第一讲 信息处理（课件）-山东省春季高考《公共服务与管理类考纲技能通》

考纲技能通 技能模块1 办公室实务 第一节 处理信息 山东省春考《公共服务与管理类》 1 了解信息收集、整理、传递、存储的步骤； 技能目标：能根据目的及需要收集、整理、传递、存储信息； 掌握信息收集、整理、传递、存储的方法。 考纲要求 学习目标 本次25周年庆典以“华丽畅享”为主题，企划部经理将整个纪念册分为历史篇、员工篇、公众篇三个篇章，分别展示“春雪伊人”的发展历史、员工风采、各类公益活动的精彩瞬间。企划部经理吩咐小新负责收集“春雪伊人”相关的信息。 假如你是小新，该如何完成该项任务呢？ 考纲技能通 步骤1:明确信息收集范围 秘书要以服务单位、服务对象的各项工作为目标，确定收集信息的范围，有针对性的收集原始数据信息。 步骤2:熟悉信息渠道历数据 信息的来源非常广泛，秘书可通过内部信息渠道和外部信息渠道来收集相关信息。其中，内部信息渠道主要包括各部门的工作报告、销售记录、服务记录、专题活动以及自控媒介等；外部信息渠道主要包括专业信息机构、各类大众传媒，贸易交流渠道、图书馆等。各种信息渠道的可信度是不同的，报纸、电视、广播等传统大众媒体信息的可信度较高。 步骤3:选择信息渠道 根据工作目的来确定信息来源，选择最佳的收集信息渠道。一般来说，可选择多种信息渠道，实现收集效益最大化。 1.1信息收集的步骤 考纲技能通 步骤4:选择信息收集方法 根据主题、内容和用途，选择合适的信息收集方法查找所需要的信息。 步骤5:查找信息 利用各种信息渠道提供的信息简介制作信息目录，选择合适的信息收集方法查询出所需要的信息。 考纲技能通 一、内部 1.专题活动记录 2.自控媒介 二、外部 1.大众传播媒介 2.图书馆 3.贸易交流 4.信息咨询机构 1.2信息收集-渠道 思考：你还了解哪些信息收集的渠道？ 考纲技能通 1.观察法-直接简单、灵活省力,但信息量和客观性受很大限制。 2.阅读法-获取信息方便、信息量大、涉及面广、适用性强,但书籍报刊中的信息可能存在失真现象,要能够判断真伪。 3.咨询法-包括人员咨询、电话咨询和书面咨询。咨询法较灵活、实用,信息价值较高,但是费用较高、时间较长、范围较小,对秘书的素质要求较高,需要掌握一定的询问技巧。 4.问卷法-问卷法是指用书面提问的形式来获取信息的方法。问卷法的步骤包括设计问卷、试用与修改问卷、选定问卷调查方式、进行问卷调查、统计分析相关数据等。问卷法不确之收集的信息较为客观也便于量化处理分析,效率较高,但问卷反馈率很难得到保证。 1.3信息收集-方法 考纲技能通 5.网络法：网络法可以不受时间和空间的限制,可以获取广泛、迅速、时效性较强的信息,但需要秘书能够判断真伪。 6.交换法：通过信息交换,实现信息共享,可以获取及时、适用、针对性较强的信息,但要注意自愿、保密的原则。 7.购置法：通过专业的信息咨询调查机构购买文献资料等。购置所收集的信息专业、权威。广泛，但费用昂贵。 考纲技能通 1.看信息的来源 2.熟悉信息的内容 3.决定信息的取舍 4.选择信息分类方法 5.辨别信息归属类别 6.分门别类组织信息 7.确定信息核校的内容 8.选择信息核校的方法 9.核实分析信息 10.做出判断 2.1信息整理步骤 信息整理是整个信息工作的核心，也是最能体现秘书处理信息的能力。因此， 办公室秘书必须要掌握整理信息的具体步骤、要求和方法，为企业经营和管理提供高质量的信息服务。 考纲技能通 1.字母分类法 2.地区分类法 3.主题分类法 4.数字分类法 5.时间分类法 2.2信息分类的方法 特别提醒： 信息分类时，-定要认真确定分类系统，明确分类标准和分类层次；准确归类， 子类之间界限清楚，不互相交叉或包含；区分类别，可针对分类结果，将每个字母、 地区、主题等文档使用特定颜色文件夹或在文件夹外边加彩色标签，区分信息类别； 给索引卡涂上不同颜色，以便检索。 考纲技能通 步骤1:明确传递信息的内容 根据需要，确定必需传递的信息内容，剔除无需传递的信息内容。 步骤2:选择、确定传递信息的形式 根据传递信息的重要性、方向以及其性质，来确定选择传递信息的形式。一般来说，传递信息的形式包括信件、备忘录、报告、通知、传阅单等书面形式， 还包括新闻发布会等非书面形式。 3.1信息传递-步骤 考纲技能通 步骤3:确定传递信息的方法 信息传递一般包括语言传递、文字传递、电信传递及可视化辅助物传递等方法。 步骤4:进行信息传递 按照所选择的信息传递方法，把用一定形式表现的信息，及时、准确、有效地传递 给信息接收者。 步骤5:确认信息传递质量 办公室秘书可以通过检查或反馈来了解信息接收者的反应和接收效果。 考纲技能通 1.信件 2.备忘录 3.报告 4.通知 5.指示 6.新闻稿 7.企业内部刊物 8.传阅单 9.新闻发布会 10.声名 11.直接邮件 3.2信息传递的形式 考纲技能通 信息存储步骤： 登记、编码、排列、保存、保管 信息存储注意事项： (1)在存储信息时必须选择质量好的存储载体。 (2)加强存储载体的日常检查与保管。 (3)注意调节存储场所的温度与湿度，确保适宜。 (4)对存储载体要做到防尘、防磁场，勿折、勿触摸磁性载体的表面。 (5)要定期检查、复制，确保安全。 (6)计算机存储应采用必要的保护措施并制作备份，重要信息要制作书面备份。 (7)磁盘应存放在磁盘盒中。不使用外来的磁盘，以防感染病毒。 4.1信息存储 考纲技能通 课堂小结 字母分类法 地区分类法 主题分类法 数字分类法 时间分类法 答案 课堂练习 信息分类的方法有哪些？ 简答题 登记、编码、排列、保存、保管 答案 课堂练习 信息存储步骤有哪些？ 简答题 B 答案 课堂练习 宏达公司最近要收集有关重点客户的信息，但是客户信息冗杂，客户来自天南海北，如果你是助理小王，你会选择哪种信息分类方法？ A字母分类法 B地区分类法 C主题分类法 D数字分类法 选择题 作业布置 熟练背诵信息处理的各个步骤，并以打字的形式在word文档里呈现 感谢观看 $$