《秘书实务》收文处理（举一反三考点练）-讲义

举一反三考点练 《秘书实务》收文处理-讲义 1.掌握秘书收文的原则、要求与注意事项。 2.能够处理收文相关事宜。 知识点一 收文处理的流程与要点 （一） 签收文书：签收是收文处理首环节，分单位收发室外发签收与办公室内发签收。操作步骤含清点（核对件数）、检查（确认收文信息与文件状态）、签字（注全名、日期，急件标时分），电子文书借专用平台签收。签收后，按规定启封，秘书加盖收文章后登记。 （二） 登记文书：登记是对收到文书逐项登录，需确定登记范围（如往来公文应登记，事务性通知可不登记），选择登记形式（簿式、卡片式、联单式）与方法（分类登记法、综合性登记法），并规范填写登记表，急件优先登记。 （三） 初审文书：初审是对签收登记后的文书审核，重点审查是否应由本单位办理、是否符合行文规则、文种格式是否合规、事项是否协商会签及是否符合起草要求，不合规文书退回并说明理由，合规的提出拟办意见。 （四） 承办文书：承办是收文办理核心，包括分送（按公文要求分送相关人员或部门）、拟办（提出初步处理意见）、批办（领导给出指示性意见）、承办（部门按批示处理）四个环节，承办部门需按时限完成交办公文。 （五） 传阅文书：传阅指按领导批示和工作需要送文书传阅，需确定传阅对象，选择开辟阅文室、会议传达等方式，按领导到其他人员顺序传阅，履行填写传阅单等手续，检查清理落实批示，防止漏传延误。 （六） 催办文书：催办是督促检查文书办理，要确定催办范围（如上级需落实文件、下级请示等），选择电话、信函等催办方法，对紧急、重要、一般公文分类催办并反馈情况，办结后注明办理信息。 （七） 答复文书：答复是将公文办理结果反馈来文单位，包括书面（制发公文、印送批件等）和口头（电话、面谈）两种答复方式。 （例题 - 多选题）下列关于收文处理流程的说法，正确的是（ ） A. 签收是收文处理的首个环节，急件签收需注明时、分 B. 卡片式登记便于分类查找，但容易散乱丢失 C. 初审文书发现不符合行文规则的文件，应退回原单位 D. 承办文书是收文办理的中心环节，包括分送、拟办、批办、承办四个环节 【答案】ABCD 【解析】签收是收文处理的第一个环节，急件签收时要注上全名、日期，还要注明时、分，A 选项正确；卡片式登记用卡片进行收文登记，优点是便于分类查找，缺点是容易散乱丢失，B 选项正确；初审文书时，对不符合行文规则的文件材料，一律退回原单位，C 选项正确；承办文书是收文办理中的中心环节，实际包含分送、拟办、批办、承办四个环节 ，D 选项正确。所以答案选 ABCD。 1.（单选题）下列哪种文书不需要进行收文登记？（ ） A. 单位往来公文 B. 内部使用文件 C. 公开的不保密出版物 D. 会议文件 【答案】C 【解析】收文登记范围中，单位往来公文、内部使用文件、会议文件都应登记，而纯属事务性的通知、便条、介绍信、请柬，公开和内部不保密的出版物等可不登记，C 选项符合题意，A、B、D 选项错误。所以答案选 C。 2.（多选题）关于签收文书，下列说法正确的有（ ） A. 签收分为外发签收和内发签收 B. 启封时所有文件都由单位秘书拆封 C. 电子文书签收需专用平台或系统 D. 签字时急件要注明时、分 【答案】ACD 【解析】签收分外发签收和内发签收两类，A 选项正确；凡表明单位领导 “亲收”“亲启” 的来文，应送本人或其委托人拆封，密件应交机要室或指定的机要人员拆封，标明本单位具体部门的，应由该部门秘书拆封，并非所有文件都由单位秘书拆封，B 选项错误；电子文书的签收需要一个统一的 “公文签收平台” 或 “公文签收系统” ，C 选项正确；急件签收时要注上全名、日期，还要注明时、分，D 选项正确。所以答案选 ACD。 3.（单选题）收文登记中，按文件来源分门别类进行登记的方法是（ ） A. 簿式登记法 B. 卡片式登记法 C. 综合性登记法 D. 