模块一 项目三随从工作（课件）-《秘书实务》（商务助理专业高教版）同步教学课件

模块一 日常事务工作 项目三 随从工作 徐飚 主编《秘书实务》商务助理专业高教版（2023版） 同步精品课堂 1 学习目标 新课引入 新课教学 师生互动 课堂练习 课堂小结 目录 同步精品课堂 01 学习目标 同步精品课堂 学习目标 掌握秘书在随行工作中各阶段的主要工作内容、流程和方法； 能够制订旅行计划和旅行日程表，进行票务预定、办理出境手续和进行 差旅费预支和报销； 能够周密安排领导活动，做好活动记录，能够合理处理出差资料。 02 同步精品课堂 新课引入 某公司领导计划前往上海参加行业研讨会并拜访重要客户。秘书小张先是与领导沟通，明确行程目的、随行人员等信息。接着查询航班、酒店信息，拟订旅行计划并获领导批准，制作了详细旅程表。预订好机票、酒店后，小张为领导准备了合同、名片等资料，提交出差费用申请表预支了差旅费，一切准备就绪。 在这个过程中，若预订机票时发现合适航班票务紧张，小张应如何应对？ 03 同步精品课堂 新课教学 一、出差的准备 (一)工作步骤 了解商务旅行的目的和内容 查询相关信息 拟订商务旅行计划 上报领导审批 制作旅程表 了解清楚本次商务旅行的目的、任务和要求 出行要乘坐的交通工具及其票务信息，起程、抵达及运行时间 旅行的目的地，起程、返程的时间，使用的交通 工具，住宿的地点，携带的资料、物品等 如果领导需要改变行程或变更路线，应适时进行调整 方便领导对商务旅行中各项商务 活动安排清楚明了 一、出差的准备 (一)工作步骤 预订交通工具和酒店 办理通行证及签注 准备商务旅行的文件物品 预支出差费用 采用电话、传真、网络、现场订票等方式预订 适用情况：去中国香港、澳门参加会展、商务及培训 按公用和私用分别列出清单，请领导过目，以免遗漏 差旅费可以是现金，也可以是信用卡或旅行支票 一、出差的准备 (二)知识平台 1.商务旅行计划的基本内容 住宿的地点、时间、要求和规格等 住宿 起程、返程交通工具 交通工具 旅行目的地 地 点 根据商务活动的内容，携带办公物品 资料 物品 起程、返程的时间 时间 记录领导商务旅行需要注意的事项 备注 一、出差的准备 (二)知识平台 2.旅行日程表的制作 重要的商务旅行，需要在完成旅行计划的基础上，制作出旅行日程表(又称旅程表)。 旅行日程表的内容一般比旅行计划更详细，包括住宿酒店名称、电话号码， 当地联系人姓名、地址、电话号码，会晤者及企业名称、电话号码，海外旅行时当 地中国大使馆所在地及电话号码等。对已经确定的活动也要标明时间、地点、 联系人、目的及所需要的文件等。 一、出差的准备 (二)知识平台 3.交通工具的选择 交通工具 优 点 缺 点 汽车 方便直达，费用较低，适合短途旅行 旅途容易疲劳，无法有效利用途中时间 火车 速度较快，旅途舒适，费用低，途中 可有效利用时间，适合长途旅行 遵循固定的时间表和路线，乘坐不灵活，有时无法直达目的地 轮船 方便运输特大物品，适合长途旅行 速度很慢，有时无法直达目的地 飞机 速度最快，旅途舒适，目的地广泛， 适合远距离旅行 费用昂贵，有时无法直达目的地，携带 物品受限制 一、出差的准备 (二)知识平台 4.预支差旅费的程序 领取方式：预支或采用先个人垫付，待出差回来后报销的方式。 领取流程：填写并提交费用申请表——领导审核同意签字——将申请表交财务部门——领取现金或支票 一、出差的准备 (二)知识平台 5.