模块一 项目四其他工作（课件）-《秘书实务》（商务助理专业高教版）同步教学课件

模块一 日常事务工作 项目四 其他工作 徐飚 主编《秘书实务》商务助理专业高教版（2023版） 同步精品课堂 1 学习目标 新课引入 新课教学 师生互动 课堂练习 课堂小结 目录 同步精品课堂 01 学习目标 同步精品课堂 学习目标 掌握办公环境管理、值班、印信管理等秘书日常事务的工作原则和要求； 能够管理办公室环境及安全，管理办公用品，管理备用金，管理印章和介绍信； 能够安排会议室和办公用车，安排值班工作，编制工作时间表和工作日志；根据理论知识进行办公室日常事务管理。 02 同步精品课堂 新课引入 某公司在举办大型产品发布会期间安排值班。小张负责值班工作，严格遵守岗位责任制度，认真接待来访媒体并记录信息。发布会当天，有重要客户来电咨询合作细节，小张迅速报告领导并做好电话记录。 若在值班时，小张遇到突发停电状况，他该按怎样的步骤处理？ 03 同步精品课堂 新课教学 一、值班安排 (一)工作步骤 岗位责任制度 交接班制度 安全保密制度 制订值班工作制度 01 由办公室负责编制 02 制订值班 安排表 应给予热情接待，视情况做出合理的安排和答复 03 接待来访人员 接收、处理 函电工作的责任，及时接听电话，接收紧急文件 处理来函、 来电 04 认真登记、汇报、处理 办理领导临时交办的事项 05 外来的信函、电报、反映情况、电话等 填写值班日志 06 一、值班安排 (二)知识平台 1.值班的类型 划分标准 值班类型 含义 举 例 按职责范围 综合值班 负责处理本公司各项事务的值班 大中型企业的总值班室 专项值班 负责处理某一事务的值班 公司办公室值班 按人员分工 固定值班 由专门人员负责的值班 秘书机构的日常值班 轮流值班 由不同部门、不同职务的人员交替担任的值班 节假日值班 按时间特征 永久性值班 长年每天进行的连续性值班 门卫的值班 临时性值班 针对某项任务而只在某一段时间内进行的值班 某一活动期间的值班 一、值班安排 (二)知识平台 2.值班工作的基本要求 坚守值班岗位 01 02 认真处理事务 03 做好值班记录 热情接待 来访人员 04 加强安全保卫 05 二、印章管理 (一)工作步骤 登记用印 正确用印 审阅用印内容 履行审批手续 申请用印 二、印章管理 (二)知识平台 1.印章的种类和作用 名 称 释 义 适用范围 公章 标明企业法定名称的印章，是企业的标志和 象征，具有法定的权威和效力 多用于正式文件和介绍信、 证明信等 专用章 企业为开展某一类专门性业务而使用的印章这类印章在印文中除刊有企业的法定名称外还应刊有专门的用途，如“财务专用章”“合同 专用章” 这类印章不代表整个企业； 只代表企业下属某一专门部门的职权   领导人签名章 领导人签名章又称手章或法人代表私章。它是根据企业主要负责人用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，其基本作用是以盖章代替手写签名。它代表法人，象征职权，因此具有权威性 银行支票、财务预算或决算、签订合同或协议等，除盖 公章和专用章外，还须盖法人 代表私章才能生效 套印章 按照正式印章的原样制版而成的印章(专门印刷用的模板) 专门用于印刷大批量文件， 它与公章具有同等法定效力 钢印 不用印色，利用压力凹凸成形 一般用于证明性公文或证件 二、印章管理 (二)知识平台 2.印章的作用 标志作用只有得到法律认可的机构或人员(亦具有法人资格)才备有印章， 并在印章上以印文的形式标明其法定名称(全称),对外联系工作就以印章作为标志。 1 权威作用人们习惯把“印把子”比作权力的象征。 2 法律作用单位具有法人资格，其印章是单位的标志，按法定程序制发用印后的公文和凭证具有法律效力，在刑事诉讼和民事诉讼中负有法律责任和法律义务。 3 凭证作用各种各样的文件、凭证、证据等，如果不盖章则对外一律无效。 4 二、印章管理 (二)知识平台 3.印章的管理及使用要求 专人负责 停用与缴销 确保安全 防止污损 三、领导日常安排 (一)工作步骤 了解领导工作和活动信息 1 确定工作的轻重缓急 2 绘制表格 3 及时更新 4 报告领导 5 三、领导日常安排 (二)知识平台 1.工作时间表的常见类型 年度工作 时间表 周工作时间表 01 02 季度工作 时间表 03 月工作时间表 04 三、领导日常安排 (二)知识平台 2.领导工作日志的内容 领导在公司内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容 1 领导在公司内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位、来访时间 2 领导在公司外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点、内容、对方的联络方式等 3 领导个人的安排，应保证在此期间不再安排领导其他事宜 4 三、领导日常安排 (二)知识平台 3.领导工作日志的形式 工作日志有两种形式， 一种是采用传统的手工填写，俗称纸质工作日志或手工日志；另一种是通过电脑程序编制，俗称电子工作日志或电子化日志。 