第二讲 办公室日常事务（课后测试）-山东省春季高考《公共服务与管理类考纲技能通》（原卷版+解析版）

山东省春考公共服务与管理类专业考纲技能通 办公室日常事务 班级 姓名 学号 成绩 一、案例分析题（60分） 1.某市政府部门为应对周末值班工作，办公室主任小陈负责统筹安排。他仅制定了岗位责任制度，未建立交接班制度和安全保密制度，便直接编制值班表。值班表中仅标注了值班时间和人员名单，未明确值班地点、带班人联系方式及值班任务。值班期间，值班员小赵接到上级部门紧急传真文件，因不清楚保密要求，随意放置在桌面后离开。次日交接班时，小赵未向接班人说明文件情况，导致文件丢失。此外，有群众来访反映问题，小赵以“非工作日不处理”为由拒绝接待，引发群众不满。 问题： （1）分析小陈和小赵在值班工作中存在哪些违规行为？违反了哪些制度或流程？ （2）针对上述问题，提出整改措施。 2. 某企业春节值班期间，值班员老孙接到合作方来电，称项目出现紧急技术问题需立即沟通。老孙因未记录来电内容，且未及时向分管领导汇报，导致问题延误处理。随后，领导临时安排老孙通知各部门提交假期工作总结，但老孙未明确要求提交时间和格式，部分部门提交内容不符合要求。下班前，老孙急于离岗，未填写值班日志，仅口头向接班人简单说明情况。次日，接班人因不了解前一天的紧急来电和工作安排，导致项目沟通再次延误。 （1）指出老孙在值班过程中违反了哪些工作流程？造成了什么后果？ （2）结合值班工作步骤，提出避免类似问题的改进建议。 3.案例背景：某公司行政部员工小王负责印章管理工作。一天，销售部同事小李因急于签订合作合同，找到小王称“合同已获部门经理口头同意，需立即盖章”。小王未查看任何书面审批文件，直接在合同上加盖公章。盖章后，小王发现合同中部分条款与公司制度存在冲突，但因时间紧迫未提出异议，也未登记用印信息。后续合作中，因合同条款问题导致公司产生经济纠纷，经调查发现该合同并未经过总经理最终审批。 （1）分析小王在此次印章使用过程中存在哪些违规行为？违反了哪些流程？ （2）针对上述问题，提出避免类似风险的改进措施。 1 学科网（北京）股份有限公司 $$ 山东省春考公共服务与管理类专业考纲技能通 办公室日常事务 班级 姓名 学号 成绩 一、案例分析题（60分） 1.某市政府部门为应对周末值班工作，办公室主任小陈负责统筹安排。他仅制定了岗位责任制度，未建立交接班制度和安全保密制度，便直接编制值班表。值班表中仅标注了值班时间和人员名单，未明确值班地点、带班人联系方式及值班任务。值班期间，值班员小赵接到上级部门紧急传真文件，因不清楚保密要求，随意放置在桌面后离开。次日交接班时，小赵未向接班人说明文件情况，导致文件丢失。此外，有群众来访反映问题，小赵以“非工作日不处理”为由拒绝接待，引发群众不满。 问题： （1）分析小陈和小赵在值班工作中存在哪些违规行为？违反了哪些制度或流程？ （2）针对上述问题，提出整改措施。 【答案】 （1）违规行为及制度问题： 小陈：①未建立完整的值班工作制度，缺失交接班制度和安全保密制度；②值班表内容不完整，未包含值班地点、带班人电话等关键信息，违反步骤2中值班安排表编制要求。 小赵：①未履行安全保密职责，随意放置紧急文件，违反安全保密制度；②未执行交接班流程，未向接班人说明文件情况，违反交接班制度；③未热情接待来访群众，违反步骤3中接待来访人员的要求。 （2）整改措施： 完善值班工作制度，补充交接班制度（明确交接内容、流程）和安全保密制度（规范文件保管、传递要求）。 重新编制值班表，补充值班地点、带班人电话、值班任务等信息，并确保发放至每位值班人员。 对小赵进行值班流程培训，强调接待来访、文件处理、交接班的规范操作。 2. 某企业春节值班期间，值班员老孙接到合作方来电，称项目出现紧急技术问题需立即沟通。老孙因未记录来电内容，且未及时向分管领导汇报，导致问题延误处理。随后，领导临时安排老孙通知各部门提交假期工作总结，但老孙未明确要求提交时间和格式，部分部门提交内容不符合要求。下班前，老孙急于离岗，未填写值班日志，仅口头向接班人简单说明情况。次日，接班人因不了解前一天的紧急来电和工作安排，导致项目沟通再次延误。 （1）指出老孙在值班过程中违反了哪些工作流程？造成了什么后果？ （2）结合值班工作步骤，提出避免类似问题的改进建议。 【答案】 （1）违规行为及后果： 处理来电时，未记录电话内容，未及时通知承办部门或报告领导，违反步骤4中处理来函来电的要求，导致问题延误。 办理领导临时交办事项时，未明确工作要求，导致部门提交内容不符合标准，违反步骤5中“准确执行任务”的要求。 未填写值班日志，仅口头交接，违反步骤6中“认真登记、保持工作连续性”的要求，导致后续工作衔接混乱。 （2）改进建议： 处理来电时，使用专用记录本详细记录来电时间、内容、联系人等信息，并第一时间汇报分管领导或转交相关部门。 接收领导交办任务时，复述确认任务要求（如时间、格式、标准），确保信息准确传达。 严格执行值班日志填写制度，详细记录来电、来访、任务处理等情况，确保接班人员清晰掌握工作进展。 3.案例背景：某公司行政部员工小王负责印章管理工作。一天，销售部同事小李因急于签订合作合同，找到小王称“合同已获部门经理口头同意，需立即盖章”。小王未查看任何书面审批文件，直接在合同上加盖公章。盖章后，小王发现合同中部分条款与公司制度存在冲突，但因时间紧迫未提出异议，也未登记用印信息。后续合作中，因合同条款问题导致公司产生经济纠纷，经调查发现该合同并未经过总经理最终审批。 （1）分析小王在此次印章使用过程中存在哪些违规行为？违反了哪些流程？ （2）针对上述问题，提出避免类似风险的改进措施。 【答案】 （1）违规行为及流程问题： 未履行审批手续：小王仅凭小李口头说明，未要求提供书面审批文件（如用印申请单、领导签字），违反印章使用流程第2步“履行审批手续”的要求。 未审阅用印内容：发现合同条款与公司制度冲突后，未进行核实或上报，违反流程第3步“审阅用印内容”的规范。 未登记用印：盖章后未记录用印时间、文件名称、申请人等信息，违反流程第5步“登记用印”的要求，导致责任追溯困难。 （2）改进措施： 严格执行审批流程：要求所有用印申请必须提交书面申请单，并经部门负责人、分管领导及总经理逐级签字审批，严禁口头同意后直接用印。 加强内容审核：用印前需对照公司制度、业务规范仔细核查文件内容，发现问题立即反馈申请人或上报领导，确保用印内容合规。 完善登记制度：建立电子或纸质用印登记簿，详细记录用印时间、文件名称、申请人、审批人等信息，并由申请人签字确认，便于后续查询与责任追溯。 定期培训与监督：对印章管理人员进行专项培训，强化风险意识；定期检查用印流程执行情况，避免违规操作。 1 学科网（北京）股份有限公司 $$