护照与签证常识 护照 护照是中国政府发给中国公民跟其出入国(境)和在国(境)外旅行或居留 时证明其国籍和身份的证件。凡出国人员均应持有护照。 我国的护照分为外交护照、公务护照、普通护照和特区护照。 一、出差的准备 (二)知识平台 5.护照与签证常识 签证 护照是持有者国籍和身份的证明，签证则是主权国家准许外国公民或者本 国公民出入本国国境或者经过国境的许可证明。 签证是一个国家的主权机关在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证 件上的签注、盖印，以表示允许其出入本国国境或者经过国境的手续，也可以说 是颁发给他们的一项签注式的证明。概括地说，签证是一个国家的出入境管理机构(如移民局或其驻外使领馆),对外国公民表示批准入境所签发的一种文件。 二、途中的工作 (一)工作步骤 安排好领导的食宿、约会、洽谈、参观、交通、通信等工作 领导的讲话，会谈双方的发言，谈判过程中形成的文件，饭后茶余闲谈中领导即兴发表的一些见解 随时与公司保持联系，及时沟通有关信息。 协助领导起草一些文字材料，如讲话稿、调查报告、备忘录 向酒店服务台了解必要的工作条件 做好通联工作 起草文字材料 认真做好各种记录 了解必要的工作条件 周密安排领导活动 二、途中的工作 (二)知识平台 1.记录的技巧 书写运笔要快 择要而记 正确使用省略法 较简便代替复杂 快 要 省 代 二、途中的工作 (二)知识平台 2.撰写文字材料的注意事项 要善于积累和运用资料 1 要切实领会和把握领导意图 2 要写出新意 3 三、返回的处理 (一)工作步骤 报销差旅费用 落实有关问题 处理出差资料 致电有关单位表达谢意 三、返回的处理 (二)知识平台 出差资料的处理办法 出差资料应根据不同内容进行整理，主要有以下几种： 1. 领导发表的对公司具有全局指导意义的重要讲话：全文转发或摘要，整理印发。 2. 收集到的有重要价值的信息：编写成信息简报，下发各部门。 3. 形成的文字材料：归档。 三、返回的处理 (二)知识平台 报销差旅费的范围 市内交通费 伙食补助费 住宿费 城市间交通费 三、返回的处理 (二)知识平台 差旅费报销程序 01 02 填写报销单 03 04 05 部门主管审核签字 部门经理或总经理签字 会计审核票据 出纳人员审核报销 同步精品课堂 04 师生互动 某公司销售经理需前往广州参加行业峰会并拜访重要客户。行程安排为：周一上午乘飞机抵达广州，下午参加峰会开幕式；周二全天参会；周三上午拜访客户，下午返程。选择飞机往返以节省时间。住宿安排在峰会指定酒店，每晚 800 元。费用预算：机票往返 3000 元，住宿费 1600 元，餐饮及市内交通等 1000 元，总计 5600 元 。 分组讨论该计划是否合理，存在哪些问题，应该如何改进。 一家主营电子产品的公司，研发部主管需前往深圳参加新品研发研讨会，同时与当地供应商洽谈零部件采购合作。出发前，要梳理研发成果资料，与供应商提前沟通时间。出差行程紧凑，需妥善安排会议与洽谈，争取在四天内完成任务，推动新品研发与采购工作顺利进行。 根据给定的商务出差情境，拟订一份完整的商务旅行计划和旅程表。 同步精品课堂 05 课堂练习 课堂练习 1.商务旅行计划得到领导审批后，应为领导制作一份______，它是商务旅行计划详尽化的结果。 2.因公出国人员的护照应到______或其授权的机关办理。 1.旅程表 2.外交部 答案 课堂练习 单选题 1. (2019年真题)公司董事长出差时不慎传出绯闻，作为随行秘书，应该第一时间( ) A. 