分类登记法 【答案】D 【解析】分类登记法是按文件的来源分门别类进行登记，适用于收文较多的单位，D 选项正确；簿式登记和卡片式登记是登记形式，不是登记方法，A、B 选项错误；综合性登记法是将收到的公文按时间顺序登记，不分类别，C 选项错误。所以答案选 D。 1.（多选题）初审文书的重点包括（ ） A. 文件是否应由本单位办理 B. 文件是否符合行文规则 C. 文种、格式是否符合要求 D. 文件是否已经加盖公章 【答案】ABC 【解析】初审文书重点审查是否应由本单位办理、是否符合行文规则、文种格式是否符合要求、涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商会签、是否符合文书起草的其他要求，A、B、C 选项正确；文件是否已经加盖公章不属于初审文书的重点内容，D 选项错误。所以答案选 ABC。 2.（单选题）承办文书的中心环节是（ ） A. 分送 B. 拟办 C. 批办 D. 承办 【答案】D 【解析】承办文书实际包含分送、拟办、批办、承办四个环节，其中承办是核心，有关部门或人员根据领导的批办意见对文书反映的情况进行具体处理，D 选项正确；分送、拟办、批办是承办文书的前期环节，起到辅助和准备作用，A、B、C 选项错误。所以答案选 D。 3.（多选题）传阅文书的方式包括（ ） A. 开辟阅文室，指定固定时间阅文 B. 利用会议集中传达文件精神 C. 复印文书副本加快分散阅文速度 D. 通过邮政快递寄送文书给传阅对象 【答案】ABC 【解析】传阅文书的方式有开辟阅文室指定时间阅文、利用会议集中传达文件精神、复印文书副本加快分散阅文速度、利用内部刊物公布文书、利用计算机网络等现代化技术手段与通信设备传阅，A、B、C 选项正确；通过邮政快递寄送文书给传阅对象不属于常规传阅方式，效率低且不利于管理，D 选项错误。所以答案选 ABC。 · 收文处理涵盖签收、登记、初审等七大流程，各流程紧密衔接 。 · 每个流程均有明确操作规范与重点，如签收需核对信息，承办需经多环节推进 。 · 收文处理通过分类管理、规范程序，保障公文高效流转与妥善处理 。 知识点二 初审与分送拟办文书的要求 （一） 初审文书的要求 全面认真审查：对文件内容、文种、格式、会签手续等逐字逐句严格审核。 以行文规则为依据：审核时遵循行文规则。 把握文种特性：明确文种性质、特点和适用范围。 熟悉格式规范：掌握文书文字符号排列、标志规则、用纸及印制要求。 （二） 分送与拟办文书的要求 分送文书的要求 做好文书分类：按紧急程度、密级、类型和业务部门分类。 明确分发对象。 递送文书：采用直接递送（领导 “亲启” 件送领导，业务性文书送业务部门等）和机要人员传递（机要件）两种方式，递送需履行签收手续，要求归档的文书注明提示语。 拟办文书的要求 熟悉政策法规与办理程序，了解本单位工作和业务，研究来文内容与要求，制定处理方案。 涉及沟通的，拟办前商洽好。 拟办意见简明具体，用语准确得体，填写在 “文件处理单”，署拟办人姓名和日期。 （例题 - 多选题）下列关于文书初审、分送与拟办的操作，符合要求的是（ ） A. 初审文书时，发现文种使用错误，直接修改后继续流程 B. 分送文书时，将密级为 “机密” 的文件交由机要人员传递 C. 拟办文书前，针对来文涉及多部门的情况，主动与相关部门沟通协调 D. 递送文书给本单位业务部门时，未要求对方办理签收手续 【答案】BC 【解析】初审文书时，若发现问题不能直接修改，应退回来文单位，A 选项错误；密级文件属于机要件，分送时应交由机要人员传递，B 选项正确；拟办文书前，若来文涉及与其他部门沟通，需提前了解清楚并商洽妥当，C 选项正确；递送文书时，无论是分发给本单位还是外单位，都要履行签收手续，D 选项错误。所以答案选 BC。 1.（单选题）初审文书的首要依据是（ ） A. 领导口头指示 B. 行文规则 C. 过往文书范例 D. 个人主观判断 【答案】B 【解析】审核文书时应以行文规则为依据，而不是领导口头指示、过往文书范例或个人主观判断，B 选项正确，A、C、D 选项错误。