《秘书实务》出差的准备（举一反三考点练）-讲义

举一反三考点练 《秘书实务》出差的准备-讲义 1.掌握秘书在出差准备的主要工作内容、流程和方法。 2.能够制订旅行计划和旅行日程表，进行票务预定、办理出境手续和进行差旅费预支。 知识点一 出差的准备流程 （一）了解商务旅行目的和内容：向领导明确商务旅行目的、任务、要求，掌握事由、目的地、时间、人员、工作事项等内容；若领导未交代，主动询问。提前与相关人员沟通。 （二）查询相关信息：了解交通工具及票务、起抵运行时间，与主办方确认细节，掌握住宿、随行及会晤人员等信息。 （三）拟订商务旅行计划：计划涵盖目的地、起止时间、交通工具、住宿、携带资料物品等。 （四）上报领导审批：计划草拟后报领导审核，依领导意见调整行程路线。 （五）制作旅程表：计划获批后，制作详尽旅程表，方便领导掌握行程安排。 （六）预订交通工具和酒店：通过电话、网络等多种方式预订，优先选直达，推荐航空公司官网或专业旅行网站购票订房。 （七）办理通行证及签注：赴中国香港、澳门参加会展等活动需办理，认真核对身份信息；出国应办理护照及签证，按规定携带材料，因公、因私出国护照分别到对应机关办理，主管部门批准后一般30日内签发护照。 （八）准备商务旅行的文件物品：为领导准备文件与物品，分公用、私用列清单请领导确认。 （九）预支出差费用：预支差旅费需提交申请表，详细说明出差信息并签名，经部门领导和总经理审核同意后交财务领取，出国、出境旅行视情况兑换外币。 （例题-多选题）秘书为领导安排商务旅行时，以下做法正确且完整的是（ ） A.仅向领导了解商务旅行的目的地和往返时间 B.拟订商务旅行计划后直接执行，无需审批 C.预订交通工具时优先选择直达票务，通过航空公司官网或专业旅行网站购票 D.出国旅行时，协助领导办理护照及签证，携带所需材料 【答案】CD 【解析】A选项中，秘书不仅要了解目的地和往返时间，还需清楚商务旅行的目的、任务、要求、事由、随行人员、会见人员、外出期间工作事项等内容，A错误；B选项，商务旅行计划草拟后必须上报给领导审核批准，不能直接执行，B错误；C选项符合预订交通工具的要求，优先选择直达且可通过推荐渠道购票，C正确；D选项，出国旅行需办理护照及签证，秘书应协助领导并携带主管部门的出国任务批件等所需材料，D正确。 1.（单选题）因公出国人员的护照应到（ ）办理。 A.当地派出所 B.公安部 C.外交部或其授权的机关 D.当地出入境管理局 【答案】C 【解析】因公出国人员的护照应到外交部或其授权的机关办理，因私出国人员的护照由公安部授权的机关办理，C选项正确，A、B、D选项错误。 2.（多选题）在拟订商务旅行计划时，应包含的内容有（ ） A.旅行途中计划购买的纪念品 B.起程、返程的时间 C.使用的交通工具 D.携带的资料、物品 【答案】BCD 【解析】完整的商务旅行计划应包括旅行的目的地，起程、返程的时间，使用的交通工具，住宿的地点，携带的资料、物品等，B、C、D选项正确；旅行途中计划购买的纪念品不属于商务旅行计划必备内容，A选项错误。 3.（单选题）秘书预支差旅费时，不需要在申请表中说明的是（ ） A.出差的具体事由 B.个人的银行账户信息 C.预支金额 D.行程计划 【答案】B 【解析】预支差旅费时，申请表中需详细说明本次出差的时间、地点、事由、人数、行程计划、预支金额等情况，并签名，无需说明个人银行账户信息，B选项符合题意，A、C、D选项均为需说明内容。 1.（多选题）商务旅行前，秘书查询相关信息包括（ ） A.