同时明确承办时限，鉴于上级要求 5 个工作日内完成，批办时应强调此时间节点 ，确保批办意见明确、具体、切实可行。 承办文书问题 问题：承办部门收到不明确的批办意见后，未及时请示，自行缓慢开展工作，且部门之间相互推诿责任。 正确做法：承办部门在收到交办的公文后，若批办意见不明确，应及时请示批办人（即被授权的副职领导），明确承办要求和时限等内容。在明确任务后，认真组织办理，多部门联合办理时，应明确主办和协办单位，避免相互推诿，按照批办要求和规定的 5 个工作日时限，协调配合完成调研报告的撰写工作 。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$ AI职教《举一反三考点练》 《秘书实务》收文处理-课后自测（卷2） 知识点一 收文处理的流程与要点 1.（填空题）签收文书时，急件要注上全名、日期，还要注明________。 2.（填空题）收文登记的方法主要有分类登记法和________。 3.（填空题）承办文书包含分送、拟办、批办和________四个环节。 4.（填空题）催办文书中，________催办适合范围广、催办对象多的重要文件的催办。 5.（案例分析题）某市政府办公室收到一份省厅下发的关于环保整改的重要文件。办公室小李负责收文处理工作，在签收时，未仔细检查文件封口是否破损；登记时，采用综合性登记法将该文件随意登记在登记簿上，未突出其重要性；初审时，发现文件涉及市环保局和水利局两个部门职权范围，但未确认是否协商会签；承办时，小李直接将文件分送给市环保局，未提出拟办意见；传阅时，先将文件送给了普通科员，后送领导；催办过程中，仅通过电话催办一次后便未再跟进。请分析小李在收文处理过程中存在哪些错误，并说明正确做法。 知识点二 初审与分送拟办文书的要求 1.（填空题）初审文书要以高度负责的态度，对文件进行________审核。 2.（填空题）分送文书时，应将文书按紧急程度、密级、类型和________分类。 3.（填空题）拟办文书所提意见应简明、具体，用语________，并工整、清晰填写。 4.（填空题）递送文书时，无论是分发至本单位还是外单位，都要________。 5.（案例分析题）某企业办公室文员小王在处理一份上级主管部门下发的关于行业规范整改的通知时，出现了一系列问题。初审环节，小王未仔细审核文件的格式规范，仅浏览了内容；分送时，因不清楚文件性质，将其错放到了后勤部门，且未履行签收手续；拟办过程中，小王不了解本企业相关业务，所提拟办意见模糊不清，未涉及具体整改措施，同时填写的字迹难以辨认。请分析小王在文书处理过程中存在的错误，并说明正确做法。 知识点三 批办与承办文书的工作要求 1.（填空题）批办属于________活动，是执行和实施各项管理活动的前提条件。 2.（填空题）不重要的事务性文件可由________签署批办意见。 3.（填空题）承办文书的关键是________和抓好落实。 4.（填空题）批办有拟办意见的公文，应指明是否同意或________、补充意见。 5.（案例分析题）某单位收到一份上级部门下发的关于开展行业调研的紧急公文，要求在 5 个工作日内提交调研报告。单位办公室主任将公文交给单位领导批办，领导因出差在外，授权副职领导进行批办。副职领导批办时，仅简单写了句 “相关部门办理”，未明确承办部门、要求与时限。承办部门收到公文后，由于不明确具体要求，导致工作进度缓慢，临近截止日期才发现无法按时完成，且部门之间相互推诿责任。请分析在此过程中批办与承办文书存在哪些问题，并说明正确做法。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$