所以答案选 B。 2.（多选题）分送文书时，对文书进行分类的依据包括（ ） A. 文件页数多少 B. 紧急程度 C. 内容涉及的业务部门 D. 文书的字体字号 【答案】BC 【解析】分送文书时，应按紧急程度、密级、类型和内容涉及的业务部门分类，文件页数多少和文书的字体字号不属于分类依据，B、C 选项正确，A、D 选项错误。所以答案选 BC。 3.（单选题）对于领导 “亲启” 件，正确的分送方式是（ ） A. 交由综合办公部门统一处理 B. 按业务分工送相关业务部门 C. 直接送领导本人 D. 先送办公室主任再转交领导 【答案】C 【解析】领导 “亲启” 件应直接送领导本人，C 选项正确，A、B、D 选项错误。所以答案选 C。 1.（多选题）拟办文书的要求包括（ ） A. 随意撰写处理意见，无需考虑可行性 B. 熟悉本单位工作情况和业务 C. 拟办意见要简明、具体 D. 若来文需沟通，拟办前完成商洽 【答案】BCD 【解析】拟办文书需熟悉本单位工作情况和业务，B 选项正确；拟办意见要简明、具体，具有可行性，A 选项错误，C 选项正确；如果来文内容需要与有关部门沟通意见，拟办前要了解清楚并商洽妥当，D 选项正确。所以答案选 BCD。 2.（单选题）下列关于递送文书的说法，错误的是（ ） A. 所有文书都可采用直接递送方式 B. 递送文书要履行签收手续 C. 机要件应交由机要人员传递 D. 要求退回归档的文书需注明提示字样 【答案】A 【解析】递送文书有直接递送和机要人员传递两种方法，机要件需交机要人员传递，并非所有文书都采用直接递送方式，A 选项错误；递送文书时要履行签收手续，B 选项正确；机要件应交由机要人员传递，C 选项正确；要求退回归档的文书，要在文书上注明 “阅后请退回归档” 字样，D 选项正确。所以答案选 A。 3.（多选题）初审文书时，需要严格审核的内容有（ ） A. 文件的会签手续是否完备 B. 文种是否符合适用范围 C. 文书用纸是否符合规范 D. 标题的字数是否恰当 【答案】ABC 【解析】初审文书时，要对会签手续、文种特性、格式规范（包括文书用纸要求）等严格审核，标题字数是否恰当不属于初审重点，A、B、C 选项正确，D 选项错误。所以答案选 ABC。 · 初审文书需严格把关，从行文规则、文种特性、格式规范等多方面全面审核 。 · 分送文书要做好分类，明确对象，规范递送并履行签收手续 。 · 拟办文书应基于政策与业务，拟定具体方案，规范填写意见 。 知识点三 批办与承办文书的工作要求 （三） 批办与承办文书的要求 批办文书的要求 批办是决策性活动，直接影响公文办理质量，主要包括确认批办人和签署意见两项工作。 （1） 确认批办人：领导人按分管职权签署；主要领导人不在时，可授权副职签署；不重要事务性文件，可由文秘部门负责人签署。 （2） 签署意见：根据公文内容提出准确意见。有拟办意见的，表明态度；需具体办理的，指定承办部门、要求与时限；阅知性文件，明确传阅范围与时间；多部门会办的，批明主办、协办单位及要求。签署意见要明确、具体、前后一致且切实可行。 承办文书的要求 承办文书关键在于明确时限和抓好落实。 （1） 明确时限：特急件随到随办，一日内完成；急件最迟三天内完成；紧急公文按时限办，有困难及时说明；限时公文在规定时间内完成；无明确时限公文，依性质、重要程度和惯例确定办理时间。 （2） 抓好落实：承办部门按批办意见办理，遇问题请示批办人；多部门联合办理时，明确主协办，协调配合，不推诿。 （例题 - 多选题）下列关于批办与承办文书的做法，正确的是（ ） A. 对于不重要的事务性文件，由文秘部门负责人签署批办意见 B. 批办意见要求模糊，以便承办部门灵活处理 C. 急件最迟在一周内办理完毕 D. 多部门联合办理公文时，明确主办和协办单位，协同办理 【答案】AD 【解析】不重要的事务性文件可由文秘部门负责人签署批办意见，A 选项正确；批办意见要明确、具体、前后一致且切实可行，不能模糊，B 选项错误；急件原则上随到随办，最迟不超过三天，C 选项错误；多部门联合办理公文时，应明确主办和协办单位，协调配合，不相互推诿，D 选项正确。