交通工具的票务信息 B.住宿地点的房价 C.会晤人员的兴趣爱好 D.与主办方联系确认有关细节 【答案】ABD 【解析】秘书需了解出行要乘坐的交通工具及其票务信息，起程、抵达及运行时间，与主办方联系确认有关细节，住宿地点位置及房价，随行人员联系方式，会晤人员基本信息及联系方式等，A、B、D选项正确；会晤人员的兴趣爱好不属于必须查询的信息，C选项错误。 2.（单选题）去中国香港参加商务活动，秘书需要为领导办理（ ） A.护照 B.签证 C.通行证及签注 D.旅行保险 【答案】C 【解析】去中国香港、澳门参加会展、商务及培训，需办理通行证及签注，C选项正确；出国才需办理护照和签证，A、B选项错误；旅行保险不是去中国香港参加商务活动必须办理的，D选项错误。 3.（多选题）关于商务旅行计划和旅程表，下列说法正确的是（ ） A.旅程表是商务旅行计划的简化版 B.商务旅行计划需上报领导审批 C.旅程表能方便领导清楚各项商务活动安排 D.商务旅行计划获批后无需制作旅程表 【答案】BC 【解析】旅程表是商务旅行计划详尽化的结果，不是简化版，A选项错误；商务旅行计划草拟后必须上报给领导审核批准，B选项正确；旅程表以方便领导对商务旅行中各项商务活动安排清楚明了，C选项正确；商务旅行计划得到领导审批后，应为领导制作一份旅程表，D选项错误。 · 商务旅行前期需全面了解目的内容，查询各类信息，拟定初步计划并上报审批 。 · 计划获批后要制作详细旅程表，完成交通住宿预订，办理相关证件 。 · 同时准备好文件物品，按规定流程预支出差费用，确保商务旅行顺利开展 。 知识点二 旅行计划的基本内容 （一）商务旅行计划的基本内容 地点：包含旅行目的地、中转地点及各项活动开展地。 时间：涵盖起程、返程时间，各目的地抵离和中转时间，活动、就餐、休息时间等。 交通工具：涉及起程、返程工具，途经路线及停留地交通安排。 住宿：明确住宿地点、时间、要求和规格。 携带的资料、物品：根据商务活动确定需携带的文件、办公用品等。 备注：记录旅行注意事项，如天气、风俗、特别要求等。 （二）旅行日程表的制作 重要商务旅行需在旅行计划基础上制作日程表，内容更详细，包括住宿、联系人信息及活动具体安排等。出差时间变更，需及时通知领导及接待方。 （三）交通工具的选择 选择时综合考虑目的地、原因、费用规定、个人喜好等因素，受预算和职级规定约束。不同距离和需求对应不同合适交通工具，且各交通工具有优缺点。 （四）预支差旅费的程序 差旅费包括出差产生的各类公务费用，领取方式有预支或先垫付后报销。流程为填交申请表、领导审核签字、交财务部门、领取费用。 （例题-多选题）关于商务旅行计划和日程表，下列说法正确的是（ ） A.商务旅行计划应包含住宿的地点、时间、要求和规格 B.旅行日程表内容比旅行计划简略 C.若出差时间变更，只需通知接待方 D.旅行日程表需标明已确定活动的时间、地点、联系人等信息 【答案】AD 【解析】商务旅行计划中“住宿”一项明确需包含住宿的地点、时间、要求和规格，A选项正确；旅行日程表的内容一般比旅行计划更详细，B选项错误；如果出差时间有变更，应及时通知出差领导及接待方，C选项错误；旅行日程表要对已经确定的活动标明时间、地点、联系人、目的及所需要的文件等，D选项正确。 1.（单选题）以下不属于商务旅行计划中“备注”内容的是（ ） A.旅行区域的天气状况 B.当地的风俗习惯 C.活动安排的具体流程 D.