向董事会汇报情况 B.劝谏董事长 C. 通报媒体 D. 向公安机关报案 答案 B 课堂练习 单选题 2.(2019年真题)李秘书陪同董事长与对方谈判，在即将签约时对方突然反 悔，李秘书正确的做法是 ( ) A. 耐心劝慰盛怒之下的董事长 B. 建议满足对方的新诉求 C. 指出对方不能言而无信 D. 请求对方不要见利忘义 答案 A 课堂练习 单选题 3.以下不属于商务旅行计划基本内容的是（ ） A. 旅行目的地的天气状况 B. 起程、返程的时间 C. 住宿的地点、时间、要求和规格 D. 携带的资料、物品 4.当选择交通工具时，若旅行目的地较远且追求节省时间，一般会选择（ ） A. 汽车 B. 火车 C. 轮船 D. 飞机 答案 3.A 4.D 课堂练习 单选题 5.预支差旅费的流程顺序正确的是（ ） A. 填写并提交费用申请表—将申请表交财务部门—领导审核同意签字—领取现金或支票 B. 填写并提交费用申请表—领导审核同意签字—将申请表交财务部门—领取现金或支票 C. 领导审核同意签字—填写并提交费用申请表—将申请表交财务部门—领取现金或支票 D. 领导审核同意签字—将申请表交财务部门—填写并提交费用申请表—领取现金或支票 答案 B 课堂练习 单选题 答案 B 6.出差期间，秘书记录领导讲话时，运用记录技巧中的 “二要”，主要是记录（ ） A. 领导讲话的所有内容 B. 讲话的中心思想、讨论中的不同意见或有争议的问题等 C. 领导讲话中的修饰语 D. 领导讲话时的语气 课堂练习 单选题 7.出差返回后，对于领导发表的对公司具有全局指导意义的重要讲话，应（ ） A. 直接归档 B. 编写成信息简报，下发各部门 C. 全文转发或摘要，整理印发 D. 无需处理 答案 C 课堂练习 多选题 1.商务出差前，秘书需要了解商务旅行的目的和内容，具体包括（ ） A. 领导商务旅行的事由 B. 目的地 C. 往返时间 D. 随行人员 2.预订交通工具和酒店可采用的方式有（ ） A. 电话 B. 传真 C. 网络 D. 现场订票 答案 1.ABCD 2.ABCD 课堂练习 多选题 3.关于护照与签证，以下说法正确的有（ ） A. 护照是中国公民出入国（境）和在国（境）外旅行或居留时证明其国籍和身份的证件 B. 我国护照分为外交护照、公务护照、普通护照、特区护照 C. 签证是主权国家准许外国公民或者本国公民出入本国国境或者经过国境的许可证明 D. 电子护照中因内置敏感的电子元器件，要注意保持整洁、完整，不要弯折、打孔或暴露在极端环境中 答案 ABCD 课堂练习 多选题 4.出差途中，秘书的工作包括（ ） A. 周密安排领导活动 B. 了解必要的工作条件 C. 认真做好各种记录 D. 起草文字材料 5.报销差旅费的范围包括（ ） A. 城市间交通费 B. 住宿费 C. 伙食补助费 D. 市内交通费 答案 4.ABCD 5.ABCD 课堂练习 记录技巧中的 “三省” 即在记录中正确使用省略法，具体包括：使用简称、简化词语和统称等；省略词语和句子中的附加成分；省略较长的成语、俗语、熟悉的词组；句子的后半部分，画一曲线代替；省略引文，记下起止句或起止词即可，事后查补。 简答题 请简述记录技巧中 “三省” 的具体内容？ 答案 同步精品课堂 06 课堂小结 课堂小结 商务旅行计划的基本内容、预支差旅费的程序。 出差的准备、途中的工作和返回的处理的工作步骤。 记录的技巧和撰写文字的注意事项。 差旅费的报销范围及报销程序。 感谢观看 $$