《秘书实务》会前的准备（举一反三考点练）-讲义

举一反三考点练 《秘书实务》会前的准备-讲义 1. 掌握会前筹备的工作内容、原则与要求。 2. 理解会议的种类、要素、作用。 3. 能够制订会议筹备方案。 4. 能够按会议筹备流程布置会场，安排座次，安排会议食宿、车辆，准备会 议资料、会议用品等。 5. 能够按要求完成接站、签到工作，引导与会人员就座，安排会议值班 工作。 6. 能够按要求进行会议管理。 知识点一 会议筹备工作指南 会议筹备工作需系统规划，具体内容如下： 制订会议筹备方案：要求内容完整、可操作性强。涵盖会议名称（由主办单位、主题、类型等构成）、主题、时间地点、规模、人员、议程日程（议程是议题安排，日程是其时间具体化，议程固定，日程可变）、食宿安排、组织机构、经费预算等内容。 选择会议地点与场所：地点选择需综合会议议程、人员、经费等因素，突出主题、方便参会；场所依会议规模、内容等确定。 发送会议通知：形式依会议性质、范围等选择，提前 1 - 2 周发送。分口头和书面通知；预备和正式通知；会议通知、邀请信等多种发送方式，各有适用场景 。 制作会议证件和指示标志：重要大中型会议按需制发证件，含会议名称等信息；会议标志用于引导，重要会议可请专业公司制作。 准备会议资料和用品：资料准备经确定目录、收集编制、校对印制、装袋、发放五步。会议用品分必备和特殊用品，准备需明确经费、列清单、置办、检查摆放，遵循实用节约原则。 布置会场：包括会场布局（相对式、全围式、半围式、分散式，适用于不同会议）、座次安排（主席台和会场座次各有排列方法）、环境布置（装饰性体现会议主题，附属性涵盖设备布置）。 安排会议食宿与车辆：饮食依会议规模、类型、经费，经六步骤安排；住宿经五步完成，有多种类型可选；车辆安排经六步骤管理会务用车。 进行会前检查：对会议文件、会场布置等重点检查，及时处理问题。 接站与报到：接站需提前到达、热情接待；报到要核对身份、办理手续、分发资料并登记返程票。 （例题 - 多选题）关于会议筹备工作，下列说法正确的是（ ） A. 会议议程一旦确定不可更改，会议日程可根据实际情况调整 B. 重要会议应采用书面通知形式确保严肃性 C. 会场座次安排中，主席台人数为双数时，第一位领导人居左，第二位居右 D. 会议资料装袋后无需再次核对印制份数 【答案】ABC 【解析】会议议程固定，日程可变，A 正确；重要会议需书面通知，B 正确；主席台双数人数时，一左二右居中排列，C 正确；资料装袋后需复核份数，D 错误。 1.（单选题）以下哪种会议通知方式最适合用于学术性公开报告会？（ ） A. 电话通知 B. 邀请信 C. 海报 D. 公告 【答案】C 【解析】海报是公开性通知，适合自由参加的学术报告会，C 正确；电话通知不正式，A 错误；邀请信用于礼节性外部邀请，B 错误；公告多用于登报或媒体发布，D 错误。 2.（多选题）会议筹备方案中，会议名称通常包含哪些要素？（ ） A. 会议主办单位名称 B. 会议主题或内容 C. 会议召开的天气情况 D. 会议的类型 【答案】ABD 【解析】会议名称一般由主办单位、主题或内容、会议类型构成，有时含时间和范围，不包括天气情况，ABD 正确，C 错误。 3.（单选题）会场布置中，半围式布局不适用于哪种会议？（ ） A. 大型表彰大会 B. 中型工作会议 C. 小型研讨会 D. 部门协调会 【答案】A 【解析】半围式布局适合中小型工作会议，大型表彰大会应采用突出主席台的相对式布局，A 符合题意。 1.（多选题）关于会议资料准备，正确的是（ ） A. 只需收集领导发言稿即可 B. 需经确定目录、收集编制等五步完成 C. 装袋后要复核印制份数和与会人数 D. 所有资料必须会前发放 【答案】BC 【解析】会议资料需多种材料，A 错误；准备流程含五步，B 正确；装袋后需复核，C 正确；资料可会前或会中分发，D 错误。 2.（单选题）安排会议住宿时，不适用于会议的酒店类型是（ ） A. 会议中心 B. 本地宾馆 C. 经济型酒店 D. 国际连锁酒店 【答案】C 【解析】经济型酒店缺乏餐饮和休闲服务，不太适合会议使用，C 正确。 3.（多选题）以下属于会议必备用品的是（ ） A. 投票箱（选举用） B. 文具用品 C. 茶具用品 D. 表彰奖杯 【答案】BC 【解析】文具、茶具是各类会议必备用品，A、D 属于特殊会议用品，BC 正确。 · 会议筹备需制定全面方案，明确会议各要素及议程日程区别 。 · 筹备工作涵盖多环节，包括地点选择、通知发送、资料准备、会场布置、食宿车辆安排等，各有流程与规范 。 · 会前需检查各项准备工作，并做好接站与报到，保障会议顺利开展 。 知识点二 会议的构成要素和类型 会议管理原则是会议活动科学管理的指导思想和行为准则，主要包括： 必要性原则，即权衡会议必要性，避免不必要会议； 精简性原则，要求开短会、控规模等以提高效率； 实效性原则，注重围绕目标解决问题；规范性原则，遵循法规制度使会议各环节有章可循； 安全性原则，保障会议及人员安全，包括场所、信息、人身安全等。 （例题 - 多选题）以下属于会议管理原则的是（ ） A. 必要性原则 B. 随意性原则 C. 实效性原则 D. 