纸质工作日志使用起来比较简单方便，在任何地方都能够独立使用，还可以通过 不同颜色的笔以示突出或区别相关内容。缺点是只能供一人使用，且存储信息的空间有 限，存储信息的安全性和保密性受到很大挑战。 四、突发事件处理 (一)工作步骤 做好善后，重塑形象 通报情况，解决问题 核实信息，制订对策 迅速部署，控制事态 四、突发事件处理 (二)知识平台 1.突发事件的特点 突发性 危害性 01 02 偶然性 03 意外性 04 四、突发事件处理 (二)知识平台 2.处理突发事件的原则 防治结合 强化预警 01 02 统一领导 分级负责 03 集中管理 分类处理 协同应对 快速反应 04 遵守纪律 公开透明 05 四、突发事件处理 (二)知识平台 6.处理突发事件的基本要求 判断要准确及时 1 处置要果断有力 3 善后要妥当合理 5 方案要周密细致 2 方法要灵活机动 4 教训要反思汲取 6 同步精品课堂 04 师生互动 假设你为某公司秘书，为领导制定一周的工作日程安排。提供领导的工作和活动信息，包括各类会议、接待、出差等安排。各小组进行讨论，确定工作优先级，绘制日程表。 同步精品课堂 05 课堂练习 课堂练习 1.值班工作制度主要包括岗位责任制度、_________制度和安全保密制度。 2.印章按其性质、作用、质量，可分为公章、专用章、领导人签名章、_________和钢印五大类。 1.交接班 2.套印章 答案 课堂练习 单选题 1.(2023年真题)蒸香公司经理助理小周，收到餐饮协会发来的经理座谈会 邀请函，随即向公司经理汇报，经理表示时间冲突不能参加，小周应该( ) A. 将情况记录在工作日志 B. 与餐饮协会联系做答复 C. 在经理日程表做备忘 D. 找公司其他负责人参会 答案 B 课堂练习 单选题 2.(2022年真题)汉锋集团万秘书编制经理周工作时间表，内容不包括经理在公司( ) A. 内部要参加的会议 B. 内部要完成的访客接待 C. 外部要参加的会谈 D. 外部要参加的同学会 答案 D 课堂练习 单选题 3. (2020年真题)衣三五公司田秘书安排公务活动计划时，不正确的做法是 ( ) A. 看上司工作是否方便，能少则少 B. 自愿为主，商谈为辅，绝不强请 C. 把领导每月、每周、每日的主要活动纳入计划 D. 把秘书人员每月、每周、每日的主要活动纳入计划 答案 D 课堂练习 单选题 4.(2020年真题)腊不易公司禹秘书受命安排五一值班工作时，应重点强调( ) A. 奖励规定 B. 人员安排 C. 制度与要求 D. 检查与催询 5.下列关于值班安排表的说法，错误的是（ ）。 A. 由办公室负责编制 B. 包括值班时间、地点、内容等 C. 一般不允许中途调班 D. 不需要通知相关人员 答案 4.D 5.D 课堂练习 单选题 答案 D 6.用印时，下列做法正确的是（ ）。 A. 印章文字可以盖歪 B. 以公司名义发出的公文只需在文中盖章 C. 带有存根的介绍信盖一处印章 D. 盖章时要精神集中，用力均匀 课堂练习 单选题 7.领导日程安排中，确定工作轻重缓急的标准是（ ）。 A. 紧急程度 B. 重要程度 C. 紧急程度和重要程度 D. 领导个人喜好 8.处理突发事件时，首先要（ ）。 A. 核实信息 B. 迅速部署，控制事态 C. 制订对策 D. 通报情况 答案 7.C 8.B 课堂练习 多选题 1. (2022年真题)伟兰公司钱秘书给公文盖章时，应该做到 ( ) A. 倾斜45度 B. 端正清晰 C. 骑年盖月 D. 骑月盖日 2. (2022年真题)千山集团钱秘书经授权处理突发事件时，正确的做法是( ) A. 立即邀请专家制订周密的方案 B. 果断大胆地进行处置 C. 事态平息后立即转向日常工作 D. 做好善后工作 答案 1.BC 2.ABD 课堂练习 多选题 3.(2021年真题)包山装饰有限公司秘书高翔制订的印章管理制度中，正确的规定包括印章( ) A. 由专人保管 B. 由大家共同保管 C. 放入保险柜保管 D. 放在办公桌醒目处 4.值班工作的基本要求包括（ ）。 A. 坚守值班岗位 B. 认真处理事务 C. 做好值班记录 D. 热情接待来访人员 答案 3.AC 4.ABCD 课堂练习 多选题 5.印章的作用有（ ）。 A. 标志作用 B. 权威作用 C. 法律作用 D. 凭证作用 6.领导工作日志的内容包括（ ）。 A. 领导在公司内部参加的会议情况 B. 领导在公司外部参加的活动情况 C. 领导个人的安排 D. 领导在公司内部接待的来访者情况 答案 5.ABCD 6.ABCD 课堂练习 迅速部署，控制事态;核实信息，制订对策;通报情况，解决问题;做好善后，重塑形象. 简答题 简述值班人员在值班期间遇到紧急情况的处理流程？ 答案 同步精品课堂 06 课堂小结 课堂小结 值班的类型及值班岗位的工作要求。 值班安排、印章管理、领导日程安排、突发事件处理的工作步骤。 印章的种类和作用、印章的刻制及启用、印章的管理及使用要求。 工作时间表的常见类型、领导工作日志的内容及形式；突发事件的特点及处理基本要求。 感谢观看 $$