领导的特别要求 【答案】C 【解析】商务旅行计划的“备注”主要记录领导商务旅行需要注意的事项，如旅行区域的天气状况、当地需要注意的风俗习惯和礼仪、领导或接待人的特别要求等，活动安排的具体流程不属于备注内容，应在旅行计划或日程表的其他部分体现，C选项符合题意。 2.（多选题）选择商务旅行交通工具时，需要考虑的因素有（ ） A.旅行目的地的距离 B.个人对交通工具的喜好 C.企业规定的差旅费用标准 D.交通工具能否直达目的地 【答案】ABCD 【解析】选择交通工具时，要综合考虑旅行的目的地（距离远近影响选择，A选项正确）、原因、差旅费用与规定（企业规定的费用标准约束选择，C选项正确）、个人喜好（B选项正确）等因素，同时交通工具能否直达目的地也是重要考虑因素，D选项正确。 3.（单选题）小张出差参加展览展销，携带较多产品样品，最适合他的交通工具是（ ） A.飞机 B.轮船 C.火车 D.汽车 【答案】D 【解析】参加展览展销，携带一定数量的产品或样品时，选择汽车比较合适，因其方便直达，费用较低，且适合运输样品；飞机携带物品受限制，A选项错误；轮船速度慢且不一定能直达，B选项错误；火车乘坐不灵活，有时无法直达目的地，C选项错误，所以选D。 1.（多选题）商务旅行预支差旅费的领取流程包括（ ） A.填写并提交费用申请表 B.部门同事签字确认 C.领导审核同意签字 D.将申请表交财务部门领取现金或支票 【答案】ACD 【解析】预支差旅费的领取流程为填写并提交费用申请表，经领导审核同意签字后，将申请表交财务部门领取现金或支票，不需要部门同事签字确认，A、C、D选项正确，B选项错误。 2.（单选题）关于商务旅行中发票的说法，错误的是（ ） A.只需索取收据即可报销 B.要检查发票是否盖有发票单位的财务章 C.需核对发票内容与实际用途是否相符 D.必须向对方索取正规发票 【答案】A 【解析】在商务旅行中，所发生的商务费用必须向对方索取相应的正规发票，而不是收据，A选项错误；同时要注意发票内容中填写的时间、项目、费用等是否与实际用途相符，检查是否盖有发票单位的财务章，B、C、D选项正确。 3.（多选题）旅行日程表相比商务旅行计划，更详细的内容可能包括（ ） A.住宿酒店的电话号码 B.当地联系人的地址 C.会晤者的企业名称 D.起程的时间 【答案】ABC 【解析】旅行日程表的内容一般比旅行计划更详细，包括住宿酒店名称、电话号码，当地联系人姓名、地址、电话号码，会晤者及企业名称、电话号码等，而起程时间在商务旅行计划中已有体现，不属于日程表更详细的部分，A、B、C选项正确，D选项错误。 · 商务旅行计划涵盖地点、时间、交通工具、住宿等核心内容，备注特殊事项，为行程奠定基础。 · 重要商务旅行需制作更详细的日程表，同时依实际情况灵活调整，并合理选择受多种因素制约的交通工具 。 · 预支差旅费有明确流程，且商务活动中费用管理需注意发票索取、超支报批及及时报销结算 。 知识点三 护照与签证常识 1.护照是中国政府发给中国公民，用于其出入国（境）及在国（境）外旅行、居留时证明国籍和身份的证件，出国人员均需持有。 分类：我国护照分为外交护照、公务护照、普通护照（因公普通护照、因私普通护照）、特区护照（香港特别行政区护照、澳门特别行政区护照），外交护照、公务护照和因公普通护照统称因公护照。 内容：主要包含姓名、出生地、性别、发照日期、有效期等信息。 2.电子护照 2012年5月15日起，我国正式启用电子护照。 电子护照在传统本式护照封面嵌入电子芯片，储存持照人姓名、性别等个人信息。电子普通护照共48页，可印刷主题图案的页面有40页。 