所以答案选 AD。 1.（单选题）批办文书时，主要领导人不在，可由（ ）签署意见。 A. 任意副职领导 B. 被授权或委托的副职领导 C. 文秘部门负责人 D. 业务部门负责人 【答案】B 【解析】主要领导人不在时可授权或委托副职签署批办意见，B 选项正确；不是任意副职领导，A 选项错误；文秘部门负责人签署不重要事务性文件的批办意见，C 选项错误；业务部门负责人一般不负责批办文书，D 选项错误。所以答案选 B。 2.（多选题）承办文书明确时限的要求包括（ ） A. 特急件随到随办，一日内完成 B. 紧急公文可随意延期办理 C. 限时完成的公文可适当延续办理时间 D. 无明确时限公文依性质等确定办理时间 【答案】AD 【解析】特急件随到随办，应在当时或在一日之内办理完毕，A 选项正确；紧急公文要按时限要求办理，确有困难者应当及时予以说明，不能随意延期，B 选项错误；限时完成的公文不能延续，需在限定时间内办理完毕，C 选项错误；本身没有明确规定办理时限的公文，根据公文的性质、重要程度和以往惯例确定办理时限，D 选项正确。所以答案选 AD。 3.（单选题）批办阅知性文件时，应提出（ ） A. 承办部门和承办时限 B. 是否同意拟办意见 C. 传阅和传达的范围及时间 D. 主办单位和协办单位 【答案】C 【解析】批办阅知性文件，应提出传阅和传达的范围及时间，C 选项正确；指定承办部门和承办时限是针对需要具体办理的公文，A 选项错误；指明是否同意拟办意见是针对有拟办意见的公文，B 选项错误；批明主办单位和协办单位是针对两个或两个以上部门会办的公文，D 选项错误。所以答案选 C。 1.（多选题）关于批办文书签署意见，说法正确的是（ ） A. 有拟办意见的公文，直接同意即可，无需其他说明 B. 需具体办理的公文，要指定承办部门、要求与时限 C. 签署意见要明确、具体、切实可行 D. 多部门会办公文，需批明主办、协办单位及承办要求 【答案】BCD 【解析】有拟办意见的公文，要指明是否同意或修正、补充意见，并非直接同意即可，A 选项错误；需要具体办理的公文，应指定承办部门、承办要求与时限，B 选项正确；签署批办意见要明确、具体、前后一致且切实可行，C 选项正确；两个或两个以上部门会办的公文，要批明主办单位、协办单位及承办要求，D 选项正确。所以答案选 BCD。 2.（单选题）承办部门遇到批办意见与实际情况不一致时，应（ ） A. 自行按实际情况办理 B. 直接退回批办人 C. 请示批办人后按批示办理 D. 搁置不办 【答案】C 【解析】承办部门遇到批办意见与实际情况不一致，或随机出现新情况而不能按批办意见执行时，可在请示批办人后按批示意见办理，C 选项正确；不能自行按实际情况办理，A 选项错误；不是直接退回批办人，B 选项错误；也不能搁置不办，D 选项错误。所以答案选 C。 3.（多选题）下列关于批办人的说法，正确的有（ ） A. 领导人只能按分管职权签署批办意见 B. 主要领导人在时，副职领导不能签署批办意见 C. 文秘部门负责人可签署所有文件的批办意见 D. 批办人签署意见影响公文办理质量 【答案】ABD 【解析】领导人按分管职权签署批办意见，A 选项正确；主要领导人在时，副职领导一般不签署批办意见，B 选项正确；文秘部门负责人只能签署不重要的事务性文件的批办意见，C 选项错误；批办意见直接影响公文办理质量，所以批办人签署意见很关键，D 选项正确。所以答案选 ABD。 · 批办文书需确认合适批办人，并根据公文类型给出明确、可行的处理意见 。 · 承办文书要依据公文性质确定办理时限，确保按时完成 。 · 承办过程中遇到问题需请示，多部门协作要明确分工、避免推诿 。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$