第二讲 办公室日常事务（课件）-山东省春季高考《公共服务与管理类考纲技能通》

考纲技能通 技能模块1 办公室实务 第一节 办公室日常事务 山东省春考《公共服务与管理类》 1 学习目标 掌握值班工作的基本要求； 掌握印章的刻制与启用要点； 掌握领导工作日志的内容和形式。 你是学校学生会生活部的副部长，配合学校宿管科管理学生寝室，需要你安排男、女生宿舍的一周值班工作。值班人员主要由学生会生活部成员参与，值班时间为周一至周六，值班具体时间段主要为同学们的休息时间。值班安排表中要求有值班任务、注意事项等。你要如何制作值班安排表呢？ 考纲技能通 1.1值班安排工作步骤 步骤1 制订值班工作制度 值班工作制度是值班人员共同遵守的行为准则，主要包括以下内容: 1.岗位责任制度 2.交接班制度 3.安全保密制度 步骤2 制订值班安排表 值班人员的值班表一般由办公室负责编制，包括值班的具体时间、地点、内容，带班人及电话，值班任务，注意事项等。值班人员安排好以后，要事先通知有关部门及人员，并将值班表发到每位带班人及值班人员手中，让其做好准备。一般不允许途中调班，若确实需要，应做好调度，保证不影响正常值班工作。 步骤3 接待来访人员 来访者有不同的类型和来访意图，值班人员都应给予热情接待，视情况做出合理的安排和答复。 考纲技能通 1.1值班安排工作步骤 步骤4处理来函、来电 节假日期间，往往有电话打给值班室或值班人员，为此，值班人员应担负起接收、处理函电工作的责任，及时接听电话，接收紧急文件。对于急电、急件应及时通知具体承办部门或报告分管领导。 步骤5办理领导临时交办的事项 值班期间，领导或有临时交办的事项，如临时性的会议通知、回复领导对事情或资料的查询、受委托做好接待工作等。 步骤6填写值班日志 值班人员下班前要填写好值班日志，对外来的信函、电报、反映情况、电话等，都要认真登记，使接班人员能够保持工作的连续性。 考纲技能通 1.2值班的类型 考纲技能通 1.3值班工作的基本要求 1.坚守值班岗位 2.认真处理事务 3.做好值班记录 4.热情接待来访人员 5.加强安全保卫 特别提醒：值班期间发生重大情况或突发事件，值班人员应立即向领导报告， 必要时可形成书面值班报告送审。 值班报告只需把主要情况和拟办意见写清楚即可，不需要过多地分析原因、危害等内容。 考纲技能通 2.印章管理 使用印章一般要经本单位领导人批准，秘书应该严格执行印章管理制度，对不合法或不合手续使用印章者，有权拒绝盖印或提出异议，而不能违反规定“有求必印”，给自己和公司带来无法挽回的损失。 考纲技能通 2.1印章使用流程 1.申请用印 2.履行审批手续 3.审阅用印内容 4.正确用印 5.登记用印 考纲技能通 2.2印章的种类 考纲技能通 2.3印章的作用 (1)标志作用只有得到法律认可的机构或人员(亦具有法人资格)才备有印章， 并在印章上以印文的形式标明其法定名称，对外联系工作就以印章作为标志。 另外，印章还表现为密封的标志。 (2)权威作用人们习惯把“印把子”比作权力的象征。这是法律赋予的权力， 具有相当的权威性，而这种权威性则是以印章为鉴证的。 (3)法律作用单位具有法人资格，其印章是单位的标志，按法定程序制发，用印后的公文和凭证具有法律效力，在刑事诉讼和民事诉讼中负有法律责任和法律义务。 (4)凭证作用各种各样的文件、凭证、证据等，如果不盖章则对外一律无效。 考纲技能通 2.4印章的刻制与启用 (1)由需要刻制印章的单位向所在上级机关提出书面申请，若是企业单位还需带上营业执照等证照的原件及复印件，开具刻章证明或申请报告(详细列明需刻印章的名称、规格、数量)。 (2)上级机关批准，开具同意刻制印章的介绍信。 (3)刻制印章机关(单位)持上级机关的介绍信，到公安部门办理刻制印章的批准文书。 (4)刻制印章机关(单位)持公安部门的批准文书，到公安部门定点的印章刻制 企业刻制印章。 (5)选定印章的启用时间。 (6)印章启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模， 发给有关单位保存，以备查考。 (7)重要印章同时要报上级备案。 考纲技能通 3.1领导日程安排工作步骤 步骤1 了解领导工作和活动信息 首先应确定周期，收集并列出该阶段所有工作。一般来说，领导日常工作安排涉及的内容有各种会议、接待、约会、拜访、检查、指导、出差等，秘书应该将该时段内领导的所有工作和活动内容收集完整。 步骤2 确定工作的轻重缓急 各项工作与活动不可能平均分配时间，这就要求排出领导工作的优先等级，如与完成中心工作有直接联系或对组织有重要影响的活动要优先安排，保证领导集中精力办大事、要事。 步骤3 绘制表格 由于工作时间表和工作日志都是以表格形式呈现的，在绘制表格时，工作时间表 用适合的行列标明时间、事项即可；工作日志还需明确每一项工作任务的具体时间、地点、内容、需要注意的事项等。 考纲技能通 3.1领导日程安排工作步骤 步骤4 及时更新 领导活动时间并不是一成不变的，随着领导工作或活动时间的变更，工作时间表或工作 日志也应进行相应调整，做到及时更新。调整变更活动的时间，应遵循先重急后轻缓、先外部再内部的原则。 步骤5 报告领导 工作时间表及工作日志经领导审核通过后，秘书应交给领导，根据实际情况上传至公司内部平台，或打印并分送给相关部门，同时要留有备份。 特别提醒：安排的活动之间要留有一定的间隔或适当的空隙，以备活动时间 拖延或发生临时紧急的情况。 考纲技能通 3.2领导工作日志的内容 工作日志是秘书协助领导提高工作效率的一种很重要的工具。其内容包括以下四个方面: (1)领导在公司内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。 (2)领导在公司内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位、来访时间。 (3)领导在公司外部参加的会议、活动、 约会等情况，要记录清楚时间、地点、内容、 对方的联络方式等。 (4)领导个人的安排，应保证在此期间不再安排领导其他事宜。 考纲技能通 3.3领导工作日志的形式 工作日志有两种形式，一种是采用传统的手工填写，俗称纸质工作日志或手工日志；另一种是通过电脑程序编制，俗称电子工作日志或电子化日志。 纸质工作日志使用起来比较简单方便，在任何地方都能够独立使用，还可以通过不同颜色的笔以示突出或区别相关内容。缺点是只能供一人使用，且存储信息的空间有限，存储信息的安全性和保密性受到很大挑战。 电子工作日志一般通过电脑日志管理软件或电脑程序中的Mierosoft Office Outlook 建立，上面有今日的时间、本月和下月的日历，只要输人工作任务即可。输入的方法和内容与手工填写的日志基本相同。其优点是可以存储大量信息，方便修改和更新内容， 可多人同时使用，且存储利用非常便利，信息可以备份以防丢失。缺点是需要可利用的设备才能实现管理。 课堂小结 (1)由需要刻制印章的单位向所在上级机关提出书面申请，若是企业单位还需带上营业执照等证照的原件及复印件，开具刻章证明或申请报告。 (2)上级机关批准，开具同意刻制印章的介绍信。 (3)刻制印章机关(单位)持上级机关的介绍信，到公安部门办理刻制印章的批准文书。 (4)刻制印章机关(单位)持公安部门的批准文书，到公安部门定点的印章刻制企业刻制印章。 (5)选定印章的启用时间。 (6)印章启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模， 发给有关单位保存，以备查考。 (7)重要印章同时要报上级备案。 答案 课堂练习 印章刻制与启用的步骤 简答题 1.√ 2.× 3.× 答案 课堂练习 1．秘书在管理印章时无需“有求必印”。（ ） 2．需要刻制印章的单位向所在上级机关提出口头申请。（ ） 3. 钢印是用钢材制作的印章，它用于加盖各种证件。（ ） 判断题 作业布置 熟练背诵值班安排的各个流程，并以打字的形式在word文档里呈现 感谢观看 $$