电子护照内置敏感电子元器件，需保持整洁、完整，避免弯折、打孔或暴露在极端环境。 3.签证 护照证明持有者国籍和身份，签证是主权国家准许公民出入或经过本国国境的许可证明。 签证是一国主权机关在护照或其他旅行证件上的签注、盖印，由出入境管理机构（如移民局或驻外使领馆）签发，批准外国公民入境。 （例题-多选题）以下关于护照和签证的说法，正确的是（ ） A.因公普通护照属于因公护照 B.电子护照自2012年5月15日起在我国正式使用 C.签证是证明持有者国籍和身份的证件 D.电子护照内置芯片，使用时需避免弯折 【答案】ABD 【解析】外交护照、公务护照和因公普通护照统称为因公护照，A选项正确；我国于2012年5月15日起正式使用电子护照，B选项正确；护照是证明持有者国籍和身份的证件，签证是主权国家准许公民出入或经过本国国境的许可证明，C选项错误；电子护照内置敏感电子元器件，需保持整洁、完整，避免弯折，D选项正确。 1.（单选题）下列护照类型中，不属于因公护照的是（ ） A.外交护照 B.因私普通护照 C.公务护照 D.因公普通护照 【答案】B 【解析】外交护照、公务护照和因公普通护照统称为因公护照，因私普通护照不属于因公护照，B选项符合题意。 2.（多选题）电子护照的特点包括（ ） A.在传统护照封面嵌入电子芯片 B.储存持照人的指纹信息 C.共48页，全部可印刷主题图案 D.使用时要避免暴露在极端环境中 【答案】ABD 【解析】电子护照在传统本式护照封面嵌入电子芯片，储存持照人姓名、性别、出生日期等个人信息，包括指纹信息，A、B选项正确；电子普通护照共48页，除个人资料页、备注页等功能页外，可印刷主题图案的页面共40页，并非全部可印刷，C选项错误；电子护照内置敏感电子元器件，使用时需避免暴露在极端环境中，D选项正确。 3.（单选题）签证是由（ ）签发的文件。 A.本国公民所在单位 B.他国旅游机构 C.一个国家的出入境管理机构 D.国际移民组织 【答案】C 【解析】签证是一个国家的出入境管理机构（如移民局或其驻外使领馆）对外国公民表示批准入境所签发的一种文件，C选项正确，A、B、D选项错误。 1.（多选题）护照的内容主要包括（ ） A.姓名 B.出生地 C.职业 D.有效期 【答案】ABD 【解析】护照内容主要包括姓名、出生地、性别、发照日期、有效期等，不包含职业信息，A、B、D选项正确，C选项错误。 2.（单选题）小明计划出国旅游，他应申请（ ） A.外交护照 B.公务护照 C.因公普通护照 D.因私普通护照 【答案】D 【解析】因私出国旅游应申请因私普通护照，外交护照、公务护照、因公普通护照适用于特定因公事务，D选项正确，A、B、C选项错误。 3.（多选题）关于特区护照，下列说法正确的是（ ） A.特区护照包括香港特别行政区护照 B.特区护照包括澳门特别行政区护照 C.特区护照属于因公护照 D.特区护照与普通护照功能完全不同 【答案】AB 【解析】特区护照包括香港特别行政区护照和澳门特别行政区护照，A、B选项正确；特区护照不属于因公护照，C选项错误；特区护照与普通护照都用于证明国籍和身份，功能有相似之处，D选项错误。 · 护照作为公民出入国（境）及在境外证明身份的证件，有多种分类且包含多项个人信息。 · 电子护照自 2012 年启用，以芯片存储信息，使用时需注意妥善保管。 · 签证是主权国家准许公民出入境或过境的许可证明，由相关机构签发。 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