安全性原则 【答案】ACD 【解析】会议管理原则包括必要性、精简性、实效性、规范性、安全性原则，不包含随意性原则，ACD 正确。 1.（单选题）当其他沟通方式能达成目的时，应（ ） A. 坚持召开会议 B. 取消或不召开会议 C. 缩短会议时间 D. 扩大会议规模 【答案】B 【解析】根据必要性原则，其他方式能沟通时不应召开会议，B 正确。 2.（多选题）会议管理的安全性原则涉及（ ） A. 会议场所安全 B. 会议信息安全 C. 与会人员人身安全 D. 会议餐饮安全 【答案】ABC 【解析】安全性原则涵盖会议场所、信息、与会人员人身安全，不包括餐饮安全，ABC 正确。 3.（单选题）为提高会议效率，应遵循（ ） A. 必要性原则 B. 精简性原则 C. 实效性原则 D. 规范性原则 【答案】B 【解析】精简性原则要求开短会、控规模等，有助于提高会议效率，B 正确。 1.（多选题）下列符合会议管理规范性原则的是（ ） A. 随意确定会议议程 B. 按照规章制度组织会议 C. 会议决策符合法律法规 D. 不遵守会议时间安排 【答案】BC 【解析】规范性原则要求遵循法规制度，BC 选项符合；A、D 选项违反该原则。 2.（单选题）会议管理的最终目的是（ ） A. 完成会议流程 B. 解决问题 C. 让与会人员参与 D. 展示会议成果 【答案】B 【解析】实效性原则表明会议最终目的是解决问题，B 正确。 3.（多选题）以下体现会议管理精简性原则的是（ ） A. 延长会议时间 B. 控制会议规模 C. 精简会议程序 D. 减少会议次数 【答案】BCD 【解析】精简性原则要求控规模、减次数、简程序，A 选项不符合，BCD 正确。 · 会议管理需遵循必要性原则，谨慎决定是否召开会议。 · 坚持精简性、实效性和规范性原则，提升会议效率与质量。 · 安全性原则贯穿会议管理，保障会议顺利与人身信息安全。 知识点三 大中型会议召开前的关键工作任务 一般大中型会议召开前，主要有四项关键工作任务。 会议组织工作由领导班子牵头，办公室主任统筹、秘书协助，保障会议按日程顺利开展； 会议文书工作由秘书承担，负责会议书面材料的撰写、修改、印刷及发送，要求准确、规范、高效； 会议后勤服务工作涵盖会场布置、用品采购、食宿交通安排及接站； 涉密会议需落实保密工作，包括制定保密计划、审查与会者资格、检查会场及管理文件资料等。 （例题 - 多选题）会议召开前的工作任务包括以下哪些方面？（ ） A. 会议组织工作 B. 会议文书工作 C. 会议后勤服务工作 D. 会议宣传工作 【答案】ABC 【解析】文中明确提到会议召开前的工作任务有会议组织工作、会议文书工作、会议后勤服务工作以及会议保密工作，不包括会议宣传工作，所以 ABC 正确。 1.（单选题）会议组织工作一般由谁负责？（ ） A. 秘书 B. 办公室主任 C. 后勤人员 D. 安保人员 【答案】B 【解析】根据原文 “会议从准备到召开，都需要较强的领导班子负责组织工作，一般由办公室主任负责” 可知，答案是 B。 2.（多选题）会议文书工作的要求包括（ ）。 A. 准确 B. 规范 C. 快速 D. 华丽 【答案】ABC 【解析】文中提到 “会议文书工作要求准确、规范、快速”，不包括华丽，所以 ABC 正确。 3.（单选题）会议后勤服务工作不包括以下哪项？（ ） A. 会场布置 B. 会议文件撰写 C. 参会人员食宿安排 D. 会议用品采购 【答案】B 【解析】会议文件撰写属于会议文书工作，不是会议后勤服务工作，会议后勤服务工作包括会场布置、会议用品采购、参会人员的食宿及交通安排、参会人员接站等，所以选 B。 1.（多选题）涉密会议的保密准备工作包括（ ）。 A. 制订会议保密计划和措施 B. 对与会者进行资格审查 C. 对会场进行安全检查 D. 对会议进行全程录像 【答案】ABC 【解析】文中提到涉密会议保密准备工作要制订会议保密计划和措施，对与会者进行资格审查，对会场进行安全检查，加强对会前印制的各种文件资料的保密管理等，不包括对会议进行全程录像，所以 ABC 正确。 2.（单选题）秘书在会议组织工作中的主要职责是（ ）。 A. 负责整个会议的组织领导 B. 协助领导筹办会议具体事务 C. 决定会议的召开时间和地点 D. 负责会议的经费预算 【答案】B 【解析】原文提到 “秘书协助领导筹办会议的具体事务”，所以 B 正确。负责整个会议组织领导的一般是办公室主任，决定会议召开时间和地点以及负责会议经费预算通常不是秘书在会议组织工作中的主要职责。 3.（多选题）以下属于会议后勤服务工作范畴的有（ ）。 A. 安排参会人员的交通 B. 对会议文书进行修改 C. 采购会议所需的文具 D. 检查会场的安全设施 【答案】AC 【解析】会议后勤服务工作包括会场布置、会议用品采购、参会人员的食宿及交通安排、参会人员接站等。对会议文书进行修改属于会议文书工作，检查会场安全设施属于会议保密工作中的部分内容（针对涉密会议），所以 AC 正确。 · 会议组织需领导班子主导，办公室主任与秘书协同保障会议有序推进 · 会议文书由秘书负责，确保书面材料处理精准高效 · 后勤服务覆盖多环节事务，涉密会议须强化保密管理 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$